總機收發(fā)職責說明書

1、總機收發(fā)職責說明書1.基本資料職位名稱總機收發(fā)崗職位編號所屬部門總經(jīng)理辦公室部門審核人部門類別:批準人2 ?職位關系圖： 直接下級人數(shù)：無 間接下級人數(shù)：無<111亡1 心、 機 收 發(fā) t-Ll總 纟彳 理 秘15JL-U 岡電 腦 網(wǎng)維 護隊 管 理 崗產(chǎn) 理111岡3. 基本目標：3.1來訪客人滿意，解答客戶提出的一些問題。3.2保證員工辦公用品的正常使用。.3.3文件傳遞及時不延誤、不丟失4. 職責權限序 號職責工作量 權重頻次目標項權限使用 文件經(jīng) 辦審 核批 準督 導1負責來訪客人的接待服 務隨時做到禮貌接待熱情周到 服務V2總機電話的轉(zhuǎn)接隨時接聽電話言語應清晰、 禮貌，聲音

2、溫和、親 切；電話響鈴二聲之內(nèi) 接聽來電V3傳真？信件的收發(fā)工作隨時及時做到、無遺漏、無耽擱V4各部門的長途呼叫隨接到長途呼叫要求后V應在五分鐘之內(nèi)呼叫， 遇忙或無人接聽立刻通 知要求呼叫者5內(nèi)部文件信件的傳遞，各 項 目部之間、項目部與寫字樓 之間的文件要在當 天傳遞： 每份傳遞文件要在文件收發(fā) 記錄表上做登記.隨時所有傳遞的文件、單 據(jù) 均做登記，及時準確傳 遞，做到無丟失、無遺 漏、無耽擱V6辦公用品申請及結(jié)算，辦公用品領用、保管每月每天在辦公用品領用登 記表上做個人領用記 錄。月底統(tǒng)計。VV7負責每月快路通費用和 郵局 費用的結(jié)算工作每月準確VV8每月員工生日蛋糕的定做和 結(jié)算每月每月

3、月底做下月的員工生日蛋糕的定單和上月的 結(jié)算。每月20日前將下月 員工生日名單報集團總辦VV9公司規(guī)范的整理隨時收到新的公司規(guī)范后立即收集并做電子文檔保存，在兩周之內(nèi)把新的規(guī) 范給每位經(jīng)理整理一份添 加在原 公司規(guī)范中；讓各 位經(jīng)理在更新后的公司 規(guī)范目錄上簽VV10分機號的修改，員工之間座 位調(diào)整電話號碼互換的更改 和給新入職員工 設置分機號 碼需在天內(nèi)兀成隨時及時完成在入職或離 職 后的第二天作好電 話簿的 更新及動態(tài)跟進VV11離職人員辦公用品及文 具的 回收。收到離職人員的辦公 用品及文具后，當時在離職 手續(xù)表上簽字確認隨時準確V12本崗位及業(yè)務培訓不定積極參加V5?工作聯(lián)系5.1.1

4、. 總辦：有關的日常行政事務5.1.2. 各部門：需傳遞文件的簡單分類、處理和傳遞來電的轉(zhuǎn)接6 ?任職要求6.1. 學歷及專業(yè)背景要求（含資格證書要求）62大專以上學歷6.3. 經(jīng)驗要求：5.2.11年以上行業(yè)經(jīng)驗6.4. 技能要求：641. 基本技能：較強的語言表達能力642. 業(yè)務技能：熟練掌握公司各部門職能6.4.3. 管理技能：具有組織協(xié)調(diào)能力，具有較強的溝通能力6.4.4. 計算機技能：熟練掌握 WORD文字處理和OA辦公自動化管理，熟練掌 握公司業(yè)務處理系統(tǒng)中續(xù)期方面的操作6.5. 有助于提升工作業(yè)績的培訓：6.5.1. 辦公軟件的培訓6.5.2. 客戶服務方面的技巧6.5.3. 行政技能培訓7?使用文件7.1. BJ-QP-MA002內(nèi)部溝通程序7.2. BJ-QP-DC003文件收發(fā)控制程序 8?其他加班強度（不包括培訓和調(diào)休）平均出差