迎審技巧培訓(xùn)教材

1、第一章 審核前工作1、與審核組長(zhǎng)取得聯(lián)系，并確定接送時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話；2、制作必要的歡迎牌；3、后勤工作的按排（接待、荼水、用餐、住宿等準(zhǔn)備） ；4、陪同人員、審核地點(diǎn)安排，包括審核員獨(dú)立工作間（一般會(huì)議室即可） ；5、質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)寫好體系運(yùn)行工作報(bào)告；6、其它安排。第二章 審核程序1. 審核人員蒞臨 :A、 一般審核人員前一天到達(dá)，會(huì)告訴現(xiàn)場(chǎng)考核的項(xiàng)目，單位應(yīng)就此進(jìn)行必要 的安排，如同以前預(yù)計(jì)的較大的變化，應(yīng)立即調(diào)整，并通知相關(guān)人員。B、 后勤及其它安排。2. 審核當(dāng)天審核當(dāng)天 9點(diǎn)開始進(jìn)行正評(píng)的話 ,有責(zé)任的審核員大約會(huì)在 8點(diǎn) 30分蒞臨,受評(píng)工廠/單位 最好善加接待 , 以示尊重。

2、3. 首次會(huì)議 :一般從當(dāng)天 9點(diǎn)開始,進(jìn)行約 30分鐘, ，審核組長(zhǎng)主持， 其目的在于雙方介紹認(rèn)識(shí)、 確認(rèn)審 核日程安排、確定現(xiàn)場(chǎng)考核的項(xiàng)目、授權(quán)簽字人的考核、說明審核所用方法、依 據(jù)與步驟（質(zhì)量體系運(yùn)行介紹控制在十分鐘內(nèi)較好） 。一般本單位人員由最高管理者（層） 、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人參加，并提 前到位，不能讓評(píng)審員等待。4. 現(xiàn)場(chǎng)參觀 : 首次會(huì)議完畢后，再由單位高層及陪同人員帶領(lǐng)審核小組人員參觀各部門，使其對(duì)各受評(píng) 部門有所了解，到各部門，各負(fù)責(zé)人應(yīng)作簡(jiǎn)單介紹。5. 現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地審核 : 參觀完現(xiàn)場(chǎng)回來(lái)之后，審核人員依軟件和硬件組按計(jì)劃分別執(zhí)行審核工作，在現(xiàn)場(chǎng)收集證 據(jù)并記

3、錄結(jié)果。注意所有的實(shí)操考核均按正常委托流程處理（辦理委托、樣品交 接、檢測(cè)、記錄、監(jiān)督、報(bào)告、報(bào)告發(fā)出）6. 考核授權(quán)簽字人：需注意： 1、不合格如何處理（有權(quán)制止等） ；2 、報(bào)告審核程序及要點(diǎn)（報(bào)告的完整性、合理性、合法性） ；3 、本單位申請(qǐng)項(xiàng)目；4 、儀器設(shè)備的校準(zhǔn)狀態(tài)；5 、對(duì)相關(guān)檢測(cè)結(jié)果的評(píng)價(jià)能力，本人負(fù)責(zé)的簽字領(lǐng)域；6 、認(rèn)證和/或認(rèn)可準(zhǔn)則的相關(guān)要求。7. 審核員會(huì)議 : 現(xiàn)場(chǎng)審核完畢時(shí)，所有審核人員會(huì)回到會(huì)議室，分別作當(dāng)日觀查報(bào)告并相互討論，對(duì)不符 合項(xiàng)的確認(rèn)和溝通，最后由主任審核員下最后結(jié)論。8. 末次會(huì)議 : 審核員會(huì)議后，隨即召開末次會(huì)議，審核員分別報(bào)告各別觀查缺失，再由

4、組長(zhǎng)宣布本次審 核結(jié)論，整改報(bào)告要求。第三章 避免評(píng)審缺失的十二大重點(diǎn) 單位在導(dǎo)入標(biāo)準(zhǔn)活動(dòng)末期 , 可以說是全員進(jìn)入紅色警戒狀態(tài) , 有的單位人員甚至因此而 天天加班,趕做資料,以減少缺失;值此關(guān)鍵時(shí)刻 ,若能注意下列 12點(diǎn),則評(píng)審缺失至少可降 低 50%以上 :1再一次熟悉與本身作業(yè)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、文件。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條文越熟練，則越有信心，不會(huì)緊張失常。2各部門再次全面清查有無(wú)未列管文件。如未登錄的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)或部屬私下影印的標(biāo)準(zhǔn)書文件。3各部門再次過濾部門內(nèi)有無(wú)未審核發(fā)行之文件。如在抽屜、柜子內(nèi)、檔案來(lái)或公布欄上（含限度樣本）4再次檢查試驗(yàn)場(chǎng)所、設(shè)備、樣品、耗材是否標(biāo)識(shí)清楚或有無(wú)標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤、不完整等。5

5、各相關(guān)人員再次熟悉內(nèi)審的問題以及咨詢?nèi)藛T所給的問題。6接受審核員問話時(shí)，面帶微笑，輕松答話。人一微笑，心情就輕松，不會(huì)緊張，但此點(diǎn)最難做到。7聽清楚審核員在問什么，必時(shí)委婉地請(qǐng)他再說一遍。千萬(wàn)不要在一知半解的狀況之下回答總是容易被記缺點(diǎn)。8在回答說明相關(guān)作業(yè)規(guī)程時(shí)，以指出標(biāo)準(zhǔn)書條文來(lái)說明。如此絕對(duì)不會(huì)回說太多太少而犯錯(cuò)，也可以省得去背條文。9查詢標(biāo)準(zhǔn)書文件要快速。文件查詢快速會(huì)給審核員一種熟練印象，認(rèn)為你沒得挑了。直接用已經(jīng)做過的來(lái)說明，最具有說服力。11 回答總是時(shí)，絕對(duì)不要說無(wú)信心的話。如：我想應(yīng)該是 或者：可能是 。12 在審核前一天，做全單位 5S 整理整頓。辦公室或現(xiàn)場(chǎng)整理得干干凈凈

6、，是尊重審核員的一種做法。第四章 評(píng)審當(dāng)天的準(zhǔn)備事項(xiàng)在評(píng)審當(dāng)天 ,一般單位都會(huì)慎重地處理 , 以便給審核單位人員留下好的印象 ,順利通 過審核; 如果完全沒有準(zhǔn)備 , 那審核人員很可能會(huì)認(rèn)為單位根本沒有想要拿證書 , 因此比較 會(huì)有預(yù)設(shè)立場(chǎng)。一根據(jù)多家單位共同的經(jīng)驗(yàn) , 在評(píng)審當(dāng)天所要準(zhǔn)備的事項(xiàng)如下 :1等待迎接：包括定點(diǎn)接人或停車引導(dǎo)及辦理進(jìn)入單位手續(xù)等。2制作歡迎牌或海報(bào)：在單位大門口、會(huì)議室或各部門看板上面明顯的地方，用桃紅色海報(bào)紙制作歡迎牌，可能 時(shí)把審核人員的名字都列上去。3備妥甜點(diǎn)、水果、飲料：在審核所使用的會(huì)議室中準(zhǔn)備上列用品，表示重視和輕松。4制作會(huì)議室名牌：使用三角牌，顯示審

7、核人員與單位各部門的頭銜名字。5陪同人員就位：以一位審核人員配一位陪同人員為主，除了引導(dǎo)之外，另外一項(xiàng)主要的任務(wù)就是臨時(shí)處理 一此必要的問題。6中午便當(dāng)：不能太寒酸苛薄，否則下午可能會(huì)有很多突然冒出的缺點(diǎn)。7各部門茶水：審核人員到每一個(gè)部門審核時(shí)，助理人員務(wù)必要奉茶水 （ 可備瓶裝水 ）。8感謝送客：在終結(jié)會(huì)議資料做完時(shí)，用感謝的心，歡送審核人員。二審核中的不符合1、嚴(yán)重需總經(jīng)理確認(rèn)！缺少要素；未執(zhí)行文件而導(dǎo) 致嚴(yán)重不良或失效；整個(gè)部門；同一個(gè)要 素 中有多個(gè)輕微不符合項(xiàng)。一個(gè)月后再評(píng)估。2、輕微不符合 偶爾發(fā)生的問題。3、觀察項(xiàng) 未發(fā)現(xiàn)客觀證據(jù)，但可能會(huì)有潛在問題；是下次復(fù)評(píng)時(shí)的優(yōu)先事項(xiàng)；持

8、續(xù)改進(jìn)的建議第五章 審核人員的類型在審核時(shí)，審核單位所指派的審核人員，可說是形形色色，不一而足，而不同的人， 會(huì)導(dǎo)致不同的結(jié)果，甚至?xí)绊憜挝坏钠焚|(zhì)系統(tǒng)的運(yùn)作，須特別留意。茲將審核人員之類型區(qū)分如下，供單位參考：1專業(yè)素養(yǎng)型：熟悉相關(guān)知識(shí)與技巧，而審核時(shí)能以單位之適用性作要求。2上課輔導(dǎo)型：不斷地對(duì)單位執(zhí)行結(jié)果提出批判，之后又施予詳細(xì)的指導(dǎo)。3緊咬條文型： 一切以標(biāo)準(zhǔn)條文作依歸，條文有列而沒做，肯定記缺點(diǎn)。4全面品質(zhì)型：審核時(shí)，通常以：請(qǐng)說明你（單位）的工作。 來(lái)開始。5我是權(quán)威型：在審核前，約法三章：不準(zhǔn)反駁與代答，更不準(zhǔn)顧問在場(chǎng)。6預(yù)設(shè)立場(chǎng)型：對(duì)受評(píng)者接待不佳或顧問師立場(chǎng)不同時(shí)，會(huì)把該單位

9、當(dāng)?shù)簟?主觀意識(shí)型： 會(huì)用自身的觀點(diǎn)或其他單位所學(xué)到的做法來(lái)作系統(tǒng)外的要求。8吹毛求疵型：屬于見樹不見林者，專挑小毛病，連表單格式都要抓。9好好先生型：抱著做好人的能度，絕對(duì)不跟受評(píng)單位人員過不去。10 經(jīng)驗(yàn)不足型： 剛進(jìn)審核單位不久的新鮮人，在問話時(shí)還會(huì)露出發(fā)抖狀。第六章 審核一般問題點(diǎn)與對(duì)策審核是決定單位能否順利通過審核或持續(xù)擁有證書的一項(xiàng)重要活動(dòng)，同時(shí)也是透過外 部機(jī)構(gòu)體檢單位體系運(yùn)行情形的一個(gè)有效方式，但是仍然有很多單位，在面臨審核時(shí)，有 許多障疑，甚至當(dāng)作一種額外的痛苦，實(shí)在應(yīng)該設(shè)法改善。一般審核問題點(diǎn)如下： 1各部門對(duì)系統(tǒng)內(nèi)容不了解：因不了解系統(tǒng)內(nèi)容，在審核時(shí)變成弱勢(shì)，易出狀況。

10、2各部門對(duì)單位制度架構(gòu)不清楚： 因不了解單位文件架構(gòu)，在被問問題時(shí)，會(huì)隨便亂答一通。3因過于緊張而誤答： 審核是面對(duì)面的口試，氣氛十分對(duì)立，因此容易緊張誤答。4因過度表現(xiàn)而多答： 有的各部門為求好心切，在被審核時(shí)，多說了未文件化的話。5給人感覺不重視審核工作： 在審核人員到達(dá)時(shí)，未依評(píng)審當(dāng)天準(zhǔn)備事項(xiàng)之說明作準(zhǔn)備。6跟審核人員抬杠或爭(zhēng)執(zhí)： 有的各部門怕被記缺點(diǎn)丟面子，在某些環(huán)節(jié)上跟審核員爭(zhēng)吵。7基層人員一問三不知： 全單位只有高階各部門閉門做文件，基層人員根本未參與。8證據(jù)完整，但無(wú)法適時(shí)提出： 單位相關(guān)文件、記錄可能他人代打，明明完整卻說沒有做。9文件索引太慢： 審核人員在一旁看各部門找文件慢

11、的話，肯定會(huì)有預(yù)設(shè)立場(chǎng)。10乏事先演練 ： 審核跟防火一樣，沒有演練，事到臨頭，一定兵慌馬亂。、I 、+:注意點(diǎn) :1、當(dāng)回答完問題后,或拿錯(cuò)資料（文件和記錄）, 或答錯(cuò)時(shí),應(yīng)及時(shí)記下；2、將上述錯(cuò)誤及時(shí)反饋給質(zhì)量負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員, 留待末次會(huì)議時(shí)澄清和解釋；3、對(duì)審核員提出的不符合項(xiàng)，應(yīng)盡快作出回復(fù)! 同時(shí)進(jìn)行徹底的改善，以應(yīng)對(duì)年審時(shí)的跟蹤審核。第七章 評(píng)審缺點(diǎn)分類評(píng)審并不是以分?jǐn)?shù)作評(píng)等 ,因此在現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審時(shí)是以尋找客觀缺點(diǎn) （不符合證據(jù) ）為主, 缺 點(diǎn)越多 , 則越會(huì)影響審核之通過或不通過 ; 一般審核機(jī)構(gòu)對(duì)缺點(diǎn)判定之分類如下 :1. 主要缺點(diǎn) （Major Non-conformity）

12、當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)條款要求有整個(gè)部分的遺漏 , 導(dǎo)致體系失敗或顯著降低效果者 ,會(huì)被當(dāng)作主 要缺點(diǎn)。其判定原則如下 :A. 不符合標(biāo)準(zhǔn)要求之明顯重大缺點(diǎn) ;B. 缺乏標(biāo)準(zhǔn)條文規(guī)定之主要作業(yè)程序書 （ 標(biāo)準(zhǔn)書文件 ）;C. 未依既定程序書規(guī)定執(zhí)行而造成嚴(yán)重作業(yè)不良或失效 ;D. 次要缺點(diǎn)多 , 且發(fā)生在許多部門中 （ 表示制度松散 ）;E. 次要缺點(diǎn)多 , 但集中在同一部門內(nèi) （ 表示部門有缺陷 ） 。2. 次要缺點(diǎn) （Minor Non-conformity） 執(zhí)行品質(zhì)制度有輕松缺失 , 導(dǎo)致品質(zhì)制度稍為降低效果或純系作業(yè)偶發(fā)之缺點(diǎn) , 會(huì) 被當(dāng)作次要缺點(diǎn)。其判定原則如下 :A. 標(biāo)準(zhǔn)書文件上之輕微缺點(diǎn) ;B. 未能依照已訂的標(biāo)準(zhǔn)書程序作業(yè) ;C. 執(zhí)行品質(zhì)制度時(shí)之偶發(fā)缺失或單一缺失 ;D. 為提醒承辦人員注