外包業(yè)務(wù)的審核制度與程序

1、外包業(yè)務(wù)的審核制度與程序一、業(yè)務(wù)外包流程業(yè)務(wù)外包流程主要包括：制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案、審核批準(zhǔn)、選擇承包方、簽訂業(yè)務(wù)外包合同、組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包活動(dòng)、業(yè)務(wù)外包過程管理、驗(yàn)收、會(huì)計(jì)控制等環(huán)節(jié)。如下圖所示。該圖列示的業(yè)務(wù)外包流程適用于各類企業(yè)的一般業(yè)務(wù)外包，具有通用性。企業(yè)在實(shí)際開展業(yè)務(wù)外包時(shí)，可以參照此流程，并結(jié)合自身情況予以擴(kuò)充和具體化。二、各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施（一） 制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案，是指企業(yè)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和業(yè)務(wù)外包管理制度，結(jié)合確定的業(yè)務(wù)外包范圍，制定實(shí)施方案。該環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)主要是：企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)外包管理制度，導(dǎo)致制定實(shí)施方案時(shí)無據(jù)可依；業(yè)務(wù)外包管理制度未明確

2、業(yè)務(wù)外包范圍，可能導(dǎo)致有關(guān)部門在制定實(shí)施方案時(shí)，將不宜外包的核心業(yè)務(wù)進(jìn)行外包；實(shí)施方案不合理、不符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)或內(nèi)容不完整，可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包失敗。主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度，根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)度、對(duì)外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部市場(chǎng)成熟度等標(biāo)準(zhǔn)，合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍，并根據(jù)是否對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響對(duì)外包業(yè)務(wù)實(shí)施分類管理，以突出管控重點(diǎn)，同時(shí)明確規(guī)定業(yè)務(wù)外包的方式、條件、程序和實(shí)施等相關(guān)內(nèi)容。第二，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)外包管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實(shí)施等內(nèi)容制定實(shí)施方案，避免將核心業(yè)務(wù)外包，同時(shí)確保方案的完整性。第三， 根據(jù)企業(yè)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)

3、營計(jì)劃，對(duì)實(shí)施方案的重要方面進(jìn)行深入評(píng)估及復(fù)核，包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風(fēng)險(xiǎn)、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計(jì)劃等，確保方案的可行性。第四， 認(rèn)真聽取外部專業(yè)人員對(duì)業(yè)務(wù)外包的意見，并根據(jù)其合理化建議完善實(shí)施方案。（二）審核批準(zhǔn)審核批準(zhǔn)，是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：審批制度不健全，導(dǎo)致對(duì)業(yè)務(wù)外包的審批不規(guī)范；審批不嚴(yán)格或者越權(quán)審批，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包決策出現(xiàn)重大疏漏，可能引發(fā)嚴(yán)重后果；未能對(duì)業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案是否符合成本效益原則進(jìn)行合理審核以及做出恰當(dāng)判斷，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包不經(jīng)濟(jì)。主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包的審核批準(zhǔn)制度。明確

4、授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程序、 責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定各層級(jí)人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越權(quán)限審批。同時(shí)加大對(duì)分公司重大業(yè)務(wù)外包的管控力度，避免因分公司越權(quán)進(jìn)行業(yè)務(wù)外包給企業(yè)帶來不利后果。第二， 在對(duì)業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案進(jìn)行審查和評(píng)價(jià)時(shí)，應(yīng)當(dāng)著重對(duì)比分析該業(yè)務(wù)項(xiàng)目在自營與外包情況下的風(fēng)險(xiǎn)和收益，確定外包的合理性和可行性。第三，總會(huì)計(jì)師或企業(yè)分管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)參與重大業(yè)務(wù)外包的決策，對(duì)業(yè)務(wù)外包的經(jīng)濟(jì)效益做出合理評(píng)價(jià)。第四，對(duì)于重大業(yè)務(wù)外包方案，應(yīng)當(dāng)提交董事會(huì)或類似權(quán)力機(jī)構(gòu)審批。（三）選擇承包方選擇承包方，是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案選擇承包方。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：承包方不是合

5、法設(shè)立的法人主體，缺乏應(yīng)有的專業(yè)資質(zhì)，從業(yè)人員也不具備應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)資格，缺乏從事相關(guān)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)， 導(dǎo)致企業(yè)遭受損失甚至陷入法律糾紛；外包價(jià)格不合理，業(yè)務(wù)外包成本過高導(dǎo)致難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)；存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，導(dǎo)致相關(guān)人員涉案。主要管控措施：第一，充分調(diào)查候選承包方的合法性，即是否為依法成立、合法經(jīng)營的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織，是否具有相應(yīng)的經(jīng)營范圍和固定的辦公場(chǎng)所。第二，調(diào)查候選承包方的專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力及其從業(yè)人員的職業(yè)履歷和專業(yè)技能。第三，考察候選承包方從事類似項(xiàng)目的成功案例、業(yè)界評(píng)價(jià)和口碑。第四，綜合考慮企業(yè)內(nèi)外部因素，對(duì)業(yè)務(wù)外包的人工成本、營銷成本、業(yè)務(wù)收入、 人力資源等指標(biāo)進(jìn)

6、行測(cè)算分析，合理確定外包價(jià)格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。第五，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，按照有關(guān)法律法規(guī)，遵循公開、公平、公正的原則，采用公開招標(biāo)等適當(dāng)方式，擇優(yōu)選擇承包方。第六，按照規(guī)定的程序和權(quán)限從候選承包方中擇優(yōu)做出選擇，并建立嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關(guān)人員在選擇承包方過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。（四） 簽訂業(yè)務(wù)外包合同確定承包方后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)與選定的承包方簽訂業(yè)務(wù)外包合同，約定業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容和范圍，雙方權(quán)利和義務(wù)，服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，保密事項(xiàng)，費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任等事項(xiàng)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同條款未能針對(duì)業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)做出明確的約定，對(duì)承包方的違約責(zé)任界定不夠清晰，導(dǎo)致企業(yè)陷入合同糾紛和訴訟

7、；合同約定的業(yè)務(wù)外包價(jià)格不合理或成本費(fèi)用過高，導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。主要管控措施：第一，在訂立外包合同前，充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識(shí)別出的重要風(fēng)險(xiǎn)因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。第二，在合同的內(nèi)容和范圍方面，明確承包方提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本，以及明確界定服務(wù)的環(huán)節(jié)、作業(yè)方式、作業(yè)時(shí)間、服務(wù)費(fèi)用等細(xì)節(jié)。第三， 在合同的權(quán)利和義務(wù)方面，明確企業(yè)有權(quán)督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法， 承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率，將外包實(shí)施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知企業(yè)，并對(duì)存在問題進(jìn)行有效溝通。第四，在合同的服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面，應(yīng)當(dāng)規(guī)定承包方最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿足標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)實(shí)施的補(bǔ)救措施。第五，在合同

8、的保密事項(xiàng)方面，應(yīng)具體約定對(duì)于涉及本企業(yè)機(jī)密的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。第六，在費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)方面，綜合考慮內(nèi)外部因素，合理確定外包價(jià)格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。第七，在違約責(zé)任方面，制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款，以適應(yīng)環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自身業(yè)務(wù)的變化。（五）組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包，是指企業(yè)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)外包管理制度、工作流程和相關(guān)要求，組織業(yè)務(wù)外包過程中人、財(cái)、物等方面的資源分配， 建立與承包方的合作機(jī)制，為下一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)外包過程管理做好準(zhǔn)備，確保承包方嚴(yán)格履行業(yè)務(wù)外包合同。企業(yè)在組織開展業(yè)務(wù)外包時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同條款，落實(shí)雙方應(yīng)投入的人力資源、資金、硬件及專

9、有資產(chǎn)等，明確承包方提供服務(wù)或產(chǎn)品的工作流程、模式、職能架構(gòu)、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃等內(nèi)容。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包的工作不充分或未落實(shí)到位，影響下一環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包過程管理的有效實(shí)施，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)外包的目標(biāo)。主要管控措施：第一，按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求，制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施的管控措施，包括落實(shí)與承包方之間的資產(chǎn)管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機(jī)制，確保承包方在履行外包業(yè)務(wù)合同時(shí)有章可循。第二，做好與承包方的對(duì)接工作，通過培訓(xùn)等方式確保承包方充分了解企業(yè)的工作流程和質(zhì)量要求，從價(jià)值鏈的起點(diǎn)開始控制業(yè)務(wù)質(zhì)量。第三，與承包方建立并保持暢通的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有效

10、解決業(yè)務(wù)外包過程存在的問題。第四，梳理有關(guān)工作流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)上的崗位職責(zé)分工、運(yùn)營模式、管理機(jī)制、質(zhì)量水平等方面的要求。（6） 業(yè)務(wù)外包過程管理根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定，承包方會(huì)采取在特定時(shí)點(diǎn)向企業(yè)一次性交付產(chǎn)品或在一定期間內(nèi)持續(xù)提供服務(wù)的方式交付業(yè)務(wù)外包成果。由于承包方交付成果的方式不同，業(yè)務(wù)外包過程也有所不同，前者的業(yè)務(wù)外包過程是指承包方對(duì)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)制造過程，后者的業(yè)務(wù)外包過程是指承包方持續(xù)提供服務(wù)的整個(gè)過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：承包方在合同期內(nèi)因市場(chǎng)變化等原因不能保持履約能力，無法繼續(xù)按照合同約定履行義務(wù)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包失敗和本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中斷；承包方出現(xiàn)未按照業(yè)務(wù)外包合同約定的質(zhì)量

11、要求持續(xù)提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)等違約行為，導(dǎo)致企業(yè)難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包優(yōu)勢(shì)，甚至遭受重 大損失；管控不力，導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露。主要管控措施：第一，在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品的過程中，密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力，采取動(dòng)態(tài)管理方式，對(duì)承包方開展日?？?jī)效評(píng)價(jià)和定期考核。第二， 對(duì)承包方的履約能力進(jìn)行持續(xù)評(píng)估，包括承包方對(duì)該項(xiàng)目的投入是否能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達(dá)到企業(yè)預(yù)期目標(biāo)，承包方自身的財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力等綜合能力是否滿足該項(xiàng)目的要求。第三， 建立即時(shí)監(jiān)控機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標(biāo)等情況，應(yīng)及時(shí)要求承包方調(diào)整改進(jìn)。第四， 對(duì)重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計(jì)，建立相應(yīng)的應(yīng)急處理

12、機(jī)制，制定臨時(shí)替代方案，避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中斷。第五， 有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為，并導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包合同無法履行的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)終止合同，并指定有關(guān)部門按照法律程序向承包方索賠。第六，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)外包過程中形成的商業(yè)信息資料的管理。（7） 驗(yàn)收在業(yè)務(wù)外包合同執(zhí)行完成后需要驗(yàn)收的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門或人員對(duì)完成的業(yè)務(wù)外包合同進(jìn)行驗(yàn)收。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：驗(yàn)收方式與業(yè)務(wù)外包成果交付方式不匹配，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，驗(yàn)收程序不規(guī)范，使得驗(yàn)收工作流于形式，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)外包質(zhì)量低劣等情況，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。主要管控措施：第一， 根據(jù)承包方業(yè)務(wù)外包成果交付方式的特點(diǎn)，制定不同的驗(yàn)收方式。一般而言， 可以對(duì)最終產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行一次性驗(yàn)收，也可以在整個(gè)外包過程中分階段驗(yàn)收。第二，根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定，結(jié)合在日常績(jī)效評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上對(duì)外包業(yè)務(wù)質(zhì) 量是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的基本評(píng)價(jià)，確定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。第三，組織有關(guān)職能部門、財(cái)會(huì)部門、質(zhì)量控制部門的相關(guān)人員，嚴(yán)格按照 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)承包方交付的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行審查和全面測(cè)試，確保產(chǎn)品或服務(wù)符合 需求，并出具驗(yàn)收證明。第四，對(duì)在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告，查明原因，視問題 的嚴(yán)重性與承包方協(xié)商采取恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施，并依法索賠。第五，根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對(duì)業(yè)務(wù)外包是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)作出總體評(píng)價(jià)，據(jù)此對(duì)業(yè)務(wù)外包管理制度和流程進(jìn)行改