公司前臺接待管理制度

1、。前臺總機(jī)管理制度公司前臺接待是行政部門中的服務(wù)崗位之一，具有雙重的身份和責(zé)任，它體現(xiàn)公司的形象， 是公司市場推廣的直接窗口，對公司的產(chǎn)品推廣及企業(yè)形象起到至關(guān)重要的作用。為了規(guī)范前臺服務(wù)行為，提升前臺工作質(zhì)量， 樹立良好的窗口形象， 加強(qiáng)內(nèi)外部的溝通橋梁作用，制定本制度。一、日常工作要求：1. 前臺工作人員必須著裝整潔、嚴(yán) 肅 、 得體，提 前 10 分鐘到崗,嚴(yán)格履行崗位職責(zé),不得遲到早退,不得離崗,脫崗 , 空崗 , 不得隨意找人代崗2. 前臺周邊接待區(qū)域要保持整潔，物品存放整潔，阻止無關(guān)人員進(jìn)入前臺。違反者罰款 20元/ 次，相關(guān)人員罰款 20/ 次 。3. 前臺工作人員有權(quán)監(jiān)督員工上

2、下班打卡考勤， 對不接受監(jiān)督的員工可直接報于行政財務(wù)部進(jìn)行處罰。二 、來訪客人接待：1. 當(dāng)有客人來訪時，應(yīng)起身站立，行欠身禮，面帶微笑，熱情主動問候，使用您好、歡迎您、請問、請稍候等文明禮貌用語，耐心傾聽來客的來意，并根據(jù)來客的的需求給予熱情周到的幫助。2. 對客人的咨詢，應(yīng)細(xì)心傾聽后再做出解答，解答問題需耐心，不能準(zhǔn)確解答的應(yīng)表示歉意，不得簡單回答“ 不知道，不清楚 ” 等用語。3. 客人來訪時，需詢問來客貴姓、約見部門或人員，了解后通知有關(guān)。1。人員到前臺迎候，確有工作需要的，由約見人親自帶入工作區(qū)進(jìn)行商談事宜，未有約見人帶領(lǐng)不得擅自進(jìn)入工作區(qū)域。4. 總經(jīng)理等高管的客人，應(yīng)電話確認(rèn)后由

3、相關(guān)人員引領(lǐng)至高管接待區(qū)域，如領(lǐng)導(dǎo)不能立刻接待的應(yīng)請客人稍等并說明情況。5. 客人離開時，應(yīng)使用、謝謝、再見、歡迎再來等文明禮貌用語。6. 接待后前臺人員請做好接待記錄，填寫相關(guān)表格。 （見附件）三、接聽電話1 前臺人員須熟悉公司組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營理念、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容等相關(guān)信息，以便對客應(yīng)答介紹。 有來電應(yīng)及時接聽， 必須使用 “您好，這里是深圳天道屋面技術(shù)有限公司， 請問有什么可以幫您？ ”接聽電話必須口齒清晰、語氣和藹、耐心細(xì)心解答對方提出的問題，如遇到不能解答的咨詢業(yè)務(wù)問題應(yīng)及時轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門，切忌態(tài)度生硬死板。2 來電轉(zhuǎn)接應(yīng)在轉(zhuǎn)接前使用禮貌用語 “請稍后 ”，并立即轉(zhuǎn)接。3 如轉(zhuǎn)接電話無人接

4、聽，應(yīng)說： “您好，先生 / 小姐，您要的電話無人接聽，請您稍后打來，或問清來電人是否需要轉(zhuǎn)告或留言。4 對方要求轉(zhuǎn)接他人應(yīng)立即轉(zhuǎn)接。5 電話旁應(yīng)常備記事本，以便隨時準(zhǔn)確的記錄來電客人的要求和幫助解決的事項。6. 如對方打錯了電話或不知道找誰時，應(yīng)禮貌解釋或熱情的為對方轉(zhuǎn)接相關(guān)人事。7. 處理完畢需登記相關(guān)信息。 （見附件）。2。四、國內(nèi)、市內(nèi)快遞、報紙的統(tǒng)一收、發(fā)工作。1 發(fā)件：在收到公司人員要寄的文件資料、物品時，要在快遞登記表上登記，注明發(fā)件人姓名、交發(fā)物品名稱、交寄時間、收件人地址、姓名以及其他要求，確認(rèn)無誤后再統(tǒng)一辦理寄出。2 收件：前臺收件后，應(yīng)及時分類、登記并及時發(fā)放至收件人手中

5、，并在確認(rèn)收件表上簽字。3. 登記表格見附件。五、 其他基本規(guī)定1. 禁止衣冠不整者進(jìn)入公司。2. 謝絕推銷者進(jìn)入公司。3. 對陌生來訪者提高警惕，弄清來意，會見何人，注意保護(hù)公司及員工財產(chǎn)安全。4. 公司員工不得在工作時間或辦公區(qū)內(nèi)會見私人朋友。六、名片的印制與管理、訂水根據(jù)公司員工的變動，及時制作名片。一般員工為盒，部門總經(jīng)理為盒，公司領(lǐng)導(dǎo)隨用隨制。登記制作名片的員工名單及名片數(shù)量，定期與名片制作公司結(jié)帳。負(fù)責(zé)公司飲用水的訂購， 催送、登記、并定期與飲用水公司結(jié)帳。六、公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公室交辦的其他行政工作。注：此規(guī)定為草擬件，需經(jīng)公司管理層討論、修改通過后正式生效。2014年8月20日。3。附件 1一、客人來訪登記表1客人來訪登記表（范本一）年月日來訪是否被訪人時間序號姓名所在單位事由備注人數(shù)預(yù)約姓名部門到達(dá)離開123編制：審核：2客人來訪登記表（范本二）來訪人來訪人來訪接待人姓名單位時間接待內(nèi)容簡況處理意見：處理結(jié)果：。4。編制：審核：二、函件收發(fā)登記表1信函與快件寄送登記表寄送人日期寄送部門編號數(shù)量送達(dá)單位接收人（簽字）編制：審核：2信函與快件簽收登記表日期來件單位編號數(shù)量接受部門簽收人（簽字）編制：審核：三、前臺接待日志表1接待工作日記表日期記錄人收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制：審核：。5。2來電備忘錄日期：年月日序號