如何有效地將 電腦中的文件資料歸類存儲(chǔ)

1、如何有效地將 電腦中的文件資料歸類存儲(chǔ)如何有效地將電腦中的文件資料歸類存儲(chǔ)2011-04-27 10：56如何有效地將電腦中的文件資料歸類存儲(chǔ)?(2)如何將電腦文件歸檔不知道在你身上是否曾經(jīng)發(fā)生過(guò)這樣的情況：你的老板站在你的面前讓你馬上提交文件時(shí)，你卻發(fā)現(xiàn)它不見(jiàn)了，坐在那里絕望的尋找；或者是為了找到現(xiàn)狀報(bào)告不得不讓客戶在電話另一端的客戶等上好幾分鐘。如果你有過(guò)這樣的經(jīng)歷的話，你就會(huì)體會(huì)到，盡管你平日里工作有條不紊，深受老板和客戶的贊許，但就因?yàn)檫@個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻的遭遇，他們會(huì)感到很失望。倘若你的工作是幫助別人的話，要是你需要的信息總是找不到，會(huì)浪費(fèi)別人多少時(shí)間啊。想象一下，當(dāng)別人問(wèn)起某事時(shí)，你微笑著

2、，從容地打開(kāi)一個(gè)非常有條理的文件編排系統(tǒng)，徑直取出文件，快速給出答案。這真的令人映像深刻！你必須把它歸功于高效的文件編排歸檔方法，不管這聽(tīng)起來(lái)有多么枯燥無(wú)趣。節(jié)約時(shí)間在一個(gè)典型的工作日里，我們往往要處理很多文件、報(bào)告、圖表、還有一些其他文件。有洪水一般的數(shù)據(jù)從各個(gè)方向涌來(lái)等著我們處理，通常我們還要將這些數(shù)據(jù)保存起來(lái)稍后再提取出來(lái)。我們希望在需要的時(shí)候就能立即拿到這些數(shù)據(jù)能夠，以便于作進(jìn)一步分析或者是寫總結(jié)報(bào)告或者是做演講稿。然而，實(shí)際情況往往是我們浪費(fèi)自己的時(shí)間(很多時(shí)候也是別人的時(shí)間)四處尋找數(shù)據(jù)，而那個(gè)數(shù)據(jù)其實(shí)就在我們正用著的電腦里。這樣的情況給我們帶來(lái)了壓力。使用數(shù)據(jù)變得麻煩得多。所以如

3、果想要及時(shí)完成工作，我們必須找到更有效更系統(tǒng)的文件管理方法。有效管理信息當(dāng)你從你的同事、賣方、顧客發(fā)來(lái)電子郵件里接收到一個(gè)文件時(shí)，很容易就想把它暫時(shí)放起來(lái)；心里還想：嗯，看起來(lái)蠻有意思的，等我有了時(shí)間我再來(lái)細(xì)細(xì)看?；蛘呤歉愀獾?，直接把郵件留在收件箱里。過(guò)了一會(huì)兒，這種郵件越積越多，越來(lái)越亂。你根本不可能之后抽出時(shí)間來(lái)返回去重新整理它們，更不用說(shuō)當(dāng)你工作計(jì)劃繁忙，有很多其他有壓力的事情的時(shí)候了。你可能會(huì)花費(fèi)很多寶貴的時(shí)間去找那些你已經(jīng)歸檔的資料，因?yàn)槟阃宋募拿?，甚至首先連它在你電腦里你都不知道。那么怎么能簡(jiǎn)化你的工作呢?改進(jìn)一下文件管理方法吧。高效的文件管理方法管理你電腦里的文件跟你管理

4、紙質(zhì)文件的方式差不多。它的要點(diǎn)是：把文件裝進(jìn)的里，并且盡量以一種自己能明白的順序。下面提供幾個(gè)關(guān)于處理文件的小技巧：*不要保存不必要的文件。不要養(yǎng)成保存收件箱里所有東西的壞習(xí)慣?；ㄒ稽c(diǎn)時(shí)間瀏覽一下內(nèi)容，只有了解到它跟你的工作有關(guān)時(shí)再保存。電腦里保存太多零碎文件將來(lái)找的時(shí)候會(huì)很不方便；而且它們還會(huì)影響電腦的運(yùn)行速度。-所以保存文件之前先篩選一下。*給你的文件和統(tǒng)一命名。例如：可以將分成"顧客"、"賣方"和"同事"三個(gè)子。在前面標(biāo)上簡(jiǎn)寫的名字用于區(qū)別它們隸屬于不同的。還有，我們可以為不同的設(shè)置不同的外觀使他們變得更容易區(qū)分。*把有關(guān)的文件

5、存在一起，而不去管他們的格式。舉個(gè)例子：把與同一個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的word文檔、ppt、spreadsheet和圖表放在一個(gè)里。而不是一個(gè)裝所有的ppt，另一個(gè)裝所有的spreadsheet等等。這樣，找某個(gè)特定項(xiàng)目的各種附件將更加快捷。*把在做的項(xiàng)目和已經(jīng)完成的項(xiàng)目分開(kāi)來(lái)。有些人偏向于把當(dāng)前未完成的項(xiàng)目保存在桌面上。等項(xiàng)目做完了，再移到合適的地方去存放，然后再定期的(例如每周或者每?jī)芍?把那些不再需要的文件也按類別放到已完成里。*不要讓里裝得太滿。如果一個(gè)里裝太多文件或者子，多到整個(gè)屏幕都顯示不下，還要滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪才能看完全部條目-這時(shí)就應(yīng)該把這個(gè)滿滿的分成幾個(gè)小一點(diǎn)的子，列一個(gè)按修改時(shí)間順序或者

6、字母表順序的清單，這樣便于今后提取。比如：你可以把一個(gè)叫"business plan"的分成"BP2005"、"BP2006"和"BP2007"等子。同樣假設(shè)你的一個(gè)客戶叫Delta Traders，你就可以按照客戶的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts."這樣的方式使子顯得有條理，而不是一堆文件清單堆在一起。說(shuō)到這里，還有一個(gè)需要注意的小要點(diǎn)，如果子的文件少于五個(gè)的話，那你去點(diǎn)開(kāi)層層

7、的找到所需的文件可能節(jié)省不了多少時(shí)間。*記得備份你的文件歸檔系統(tǒng)。再?gòu)?qiáng)調(diào)一遍：這個(gè)聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)枯燥，但是很重要。所有壞過(guò)硬盤的人都可以證明！首先保證給計(jì)算機(jī)定期做備份，再給文檔信息包括聯(lián)系人都做備份。(ps：我備份數(shù)據(jù)的那個(gè)40G硬盤壞了。血淚史-烏龍)按行動(dòng)先后次序整理利用這些更深入的方法定制你的文件歸檔系統(tǒng)。這有助于你分清工作優(yōu)先級(jí)，提高效率。*按日期整理文件。把按日期命名。這樣可以幫你在不點(diǎn)開(kāi)的情況下確定那個(gè)文件是最近的，例如：一個(gè)命名為"Guidelines 12Oct07"表明這個(gè)指導(dǎo)文件是2007年10月12號(hào)的。(如果你做跨國(guó)工作的，這個(gè)日期有時(shí)候?qū)懽?2100

8、7，容易混淆！)*很多人用版本號(hào)來(lái)區(qū)分不同改編過(guò)的文件。例如："Delta Traders contract v1"和"Delta Traders contract v2."這樣也可以幫助我們跟快的找出有用文件。tips：如果你的文件是幾個(gè)人共同管理的，你必須特別注意一下版本問(wèn)題：如果把別人的版本弄混了或者弄丟了會(huì)很煩人把版本號(hào)放在文件名一起的同時(shí)，還要把版本列表放在文件中表明版本號(hào)、版本日期、修改者，還有，如果有的話，修改類型也要標(biāo)注。*使用"記事本"文件。記事本文件，也就是所謂的"43"方案，是很多人用的一種獨(dú)

9、特的文件整理方式。建立12個(gè)(每個(gè)月一個(gè))另加31個(gè)子(一天一個(gè))。把每天要完成的工作放在相應(yīng)的里。這樣在每天開(kāi)始的時(shí)候，打開(kāi)那天所對(duì)應(yīng)的，把文件全部放到桌面上或者放到"today"中。然后把空的移到下個(gè)月對(duì)應(yīng)的位置。如果你又是一天不能完成當(dāng)天的工作，那就把它放到明天對(duì)應(yīng)的中。這個(gè)系統(tǒng)可以幫助你整理記錄每天的任務(wù)，也可以作日記本用。對(duì)于任何一個(gè)高效方便的文件歸檔系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，適合你是最重要的。在某種程度上它取決于你工作的性質(zhì)。所以，沒(méi)有一個(gè)萬(wàn)能的方法去做歸檔，你也可以根據(jù)這些小建議定制出一套適合自己的系統(tǒng)。要點(diǎn)：你是否經(jīng)常因?yàn)樵诔啥训牧闼槲募镎屹Y料而浪費(fèi)很多時(shí)間?當(dāng)面對(duì)壓力時(shí)

10、，你能不能很快找到你要的信息?花費(fèi)寶貴的時(shí)間找東西實(shí)在是讓工作變得很無(wú)趣，也會(huì)給你帶來(lái)很多壓力。這些簡(jiǎn)單的關(guān)于文件歸檔整理的技巧可以教會(huì)你如何整理信息并保存它們。把它變成你生活的一部分：我們知道這個(gè)很枯燥，但是你知道你必須這樣做！下周抽出一個(gè)小時(shí)時(shí)間，建立起一套適合你的文件歸檔系統(tǒng)吧！電腦文件整理招數(shù)懶人，從來(lái)都是不會(huì)經(jīng)常整理文件的，不過(guò)時(shí)間一長(zhǎng)，眾多的文檔分布在硬盤的各個(gè)角落，用目錄進(jìn)行整理保存，工作量大、查看起來(lái)也不方便且還會(huì)浪費(fèi)不少的磁盤空聞；用壓縮工具打包，盡管可以節(jié)約空間但是卻無(wú)法直接編輯修改或查看壓縮包中的文件。這些招，懶人怎么會(huì)用，他們自有妙招！再多再亂的文件也能整理得井井有條，

11、關(guān)鍵是不費(fèi)力哦！懶招1，自動(dòng)提取亂中取勝小張起初將照片、Office文檔、電影、音樂(lè)等文件一股腦地存放在某一個(gè)磁盤分區(qū)，剛開(kāi)始文件少使用起來(lái)倒也方便，但隨著時(shí)間的推移，文件數(shù)量劇增，每次找所需的文件都要瞪大眼睛，不過(guò)有了MY文檔管理器(下載地址：就不用擔(dān)心了。第一步，下載MY文檔管理器，解壓到任意目錄，直接雙擊其中的可執(zhí)行性文件即可使用。依次單擊"節(jié)點(diǎn)操作添加節(jié)點(diǎn)"，分別添加多個(gè)節(jié)點(diǎn)，如"辦公文檔"、"電影"等，這樣做的目的是方便歸類。第二步，在小張的F盤中的TEST目錄下有眾多的RM、MP3、JPG、DOC、TXT格式的文件，現(xiàn)在他

12、要把JPG格式的文件提取到"照片"類別中。依次單擊"系統(tǒng)配置文件過(guò)濾"選項(xiàng)，打開(kāi)Dialog對(duì)話框，輸入"*.doc"，單擊"添加"按鈕，意思是過(guò)濾掉所有類型為".DOC"的文件。然后按照同樣的方法，將"*.txt"、"*.rm"、"*.MP3"一一添加進(jìn)來(lái)。第三步，雙擊左側(cè)窗格中的"照片"節(jié)點(diǎn)，然后依次單擊"記錄操作導(dǎo)入記錄樹(shù)"命令，在打開(kāi)的對(duì)話框中單擊瀏覽按鈕，打開(kāi)"F：test&q

13、uot;目錄，單擊"確定"按鈕之后就可以將格式為JPG的文件提取出來(lái)并添加到"照片"節(jié)點(diǎn)中了。懶招2，不同的電腦統(tǒng)一的管理小張是電愛(ài)的Fans，工作之余常常為雜志寫稿，他寫完的和正在處理的稿件一般都存在一個(gè)稿件里。不過(guò)時(shí)間一長(zhǎng)，家里的電腦(PC1)和單位的電腦(PC2)上都有這個(gè)。時(shí)常需要通過(guò)移動(dòng)硬盤(U盤)在兩臺(tái)電腦之間傳遞，使用和管理都很不方便。不過(guò)他現(xiàn)在用優(yōu)盤就可以統(tǒng)一管理了。第一步，將上文提到的那個(gè)MY文檔管理器解壓后直接拷貝到優(yōu)盤上。把優(yōu)盤插到PC1上，并運(yùn)行軟件，依次單擊"記錄操作導(dǎo)入記錄樹(shù)"命令，在隨后彈出的對(duì)話框中設(shè)置

14、好"稿件"的根目錄，將"導(dǎo)入深度"設(shè)置為"5"，單擊"確定"后，稍等片刻，軟件就把PC1上的"稿件"導(dǎo)入到MY文檔管理器中。小提示：通過(guò)這種方式導(dǎo)入到程序中的僅僅是文件的路徑、文件名等屬性信息，并不是文件本身。第二步，把優(yōu)盤插到PC2上，按照同樣的方法導(dǎo)入PC2上的"稿件"文件。以后要編輯"稿件"里的文件，你自己根本不用記住哪臺(tái)電腦的哪個(gè)路徑，只要把優(yōu)盤插入到電腦，運(yùn)行MY文檔管理器，就可以直接編輯了。第三步，為方便在異地使用，小張決定為當(dāng)前正在處理的稿件

15、增加一個(gè)副本。在需要異地處理的稿件上右鍵單擊，選擇"復(fù)制文件到(自動(dòng)添加副本)"命令，在彈出的對(duì)話框中將保存目錄設(shè)置為優(yōu)盤上的某個(gè)目錄即可。這樣，就可以在優(yōu)盤上編輯PC1或PC2的稿件了。小提示：對(duì)于PC1、PC2上的同名文件，MY文檔管理器以不同的磁盤號(hào)+文件路徑來(lái)標(biāo)識(shí)文件記錄，因此，對(duì)于不同電腦上的同名文件，甚至是路徑和文件名完全相同的文件，程序也可以準(zhǔn)確識(shí)別哪個(gè)是哪個(gè)。懶招3多種文件批量移動(dòng)要將文件管理得井然有序，就免不了要進(jìn)行復(fù)制、刪除、移動(dòng)等等操作，如果一個(gè)個(gè)進(jìn)行操作，工作量是非常巨大的。這時(shí)我們就需要借助于Belvedere Automated File Man

16、ager(下載地址：進(jìn)行批量操作了。例如我們想把"F：test"目錄中的所有照片移動(dòng)到F盤中的"北京游照片"目錄中，可以按以下方法進(jìn)行。第一步，建立"F：test"目錄后在"rule"一欄中，單擊"+"按鈕，建立一個(gè)規(guī)則。在"Descriptior"文本框中為當(dāng)前規(guī)則起一個(gè)名字如"批量整理移動(dòng)"。單擊第一個(gè)下拉列表，在這里可以選擇Name(文件名)、Extension(擴(kuò)展名)、Size(大小)等進(jìn)行操作，這里選擇擴(kuò)展名"Extension&qu

17、ot;。單擊第二個(gè)下拉列表，在這里設(shè)置的是操作條件，有is(是)、is not(不是)、contains(包含)等操作可供選擇，這里選擇的是"is"。接下來(lái)，在最后的文本框中輸入圖片文件的擴(kuò)展名，示例中是"JPG"。定義的規(guī)則合起來(lái)的意思就是"擴(kuò)展名是JPG"。第二步，在"Do the following"區(qū)域設(shè)置操作動(dòng)作，單擊第一個(gè)下拉列表進(jìn)行操作動(dòng)作的選擇，有"Move file(移動(dòng))、Rename file(重命名)、Delete file(刪除)"等動(dòng)作可供選擇，我們要批量移動(dòng)，那就選

18、擇重命名"Move file(移動(dòng)文件)"。接下來(lái)，單擊后面的按鈕選擇"F：北京游照片"目錄。第三步，規(guī)則設(shè)置完畢，單擊"Test"按鈕應(yīng)用規(guī)則，程序即可一次性地將所有擴(kuò)展名為"JPG"的圖片文件移動(dòng)到"F：北京游照片"目錄中了。懶招4提綱挈領(lǐng)一點(diǎn)即得在前面幾大懶招的幫助下，你電腦里的文件應(yīng)該已經(jīng)有點(diǎn)類別了吧。如果從此想告別懶人的生活，那就要養(yǎng)成管理文件的好習(xí)慣了。第一步，在你保存資料的電腦分區(qū)中，要接類別建立多個(gè)，可以按用途分為：學(xué)習(xí)、娛樂(lè)、暫存、工作、下載，在娛樂(lè)下又可以建立二級(jí)目錄：電影、歌曲、動(dòng)畫等。也可以按照常見(jiàn)的文件性質(zhì)進(jìn)行，例如分為：圖片、電影、電子書、安裝文件等，當(dāng)然也可以按照你的需要再建立二級(jí)目錄，以后每有文件需要保存就按這個(gè)類別保存到相應(yīng)的目錄。第二步，雖然現(xiàn)在已經(jīng)把文件分門別類存放了，但時(shí)間長(zhǎng)了，目錄太深，一層一層查找也很麻煩的，在EXCEL里建一個(gè)目錄就可以統(tǒng)一管理了。運(yùn)行EXCEL后，新建一個(gè)表格，然后按照我們的方式隔行輸入：圖片、電影、電子書，在圖片下再建立二級(jí)目錄名，例如明星、汽車、壁紙等