文秘人員必須具備的10種工作意識(shí)

1、文秘人員必須具備的10 種工作意識(shí)文秘人員獨(dú)特的地位作用以及角色的復(fù)雜性，對(duì)其自身的綜合素質(zhì)提出了很高的要求，下面是文秘人員必須具備的10 種工作意識(shí)，一起來(lái)學(xué)習(xí)下吧：一、配角意識(shí)文秘工作的本質(zhì)屬性是輔助性，這是其與生俱來(lái)的屬性。文秘在社會(huì)組織中不是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者，因此，文秘沒(méi)有決策權(quán)，而僅僅是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手。因此，文秘應(yīng)在工作中首先明確自我定位，端正自我認(rèn)知，牢固樹立“配角”意識(shí)、“綠葉”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到文秘工作就是“為他人作嫁衣裳”。因此，文秘在輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中，主要提供相關(guān)決策信息，出謀劃策，提出合理的意見或建議以供領(lǐng)導(dǎo)參考。決策形成之后，文秘必須要認(rèn)真執(zhí)行并堅(jiān)決維護(hù)，在執(zhí)行

2、過(guò)程中不得自行其是，擅自更改。文秘遇事要多請(qǐng)示、多匯報(bào)，絕不可自作主張、自以為是，要做到不越職、不越權(quán)、不越位。要杜絕在文秘工作中，以“二首長(zhǎng)”自居，發(fā)號(hào)施令的行為。二、參謀意識(shí)現(xiàn)代文秘要求文秘做領(lǐng)導(dǎo)的參謀智囊，文秘工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”也強(qiáng)調(diào)“從偏重辦文辦事， 轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策”， 因此，現(xiàn)代文秘必須樹立參謀意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。參謀就是為追求一定目標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)者或決策者爭(zhēng)取最佳目標(biāo)效果而提供情報(bào)、信息、建議、方案的一種職能行為和智能活動(dòng)，因此，文秘在工作中，大到?jīng)Q策，小到一般事務(wù)，凡是為了達(dá)到最佳的目標(biāo) 效果，文秘都可以為領(lǐng)導(dǎo)提意見或建議。比如輔佐決策中的參謀咨詢。決策前，為領(lǐng)導(dǎo)的決策

3、目標(biāo)提供決 策依據(jù)、決策信息供領(lǐng)導(dǎo)參考；決策中，從擬定備選方案到分析評(píng)估 到方案優(yōu)選，文秘在每一步驟都可以提出自己的參考意見和建議，供 領(lǐng)導(dǎo)拍板定案時(shí)參考；決策后，在提供回饋信息的同時(shí)，還應(yīng)適時(shí)提 供推動(dòng)決策實(shí)施、防止和糾正決策失誤的意見和建議。對(duì)于決策執(zhí)行 過(guò)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題要進(jìn)行綜合分析，找出原因，提出解決 辦法。再比如文書工作中的參謀咨詢。文秘人員在接受撰文意圖后，有 時(shí)需要通過(guò)撰寫活動(dòng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行深化加工，或作進(jìn)一步的分析、 綜合、調(diào)整、取舍，或拾遺補(bǔ)闕，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖中某些欠周密、欠妥當(dāng) 的地方給予彌補(bǔ)修正。這是文秘文書工作參謀功能的體現(xiàn)。三、勸諫意識(shí)金無(wú)足赤，人無(wú)完人。領(lǐng)導(dǎo)者

4、在工作中也會(huì)有疏漏、失誤，甚至 是錯(cuò)誤。這就要求文秘做領(lǐng)導(dǎo)的譚友，為領(lǐng)導(dǎo)工作拾遺補(bǔ)缺，提醒勸 諫。文秘應(yīng)及時(shí)指出領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和問(wèn)題，防止錯(cuò)誤的進(jìn)一步危 害和問(wèn)題的擴(kuò)大化。文秘對(duì)原則問(wèn)題應(yīng)絕不妥協(xié)。面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的違法違 紀(jì)行為，決不可姑息縱容，更不應(yīng)該同流合污，助紂為虐，使黨和人 民的利益進(jìn)一步受到損害。這是對(duì)文秘工作意識(shí)的更高層次要求。文秘要不斷學(xué)習(xí)、提高業(yè)務(wù)能力才能發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足而進(jìn) 行勸諫。文秘人員要站在領(lǐng)導(dǎo)的思維高度，有全局意識(shí)、大局意識(shí)和 前瞻性，又要扎根群冢，傾聽民意，要綜合上下兩方面工作中的實(shí)際 情況，才能做出正確恰當(dāng)?shù)呐袛?，這是勸諫的前提。文秘要講究勸諫藝術(shù)。勸諫也是一門藝

5、術(shù)，文秘應(yīng)適時(shí)、適地、 適機(jī)、適人地進(jìn)行勸諫，才能達(dá)到更好的效果。勸諫應(yīng)當(dāng)選擇合適的 時(shí)間、場(chǎng)合，要通過(guò)正當(dāng)?shù)那?，有理有?jù)地委婉合理表達(dá)，不能在 公開場(chǎng)合讓領(lǐng)導(dǎo)難堪，要照顧領(lǐng)導(dǎo)的自尊心，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)在下屬面前的 權(quán)威。勸諫應(yīng)當(dāng)抓住時(shí)機(jī)，如在某些決策只是初步設(shè)想，還未付諸行 動(dòng)、正式執(zhí)行階段，勸諫的效果最好。勸諫應(yīng)當(dāng)建立在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)行事風(fēng) 格、思維個(gè)性充分了解的基礎(chǔ)上，對(duì)癥下藥，因人而異，此之謂“適 人”。四、服務(wù)意識(shí)文秘職業(yè)在國(guó)外屬于一般事務(wù)管理、服務(wù)這一職業(yè)大類。從文秘 工作性質(zhì)上，服務(wù)性是文秘工作的典型屬性之一。因此，文秘要樹立 牢固的服務(wù)意識(shí)，具體講就是“三服務(wù)”意識(shí)?！叭?wù)”從基層來(lái) 講，

6、即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為職能部門和下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)、為人民群眾服務(wù)。 文秘工作的服務(wù)性是綜合性、全面性的服務(wù)，既為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也為職 能部門和下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，更是為人民群眾服務(wù)的。文秘的服務(wù)意識(shí)貫 穿在文秘的一切工作之中，小到端茶倒水、接打電話、跑腿辦事、打 印文件等瑣碎工作，大到接待來(lái)賓、會(huì)議組織、決策服務(wù)等。文秘應(yīng) 充分認(rèn)識(shí)和理解文秘服務(wù)工作的價(jià)值，并對(duì)服務(wù)工作投入全部熱情和 精力，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真地做好每一項(xiàng)看似微不足道的工作。文秘的服務(wù)意識(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)一下主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。文秘活動(dòng)包含主動(dòng)性與被動(dòng)性這一對(duì)基本矛盾范疇。文秘工作受制于客體及其指向 而具有鮮明的被動(dòng)性，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，讓怎么 干就怎

7、么干。但是，文秘工作也有主動(dòng)性的廣闊空間。比如主動(dòng)為領(lǐng) 導(dǎo)和職能部門提供有價(jià)值的信息，主動(dòng)地參謀咨詢，主動(dòng)勸諫，主動(dòng) 提供決策目標(biāo)，主動(dòng)反映工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題、苗頭等等?？傊?， 文秘要像“四個(gè)轉(zhuǎn)變”中提到的“從被動(dòng)服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)”， 創(chuàng)造性、預(yù)見性地開展工作，充分體現(xiàn)文秘工作的自覺(jué)性和責(zé)任感。五、公關(guān)意識(shí)公關(guān)是以公眾利益為出發(fā)點(diǎn)，以互利共贏為目的的一種傳播溝通、 塑造形象、協(xié)調(diào)利益的科學(xué)管理思想。文秘作為上下左右內(nèi)外聯(lián)系的“橋梁”、接待來(lái)信來(lái)訪的“窗口”、危機(jī)事件的“一線救火員”， 必須掌握現(xiàn)代化的管理理念，具有敏感的公關(guān)意識(shí)。這就要求文秘人 員要善于處理各種復(fù)雜關(guān)系，善于處理各種突如

8、其來(lái)的緊急情況、特 殊意外情況，化解危機(jī)。公關(guān)意識(shí)中很重要的方面是對(duì)危急事件的處 理，文秘人員應(yīng)該果斷對(duì)形勢(shì)作出正確合理判斷，盡快將負(fù)面事件的 影響控制在一定范圍內(nèi)，最大限度保障公眾利益，將本單位的損失降 到最低?，F(xiàn)代文秘應(yīng)有意識(shí)地密切和融洽與股東、 職工、顧客、社區(qū)公眾、 新聞媒介乃至政府部門等內(nèi)外各方面的關(guān)系，樹立并維護(hù)單位和公司 的良好形象，提高和擴(kuò)大單位與公司的知名度和美譽(yù)度。六、信息意識(shí)信息工作是文秘工作的重要組成部分，信息工作幾乎又是文秘各 項(xiàng)工作開展的前提，如信訪、調(diào)研、文書擬寫、策劃宣傳、輔佐決策 等?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代是“信息爆炸”的時(shí)代，信息和信息獲取渠道都更加 多元，這極大便利了

9、文秘的工作。但同時(shí)，這也意味著文秘人員應(yīng)具 有更敏銳的對(duì)信息的感受力、判斷力和洞察力。傳統(tǒng)文秘在信息工作 中只側(cè)重于簡(jiǎn)單的收發(fā)傳遞信息，現(xiàn)代文秘則強(qiáng)調(diào)綜合處理信息，即 要有敏銳的信息意識(shí)，要善于發(fā)現(xiàn)各種有價(jià)值的信息，要有去偽存真 的鑒別能力，要有沙里淘金的篩選能力，要有綜合提煉的加工能力， 及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)傳遞各種有價(jià)值的信息。七、保密意識(shí)文秘由于為決策者、領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，因此接近權(quán)力的核心。文秘要 輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)各種會(huì)議，對(duì)許多機(jī)要秘密文件進(jìn)行起草與處理。 因此，文秘比一般群眾知密早、知密多、知密深。一旦泄密，會(huì)使所 在單位的工作承受相當(dāng)?shù)膿p失和難以估量的影響。因此文秘必須自覺(jué) 樹立保密意識(shí)，保守

10、機(jī)密，守口如瓶。文秘在思想上要時(shí)刻警惕，充 分認(rèn)識(shí)保密工作的重要性，提高防范意識(shí)。文秘要嚴(yán)格遵守單位相關(guān) 的安全保密管理?xiàng)l例，要堅(jiān)持職業(yè)原則，遵守職業(yè)道德，不將所掌握 的信息作為謀私利的手段，自覺(jué)維護(hù)本單位的利益。除了傳統(tǒng)的保密工作，網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密工作也越來(lái)越受重視, 推動(dòng)建立網(wǎng)絡(luò)安全防范機(jī)制、迤行網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加密、適應(yīng)保密工作 發(fā)展的新變化是對(duì)文秘保密意識(shí)的新要求。八、政策法規(guī)意識(shí)遵紀(jì)守法、知法用法對(duì)國(guó)家、對(duì)每個(gè)社會(huì)主義公民和社會(huì)組織的要求。領(lǐng)導(dǎo)的決策要符合相關(guān)的法律法規(guī)和黨和國(guó)家、以及上級(jí)的大 政方針政策，不得違背和抵觸。因此，文秘應(yīng)該樹立政策法規(guī)意識(shí)， 為領(lǐng)導(dǎo)決策把好政策關(guān)、法規(guī)關(guān)。

11、另外，文秘在信訪工作中，要以政 策、法規(guī)作為依據(jù)解疑答惑，文秘人員作為單位的“筆桿子”，要寫 好各種公文材料，也必須以政策法規(guī)為依據(jù)。因此，文秘必須要具備 一定的政策法規(guī)修養(yǎng)和意識(shí)。九、形象意識(shí)文秘部門素有“窗口”之稱。說(shuō)它是“窗口”是指內(nèi)外聯(lián)系、洽 談工作、商辦事情、群眾來(lái)訪等，都由文秘部門出面。文秘往往集文 秘、領(lǐng)導(dǎo)、單位組織形象于一身，因此，文秘工作作風(fēng)、個(gè)人形象都 直接反映一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)企業(yè)及其領(lǐng)導(dǎo)的公眾形象和精神面貌。因此, 文秘必須樹立形象意識(shí)。文秘要有意識(shí)地培養(yǎng)敏捷干練、嚴(yán)禁細(xì)致、一絲不茍、謙和熱情、 謙虛謹(jǐn)慎、積極主動(dòng)、精神飽滿的工作作風(fēng)，生活作風(fēng)上要養(yǎng)成良好 的生活習(xí)慣，注重穿衣打扮，講究衛(wèi)生，談吐文雅，舉止大方，文明 有禮等。只有這樣，才能在對(duì)外交往當(dāng)中提高本組織的美譽(yù)度和信譽(yù) 度。十、群眾意識(shí)全心全意為人民服務(wù)，是我們黨的根本宗旨。一切機(jī)關(guān)、團(tuán)