中國石化公司內(nèi)部控制與業(yè)務流程匯總74

1、4.7 成品油直銷及分銷業(yè)務流程1、 業(yè)務目標1 經(jīng)營目標1.1 獲取最佳利潤。1.2 提高客戶滿意度，擴大市場份額。1.3 保證資產(chǎn)安全，降低貨款回籠風險。2 財務目標2.1 核算規(guī)范， 確保銷售收入及應收賬款真實、 準確、完整。3 合規(guī)目標3.1 銷售合同符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。2、 業(yè)務風險1 經(jīng)營風險1.1 隨意降價導致收入減少。1.2 未經(jīng)授權或授權不當，導致壞賬或貨款不能及時回籠。1.3 擅自提價導致市場份額喪失。1.4 客戶不滿意導致市場份額下降。1.5 營銷監(jiān)控不力導致效益流失。1.6 油品出庫未經(jīng)授權或授權不當，導致資產(chǎn)損失。1.7 未經(jīng)審核， 變更

2、銷售合同示范文本中涉及權利、義務條款導致的風險。2 財務風險2.1 銷售收入不能準確、真實和完整記錄。2.2 多記或少記應收賬款。2.3 貨款回籠誤入賬戶。3 合規(guī)風險3.1 未執(zhí)行國家有關政策、法律、法規(guī)，導致商業(yè)糾紛和受到處罰。3.2 銷售合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。3、 業(yè)務流程步驟與控制點1 市場細分1.1 各級分公司組織專門人員對區(qū)域市場進行調(diào)查，了解、分析當?shù)厥袌龅南M規(guī)模、客戶分布和競爭狀況。根據(jù)競爭態(tài)勢和消費特點，細分目標市場，制 定相應的市場策略和營銷措施。依據(jù)不同的區(qū)域和銷售對象設立直銷經(jīng)理/分銷經(jīng)理， 負責開拓和維護區(qū)域內(nèi)成品油

3、的直銷/分銷業(yè)務。2 確定銷售目標2.1 各級分公司營銷部門根據(jù)上級下達的月度銷售計劃，結(jié)合市場規(guī)模、前期客戶購油情況以及后期資源、價格走勢分析，制定月度銷售計劃，報同級分公司分管副經(jīng)理批準后，分解落實并下達到各直銷/分銷經(jīng)理。3 銷售及客戶管理3.1 直銷/分銷經(jīng)理應走訪客戶，了解客戶意見和需求，根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶檔案更新表，報部門負責人。商業(yè)客戶中心負責人安排專人負責檔案維護，及時對區(qū)域市場客戶檔案進行調(diào)整、充實和更新，至少每季編寫市場消費、競爭分析報告，報分管副經(jīng)理。【 ERP 】直銷/分銷經(jīng)理根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶主數(shù)據(jù)維護表，由分公司經(jīng)營管理部門負責人審核確認后，由主數(shù)據(jù)維護

4、員按規(guī)定在ERP 系統(tǒng)中維護客戶主數(shù)據(jù)。4 信用核定和控制4.1 各?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）信用管理領導小組（經(jīng)理任組長）負責制定相應的信用政策和信用總體規(guī)模，對營銷部門和客戶進行分類管理，設定不同層次營銷部門和客戶的信用額度，并明確相應的管理權限和相關責任。地市公司根據(jù)客戶資金、信用等狀況，在規(guī)定的信用政策和信用總體規(guī)模內(nèi)擬定客戶具體信用額度和時限，按規(guī)定權限審批。4.2 地市公司根據(jù)客戶的資金、購買、信用等狀況，至少每半年對客戶進行資信評估，建立客戶信用動態(tài)檔案或在客戶檔案中維護信用資料?！?ERP 】根據(jù)需求填寫客戶信用主數(shù)據(jù)申請表，按規(guī)定程序批準后，由財務部門在ERP 系統(tǒng)中維護

5、。4.3 直銷/分銷經(jīng)理在確定的客戶具體信用額度內(nèi)，按照經(jīng)法律事務部審定的銷售合同示范文本擬訂銷售合同，經(jīng)營銷部門和財務部門負責人審核后，由合同簽訂人按規(guī)定權限與客戶簽訂銷售合同。對示范合同文本條款進行文字性修改的，經(jīng)同級法律事務部門（崗位）審核；進行實質(zhì)性修改的，報法律事務部審核。4.4 各級分公司經(jīng)理班子與營銷部門負責人每年要簽訂貨款回籠責任書； 營銷部門負責人與直銷/分銷經(jīng)理簽訂貨款回籠責任書（單筆或匯總），并與考核掛鉤。財務部門及時反饋客戶欠款情況，定期報相關部門和分管副經(jīng)理，督促貨款回籠。5 制定價格策略5.1 各?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）價格領導小組（經(jīng)理任組長）結(jié)合市場情況，

6、按照規(guī)定價格制定直銷/分銷的最低限價和浮動權限?！?ERP 】財務部門根據(jù)價格文件，在ERP 系統(tǒng)中維護銷售價格主數(shù)據(jù)。5.2 地市公司在?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）規(guī)定的最低限價以上，結(jié)合當?shù)貙嶋H，制定具體的銷售價格。低于最低限價銷售的，須由地市公司分管副經(jīng)理審核后，上報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）按規(guī)定的浮動權限審批。6 開票與收款6.1 現(xiàn)款銷售：【非 ERP 】 各級分公司營業(yè)部門收款人員根據(jù)客戶付款開具發(fā)票或收款憑證，由不相容崗位人員復核無誤后開具提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）?！?ERP 】各級分公司營業(yè)部門根據(jù)客戶需求和收款憑證，在 ERP 系統(tǒng)維護銷售訂單。由不相容崗

7、位人員復核無誤后開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。6.2 信用銷售: 【非 ERP 】根據(jù)簽訂的銷售合同，各級分公司直銷/分銷經(jīng)理填寫信用銷售審批單據(jù), 經(jīng)營銷部門負責人簽字后，附開票通知單據(jù)交營業(yè)部門開票。收款人員確認客戶欠款金額不超過規(guī)定的額度，開具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）；超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序?！?ERP 】 根據(jù)簽訂的銷售合同，由營銷部門開票人員在 ERP 系統(tǒng)維護銷售訂單。各級分公司直銷/分銷經(jīng)理應填寫信用銷售審批單據(jù), 經(jīng)營銷部門負責人簽字批準后，附開票通知單據(jù)交營銷部門開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)

8、出提油卡） 。超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序，或經(jīng)批準后由財務部門信用主數(shù)據(jù)維護員在系統(tǒng)中一次性釋放凍結(jié)的訂單。6.3 代保管業(yè)務：開具發(fā)票的客戶，應在開票之日15 天內(nèi)提貨。各級營銷部門對于逾期未提的油品根據(jù)合同中關于代保管的條款轉(zhuǎn)入代保管賬內(nèi)，并根據(jù)政府規(guī)定、市場情況、資源狀況等確定是否收取代保管費，報分管副經(jīng)理批準后執(zhí)行。倉儲部門會同營銷部門至少每半年檢查一次客戶代保管情況。6.4 【非 ERP 】各級分公司營銷部門每日對銷售開單情況進行匯總，復核無誤后填寫收款記錄，報財務部門?！?ERP 】 各級分公司營銷部門每日應對銷售開單情況、收款記錄進行核對，銷售發(fā)票、收款票據(jù)隨同ERP

9、系統(tǒng)銷售日報表一并報財務部門；檢查、處理系統(tǒng)中未清的銷售訂單；核對校驗自有庫存轉(zhuǎn)出數(shù)量與代保管轉(zhuǎn)入數(shù)量一致。6.5 合資和專項銷售：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的月度合資、專項計劃，按規(guī)定的付款方式和規(guī)定的價格進行結(jié)算。按規(guī)定“先款后貨”的專項銷售，業(yè)務部門根據(jù)財務部門提供收款記錄下達專項油發(fā)貨通知單；按規(guī)定“先貨后款”的合資和專項銷售，經(jīng)部門負責人在規(guī)定額度內(nèi)批準后下達合資和專項油發(fā)貨通知單。7 油庫發(fā)貨7.1 需配送的業(yè)務由直銷/分銷經(jīng)理填寫運輸申請單報物流部門，由調(diào)度人員根據(jù)調(diào)運單組織運輸。交貨后將客戶簽字的發(fā)貨單交營銷部門匯總。7.2 【非 ERP 】油庫發(fā)貨人員根據(jù)各級分公司

10、營銷部門開具并蓋有印章的提貨通知單（或提油卡）安排客戶或運輸部門提貨，并將提貨通知單留存?！?ERP 】油庫驗單人員接到客戶提單時,應查詢 ERP系統(tǒng)提單信息并核對驗證提單內(nèi)容相符后,按客戶需求的發(fā)貨數(shù)量（不大于提單數(shù)量）在系統(tǒng)中發(fā)貨過賬，打印油品出庫單交客戶提油。7 3 罐裝油品前，發(fā)貨人員應檢查罐車的清潔度、是否專車專用，以確保出庫油品質(zhì)量。油庫發(fā)油以油庫計量表發(fā)貨量為準，確保實發(fā)數(shù)與應提數(shù)量一致。數(shù)質(zhì)量部門至少每半年檢查油庫發(fā)貨計量的精確度。7 4 【非 ERP 】對于一次不能提完的油品，油庫為客戶建立代保管臺賬，并將剩余油品轉(zhuǎn)入客戶代保管賬。按照規(guī)定開展油庫代保管業(yè)務的，應根據(jù)客戶需求

11、開具分提貨通知單?！?ERP 】對于一次不能提完的油品，油庫按規(guī)定收回原代保管提單，打印剩余數(shù)量的代保管提單，作為客戶下次提貨的依據(jù)。7 5 【非 ERP 】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理提貨通知單，匯總發(fā)貨數(shù)量，編制日發(fā)貨報表和代保管臺賬，報油庫記賬人員稽核?！?ERP 】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理出庫單，報油庫記賬人員與ERP 系統(tǒng)發(fā)貨數(shù)量進行核對。1.6 油庫記賬人員復核日發(fā)貨量、提貨通知單累計數(shù)量以及代保管臺賬，檢查是否平衡，發(fā)現(xiàn)規(guī)定范圍內(nèi)的差異及時查找原因并進行調(diào)整，超出規(guī)定范圍的應及時上報油庫負責人。1.7 銷售大區(qū)分公司駐廠辦事處按照下達的發(fā)貨通知單均衡發(fā)貨供應給合資公司和專項用戶。

12、不能超計劃或無計劃供應。8 財務記賬8.1 【非ERP 】各級分公司財務部門每日復核原始票據(jù)和收款記錄，登入相應的會計科目進行賬務處理，并經(jīng)不相容崗位稽核。【 ERP 】各級分公司財務部門每日復核原始票據(jù)和收款記錄，并與 ERP 系統(tǒng)集成的銷售會計憑證進行核對。8.2 各級分公司財務部門核對應收賬款和預收款，參見 7.1 應收款項管理業(yè)務流程控制點3.2 和 3.3，并將對賬結(jié)果通報相關部門。9 油品盤點9.1 油庫、營銷、財務等部門每月末應進行盤點，參見 7.2 存貨管理業(yè)務流程控制點5.1 。10 分析與考核10.1 各級分公司每月進行經(jīng)營活動分析，掌握市場和客戶動態(tài)，總結(jié)直銷和分銷工作的得失，提出有針對性的營銷策略，改進和完善客戶服務的流程?？冃Э己瞬块T依據(jù)公司考核辦法，對營銷部門進行考核獎 懲。四、 相關制度目錄（制度后