客戶投訴處理程序

1、文件審批制定審核批準(zhǔn)版本生效日期修訂記錄體系文件XXXXXX適用體系ISO9001客戶投訴處理程序文件編號(hào)制定部門文件會(huì)簽會(huì)簽部門確認(rèn)/日期版本生效日期修訂記錄正/副本印章：義控中心印章：xxxxx文件版本：A/2適用體系文件編號(hào)客戶投訴處理程序ISO9001031 .目的：及時(shí)有效的處理客戶投訴，確保顧客滿意。2 .范圍：適用于公司管理服務(wù)過(guò)程中所出現(xiàn)的各種投訴處理工作。3 .職責(zé)3.1 業(yè)務(wù)支援部：接收客戶投訴，并根據(jù)處理結(jié)果回復(fù)客戶以及跟蹤客戶投訴處理的效果。3.2 物流部：負(fù)責(zé)因運(yùn)輸類問(wèn)題引起客戶投訴的分析和處理。3.3 技術(shù)部/上海研發(fā)中心：負(fù)責(zé)日化類產(chǎn)品因配方問(wèn)題引起客戶投訴的分析

2、和處理。3.4 研發(fā)中心：負(fù)責(zé)食品類產(chǎn)品因配方和設(shè)計(jì)問(wèn)題引起客戶投訴的分析和處理。3.5 品質(zhì)保證部：負(fù)責(zé)接收業(yè)務(wù)支援部所提供的客戶投訴，并進(jìn)行分析、處理和跟進(jìn)整改情況。4 .客戶投訴處理流程4.1 投訴判定：業(yè)務(wù)支援部產(chǎn)品組負(fù)責(zé)接收客戶投訴，投訴收集渠道包括但不僅限于：電話投訴、在線咨詢、來(lái)人、書面信函、電子郵件、傳真等。同時(shí)根據(jù)相關(guān)規(guī)定判定投訴的合理性，根據(jù)不同的判定結(jié)果，處理方式如下：4.1.1 投訴不成立：業(yè)務(wù)支援部以婉轉(zhuǎn)的方式回復(fù)客戶，通過(guò)溝通消除誤會(huì)。投訴類別包含但不僅限于如下情況：4.1.1.1 個(gè)人保存不當(dāng)造成的產(chǎn)品質(zhì)量不良。如：受潮結(jié)塊，包裝損壞等。4.1.1.2 個(gè)人體質(zhì)原

3、因不適合使用公司產(chǎn)品（如過(guò)敏等）。4.1.1.3 產(chǎn)品特性導(dǎo)致濃稀度、顏色、口感有稍微差異等。4.1.1.4 產(chǎn)品改版導(dǎo)致外觀包材的文字、顏色、版式不同等4.1.1.5 不合乎情理的投訴。4.1.2 正常投訴：業(yè)務(wù)支援部將投訴轉(zhuǎn)交至品質(zhì)保證部質(zhì)量監(jiān)控室跟蹤處理。（注：初步判斷原因不明的投訴按此方式處理）4.1.2.1 產(chǎn)品中有異物、少量。xxxxx文件版本：A/2適用體系文件編號(hào)客戶投訴處理程序ISO9001034.1.2.2 外包裝受損、包材不良、產(chǎn)品漏液等問(wèn)題。4.1.2.3 非產(chǎn)品特性導(dǎo)致的口感、氣味、濃稀度不同等。4.1.3 非正常投訴：向公司索取超過(guò)退換貨規(guī)定、雙方約定和法定標(biāo)準(zhǔn)的賠

4、償要求，給公司造成重大損失的行為。按產(chǎn)品非正常投訴處理作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行處理。4.1.4 投訴判定的同時(shí)發(fā)送回執(zhí)至客戶告知投訴已在處理中。4.2 接收客戶投訴：4.2.1 接受客戶投訴時(shí)應(yīng)明確以下內(nèi)容：4.2.1.1 投訴信息內(nèi)容完整，至少包括不良原因描述，生產(chǎn)日期和批號(hào)，投訴人，投訴人聯(lián)絡(luò)方式；銷售單或加蓋專賣店公章的說(shuō)明書。4.2.1.2 獲得投訴樣品。4.2.2 匯總以上信息編制產(chǎn)品咨詢/投訴分析表以及在客戶投訴登記表中做好客戶投訴登記，以便后續(xù)跟蹤處理。4.2.3 初步判斷投訴樣品，屬于4.1.1所包含類型先給予顧客更換產(chǎn)品，根據(jù)4.8、4.9內(nèi)容進(jìn)行處理；屬于4.1.2所包含類型將投訴樣

5、品轉(zhuǎn)交質(zhì)量監(jiān)控室，根據(jù)下述流程內(nèi)容進(jìn)行處理。4.3 類型判斷：品質(zhì)保證部質(zhì)量監(jiān)控室根據(jù)業(yè)務(wù)支援部提供的產(chǎn)品咨詢/投訴分析表判斷客戶投訴問(wèn)題的類型，并根據(jù)判斷結(jié)果將客戶投訴轉(zhuǎn)交至相關(guān)部門進(jìn)行分析和處理：4.3.1 OEMF品質(zhì)量問(wèn)題：由品質(zhì)保證部原輔料監(jiān)控室進(jìn)行原因分析和處理；4.3.2 配方或設(shè)計(jì)問(wèn)題：日化產(chǎn)品配方問(wèn)題由技術(shù)部/上海研發(fā)中心進(jìn)行原因分析和處理；食品產(chǎn)品由研發(fā)中心進(jìn)行原因分析和處理。4.3.3 自產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題：由品質(zhì)保證部食品/日化過(guò)程監(jiān)控進(jìn)行原因分析和處理。4.3.4 經(jīng)判斷屬于運(yùn)輸過(guò)程中造成的貨物損壞問(wèn)題交由物流部進(jìn)行原因分析處理xxxxx文件版本：A/2適用體系文件編號(hào)客

6、戶投訴處理程序ISO9001034.4 分析處理：各部門在接到質(zhì)量監(jiān)控室轉(zhuǎn)交的投訴及樣品后開展原因分析及制定整改措施，并在客戶投訴分析處理表中記錄調(diào)查原因和處理結(jié)果，作為產(chǎn)品咨詢/投訴分析表中“涉及部門情況調(diào)查”一欄中的信息輸入。4.5 審批：各部門將客戶投訴分析處理的結(jié)果經(jīng)部門主管審批后提供至質(zhì)量監(jiān)控室。4.6 結(jié)果反饋：質(zhì)量監(jiān)控室將各部門處理的投訴結(jié)果反饋至業(yè)務(wù)支援部，同時(shí)進(jìn)行記錄。4.7 確認(rèn)處理方式：業(yè)務(wù)支援部產(chǎn)品組根據(jù)產(chǎn)品咨詢/投訴分析表中客戶投訴調(diào)查分析的結(jié)果提出客戶投訴的處理方式，處理方式為退貨或者換貨，具體條件如下：4.7.1 退貨：保質(zhì)期內(nèi)的產(chǎn)品滯銷、終止?fàn)I業(yè)或其他合理問(wèn)題4

7、.7.2 換貨：4.7.2.1 客戶保存不當(dāng)造成的質(zhì)量問(wèn)題；4.7.2.2 運(yùn)輸途中發(fā)生貨物損壞；4.7.2.3 產(chǎn)品外包裝損壞；4.7.2.4 客戶使用不滿意；4.7.2.5 經(jīng)核查屬產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等。4.8 審批：退貨或換貨處理方式，根據(jù)涉及金額提交至相關(guān)人員審批，具體審批權(quán)限如下：I4.8.1產(chǎn)品金額w10000元，由直接主管批準(zhǔn)；I4.8.2產(chǎn)品金額10000元，由部門最管主管批準(zhǔn)。4.9 退/換貨：業(yè)務(wù)支援部產(chǎn)品組根據(jù)經(jīng)過(guò)審批的產(chǎn)品咨詢/投訴分析表的處理方式進(jìn)行處理，需要更換產(chǎn)品的在協(xié)同管理系統(tǒng)中填寫物品領(lǐng)用單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后流轉(zhuǎn)至銷售部零售處領(lǐng)取產(chǎn)品，領(lǐng)取產(chǎn)品后直接寄予顧客/專賣店。4

8、.10 回復(fù)客戶：退換貨的同時(shí)，業(yè)務(wù)支援部產(chǎn)品組將處理結(jié)果回復(fù)至客戶。4.11 收集客戶意見：受理客戶投訴的職員應(yīng)盡快收集客戶對(duì)處理結(jié)果的反饋意見xxxxx文件版本：A/2適用體系文件編號(hào)客戶投訴處理程序ISO9001034.11.1 投訴處理完畢后發(fā)送產(chǎn)品投訴滿意度調(diào)查表至專賣店郵箱，要求專賣店根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行填寫并回復(fù)。4.11.2 專賣店回復(fù)滿意咨詢歸檔。4.11.3 專賣店回復(fù)不滿意，向部門主管反映并按主管批示再次與顧客溝通直到達(dá)成一致。4.12 歸檔：4.12.1 客戶投訴處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)支援部將產(chǎn)品咨詢/投訴分析表歸檔，并每月對(duì)客戶投訴情況進(jìn)行整理和匯總，并將結(jié)果提供至相關(guān)部門（包括物流部、質(zhì)保部、技術(shù)部、研發(fā)中心、體系運(yùn)營(yíng)組），以便對(duì)投訴再跟進(jìn)。4.12.2 歸檔時(shí)將各部門回答意見之答案進(jìn)行分類，在重復(fù)出現(xiàn)相同/同類投訴意見時(shí)由業(yè)務(wù)支援部解答。4.13 匯總分析：品質(zhì)保證部質(zhì)量監(jiān)控室每半年對(duì)成立的客訴進(jìn)行一次匯總，并將匯總的結(jié)果反饋到投訴分析部門（小組），并由投訴分析部門（小組）制定改進(jìn)方案。4.14 改進(jìn)：各部門根據(jù)改進(jìn)方案的內(nèi)容實(shí)施改進(jìn)。5相關(guān)文件0 服務(wù)提供控制程序1 產(chǎn)品非正常投訴處理作業(yè)指導(dǎo)書2 客戶投訴匯總分析作業(yè)指導(dǎo)書