樣機管理辦法

1、1主題內(nèi)容與適用范圍1.1 為規(guī)范分公司樣機管理，加強對商家免費樣機的有效監(jiān)控，確保分公司資產(chǎn)的安全，特制定本辦法；1.2 本辦法規(guī)定了分公司樣機的申報、審批、銷售及撤樣流程、檢查與考核等相關(guān)內(nèi)容；1.3 適用范圍1.3.1 本辦法適用于海信科龍電器股份有限公司無錫分公司；1.3.2 本辦法適用于由總部統(tǒng)一簽定銷售協(xié)議并在協(xié)議中規(guī)定由我司提供免費實體樣機或提供樣機額度商家（包括國美、大中、永樂、蘇寧、五星、大商、三聯(lián)）；2管理分工1 分公司總經(jīng)理、產(chǎn)品總經(jīng)理及責(zé)任業(yè)務(wù)人員1.4 責(zé)任業(yè)務(wù)人員負責(zé)根據(jù)各門店我司展臺的實際長度和當(dāng)?shù)厥袌鲣N售需求，認(rèn)真、如實在EXCE統(tǒng)填報分公司樣機鋪借額度申請表中

2、請樣機出樣，申請理由寫明現(xiàn)有樣機數(shù)量、展臺長度，可擺放樣機數(shù)量等1.4 責(zé)任業(yè)務(wù)人員與商場導(dǎo)購各自編制樣機臺賬，連同商場三者動態(tài)對帳，保證各門店實際出樣的樣機型號、數(shù)量與分公司SAP系統(tǒng)中的實時樣機賬目保持一致；1.4 責(zé)任業(yè)務(wù)人員每月10日前將經(jīng)商家（或門店）簽章的上月樣機盤點表報至分公司計劃財務(wù)部，分公司計劃財務(wù)部應(yīng)及時與SAP系統(tǒng)樣機賬目進行核對，若發(fā)生盤虧情況需由責(zé)任人按價賠償（賠償標(biāo)準(zhǔn)見考核辦法）；1.4 分公司產(chǎn)品總經(jīng)理為分公司樣機第一管理責(zé)任人，責(zé)任業(yè)務(wù)經(jīng)理為第二管理責(zé)任人，分公司總經(jīng)理為第三管理責(zé)任人。上述人員若因工作調(diào)動樣機為必須交接項，否則不得辦理交接手續(xù)，簽字后的樣機交接

3、表，除交接表中列明差異事項（含包裝、附件等問題）外，其他樣機差異，由新接手人按價賠償。1 分公司計劃財務(wù)部1.5 負責(zé)按門店妥善保存總部批復(fù)的分公司樣機鋪借額度申請表，將原始樣機出庫單、樣機銷售訂單、樣機退貨入庫單等單據(jù)按會計原始單據(jù)保管要求保管，編號裝訂，并據(jù)此做好分公司樣機臺帳登記，動態(tài)更新；1.5 負責(zé)按照總部批復(fù)的分公司樣機鋪借額度申請表中所列型號進行上樣撤樣，并確保單店額度控制在總部批復(fù)的額度內(nèi)；3具體標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容1 名詞定義1.4 樣機：指我司免費提供給各銷售門店用于向顧客展示的實體樣機，所有權(quán)歸我司1.4 樣機鋪借額度：指我司根據(jù)各銷售門店中我司展臺的長度以及當(dāng)?shù)厥袌鲣N售需求，審批的

4、可用于各門店出樣的樣機總金額。1 鋪借對象與我司統(tǒng)簽銷售協(xié)議，并在協(xié)議中規(guī)定由我司提供免費實體樣機或提供樣機額度的需鋪借樣機的商家。1 樣機管理要求及標(biāo)準(zhǔn)1.6 樣機鋪借額度按門店控制的原則分公司按單個門店中請樣機鋪借額度，總部按單個門店審批樣機鋪借額度，分公司計財部按單個門店控制樣機開單、發(fā)貨。嚴(yán)禁超對應(yīng)單個門店的樣機鋪借額度開單、發(fā)貨，嚴(yán)禁在不同門店間調(diào)劑使用樣機鋪借額度。1.6 樣機鋪借額度遵循最新為準(zhǔn)的原則分公司樣機鋪借額度申請表以最近一次獲批的結(jié)果為準(zhǔn)。對于同一門店，新的分公司樣機鋪借額度申請表審批下來后，前期已批的申請表自動作廢。1.6 樣機賬實一致性的原則責(zé)任業(yè)務(wù)人員務(wù)必嚴(yán)格按照

5、分公司樣機鋪借額度申請表上已審批的型號、數(shù)量出樣，保證出樣實物與分公司計財部SAP樣機賬目一致。1 樣機鋪借的審批1.7 適用情況1.7.2 在新開門店或重新進入門店的情況下，原無樣機鋪借額度的，需向總部產(chǎn)品部提前申請樣機鋪借額度；1.7.2 在撤樣或退出門店的情況下，30天內(nèi)需要申請取消原樣機鋪借額度。1.7.2 在展臺調(diào)整或新老品上下樣的情況下，需要申請調(diào)整樣機鋪借額度。1.7 審批流程分公司責(zé)任業(yè)務(wù)人員如實填寫分公司樣機鋪借額度申請表中各項內(nèi)容，特別是展臺長度、樣機型號、數(shù)量、金額等，經(jīng)分公司產(chǎn)品總、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，上報總部各產(chǎn)品部批準(zhǔn)后分公司即可執(zhí)行。4分公司樣機操作流程：

6、1 樣機開單、發(fā)貨流程1.5 責(zé)任業(yè)務(wù)人員將獲批的分公司樣機鋪借額度申請表及上樣計劃單交由分公司計財部資產(chǎn)專員，資產(chǎn)專員核對計劃單與申請表中樣機型號、數(shù)量是否一致，并據(jù)此在SAP系統(tǒng)中開出借機出庫單，電子版交由物流崗，加蓋分公司發(fā)貨章確認(rèn)發(fā)貨；4.1.2責(zé)任業(yè)務(wù)人員、提貨人憑分公司計財部蓋章確認(rèn)的借機出庫單原件到倉庫提貨，倉庫根據(jù)借機出庫單發(fā)實物出庫；責(zé)任業(yè)務(wù)員、提貨人和倉庫管理員共同在借機出庫單上簽字、蓋章確認(rèn)，并返還其中一聯(lián)給分公司資產(chǎn)管理專員存檔備查；責(zé)任業(yè)務(wù)員應(yīng)向商家索取收樣機回執(zhí)或送貨單回執(zhí)，并加蓋商家收貨專用章。商場樣機出展要求根據(jù)商場需要，樣機到達商場后，由業(yè)務(wù)經(jīng)理和導(dǎo)購員按照公

7、司布樣規(guī)范來規(guī)劃樣機的擺放位置，商場的導(dǎo)購員必須在樣機到達商場的當(dāng)日登記*商場樣機流水登記冊，將樣機的機型、機號、出展時間等信息詳細記錄，此賬冊必須妥善保管，以備分公司進行抽查，并與實物狀態(tài)核對。樣機在出展展示期間，應(yīng)避免弄臟、劃傷或其它由于人為因素而導(dǎo)致的損傷，以免影響二次銷售，商場導(dǎo)購為第一責(zé)任人；正品樣機出樣半年內(nèi)，不得有任何損傷，不得打折銷售。4.2.3樣機的附件應(yīng)在商場中妥善保管，不得缺失，確保符合二次銷售要求；樣機的包裝箱（含泡沫、塑料袋等）則由責(zé)任業(yè)務(wù)員統(tǒng)一進行收集、保存、管理和二次銷售分發(fā)、裝箱、使用。（如門店需要留存包裝箱周轉(zhuǎn)使用，導(dǎo)購員必須報相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)理同意，并在樣機配送單

8、據(jù)上做簽收，且一般不準(zhǔn)許超過3個。）樣機在商場出展期間嚴(yán)禁二次出借，導(dǎo)購員直接負責(zé)此項管理，分公司產(chǎn)品部、財務(wù)部負責(zé)檢查。因樣機的出展、銷售、撤場不按規(guī)范操作，從而人為造成樣機破損或附件丟失（包括包裝箱，說明書）等實物狀態(tài)問題，影響到二次銷售的，公司一旦發(fā)現(xiàn)，除當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)損失外，其損失金額對督導(dǎo)、業(yè)務(wù)和導(dǎo)購員按2:1:7的比例考核。樣機退貨流程責(zé)任業(yè)務(wù)人員將獲批的分公司樣機鋪借額度申請表及撤樣計劃單交由分公司計財部冰箱產(chǎn)品調(diào)度專員，據(jù)此開具樣機退貨入庫單，并加蓋分公司發(fā)貨章確認(rèn)退貨；責(zé)任業(yè)務(wù)員、送貨人憑分公司計財部蓋章確認(rèn)的樣機退貨入庫單原件將從商家門店退回的樣機拉到倉庫，服務(wù)部負責(zé)對樣機

9、的包裝、附件、實物情況、性能等出具驗機報告，并予以定級后方可辦理入庫手續(xù)，同時開具實物入庫單；責(zé)任業(yè)務(wù)員、送貨人和倉管員共同在商品入庫單上簽字、蓋章確認(rèn)，并返還其中一聯(lián)給分公司資產(chǎn)管理專員據(jù)此在SAP系統(tǒng)中進行相應(yīng)賬務(wù)處理；返廠的樣機，經(jīng)鑒定，與出庫前實物狀態(tài)發(fā)生惡劣變化的，就輕重程度對責(zé)任業(yè)務(wù)員考核100-500元/臺。免費樣機轉(zhuǎn)銷售流程門店樣機在實現(xiàn)銷售時，導(dǎo)購員必須保存好商家的商品入庫單，并在商場結(jié)算期內(nèi)辦理樣機轉(zhuǎn)銷售手續(xù)，并且到分公司財務(wù)部核銷樣機借機帳務(wù)。常銷主推樣機、新上樣半年內(nèi)樣機原則上不得對外銷售,銷售樣機前需經(jīng)產(chǎn)品總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、分公司總經(jīng)理聯(lián)合審批后方可對外銷售；樣機銷售

10、價格原則上不得低于終端零售價的80%超出此范圍需報總部審批后方可執(zhí)行；樣機銷售后，業(yè)務(wù)經(jīng)理必須及時跟進樣機結(jié)算入庫單的辦理流程，蘇寧五星系統(tǒng)在30日內(nèi)結(jié)算完畢,國美永樂系統(tǒng)在45日內(nèi)結(jié)算完畢；25日后銷售的樣機于下月進行結(jié)算，超出時間一律不給予辦理，正常樣機結(jié)算在樣機銷售后1周內(nèi)辦理完畢、對于特殊情況的必須控制在2周內(nèi)辦理結(jié)算,超過限期仍未辦理結(jié)算的,考核業(yè)務(wù)經(jīng)理和產(chǎn)品總經(jīng)理各50元/臺，超過50仍未辦理結(jié)算的由業(yè)務(wù)經(jīng)理和產(chǎn)品總經(jīng)理以個人購機方式銷賬，承擔(dān)比例11（除國美永樂按照拉單方式結(jié)算）。樣機結(jié)算時，業(yè)務(wù)經(jīng)理提供以下附件及結(jié)算計劃表至計財部資產(chǎn)崗進行SAP系統(tǒng)銷賬，產(chǎn)品部信息專員根據(jù)資產(chǎn)

11、崗提供的銷賬明細在系統(tǒng)做結(jié)算訂單:蘇寧、國美系統(tǒng)樣機結(jié)算必須具備樣機入庫單，國美系統(tǒng)可為復(fù)印件，蘇寧必須從B2B下載欠票明細作為附件；五星系統(tǒng)提供一份樣機銷售證明，其證明中必須包含型號、數(shù)量、門店名稱、實際銷售時間，缺一不可。在樣機銷售證明中必須蓋有商家原件章；分公司需按照總部定期下發(fā)的產(chǎn)品規(guī)劃實時調(diào)整樣機結(jié)構(gòu)，并及時對擬下馬機機型樣機進行清理。對于清尾樣機、老品樣機要重點快速進行銷售處理，30天內(nèi)清理完畢，不得長時間滯留賣場，以減少損失。有價樣機轉(zhuǎn)為零元樣機流程分公司計財部資產(chǎn)專員根據(jù)已審批的分公司樣機鋪借額度申請表及分公司產(chǎn)品總，財務(wù)總，總經(jīng)理批示同意轉(zhuǎn)樣報告及商場退廠單將該部分已經(jīng)在賣場

12、出樣的有價樣機在SAP系統(tǒng)中先做退貨訂單，再開借機出庫單做免費樣機出庫；責(zé)任業(yè)務(wù)人員憑分公司計財部開具的有價樣機退貨單、退貨證明原件，交商家辦理相應(yīng)的退稅證明，分公司計財部在收到商家辦理的紅票通知單原件后于5日內(nèi)開具紅字發(fā)票交予商家簽收。4.5樣機盤點分公司財務(wù)部每月5日前出具財務(wù)帳面樣機盤點表（對賬單），責(zé)任業(yè)務(wù)員每月10日前根據(jù)財務(wù)帳面樣機盤點表,進行樣機實物盤點，并跟商家系統(tǒng)核對，及時查找差異及原因，并列出清理措施，對賬單上必須要由商家簽字蓋章、導(dǎo)購員及責(zé)任業(yè)務(wù)員、產(chǎn)品部經(jīng)理簽字后上交分公司財務(wù)部物資會計存檔備查，延時上交的考核責(zé)任業(yè)務(wù)經(jīng)理50元/天。每月5日前督導(dǎo)負責(zé)將各門店導(dǎo)購員樣機

13、調(diào)賬、將月度樣機臺賬表第一聯(lián)財務(wù)備檔聯(lián)寄財務(wù)部物資會計備檔。逾期未交考核50元/天。分公司計財部資產(chǎn)管理崗依據(jù)樣機盤點表核對樣機管理臺帳，若存在樣機型號、數(shù)量與樣機管理臺帳不符的需及時上報分公司財務(wù)部總監(jiān)，對相關(guān)責(zé)任業(yè)務(wù)員給予處罰。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤虧，產(chǎn)品部門必須及時落實原因，查找責(zé)任人，所有損失由責(zé)任人全額承擔(dān)；無法確定責(zé)任人的由導(dǎo)購員、業(yè)務(wù)經(jīng)理和產(chǎn)品總經(jīng)理共同承擔(dān)。.3財務(wù)部組織人員對所有門店進行全面盤點每年不得低于兩次（必須保證年中和年末各一次），其他月份不定期對各門店進行抽盤，對于樣機的盤盈、盤虧落實責(zé)任后，當(dāng)月內(nèi)報批分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并由財務(wù)部進行帳務(wù)處理，并考核到位。5檢查與考核未按要求填報分公司樣機鋪借額度申請表，填寫內(nèi)容不真實的，處以責(zé)任業(yè)務(wù)人員50元/單、產(chǎn)品總經(jīng)理100元/單的處罰；超單個門店樣機鋪借額度開單發(fā)貨，處以計劃財務(wù)部總監(jiān)500元/單的處罰，要求月度內(nèi)必須收回超樣機鋪借額度發(fā)出的樣機，并從嚴(yán)追究相關(guān)人員行政和法律責(zé)任；要求樣機帳目清晰，分公司樣機臺帳有據(jù)可查。若發(fā)生樣機出樣實物的