南疆業(yè)務版20160110

1、財務結算中心2016年1月西北油田分公司費用報銷系統(tǒng)培訓1 中石化財務共享費用報銷系統(tǒng)2 單據(jù)填報詳解3 業(yè)務舉例4 系統(tǒng)運維目錄項目背景介紹建立集中部署、統(tǒng)一管理的中國石化費用報銷管理系統(tǒng)；實現(xiàn)總部及下屬企業(yè)報銷業(yè)務處理的程序化、自動化、集成化、影像化。分公司為總部第三批上線企業(yè)。n 通過統(tǒng)一的系統(tǒng)支持企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務，包括行為申請、事后報銷、員工借還款管理、憑證生成、付款集成等功能；n 提供員工自助查詢、財務部門統(tǒng)計分析、領導綜合查詢等功能；n 將內(nèi)控要求固化到系統(tǒng)中并統(tǒng)一部分關鍵業(yè)務流程；n 與總部統(tǒng)一建設的ERP、會計集中核算、HR、TMS、MDM、門戶等系統(tǒng)進行集成。1.測試系統(tǒng)網(wǎng)址：h

2、ttp:/7/fss/2.正式系統(tǒng)網(wǎng)址：http:/ 密碼：zhangsan.xbsj4.相關配置瀏覽器：建議IE(8.0)瀏覽器DNS域名解析配置：首選DNS服務器（P）：1系統(tǒng)登錄辦公平臺 費用報銷系統(tǒng)已納入西北油田分公司辦公平臺，用戶可登陸辦公平臺進行審批操作。 1.申請人登錄辦公平臺，通過“費用報銷”節(jié)點，填報、提交出差申請單。 2.審批人登錄辦公平臺，審批“費用報銷”代辦事項。 費用報銷系統(tǒng)也納入了移動審批平臺，可以在平臺內(nèi)進行代辦審批。 登錄方式： 西北油田辦公平臺網(wǎng)址：/Portal/Login.aspx 登

3、錄賬號：統(tǒng)一通訊賬號+密碼（初始密碼與賬號一致） Eg：賬號：zhangsan.xbsj 密碼：zhangsan.xbsj辦公平臺-登錄界面辦公平臺-登錄界面進入系統(tǒng)檢查個人信息：個人銀行帳號、報銷級別、其他信息等是否正確。若發(fā)現(xiàn)錯誤，請及時與各單位管理員聯(lián)系修改。費用范圍費用范圍 費用報銷系統(tǒng)涉及的費用范圍原則上主要包含兩類，一類是對私費用報銷業(yè)務，一類是對公費用報銷業(yè)務。其中對私費用報銷業(yè)務的掛賬、支付業(yè)務；對公費用報銷業(yè)務的掛賬業(yè)務。u 對私：收款人為中石化內(nèi)部員工；u 對公：收款人為供應商；注：1、分公司目前只使用費用報銷系統(tǒng)對私支付業(yè)務；對公結算只進行掛賬。2、凡是涉及到關聯(lián)單位之間

4、的費用不納入費用報銷系統(tǒng)（如與大廈結算的業(yè)務）；3、固定資產(chǎn)業(yè)務不包含在費用報銷系統(tǒng)（固定資產(chǎn)模塊）；4、凡是ERP集成業(yè)務帶采購訂單號的業(yè)務不納入費用報銷系統(tǒng)；5、對于人工成本核算的業(yè)務（除福利費、補充醫(yī)療保險等付給個人的業(yè)務）暫不納入費用報銷系統(tǒng)；費用范圍費用范圍-分公司（四類）分公司（四類）1.差旅費2.會議費：主辦會議、參加會議3.業(yè)務招待費4.職工教育經(jīng)費：主辦培訓、參加培訓費用報銷流程費用報銷流程事前申請 審核 報銷申請 審核 交至財務科事項說明：1.打印出的費用報銷單連同粘貼在貼有發(fā)票的A4紙一起交到財務科2.差旅費、業(yè)務招待費、主辦會議費、主辦培訓費必須有事前申請單。3.參加會

5、議、參加培訓直接在報銷申請?zhí)幚?。出差回來后? 中石化財務共享費用報銷系統(tǒng)2 單據(jù)填報詳解3 業(yè)務舉例4 系統(tǒng)運維目錄系統(tǒng)應用講解登錄界面1、工作助理：待辦事項、已辦事項、保留事項、委托代辦、個人信息2、事前申請：新建事前申請、我的事前申請3、報銷申請：新建報銷申請、我的報銷申請4、借款申請：新建借款申請、我的借款申請5、還款申請：新建還款申請、我的還款申請系統(tǒng)應用講解委托代辦填報注意事項 事前申請1.出差前，登錄系統(tǒng)做事前申請2.主辦培訓事前申請在“其他費用申請”中申請3.一次出差事項，對應一張差旅費事前申請單，每張申請單只可關聯(lián)一次差旅費報銷單 報銷申請1.外出參加會議/培訓1）產(chǎn)生會議費

6、/培訓費、差旅費，在境內(nèi)差旅費報銷中錄入單據(jù) Eg：A員工出差參加培訓，機票、住宿、培訓費發(fā)票全部計入培訓費2）只產(chǎn)生會議費/培訓費，在其他費用報銷中錄入2.一張差旅費報銷單需關聯(lián)至少一張差旅費申請單3.一張主辦會議報銷單需至少關聯(lián)一張主辦會議申請單4.一張業(yè)務招待費報銷單需至少關聯(lián)一張業(yè)務招待費申請單5.一張主辦培訓報銷單需至少關聯(lián)一張主辦培訓申請單填報注意事項1.申請事由事前申請：據(jù)實填寫 報銷申請：*單位*報*地差旅費/會議費/培訓費/接待費 Eg：供電中心安全科張三報北京差旅費3.報銷申請中行程信息，點擊“引入機票”，系統(tǒng)引入與事前申請單關聯(lián)的機票信息（大廈訂票）。4.行程信息中“支付

7、類型”：公司代付從大廈訂購的機票 個人支付非大廈訂票（報銷時需選中該項?。?.基本信息中業(yè)務種類。普通單據(jù)”（不得修改此項內(nèi)容）6.員工個人報銷個人單據(jù)時，支付方式選擇：銀企直聯(lián) 多名員工共同報銷單據(jù)時，支付方式選擇：支票。7.結算“登記住宿酒店”費用，在住宿信息中“供應商字段”輸入相應供應商信息。 EG:西北石油大廈、輪臺縣金胡楊賓館等。填報注意事項 關于行程日期與實際出行日期不符的特殊說明 依據(jù)“西北油發(fā)財【2015】181號”文中管理要求的相關規(guī)定：出差前填報出差申請、不得擅自更改出差區(qū)域，確因工作需要改變的，需補辦相關申請（詳見該管理辦法），特作如下說明： 行程日期與出差申請日期不符，

8、填報人員需補事前申請單。 簡單說明就是：出差申請日期必須大于等于實際行程日期9.其他需要注意事項，以各單位財務科說明為準。系統(tǒng)應用講解基本信息填報 出差目的：公務出差、無會務費會議、無補助培訓學習、有會務費會議、有補助培訓學習、司機出車、其他出差 公務出差南疆值班、疆外出差（無會議、無培訓） 其他出差針對科研項目出差 費用部門：決定審批流程。如：A員工選擇費用部門在A部門，則A員工提交申請后，A部門領導審核該筆單據(jù)； 申請人：填報單據(jù)人； 報銷人：默認與申請人一致，為報銷費用收款人。如：申請人為A，報銷人為B，業(yè)務可描述為：A替B報銷費用，收款人為B； 成本中心：默認費用部分對應的成本中心；

9、發(fā)票張數(shù)：實際票據(jù)張數(shù)+1（報銷單） 附件張數(shù)：票據(jù)粘貼的A4紙張數(shù)+1（報銷單） 舉例：10張發(fā)票，粘貼在2張A4紙上 發(fā)票張數(shù)：11 附件張數(shù)：3；統(tǒng)一A4， 橫向擺放。字跡上下，縱向平鋪?；ゲ徽诒?，不折不疊。從左到右，先大后小。錯縫黏貼，顯露金額?？v向進紙，左邊黏貼。仔細計算，數(shù)字準確。審核審批，清楚完整。票據(jù)粘貼口訣1.原始票據(jù)務必不要使用訂書機。2.A4紙橫向粘貼票據(jù)，務必將票據(jù)四個角粘貼牢靠。系統(tǒng)應用講解人員信息【復制】：將選擇人員的行程信息、住宿信息以及補助信息復制給其他同行人，可以快速完成申請單的填寫。例如，首選填寫張三的行程信息、住宿信息和補助信息，然后勾選張三再通過【復制】

10、功能將張三已經(jīng)填寫完成信息全部復制給李四，則李四就有與張三完成相同的住宿、行程以及補助信息；【增加多個】：可以一次增加多個人；【報銷職級】：系統(tǒng)自動帶出，每個員工都會對應一個報銷職級，不同報銷職級對應的行程標準、住宿標準以及補助標準都不相同；系統(tǒng)應用講解基本信息填報注：紅色*是必填項目系統(tǒng)應用講解行程信息 有幾張交通工具發(fā)票，填報幾行行程信息！【交通工具】：選擇報銷人乘坐的交通工具，系統(tǒng)預制了出差經(jīng)常乘坐的交通工具，當報銷人乘坐的交通工具超標時，系統(tǒng)將用紅進行標注，同時必須填寫超標原因后單據(jù)才能繼續(xù)提交；【引入機票】：引入與出差申請單關聯(lián)、在出差申請時間區(qū)間內(nèi)的機票信息；【發(fā)票金額】：填寫實際

11、發(fā)生的交通費金額；【超標原因】：如果超標必須輸入超標的原因；系統(tǒng)應用講解住宿信息【引入】：可以將行程信息引入，然后直接根據(jù)行程信息修改住宿信息，可以快速完成住宿信息的填寫；【住宿地點】：選擇入住地點所在的城市；【住宿地級別】：根據(jù)選擇的城市自動帶出，不允許修改；【住宿天數(shù)】：系統(tǒng)自動根據(jù)入住日期和離開日期自動計算（算頭不算尾），可以修改；【住宿標準/天】：根據(jù)分公司差旅費管理辦法后臺配置；【住宿標準總額】：系統(tǒng)根據(jù)住宿標準/天*住宿天數(shù)自動算出，不可以進行修改；【費用金額】：填寫實際發(fā)生的住宿金額；系統(tǒng)應用講解補助信息【引入】：可以將行程信息引入，然后直接根據(jù)行程信息修改補助信息，可以快速完成

12、補助信息的填寫；【出差區(qū)域】：選擇出差區(qū)域；【出差城市】：選擇出差地點；【住宿地級別】：根據(jù)選擇的出差城市，不允許修改；【補助類型】：選擇補助類型；【四級費用項目】：如果補助有四級費用項目，則需要選擇四級費用類型（分公司無此項數(shù)據(jù)）；【補助標準】：根據(jù)報銷職級+出差區(qū)域+出差目的+補助類型+城市級別自動帶出【補助天數(shù)】：根據(jù)出發(fā)日期和返回日期自動算出（算頭算尾），可以修改；【補助金額】：根據(jù)補助標準*補助天數(shù)自動算出；系統(tǒng)應用講解其他信息其他信息主要是填寫與差旅相關但是又不能歸結到行程、住宿、補助、會議以及培訓信息中的，例如公交車費、打車費、火車的退票費等等。1 中石化財務共享費用報銷系統(tǒng)2

13、單據(jù)填報詳解3 業(yè)務舉例4 系統(tǒng)運維目錄業(yè)務場景多人共同報銷差旅費 業(yè)務場景描述 職工報銷伙食補助（野外津貼）解決方案： 由各分隊/科室填報科室伙食補助，在人員信息中錄入信息，補助信息中據(jù)實錄入野外值班天數(shù)，系統(tǒng)自動計算出補助金額。填報方式：各分隊/科室填報所轄人員單據(jù)（事前申請單、報銷申請單）補助發(fā)放方式：各單位財務科代各分隊/科室領取支票，由銀行代為打卡發(fā)放。優(yōu)點：各分隊/部門報銷伙食補助時不受其他科室影響，先填報、審批完的單據(jù)先領取支票業(yè)務場景多人共同報銷差旅費人員信息中添加需要一起報銷差旅費的員工信息，行程信息等中錄入金額。多人報銷差費填寫報銷單據(jù)時，支付方式一定要修改成“支票”！業(yè)務

14、場景多人報銷差費結算至酒店在其他費用報銷單中填報，費用項目選擇“差旅費”。并在供應商數(shù)據(jù)中選擇“供應商”信息。則系統(tǒng)將該筆差費轉為對公業(yè)務（只掛賬，不付款）。報銷單據(jù)時，“供應商”數(shù)據(jù)必填，賬務處理環(huán)節(jié)無法做修改。不需要填事前申請業(yè)務場景個人報銷非大廈定票業(yè)務 錄入行程信息時，選擇“個人墊付”，交通工具較多時，點擊“增加”按鈕進行添加。業(yè)務場景員工借款涉及四項費用借款，通過報銷系統(tǒng)“借款申請”提報單據(jù)。還款時，通過“還款申請”還款。并將錢通過網(wǎng)銀轉賬支付的方式匯入分公司賬戶。 收款單位名稱: 中國石油化工股份有限公司西北油田分公司開戶銀行: 建行烏魯木齊新城支行帳號: 650016121000

15、52500668銀行碼(現(xiàn)代化支付行號) 105881000399業(yè)務場景招待費報銷招待費報銷選擇“采油一廠管理費用/采油二廠管理費用”等專用成本中心！業(yè)務場景更改費用部門報銷人與申請人不是同一人，且不在同一部門時，修改報銷人數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會提示：申請人可根據(jù)實際情況選擇“確定”或“取消”。 確定：單據(jù)費用部門改變?yōu)榕c報銷人所在部門一致。 取消：單據(jù)費用部門與申請人所在部門一致。系統(tǒng)應用講解報銷單據(jù)狀態(tài)說明單據(jù)狀態(tài)單據(jù)狀態(tài)說明說明備注備注已保存單據(jù)已經(jīng)保存可以進行修改和刪除審批中等待領導審批不能進行任何操作核定中等待財務人員核定單據(jù)此時單據(jù)原始件可以交給財務審批通過單據(jù)審批完成可以進行制單已掛賬制單完成對私單據(jù)到資金計劃、對公單據(jù)結束已支付進行支付進行支付，單據(jù)自動流轉到TMS指令提交系統(tǒng)，進行復核、執(zhí)行已結算付款憑證完成單據(jù)付款憑證完成1 中石化財務共享費用報銷系統(tǒng)2 單據(jù)填報詳解3 業(yè)務舉例4 系統(tǒng)運維目錄1.分公司費用報銷QQ群：3280749252.項目負責人：孫劍宇分公司系統(tǒng)管理員：王 龍局機關系統(tǒng)管理員：王 龍 采油一廠 程 英 采油二廠 渠桂玲 林冬梅 采油三廠 秦建科 雅 廠 軒科科 完 井 馬 莉 田 勇 電 管 吳 浩 運 銷 部 蔣 鑫 基 地 張