Access數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建及在財(cái)務(wù)管理上的應(yīng)用

1、精品文檔就在這里-各類(lèi)專(zhuān)業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-Access 數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建及在財(cái)務(wù)管理上的應(yīng)用呂耀林內(nèi)容摘要： 本文主要論述了Access 數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建方法和過(guò)程，并以學(xué)生學(xué)費(fèi)管理程序?yàn)槔?，論述了采用手工記帳管理學(xué)生學(xué)費(fèi)的困難及利用 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理后提高效率的情況。關(guān)鍵詞： 數(shù)據(jù)庫(kù)財(cái)務(wù)管理應(yīng)用Access是美國(guó) Microsoft 公司研制出的一種電腦軟件，它一經(jīng)問(wèn)世就受到了廣大電腦愛(ài)好者及信息管理人員的歡迎，是一種功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理應(yīng)用軟件。多年來(lái)，Access的版本不斷進(jìn)行改進(jìn)和升級(jí)，使之操作起來(lái)更加方便和得心應(yīng)手。由于 Acces

2、s提供了許多獨(dú)特的功能，在管理資料、分析資料、傳遞資料和保存資料等方面有獨(dú)到之處，因此，在信息管理和分析中得到廣泛運(yùn)用。本文就 Access數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建及在財(cái)務(wù)管理上的應(yīng)用談一點(diǎn)自己的體會(huì)。一、 Access數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)主要是由表、查詢(xún)、報(bào)表、窗體、宏和模塊組成的，它的創(chuàng)建包括以下步驟：1、創(chuàng)建數(shù)據(jù)表。表是創(chuàng)建查詢(xún)、窗體和報(bào)表等其他數(shù)據(jù)庫(kù)組件的來(lái)源和根據(jù)，沒(méi)有表也就沒(méi)有 Access數(shù)據(jù)庫(kù)了，因此，表的創(chuàng)建是建立 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)鍵和根本。創(chuàng)建表是數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過(guò)程中最重要的步驟。在設(shè)計(jì)表時(shí)，應(yīng)該遵循以下設(shè)計(jì)原則。（ 1）每個(gè)表應(yīng)該只包含關(guān)于一個(gè)實(shí)體的信息。 （2）每個(gè)表

3、中任意兩條記錄的值不能完全相同。（3）同一表中不允許有相同的字段名。 （4）同一字段中的值必須是相同的數(shù)據(jù)類(lèi)型。根據(jù)上述設(shè)計(jì)原則，首先要按照數(shù)據(jù)庫(kù)管理內(nèi)容的需要選定字段，并對(duì)所選字段進(jìn)行編輯。一般情況下，表的第一個(gè)字段應(yīng)設(shè)置為自動(dòng)編號(hào)，并設(shè)定為主關(guān)鍵字和自動(dòng)無(wú)重復(fù)索引，因?yàn)檫@個(gè)字段的設(shè)置，對(duì)于它同其他表建立表與表之間的關(guān)系，以至整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建都起著至關(guān)重要的作用。其他字段可根據(jù)需要設(shè)置為文本型、數(shù)據(jù)型、日期 / 時(shí)間型等。特別注意的是設(shè)置為數(shù)據(jù)型的字段，還應(yīng)根據(jù)需要設(shè)定類(lèi)型，如長(zhǎng)整型、整型、單精度型、雙精度型等。在財(cái)務(wù)管理中一般都需要保留兩位或多位小數(shù)，因此，數(shù)據(jù)型字段應(yīng)設(shè)定為雙精度型，而不

4、應(yīng)設(shè)定為長(zhǎng)整型或整型，否則，表中的數(shù)據(jù)將不能保留小數(shù)。每個(gè)字段的默認(rèn)值可根據(jù)需要來(lái)設(shè)定，一般數(shù)據(jù)型的字段，默認(rèn)值應(yīng)設(shè)定為零，如果某個(gè)數(shù)據(jù)字段為一個(gè)常量，可將默認(rèn)值設(shè)定為這個(gè)常量。那么，在對(duì)數(shù)據(jù)表錄入數(shù)據(jù)時(shí)，這個(gè)字段就可省略不錄了，這樣可以提高錄入數(shù)據(jù)的速度和效率。對(duì)于日期 / 時(shí)間型的字段，一般應(yīng)將默認(rèn)值設(shè)定為計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期或時(shí)間，操作方法是：如果設(shè)置默-精品文檔-精品文檔就在這里-各類(lèi)專(zhuān)業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-認(rèn)日期，就將日期的默認(rèn)值寫(xiě)為 Date（）；如果設(shè)置默認(rèn)時(shí)間，就將時(shí)間的默認(rèn)值寫(xiě)為T(mén)ime（）。2、創(chuàng)建查詢(xún)、窗體和報(bào)表。 Access數(shù)據(jù)

5、庫(kù)的功能十分強(qiáng)大，很多操作只需要點(diǎn)幾下鼠標(biāo)就完成了，查詢(xún)、窗體和報(bào)表的創(chuàng)建就是如此。在創(chuàng)建查詢(xún)、窗體和報(bào)表時(shí)，首先用鼠標(biāo)單擊新建按鈕，這時(shí) Access出現(xiàn)一個(gè)創(chuàng)建向?qū)?，按著向?qū)У奶崾局鸩竭M(jìn)行操作，直到完成創(chuàng)建過(guò)程。查詢(xún)、窗體和報(bào)表創(chuàng)建以后，還要根據(jù)需要再進(jìn)行設(shè)計(jì)修改，直到滿(mǎn)意為止。3、創(chuàng)建宏和 Visual Basic模塊。宏是一種特殊的代碼，是一種操縱操作的代碼組合，它以操作為單位，將一連串的操作有機(jī)地組合起來(lái)，在宏運(yùn)行時(shí)，這些操作被一個(gè)一個(gè)地依次執(zhí)行。在 Access數(shù)據(jù)庫(kù)中四種基本對(duì)象：表、查詢(xún)、窗體和報(bào)表的功能雖然都很強(qiáng)大，但它們彼此之間不能相互驅(qū)動(dòng)，如果一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)只是由這幾種對(duì)

6、象構(gòu)成，那么該數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)恐怕只有創(chuàng)建者本人才能操縱了。當(dāng)你將一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)提交給其他人使用時(shí)，必須提供一個(gè)性能完整、操作簡(jiǎn)便的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。例如：當(dāng)你的數(shù)據(jù)庫(kù)中擁有多個(gè)窗體時(shí)，你不能讓使用者自己去尋找每個(gè)窗體，然后將其打開(kāi)，而是應(yīng)在一個(gè)主窗體中設(shè)計(jì)有菜單命令或命令按鈕，使用者可以通過(guò)操縱這些菜單命令或按鈕來(lái)打開(kāi)窗體。這就要求將 Access中的各種對(duì)象有機(jī)地組合起來(lái)，顯然，通過(guò)表、查詢(xún)、窗體和報(bào)表四個(gè)基本對(duì)象都無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一要求，只有通過(guò) Access中的宏和模塊這兩種對(duì)象才能實(shí)現(xiàn)。宏的創(chuàng)建與表、查詢(xún)、窗體和報(bào)表的創(chuàng)建相比要復(fù)雜一些。首先，必須了解和懂得創(chuàng)建宏所需要的操縱屬性代碼、條件代碼；其次，要正

7、確選擇宏操作所需要的參數(shù)；最后，還要將創(chuàng)建的宏通過(guò)使用命令按鈕來(lái)運(yùn)行，以達(dá)到創(chuàng)建宏的最終目的。宏的創(chuàng)建是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)中“宏”選項(xiàng)卡來(lái)進(jìn)行的。具體操作方法如下：?jiǎn)螕粜陆ò粹o，出現(xiàn)宏設(shè)計(jì)窗口，在菜單欄中選擇設(shè)置條件按鈕單擊，使宏設(shè)計(jì)窗口中的“條件”列顯示出來(lái)，在“條件”欄中輸入要執(zhí)行該宏操作的條件。在“操作”欄中設(shè)定宏操作的代碼。在“項(xiàng)目”欄中設(shè)定要計(jì)算的項(xiàng)目。在“表達(dá)式”欄中設(shè)定要計(jì)算的內(nèi)容。設(shè)定完成所有內(nèi)容后單擊“保存”按鈕保存該宏，一個(gè)宏的創(chuàng)建就完成了。雖然 Access 提供了完善的可視化操作，但對(duì)于要完成復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)管理任務(wù)來(lái)說(shuō)，僅靠這些是不夠的，還必須使用程序語(yǔ)言來(lái)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理程序。在

8、 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中使用的程序語(yǔ)言是 VB語(yǔ)言，創(chuàng)建 VB語(yǔ)言模塊與創(chuàng)建宏相比要復(fù)雜的多，需要掌握編寫(xiě) VB 語(yǔ)言的基本知識(shí)，并反復(fù)實(shí)踐操作才能完成，而且講起來(lái)也比較繁瑣，在這里就不介紹VB 模塊的編寫(xiě)過(guò)程了。 VB模塊是創(chuàng)建一個(gè)完整、美觀(guān)、實(shí)用的 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)所不可缺少的內(nèi)容，它可將整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的表、查詢(xún)、窗體和報(bào)表聯(lián)系起來(lái)，并使其快速、協(xié)調(diào)地運(yùn)行。二、 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)在財(cái)務(wù)管理上的應(yīng)用Access 數(shù)據(jù)庫(kù)具有十分強(qiáng)大的功能，特別是在管理資料、查詢(xún)資料和分析資料方面功能獨(dú)特，作用巨大。下面以學(xué)生學(xué)費(fèi)管理程序?yàn)槔f(shuō)明其作用。-精品文檔-精品文檔就在這里-各類(lèi)專(zhuān)業(yè)好文檔，值得你下

9、載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-1、資料管理全面、完整。近幾年我校學(xué)生人數(shù)不斷增加，現(xiàn)在校學(xué)生已經(jīng)超過(guò) 5000 人。由于學(xué)生人數(shù)逐年增加，財(cái)務(wù)處對(duì)于學(xué)生學(xué)費(fèi)管理的難度也不斷增大，因?yàn)槊總€(gè)學(xué)生的具體情況不一樣，交費(fèi)的年數(shù)和金額也不盡相同。財(cái)務(wù)部門(mén)需要將每個(gè)學(xué)生的交費(fèi)情況分別記錄清楚存檔，并及時(shí)提供需要交費(fèi)的學(xué)生名單，對(duì)于沒(méi)有使用計(jì)算機(jī)而是通過(guò)手工記帳進(jìn)行管理的人來(lái)說(shuō)是件非常困難的事。因?yàn)樨?cái)務(wù)帳薄只能記錄收費(fèi)金額、日期和簡(jiǎn)單的文字摘要，不可能把每個(gè)學(xué)生的詳細(xì)交費(fèi)情況都登記在帳薄上。因此，在提供數(shù)據(jù)時(shí)，也不可能及時(shí)、全面和準(zhǔn)確。Access 數(shù)據(jù)庫(kù)在學(xué)生學(xué)費(fèi)管理中使用以后，以上手工

10、操作所遇到的問(wèn)題，得到了全面解決，特別是在記錄登記上，可根據(jù)管理的需要更加詳細(xì)的記錄每個(gè)學(xué)生的情況，包括每個(gè)學(xué)生的班級(jí)、姓名、性別、學(xué)號(hào)、應(yīng)交學(xué)費(fèi)、實(shí)交學(xué)費(fèi)、欠交學(xué)費(fèi)、收據(jù)號(hào)碼、交費(fèi)日期等詳細(xì)資料，無(wú)論什么時(shí)候需要數(shù)據(jù)只要打開(kāi)計(jì)算機(jī)，進(jìn)入學(xué)生學(xué)費(fèi)管理程序，所需數(shù)據(jù)就能及時(shí)、全面的顯示出來(lái)，并能打印出報(bào)表，提供給使用者。2、資料查詢(xún)快速、及時(shí)。學(xué)生學(xué)費(fèi)管理在沒(méi)有使用 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)以前，財(cái)務(wù)部門(mén)只能通過(guò)帳薄進(jìn)行查詢(xún)，對(duì)于 5000 多學(xué)生的學(xué)校來(lái)說(shuō)，要想查找某個(gè)學(xué)生的交費(fèi)情況，困難是可想而知的。尤其是要查找?guī)啄昵暗慕毁M(fèi)情況就更困難，需要財(cái)務(wù)人員到學(xué)校檔案室先查帳薄，再查傳票，然后再?gòu)纳锨?/p>

11、收據(jù)中查找這個(gè)學(xué)生的交費(fèi)收據(jù)，既耗費(fèi)了財(cái)務(wù)人員的大量時(shí)間，又不能及時(shí)、快速、全面地提供查詢(xún)資料。而 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)提供了非常方便的查詢(xún)功能，它可以根據(jù)使用者的需要，以多種方式提供查詢(xún)結(jié)果，這些方式包括按升序、降序，按所選內(nèi)容、按查詢(xún)條件等進(jìn)行查詢(xún)，并可將查詢(xún)結(jié)果以表的形式打印出來(lái)。它可在幾秒鐘內(nèi)提供出查詢(xún)結(jié)果，同用手工查詢(xún)相比，查詢(xún)速度和效率提高幾百上千倍。3、資料分析清楚、準(zhǔn)確。對(duì)于幾千名學(xué)生來(lái)說(shuō)，有多少人已經(jīng)交費(fèi)，多少人沒(méi)有交費(fèi)，多少人交了一年、二年、三年學(xué)費(fèi)，多少人欠交學(xué)費(fèi)，欠了多少錢(qián)，通過(guò)帳薄進(jìn)行分析是非常困難的，更不用說(shuō)分析清楚和準(zhǔn)確了。利用 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行以上內(nèi)容的

12、分析則是非常容易的事，可以通過(guò)數(shù)據(jù)篩選、匯總及連結(jié) Excel 電子表等多種方式進(jìn)行。利用篩選功能可將各種交費(fèi)情況的學(xué)生篩選出來(lái)，從而及時(shí)催促欠交學(xué)費(fèi)的學(xué)生交費(fèi)。通過(guò)匯總功能可將應(yīng)交學(xué)費(fèi)、實(shí)交學(xué)費(fèi)、欠交學(xué)費(fèi)的數(shù)據(jù)計(jì)算出來(lái)，從而了解和掌握現(xiàn)在實(shí)收多少學(xué)費(fèi)，還有多少學(xué)費(fèi)在以后年度收取，為合理安排經(jīng)費(fèi)的使用提供依據(jù)。三、幾點(diǎn)啟示1、現(xiàn)代管理方式正在突飛猛進(jìn)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)信息管理，發(fā)展速度更快。如果不及時(shí)學(xué)習(xí)，就會(huì)落后，在現(xiàn)在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)的年代就可能被淘汰。2、因?yàn)槭褂糜?jì)算機(jī)管理圖文并茂，管理者可根據(jù)自己的愛(ài)好設(shè)計(jì)圖形、文字及運(yùn)行方式，既提高了管理效率，也給管理者帶來(lái)了工作上的樂(lè)趣。3、Access

13、數(shù)據(jù)庫(kù)在財(cái)務(wù)管理上的應(yīng)用十分廣泛，只有不斷學(xué)習(xí)，不斷開(kāi)發(fā)利用，才能充分發(fā)揮其作用，近而全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，最終達(dá)到會(huì)計(jì)管理的無(wú)紙化辦公。-精品文檔-精品文檔就在這里-各類(lèi)專(zhuān)業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊(cè)，應(yīng)有盡有-參考文獻(xiàn)： 美 Evan Callhan著，楊一平等譯，Access97中文版，人民電出版社， 1998楊曉群、王華、王輝著，數(shù)據(jù)管理大師，人民郵電出版社，1997作者簡(jiǎn)介：呂耀林 男1963年 4 月5 日生 中國(guó)青年政治學(xué)院畢業(yè)職稱(chēng) 會(huì)計(jì)師2010 年讀書(shū)節(jié)活動(dòng)方案一、活動(dòng)目的：書(shū)是人類(lèi)的朋友，書(shū)是人類(lèi)進(jìn)步的階梯！為了拓寬學(xué)生的知識(shí)面，通過(guò)開(kāi)展“和書(shū)交朋友

14、，遨游知識(shí)大海洋”系列讀書(shū)活動(dòng)，激發(fā)學(xué)生讀書(shū)的興趣，讓每一個(gè)學(xué)生都想讀書(shū)、愛(ài)讀書(shū)、會(huì)讀書(shū)，從小養(yǎng)成熱愛(ài)書(shū)籍，博覽群書(shū)的好習(xí)慣，并在讀書(shū)實(shí)踐活動(dòng)中陶冶情操，獲取真知，樹(shù)立理想！二、活動(dòng)目標(biāo)：1 、通過(guò)活動(dòng)，建立起以學(xué)校班級(jí)、個(gè)人為主的班級(jí)圖書(shū)角和個(gè)人小書(shū)庫(kù)。2 、通過(guò)活動(dòng)，在校園內(nèi)形成熱愛(ài)讀書(shū)的良好風(fēng)氣。3 、通過(guò)活動(dòng)，使學(xué)生養(yǎng)成博覽群書(shū)的好習(xí)慣。4、通過(guò)活動(dòng)，促進(jìn)學(xué)生知識(shí)更新、思維活躍、綜合實(shí)踐能力的提高。三、活動(dòng)實(shí)施的計(jì)劃1 、 做好讀書(shū)登記簿（1 ） 每個(gè)學(xué)生結(jié)合實(shí)際，準(zhǔn)備一本讀書(shū)登記簿，具體格式可讓學(xué)生根據(jù)自己喜好來(lái)設(shè)計(jì)、裝飾，使其生動(dòng)活潑、各具特色，其中要有讀書(shū)的內(nèi)容、容量、實(shí)現(xiàn)時(shí)間、好詞佳句集錦、心得體會(huì)等欄目，高年級(jí)可適當(dāng)作讀書(shū)筆記。（2 ） 每個(gè)班級(jí)結(jié)合學(xué)生的計(jì)劃和班級(jí)實(shí)際情況，也制定出相