辦公室管理設(shè)計題

1、精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-四、設(shè)計題：1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙 (2 刀) ，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?(P13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料， 在文件夾上貼上相應(yīng)的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書

2、應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里； 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121)答：（1）接受任務(wù)；（2）了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。3康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室

3、、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12：00 召開全廠中層干部大會， 討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃， 地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123)答 : 他應(yīng)考慮 1) 會議名稱 ;(2) 出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預定時刻） （4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（5）議題；（或議事日程）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，

4、或當天應(yīng)備的資料等4文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細節(jié)？ (P145)答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言， 應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思， 簡略記下發(fā)言的要點。 會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務(wù)， 認真傾聽其他人意見， 不要當眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認識。要求與會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文件夾。以作查證。-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-5麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場， 決定

5、召開專家座談會， 對新產(chǎn)品進行評估， 辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會？ (P150)答：（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； （2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負責引導、組織、可不做記錄； （5）詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（7）會場應(yīng)準備些飲料、 茶點，邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。6某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處， 公司還租了汽車來接送來賓，為

6、圓滿結(jié)束這次會議， 辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ (P134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子； （2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)； （3）有留言時，切記務(wù)必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾； （8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。7科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副

7、經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個月工作 30 天、一天工作 8 小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。請計算會議的成本。 (P161)答：（1）會議成本 2×3 （G+S）× Tn+ 后勤開支 6（GS） T.n 后勤開；（2）G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10 元，（2400÷30÷8）；（3）S參加會議人員每小時人

8、均其他收入數(shù)；其他收入為 2.5 元。（600÷30÷8）；（4）T參加會議人員人均到會時間為 5 小時；（5）N參加會議人數(shù)為 50 人（ 46+4）；（6）后勤開支等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800（200+100+10×50）；（7）會議成本 6×（ 10+2.5 ）× 5×50+80018750+80019550（元）8文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-答：（1）整理好旅行過程中所

9、有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用。 （2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告， 送上司過目或批準， 然后存檔備案。（3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)， 繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（ 4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。9文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186) 履行哪些職責？ (P1182)答：（1）準備旅行計劃和旅館信息。 旅行計劃表要

10、說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、 火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯校瑢懨鞒鞘泻蛧颐?，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。 （3）為商務(wù)洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。 （6）安排差旅費。（7）建立旅行旅館信息資料庫。 隨時與旅行社聯(lián)系， 建立最新信息充實自己的資料庫。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。10某公司成立三周年， 準備舉行大

11、型宴會， 辦公室人員應(yīng)該如何做好準備，要做哪些工作？ (P126)答：（1） 客人的選擇。確定名單， 再請上司核定。（2）確定時間。如果是涉外宴請， 宴請時間應(yīng)該按照國際慣例， 征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。 （4）擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2 份菜單，供上司挑選。（5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名， 被邀請人姓名、 宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回

12、函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。11文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品， 向他人贈送禮品， 在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ (P223)-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-答：在贈禮前必須搞清贈禮目的， 如是為周年慶典、 生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；

13、（2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。 時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 （4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。 （5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分， 適合對方。（6）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 （7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。 （8）文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)日名單， 上司可以在上面作一些增減， 表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。 （9）為

14、了避免所送禮物的重復， 文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 德國代表團一行 9 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜， 辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P152)答：（1）接受任務(wù)。（2）了解來賓、制訂計劃。 （3）預訂食宿。（ 4）歡迎來賓、商議日程。（5）禮節(jié)性拜訪、宴請。（6）正式會談。（ 7）簽訂協(xié)議書。（ 8）陪同參觀游覽。（9）互贈禮品。（10）歡送來賓、接待小結(jié)。13某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上

15、司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223)答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。14總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付， 小付應(yīng)該怎樣做？ (P248)答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖vk 因事外出，須經(jīng)批準交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并審核簽名

16、；并要將蓋用文件名稱、 編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等詳細登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15. 康橋賓館位于本市南京西路號， 是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9：00 至 12：00 召-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-開全廠中層干部大會， 討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃， 地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？答案 :（1）會議的名稱：（2）出席會議者的姓名或組織、部門的

17、名稱；（ 3）日期、時間（開始到結(jié)束的預定時刻） ；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室） ； （5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖） ；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應(yīng)備的資料等。16. 某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。 公司的大型會議室有各種會議用品， 室外有接待處， 公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？答案 : （1）要替搭車回去的人安排車子； （2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)； （3）有留話時，切記務(wù)

18、必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏； （5）要為參加會議的人員送行； （6）文秘人員離去前。 要檢查煙灰缸、 字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅； （7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回； （9）關(guān)緊門窗并上鎖； （10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。17. 小李是剛到公司的文員， 公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、 儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙 (2 刀) ，要求小李整

19、理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做?(P13)電話放在辦公桌左邊 , 便于左手摘機 , 右手做記錄 ; 電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料 , 在文件夾上貼上相應(yīng)的標識條；各種筆 , 膠水 , 剪刀 , 印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里； 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層 , 復印紙放在下面幾層18. 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作， 上海以品牌、 技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李

20、作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121) (1) 接受任務(wù)； (2) 了解來賓；(3) 制訂計劃； <4) 預訂食宿；<5)-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-迎接來賓； <6) 商議日程；<7) 安排會談；<8) 陪同參觀； (9) 送別客人；(10) 接待小結(jié)?？禈蛸e館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12：00 召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃， 地點就在康橋賓館的12

21、 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123)(1) 會議的名稱；(2) 出席會議者的姓名或組織 , 部門的名稱； (3) 日期 , 時間 ( 開始到結(jié)束的預定時刻 ) ；(4) 地點 :( 具體在幾樓幾號會議室 ) ；（5) 議題 ( 或者議事日程 ) ；(6) 主辦者的聯(lián)絡(luò)處 , 電話號碼等； (7) 開會所在地 , 建筑物名稱 , 幾樓 , 電話號碼 ( 必要時可附上地圖 ) ；(8) 注意事項 , 是否備有餐點 , 有否停車場 , 或當天應(yīng)備的資料等。19. 文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細節(jié)？ (P145) 文秘人員如

22、果在會議上要發(fā)言 , 應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下 , 作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思 , 簡略記下發(fā)言的要點 , 條理清楚 , 重點突出 . 即使是即席發(fā)言 , 呀要想好了再說 , 講什么 , 怎么講 , 哪些可以敘述 , 哪些必須強調(diào), 都事先有個框架 . 這樣才能使你的發(fā)言清晰明了 , 富有感染力 . 會議上應(yīng)始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱誠的表情 , 用規(guī)范的言語和抑揚頓挫的響亮聲調(diào)說話 , 并控制發(fā)言的時間 , 必要時可用目光掃視聽眾 , 以引起他們的注意 , 也可以在某些時候坐一停頓 , 以給聽眾思考余地 . 雖然文秘人員的會議通常是非正式的 , 進行過程中還是要加以引導 . 要求別人回答

23、時 . 一次只叫一位發(fā)言人 , 并緊緊圍繞議程或主題順序進行 . 如果討論稿偏離了主題 , 應(yīng)該提醒各位時間有限 . 在某件事上有不同意見的時候 , 不必進行正式的投票 , 表示接受或反對這些意見的即可 . 如果是一位助手 , 你給他分配一些日常的工作人， 提示一下解決問題的方法 , 再問他有沒有問題即可 . 在很多人參加的會議上 , 不要當眾批評某人 . 應(yīng)該給其他與會者發(fā)言的機會 , 認真傾聽他們的意見. 最后 , 對討論和任何決定了的事進行總結(jié) , 同意大家的認識 . 每位參加會議的人都要做好筆記 , 特別是任務(wù)分配或作出關(guān)于各種程序的決定時 . 主持會議 , 則要作好筆記并把每次會議機

24、要的打印件存放進一個專門的文件夾 , 如果日后出現(xiàn)問題 , 可以查看筆記 , 證實某一天你曾給某人安排了工作等20. 麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場， 決定召開專家座談會， 對新產(chǎn)品進行評估， 辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會？ (P150) (1) 座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學者 , 能獨立思考 , 有主見又敢于發(fā)表意見者；(2) 座談會以小型為主 , 人數(shù)以七 , 八人為宜；<3)座談會上 , 文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； <4) 主持人負責引導 , 組織 , 可不做記-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值

25、得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-錄； (5) 詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； <6) 座談會的時間不必嚴格規(guī)定 , 可長可短；(7) 會場應(yīng)準備些飲料 , 茶點 , 邊吃邊談 , 可使氣氛輕松。21. 某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。 公司的大型會議室有很各種會議用品， 室外有接待處， 公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議， 辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ (P134)(1) 要替搭車回去的人安排車子 (2) 在接待處暫時代為保管的衣物 , 不要遺失或被人錯領(lǐng) , 冒領(lǐng) (3) 有留話時 , 切記務(wù)必傳達 (4) 檢查

26、會場有無物品遺漏 (5) 要為參加會議的人員送行 (6) 文秘人員離去前 , 要檢查煙灰缸 , 字紙簍有無易燃的東西 , 如有 , 則必須加以熄滅(7) 桌, 椅早先若有移動 , 必須還原 ; 洗滌煙灰缸 , 茶具等 , 并收拾妥當 ,倒去垃圾 (8) 攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9) 關(guān)緊門窗并上鎖。22. 科達公司召開中層干部擴大會議， 參加人員為總經(jīng)理、 副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個月工作 30天、一天工作

27、 8 小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。請計算會議的成本。(P161) (1) 會議成本 =2×3(G+S) × Tn+ 后勤開支 =6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10 元， (2400 ÷30÷8) (3)S 參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為25 元。(600 ÷30÷8) (4)T 參加會議人員人均到會時間為5 小時； (5)n 參加會議人數(shù)為50人(46+4) ；(6) 后

28、勤開支等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10×50) (7) 會議成本一 6× (10+2 5) ×5× 50+800 =18750 一-800 =19550( 元)23. 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)(1) 整理好旅行過程中所有的單據(jù) , 憑證 , 送上司審閱 , 簽字后向財務(wù)部門報銷 , 或者結(jié)算預支的出差費用 (2) 回到公司上班后 , 應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報 . 如果是與上司同行的 , 可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告 , 送上司過目或批準 , 然后存檔備案 (3)

29、盡快恢復正常工作和生活狀態(tài) , 繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4) 把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士 , 單位等情況做好記錄 , 以便將來有用 (5) 對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員 , 分別去函或去電表示感謝。24. 文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準備工作， 在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186) 履行哪些職責？ (P1182)(1) 準備旅-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-行計劃和旅館信息 . 旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點 , 是乘飛機還是汽車 , 火車或輪船 , 出發(fā)和到達的日期及時間 , 座位情況 ,

30、 旅館情況.(2) 制定約會計劃 . 約會計劃表包括 : 城市名和省 ( 州) 名 ( 如果是國外旅行 , 寫明城市名和國家名 ), 日期和時間 , 與上司約會者的姓名 , 公司和地址 , 電話號碼 .(3) 為商務(wù)洽談收集資料 .(4) 決定旅行用品 . 把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單 .(5) 考慮行李問題 . 通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息. 為每件 : 行李準備識別標簽 .(6) 安排差旅費 .(7) 建立旅行旅館信息資料庫 . 隨時與旅行社聯(lián)系 , 建立最新信息充實自己的資料庫 .(8) 辦理旅行保險 , 如意外傷害保險等。25. 某公司成立三周年， 準備舉

31、行大型宴會， 辦公室人員應(yīng)該如何做好準備，要做哪些工作？ (P126) (1) 客人的選擇 . 確定名單 , 再請上司核定 .(2) 確定時間 . 如果是涉外宴請 , 宴請時間應(yīng)該按照國際慣例 , 征詢客人的意見 , 要避免選擇對方的重大節(jié)假日 .(3) 會場的選擇 . 要考慮宴會的性質(zhì) , 客人的數(shù)目 , 以及預算費用等 , 考慮宴會的形式與氣氛等。26. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品， 向他人贈送禮品， 在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ (P223)(1) 在贈禮前必須搞清贈禮目的, 如是為周年慶典 , 生日 , 結(jié)婚 , 榮升 , 喬遷 , 或是圣誕節(jié) , 中秋節(jié)等 (2) 還要清楚

32、贈禮對象身份 , 愛好 , 文化背景 , 性格習慣等 ;(3) 在日歷上應(yīng)該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意 . 時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境 .(4) 還應(yīng)熟知以下規(guī)則 : 除非上司有特殊的要求 , 不必送太昂貴的禮物 , 只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可 .(5) 要看對方的實際情況選擇禮品 , 做到恰如其分 , 適合對方 .(6) 贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標價 , 并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下 .(7) 如果不是親自送禮 , 應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片, 賀卡.(8) 文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)日禮物名單 , 上司可以在上面作一些增減, 表示是否同意你提的建議或

33、者提出一些其他的意見 , 以及標明價格范圍 .(9) 為了避免所送禮物的重復 , 文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄27. 上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作， 德國以品牌、 技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 德國代表團一行 9 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜， 辦公室主任請小李作好準備。 假如你是小李， 你怎樣設(shè)計這個接待方案？ (P103) 接受任務(wù)；了解來賓；制定計劃；預定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結(jié)。28. 某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，

34、上司要求文-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-員小陳購買禮物贈送， 小陳應(yīng)如何辦？ 要考慮哪些因素？ (P223) 了解清楚德方總經(jīng)理的愛好 , 文化背景 , 性格習慣等 , 求上司意見或同意 , 在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物 , 較合適的生日禮物是有中國特色的, 總經(jīng)理又比較喜歡的物品贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標價, 并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國公司的名稱 , 讓上司親自送給德方總經(jīng)理29. 總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付， 小付應(yīng)該怎樣做？ (P248) 小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽

35、屜或保險箱內(nèi) , 鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放 , 隨印隨鎖 ; 如因事外出 , 須經(jīng)批準交他人代管；加蓋單位公章 , 須經(jīng)總經(jīng)理批準 , 并審核簽名；并要將蓋用文件名稱 , 編號 , 日期 , 簽發(fā)人 , 領(lǐng)用人 , 蓋章人等項詳細登記；加蓋印章必須做到用力均勻 , 使印章端正 , 完整。30. 麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力， 以制定合適的價格打入市場， 決定召開專家座談會， 對新產(chǎn)品進行評估， 辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會 ?(1) 座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2) 座談會以小型為主，人數(shù)以七、L

36、人為宜；(2 分)(3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(1分)(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(1分)(5) 詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(2 分(6) 座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；(1 分)(7) 會場應(yīng)準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，(1 分)31. 科達公司召開中層干部擴大會議， 參加人員為總經(jīng)理、 副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個月工作 30天、一天工作 8 小時

37、。會議后勤費用開支有：文件材料費200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。請計算會議的成本。1) 會議成本 =2×3(G+S) × Tn+ 后勤開支 =6(G+S)T·n+后勤開支(2)G- 參加會議人員的每小時人均工資數(shù)； 每個人每小時平均工資為 10 元， (2400 ÷30÷8)(3)S 參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-25元。 (600 ÷30÷8) (1 分)(4)T參加

38、會議人員人均到會時間為 5 小時； (1 分)(5)n 參加會議人數(shù)為 50 人(46+4) ；(1 分)(6) 后勤開支等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10×50)(7) 會議成本一 6×(10+2 5) × 5×50+800 =18750 一-800=19550(元)(2 分)32. 康橋賓館位于本市南京西路號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9：00 至 12：00 召開全廠中層干部大會， 討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃， 地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由

39、總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？（1）會議的名稱：（2 分）（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱； （2 分）（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預定時刻） ；（2 分）（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室） ；（2 分）（5）議題（或者議事日程） ；（2 分）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等； （1 分）（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（2 分）（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應(yīng)備的資料等。（2 分）34. 某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。 公司的大型會議室有各種會議用品， 室外有接待處，

40、 公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子； （2 分）（2）在接待處暫時代為保管的衣物， 不要遺失或被人錯領(lǐng)、 冒領(lǐng)；（2 分）（3）有留話時，切記務(wù)必傳達； （1 分）（4）檢查會場有無物品遺漏； （1 分）（5）要為參加會議的人員送行； （1 分）（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（2 分）（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（ 2 分）（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回； （1 分）（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（1 分）（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。 （2 分）-精品文檔-精品文檔就在這里- 各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-35. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做 ?1) 在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等