醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題及其改革

1、醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題及其改革    摘要：隨著國(guó)家衛(wèi)生事業(yè)政策，人事管理制度以及醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)改革的不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著醫(yī)院的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)，限制醫(yī)院各方面工作包括內(nèi)涵和外延建設(shè)。 關(guān)鍵詞：人事；檔案；管理 當(dāng)今的醫(yī)院人事檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，其突出表現(xiàn)在以下幾方面。 一、日前醫(yī)院人事檔案管理模式的問(wèn)題 (一)管理思想陳舊，管理體制滯后 現(xiàn)在的醫(yī)院人事檔案管理工作模式：從微觀方面看，日常進(jìn)行的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)不能環(huán)環(huán)相扣，人事檔案工作呈現(xiàn)出非系統(tǒng)性、地域性、非共

2、享性等缺陷。從宏觀方面看，封閉的單純強(qiáng)調(diào)保密的觀念使得檔案信息資源在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的不能更好地發(fā)揮作用，人事檔案其利用率。醫(yī)院的人事檔案工作管理體制滯后，缺乏激勵(lì)性、創(chuàng)新性和探索性，不能適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展建設(shè)之需要。 (二)基礎(chǔ)設(shè)施差，管理手段落后 人事檔案檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理、歸類(lèi)、編目等工作還主要依靠手工操作，無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高，電子子化檔案的管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，保密程度不高，影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成，即存貯到

3、辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。電子文件是新生事物，它與計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)密切相聯(lián)。它以紙質(zhì)文件無(wú)法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動(dòng)，充分體現(xiàn)出信息利用的價(jià)值。電子文件人事檔案資料的產(chǎn)生。給人事檔案的建設(shè)與管理產(chǎn)生新的問(wèn)題，因其原始性與證據(jù)性難以確認(rèn)以及壽命短、讀寫(xiě)系統(tǒng)更換頻繁、維護(hù)其內(nèi)容的準(zhǔn)確性與機(jī)密性的難度大，其具有多媒體集成性以及其組成和結(jié)構(gòu)復(fù)雜等給鑒定與保管等出難題。 (三)檔案資料編撰宣傳少，社會(huì)利用效率低 保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的，編撰檔案宣傳資料，提供給社會(huì)閱覽，使寶貴的檔案資料受益于社會(huì)

4、，才是檔案管理的目的。醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長(zhǎng)期從事實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)晶，但目前對(duì)檔案資料的應(yīng)用價(jià)值重視不夠，對(duì)檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價(jià)值，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管服務(wù)，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)。 二、轉(zhuǎn)變區(qū)院人事檔案管理模式的思考 (一)更新管理觀念 提高檔案管理人員的服務(wù)能力積極主動(dòng)地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，是新時(shí)期人事檔案管理工作發(fā)展的方向。對(duì)此就注重強(qiáng)化三個(gè)意識(shí)。首先，強(qiáng)化檔案利用意識(shí)。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開(kāi)發(fā)和利用，醫(yī)院檔案室應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)

5、行歸檔整理，編寫(xiě)出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強(qiáng)化開(kāi)放意識(shí)，將編研材料整理成冊(cè)編寫(xiě)出目錄，并將一些文件通過(guò)計(jì)算機(jī)整理出專(zhuān)題目錄，提高查閱速度。方便閱檔。第三，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)-將被動(dòng)服務(wù)改為主動(dòng)服務(wù)，隨時(shí)了解工作動(dòng)向，及時(shí)掌握有關(guān)需求的信息，使檔案工作由被動(dòng)存放、保管變?yōu)橹鲃?dòng)提供利用，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。 (二)健全管理制度 加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理首先必須明確檔案室的管理職責(zé)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理工作列入醫(yī)院辦公會(huì)議的議事日程，對(duì)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，要及時(shí)研究、及時(shí)解決，要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，

6、并確保各項(xiàng)制度得到落實(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，造就一支具有現(xiàn)代化管理水平的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。加大對(duì)檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等方式，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，醫(yī)院的專(zhuān)職檔案人員應(yīng)有檔案管理專(zhuān)業(yè)的技術(shù)職稱(chēng)資格。 (三)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷改善檔案保管條件，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，就必須滿足檔案室的辦公用房，有相對(duì)充足的資金作保障，為檔案管理工作提供便利的條件。醫(yī)院人事檔案室應(yīng)配備掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼錄像機(jī)等，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量

7、。擴(kuò)充檔案的種類(lèi)，使醫(yī)院發(fā)生的重大事件，都有文字、照片、錄像、多媒體等形式的記錄。 (四)推進(jìn)資源共享 隨著多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通訊傳輸技術(shù)的發(fā)展，各種載體形式大量增加，對(duì)檔案部門(mén)產(chǎn)生了極大的沖擊和深刻的影響，以電子檔案為代表的新型載體檔案可能會(huì)取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案。這是未來(lái)檔案工作發(fā)展的基本趨向，為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，掌握現(xiàn)代化的專(zhuān)業(yè)技術(shù)。其次，先進(jìn)的檔案管理軟件是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必不可少的工具之一應(yīng)開(kāi)發(fā)一個(gè)統(tǒng)一的檔案軟件，并能和現(xiàn)有的辦公，網(wǎng)絡(luò)相連，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息共享，為用戶提供服務(wù)。同時(shí)，也使檔案管理的各項(xiàng)

8、工作進(jìn)一步規(guī)范化。另外，檔案信息電子化。可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 三、結(jié)論 人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的真實(shí)歷史記錄，人事檔案因其真實(shí)性、原始性和較強(qiáng)的機(jī)密性以及無(wú)可置疑的證據(jù)作用備受重視和信賴，是考察、了解人才的重要手段，是科學(xué)使用人才的重要參考依據(jù)。就醫(yī)院人事檔案而言，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動(dòng)，在醫(yī)院人才開(kāi)發(fā)中起到了人才“信息庫(kù)”和“資政院”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，更新人事檔案管理的服務(wù)理念，改進(jìn)人事檔案管理方法，加快人事檔案管理工作信息化建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，對(duì)醫(yī)院合理配置人員、開(kāi)發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展起著重要作用。我們知道，醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，不僅需要人事檔案工作者嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒖茖W(xué)的工作精神，也需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)和廣大干部職工的大力支持，只有這樣。才能不斷開(kāi)創(chuàng)醫(yī)院人事檔案工作的新局面。總之，提倡人事檔案的個(gè)性化特征，打破“千人一面”的固定收集模式，盡可能地將個(gè)人人事信息客觀、真實(shí)、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門(mén)，積極對(duì)人事檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導(dǎo)方向。 參考文獻(xiàn)： 1孫中華，醫(yī)院人事檔案管理工作的體會(huì)，中醫(yī)藥管理雜