多媒體技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

1、多媒體技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用黃翔 李康 于啟云指導(dǎo)教師 徐忠勇【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展，信息對(duì)整個(gè)社會(huì)的進(jìn)步顯得越來(lái)越重要，大規(guī)模開(kāi)發(fā)檔案信息資源成為時(shí)代發(fā)展的必然，而如何高效率開(kāi)發(fā)檔案信息又不會(huì)對(duì)檔案信息造成破壞成為研究的方向，而使用多媒體技術(shù)正好能解決了這方面的問(wèn)題?！娟P(guān)鍵字】 檔案管理 多媒體技術(shù) 發(fā)展檔案信息作為國(guó)家信息資源的重要一部分，對(duì)國(guó)家信息保存十分重要。同時(shí)隨著時(shí)代信息的發(fā)展，信息的重要性與日俱增，大規(guī)模開(kāi)發(fā)檔案信息資源成為時(shí)代發(fā)展的必然。在檔案管理中運(yùn)用多媒體技術(shù)，為社會(huì)需要提供了具有針對(duì)性、時(shí)效性、主動(dòng)性、廣泛性的檔案信息，并且為進(jìn)一步提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和管理提供了技

2、術(shù)上的巨大支持。對(duì)于多媒體這個(gè)基本概念， "多媒體"一詞是指采用了音頻和視頻功能的軟硬件技術(shù),它包括了數(shù)字音響,全動(dòng)態(tài)圖像,超媒體連接.也就是說(shuō),多媒體是一種結(jié)合文字、聲音、圖像、動(dòng)畫(huà)和視頻影像的交織組合。而多媒體技術(shù)是指將多種不同類(lèi)型媒體集成輸入到一個(gè)系統(tǒng)中去,形成相互聯(lián)系和配合的有機(jī)整體,可在人機(jī)交互控制下對(duì)其進(jìn)行處理和利用的綜合技術(shù)。 形象地說(shuō),多媒體技術(shù)是利用計(jì)算機(jī)將多種媒體信息以數(shù)字化的方式集成在一起,使計(jì)算機(jī)具有表現(xiàn)、存儲(chǔ)和處理多種媒體信息的綜合能力。它是一種跨學(xué)科的綜合技術(shù),隨著時(shí)代的發(fā)展現(xiàn)在已逐步應(yīng)用于檔案管理工作中,對(duì)提高檔案管理水平后很大提高。一、多媒體

3、技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的開(kāi)始交互性是多媒體應(yīng)用有別于傳統(tǒng)信息交流媒體的主要特點(diǎn)之一。傳統(tǒng)信息交流媒體只能單向地、被動(dòng)地傳播信息，而多媒體技術(shù)則可以實(shí)現(xiàn)人對(duì)信息的主動(dòng)選擇和控制。檔案信息傳統(tǒng)的模式是紙質(zhì)形式，現(xiàn)在大多數(shù)檔案館的檔案信息仍是以紙質(zhì)檔案為主，但隨著時(shí)代科技的發(fā)展，檔案館的信息化程度越來(lái)越大，對(duì)于數(shù)字化的檔案信息，人們希望以更好的方式來(lái)展現(xiàn)它，于是人們想到了利用多媒體技術(shù)來(lái)處理檔案信息。這樣處理后的檔案信息便會(huì)擁有交互性，這樣對(duì)于多媒體技術(shù)處理過(guò)的檔案信息，人們不再是被動(dòng)的觀眾，你可以控制，可以交互作用，可以讓它按你的需要去做。在一個(gè)報(bào)告中，你可以不管那些無(wú)用的東西而直接進(jìn)入重要的數(shù)據(jù)，

4、可以將感興趣的全世界的報(bào)告和圖片收集匯編到一起。這就是多媒體的力量和它與傳統(tǒng)媒體（如書(shū)本和電視）的區(qū)別所在。于是多媒體技術(shù)開(kāi)始檔案管理中逐漸使用。 二、現(xiàn)在多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用多媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用多媒體由于能用多種感官接收信息，所以它給我們帶來(lái)一種全新的感覺(jué)，轉(zhuǎn)變了檔案管理工作的枯燥、乏味、單一。同樣，在檔案信息管理中應(yīng)用多媒體技術(shù)，改變了舊的工作方式，使傳統(tǒng)的檔案信息管理手段發(fā)生根本性的變化。多媒體技術(shù)的運(yùn)用 ,使檔案產(chǎn)生的方式有所改變 ,從而改變了原有檔案的載體形式。隨著多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于教學(xué)、科研、生產(chǎn)、管理等工作領(lǐng)域 ,將會(huì)有大量的多媒體檔案信息產(chǎn)生。這樣檔案的前

5、身將以機(jī)讀文件和機(jī)讀資料為主要形態(tài) ,必然使檔案以機(jī)讀形式存在 ,如磁盤(pán)、光盤(pán)、傳真件等。這些新型檔案材料的管理與紙質(zhì)載體檔案的管理方式有很大的不同 ，下面介紹下多媒體技術(shù)帶來(lái)的好處：（1）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開(kāi)管理的界限 多媒體技術(shù)的應(yīng)用 ,使圖、文、聲像等各種檔案實(shí)體集中管理 ,使視聽(tīng)一體化 ,為各類(lèi)檔案的再現(xiàn)提供了生動(dòng)活潑的表現(xiàn)形式，這使得檔案信息的表現(xiàn)形式更加豐富，使得存儲(chǔ)的檔案信息內(nèi)容不再單一，改變目前文本與聲像檔案分開(kāi)管理的界限。（2 ）使得檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙世界成為可能多媒體技術(shù)利用數(shù)據(jù)壓縮、光盤(pán)等海量存貯技術(shù) ,可以存儲(chǔ)大量信息，這使得檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化成為可能，如果再配以寬帶

6、網(wǎng)絡(luò)傳遞 ，各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)通過(guò)信息聯(lián)網(wǎng) ,可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享 ,為檔案的遠(yuǎn)距離服務(wù)提供了方便。各類(lèi)多媒體檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)高速傳遞 ,這不僅大大提高了檔案的有效利用 ,還可使上下級(jí)之間有效的溝通 ,為遠(yuǎn)距離利用檔案節(jié)省了時(shí)間 ,提高了效率。（3 ）實(shí)現(xiàn)聲像檔案的快速查詢(xún)，減輕了檔案管理的人力多媒體具有強(qiáng)大的圖像、聲音編輯功能 ,可對(duì)聲像檔案進(jìn)行高保真錄入、播放輸出以及多種檢索服務(wù)等 ,實(shí)現(xiàn)快速查詢(xún) ,從而減少文件往來(lái)時(shí)間 ,節(jié)省人力物力。還可對(duì)目錄格任意組合打印輸出 ,進(jìn)行主題詞主動(dòng)標(biāo)引 ,自動(dòng)進(jìn)行文件組卷等 ,可使檔案管理人員從繁瑣單調(diào)的工作中解放出來(lái)。（4 ）增加了檔案信息的保密性多媒體技術(shù)的

7、運(yùn)用 ,使檔案信息更加準(zhǔn)確 ,保密性更高。多媒體技術(shù)利用掃描儀 ,把文本、圖像等檔案材料輸出為能被電腦處理的數(shù)據(jù) ,同時(shí)避免了復(fù)印機(jī)對(duì)檔案原件材料的損害 ,避免了復(fù)印過(guò)程中可能出現(xiàn)的泄密情況以及利用者在查閱時(shí)翻閱其他文件的可能性。（5）提高檔案信息管理能力簡(jiǎn)化歸檔程序是提高檔案信息管理能力的途徑之一。歸檔一直被視為檔案工作的起點(diǎn)。每年綜合檔案室都要接收大批的檔案文件入庫(kù)，文書(shū)處理部門(mén)和各檔案業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔指導(dǎo)的工作量大、任務(wù)繁重，基層檔案工作人員大部分時(shí)間和精力都耗費(fèi)在歸檔工作上。而多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使復(fù)雜的立卷程序變得簡(jiǎn)化，文書(shū)處理部門(mén)隨時(shí)可將在日常工作中形成的各種文件材料直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)

8、系統(tǒng)傳輸給綜合檔案室，綜合檔案室再根據(jù)歸檔要求，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行鑒定篩選，將有保存價(jià)值的文件歸檔。這樣傳統(tǒng)的分類(lèi)、立卷、編目、移交、統(tǒng)計(jì)等一系列繁瑣歸檔程序都可利用多媒體技術(shù)來(lái)完成，大大地提高了工作效率，減少了文書(shū)處理部門(mén)和各檔案業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔人員繁雜的手工勞動(dòng)。利用多媒體技術(shù)，可對(duì)文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案等進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，并能方便地進(jìn)行有關(guān)圖形、圖表、圖像的儲(chǔ)存、顯示和打印。特別是能夠?qū)n案室中保存的珍貴檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存與管理，以保護(hù)檔案原件，并可對(duì)某些重要的歷史檔案因時(shí)間太長(zhǎng)而已經(jīng)破損的原件利用多媒體技術(shù)對(duì)聲像檔案進(jìn)行編輯、剪接和重排?？傊?，多媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，它可以建立一個(gè)

9、多媒體檔案信息管理系統(tǒng)，把各種媒體有機(jī)地綜合起來(lái)，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人們最習(xí)慣最自然的方式進(jìn)行；它還能使人機(jī)界面更直觀、友好，增強(qiáng)理解能力，可將人們的各種感官有機(jī)地組合起來(lái)，以最樂(lè)于接受的方式獲得所需的信息，提供全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。三、未來(lái)多媒體技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用多媒體技術(shù)的發(fā)展與提高為檔案管理提供了技術(shù)支持和發(fā)展平臺(tái)。檔案管理系統(tǒng)已走過(guò)了概念認(rèn)識(shí)“ 啟蒙”階段、多媒體技術(shù)與檔案管理結(jié)合階段以及應(yīng)用和發(fā)展階段。多媒體技術(shù)在實(shí)現(xiàn)更自然、更美好的人機(jī)交互過(guò)程中, 為檔案管理系統(tǒng)提供了更大范圍的信息存取服務(wù)。目前, 多媒體技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用前景主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)

10、方面1、多媒體檔案虛擬現(xiàn)實(shí)系統(tǒng)虛擬現(xiàn)實(shí), 簡(jiǎn)稱(chēng)是由多媒體技術(shù)和仿真技術(shù)相結(jié)合而形成的交互式人工世界。在這種人工交互世界里, 可以創(chuàng)造一種身臨其境的完全真實(shí)的感覺(jué)。虛擬現(xiàn)實(shí)是計(jì)算機(jī)發(fā)展到世紀(jì)技術(shù)與藝術(shù)的完美組合。虛擬現(xiàn)實(shí)把人的豐富的想象力在計(jì)算機(jī)上直觀地再現(xiàn)出來(lái), 它是多媒體技術(shù)發(fā)展的更高境界。未來(lái)的檔案館將采取真實(shí)與虛擬并存的方式存在, 虛擬檔案館是采用數(shù)字模擬物品及真實(shí)場(chǎng)景的三維模型展示。那些保存珍貴檔案文獻(xiàn)的庫(kù)房是不許人們隨意進(jìn)出的, 而這些豐富的館藏是應(yīng)該讓世人了解的。這是一對(duì)矛盾, 虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以解決。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以讓操作者完全置身于真實(shí)幻覺(jué)空間中, 產(chǎn)生強(qiáng)烈的真實(shí)感,特別是操作者

11、戴上特制的立體眼鏡和數(shù)據(jù)手套, 或者站在特制的平臺(tái)前面去感受眼前看到的一切。因?yàn)槠聊恢酗@示的畫(huà)面完全是三維的, 所以, 他們?cè)诃h(huán)顧四周、上下移動(dòng)、左右轉(zhuǎn)向、前進(jìn)后退之中, 就會(huì)置身于一個(gè)看得見(jiàn)、摸不著的世界里面。這種強(qiáng)烈的幻覺(jué), 能夠使得操作者全身心地投入當(dāng)前的虛擬現(xiàn)實(shí)世界中, 對(duì)它的真實(shí)性絲毫不產(chǎn)生懷疑。整個(gè)場(chǎng)景的每一個(gè)細(xì)節(jié)看上去和實(shí)際情況毫無(wú)差別,由于展品和場(chǎng)景全部存在于計(jì)算機(jī)中,可以減少許多不安全因素和檔案被毀壞的危險(xiǎn)。更主要的是利用者能通過(guò)檔案館展示各種物品或物品的殘片、圖片以及相應(yīng)的文字說(shuō)明, 讓人們產(chǎn)生豐富的聯(lián)想和想象。2、多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)將多媒體技術(shù)引進(jìn)現(xiàn)已較為成熟的保安監(jiān)控系

12、統(tǒng)中, 使常規(guī)的保安監(jiān)控系統(tǒng)更加易于操作, 報(bào)警表現(xiàn)形式更加豐富, 人機(jī)交流的界面更加友好。實(shí)現(xiàn)了多方位、多功能、綜合性的監(jiān)視報(bào)警系統(tǒng)。多媒體技術(shù)的引入, 使保安監(jiān)控系統(tǒng)在原有功能的基礎(chǔ)上擴(kuò)充了圖像處理、語(yǔ)音報(bào)警、信息存儲(chǔ)與查詢(xún)以及其它的輔助功能。報(bào)警處理是保安監(jiān)控系統(tǒng)的核心, 報(bào)警時(shí)彈出報(bào)警菜單和報(bào)警區(qū)域地圖, 并在此地圖上產(chǎn)生閃爍圖像以提示報(bào)警區(qū)域。同時(shí)產(chǎn)生相應(yīng)的語(yǔ)音提示, 能自動(dòng)記錄報(bào)警信息及值班信息等, 并可輸出到打印機(jī)上進(jìn)行打印。圖像處理是中十分重要的組成部分, 對(duì)視頻采集卡獲取的視頻信號(hào)進(jìn)行處理, 在多媒體界面上, 可直接對(duì)圖像進(jìn)行定格、存儲(chǔ)、重放、打印以及對(duì)實(shí)時(shí)圖像或靜態(tài)圖像進(jìn)行

13、放大, 以便監(jiān)控者對(duì)細(xì)微圖像進(jìn)行觀察, 從而使系統(tǒng)具有非常獨(dú)特和新穎的用戶界面。系統(tǒng)還能將語(yǔ)音信號(hào)直接傳送到多媒體主控臺(tái)上播出。編輯查詢(xún)功能是計(jì)算機(jī)的主要特點(diǎn), 可進(jìn)行建筑布局圖查詢(xún)、相應(yīng)配置錄入查詢(xún)、報(bào)警方案錄入查詢(xún)、監(jiān)視信息和工作人員值班記錄等查詢(xún)。3、多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)多媒體技術(shù)將數(shù)字音頻、數(shù)字視頻以及通信等多種先進(jìn)的技術(shù)與計(jì)算機(jī)融合在一起, 以其強(qiáng)大的功能, 無(wú) 比靈活的輸入、輸出和集圖、文、聲、像為一體的特點(diǎn), 使傳統(tǒng)檔案館的工作發(fā)生巨大的變化。多媒體技術(shù)的應(yīng)用, 使信息檢索系統(tǒng)不僅具有多媒體形式的信息, 而且以非線性的結(jié)構(gòu)組織信息, 為用戶提供了友好的使用界面。國(guó)外的計(jì)算機(jī)信息

14、檢索在經(jīng)歷了傳統(tǒng)信息檢索、全文文本檢索之后,隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用, 目前又出現(xiàn)了一種先進(jìn)的超文本檢索。未來(lái)的檔案不僅可以檢索到傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件, 還可以借助一些儀器和設(shè)備閱讀膠片、光盤(pán), 或觀看錄像、聽(tīng)錄音, 獲得圖、文、畫(huà)、音并茂的信息服務(wù)。四、結(jié)束語(yǔ)建立一支具有現(xiàn)代化管理水平的檔案隊(duì)伍，多媒體技術(shù)涉及到語(yǔ)音、圖像、視圖、文字等多種媒體 ,基本技術(shù)包括有信息的存貯技術(shù)、圖像輸入和輸出技術(shù)、圖像壓縮技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。因此 ,對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)構(gòu)成提出了新要求 ,即一方面需要大量的信息處理人員、信息分析與研究人員、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與維護(hù)人員、計(jì)算機(jī)軟件與硬件人員、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與維護(hù)人員、信息服務(wù)人員等 ,另一方面 ,信息技術(shù)的突飛猛進(jìn) ,使檔案工作中新問(wèn)題、新技術(shù)層出不窮 ,因而對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員自身知識(shí)的補(bǔ)充與更新要求愈加迫切。針對(duì)上述情況 ,檔案教育應(yīng)從課程內(nèi)容、教育方法與手段、教育層次和形式等方面實(shí)行全面改革 ,對(duì)在職人員應(yīng)進(jìn)行各種形式的再教育 ,以適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展