總工室管理細(xì)則

1、總工室作為集團(tuán)公司開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)管理的機(jī)構(gòu)， 對(duì)集團(tuán)公司開發(fā) 建設(shè)項(xiàng)目提供技術(shù)支持，提升建設(shè)產(chǎn)品品質(zhì)，促進(jìn)開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì) 效益及社會(huì)效益的提咼。總工室檔案、資料管理制度為規(guī)范本室檔案管理，加強(qiáng)技術(shù)類檔案管理力度，現(xiàn)以總工室檔案歸檔范圍及流程為主線制定本制度。一、總工室檔案歸檔范圍：1、圖紙、材料樣板類：總工室下發(fā)的各類圖紙（包括施工藍(lán)圖、設(shè) 計(jì)院出具的設(shè)計(jì)變更及白圖、總工室下發(fā)的白圖），材料樣板，各類 圖紙電子版本的光盤。2、工程技術(shù)類：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)合同、勘察報(bào)告以及報(bào)集團(tuán) 的方案確認(rèn)資料等。3、各部聯(lián)系單及往來文件：工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單（包括發(fā)給公司各部門及其他合作單位、發(fā)至集團(tuán)設(shè)計(jì)院）

2、、本部門所收的業(yè)務(wù)聯(lián)系單等。4、集團(tuán)下發(fā)設(shè)計(jì)條件及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等。5、國家及地方規(guī)范、規(guī)定，地方職能部門的批復(fù)文件。包括規(guī)劃方案、單體方案、初步設(shè)計(jì)、施工圖報(bào)建、施工圖審查等批復(fù)文件的復(fù) 印件。6、綜合類檔案。二、檔案歸檔基本要求：1、歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件 歸檔。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件 并加蓋紅章注明原件存放處。2、歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，工程技 術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文 件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸 檔的電子文件

3、，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。4、聲像檔案資料一般存檔2份，重要的須歸檔10份。5、電子文件歸檔，由各專業(yè)工程師匯總后制成光盤交給本部門資料 員歸檔。三、檔案的歸檔和立卷（一）歸檔時(shí)間1、項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)資料與圖紙辦理完蓋章手續(xù)后當(dāng)天辦理歸檔。2、各批復(fù)方案及批復(fù)意見于設(shè)計(jì)院院長簽閱后當(dāng)天辦理歸檔。3、電子文件在設(shè)計(jì)文件發(fā)出后7個(gè)工作日內(nèi)制成光盤歸檔。4、應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須嚴(yán)格參照公司檔案管理制度向本部門資料員移交集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕移交。5、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者， 對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰。（二）檔案立卷1、立卷原則：綜合檔案按性質(zhì)、類別、

4、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷 技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊(cè)。2、立卷時(shí)間：綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù) 檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷，該工程項(xiàng)目完工 45天內(nèi)完成組卷工作。五、檔案借閱規(guī)定（一）本部門檔案密級(jí)確定與管理1、普通類檔案：一般項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙與文書、公司及本室下發(fā)的一 般性文件都屬于普通檔案。2、密級(jí)檔案：凡本室簽訂的合同、協(xié)議以及標(biāo)有密級(jí)的公司文件等 都屬于密級(jí)檔案。（二）密級(jí)檔案保管要求1、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。2、查閱機(jī)密檔案資料，只能在資料室內(nèi)查閱。3、須在設(shè)備完

5、好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案，且資料室內(nèi)門、柜 應(yīng)做到隨開隨鎖。4、資料室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊 密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。5、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露部門秘密，不準(zhǔn)在公共場 所談?wù)摬块T秘密，不準(zhǔn)通過其他方式傳遞部門秘密。（三）檔案借閱基本程序部門內(nèi)部人員借閱：1、普通檔案借閱，各專業(yè)工程師簽字即可辦理；2、密級(jí)檔案：部門負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理。外部門借閱：1、僅在本部門查閱一般數(shù)據(jù)和信息，本部門負(fù)責(zé)人同意后辦理普通登記手續(xù)即可；2、查閱重要密級(jí)資料，須按借閱管理權(quán)限呈本室負(fù)責(zé)人簽字同意， 不得私自帶出復(fù)印。（四）檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定1、借閱檔案必

6、須15天內(nèi)歸還，若不能歸還，必須辦理續(xù)借手續(xù)。如需較長時(shí)間借閱檔案的寫明相關(guān)原因經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后可辦理。本部門資料員負(fù)責(zé)向到期未歸還檔案的人員催還。2、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得 拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記。3、嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密。4、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作 需要，須報(bào)董事長簽字同意。5、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)歸還檔案。6、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向資料員報(bào)備， 按公司規(guī)定失職問責(zé)處理。7、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要

7、， 須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意方可借出。8、實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用（五）檔案資料借閱審批權(quán)限（含原件和復(fù)印件）1、本部門絕密類的檔案一律不得復(fù)制。2、本部門密級(jí)檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員統(tǒng)一 復(fù)印，注明用途并加蓋“再復(fù)印無效”印章。3、復(fù)印普通檔案，部門負(fù)責(zé)人簽字即可。六、檔案庫房設(shè)置及管理規(guī)定1、資料室由總工室單獨(dú)管理，無關(guān)人員一律不許進(jìn)入。離開庫房要 隨時(shí)關(guān)好門窗，確保檔案安全。2、資料室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理，即防光、防水、防火、防塵、 防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡能全面妥善保管 好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng)。3、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案

8、無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi)。4、定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對(duì)庫房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施七、印章的管理本部門所有印章均由本部門的專職資料員統(tǒng)一保管。（一）印章管理原則1、部門印章須鎖入柜內(nèi)妥善保管，防止被濫用或盜用，確保印章 安全。如有遺失，必須及時(shí)向公司報(bào)告。2、印章管理員必須有高度的原則性，嚴(yán)格按照公司印章管理制度 及集團(tuán)下發(fā)的相關(guān)管理辦法用印。（二）用印審批制度1、所有印章用印，都必須嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理相關(guān)辦法，按照 公司現(xiàn)行文件規(guī)定的審批權(quán)限和審批流程進(jìn)行報(bào)批；特殊情況， 須以有審批權(quán)領(lǐng)導(dǎo)書面簽署的意見為準(zhǔn)。2、印章管理員必須認(rèn)真檢查用印文書是否履行相應(yīng)的審批手續(xù)， 所有審批手續(xù)全部完成、審批內(nèi)容和用印內(nèi)容完全一致且相關(guān)責(zé) 任人均已簽字確認(rèn)才能用印。3、用印審批權(quán)限：總工室部門章最終審批權(quán)人為總工室分管領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)資料的管理職責(zé)：(1)、嚴(yán)格按公司工程檔案管理和印章管理的工作流程、規(guī)章制度 執(zhí)行；、負(fù)責(zé)接收本部門及相關(guān)部門發(fā)送的