酒店散客訂房步驟

1、酒店散客訂房步驟：1.訂房所需之詳細(xì)資料：無(wú)論是通過電報(bào)、電傳、圖文傳真或電話以及客人在服務(wù)臺(tái)自訂等訂房，訂房者必須向客人獲取以下資料：(1)入住者姓名(2)入住日期和到步資料(3)退房日期(4)所需房數(shù)量/種類(5)房間價(jià)錢(根據(jù)酒店政策知會(huì)客人)(6)付款方式(7)訂房者姓名/公司名稱、電話號(hào)碼或聯(lián)絡(luò)一址注：倘若一張傳真包括多于不同的客人和日期之訂房，應(yīng)按數(shù)目影映并分別在每張影映件上把日期和姓名注明。2.訂房表之填寫：把所得的資料，準(zhǔn)確不漏地填寫在訂房表格上，填寫時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)若有其他需要特別注明的事項(xiàng)，應(yīng)填些在備注欄；(2)對(duì)有折扣的房?jī)r(jià)，必須要在備注欄作解釋；(3)所有特別折

2、扣與免費(fèi)房，一定要經(jīng)過有關(guān)行政人員批準(zhǔn)簽署在訂房表上；(4)負(fù)責(zé)訂房者，應(yīng)把其名字及記錄填在訂房表上；訂房資料的存檔是否正確非常重要，在存檔過程中需小心留意；切不可放錯(cuò)日期或月份，以免造成資料混亂；(5)當(dāng)日預(yù)訂房間的資料需在前一天由訂房在下午班前交到接待處以便有任何疑問需查找資料時(shí)可以與原始資料核對(duì)，所收到資料會(huì)候接待處在第二天早上(預(yù)訂日期第幾天)交還級(jí)訂房部加以存檔；(6)過去預(yù)訂資料需加以控制存檔，過去預(yù)訂資料存檔應(yīng)按月/年加以存檔。3.房間的表示方法：(1) 一間單房表示為：1SR(SINGLEROON(2) 一間雙人房表示為：1ST(STANDARDTWW(3) 一間單人兩間雙人房

3、：SR/2ST(4) 客訂房類別：(1)自費(fèi)全價(jià)訂房(2)更改訂房(3)取消訂房(4)商業(yè)折扣(5)旅行社(6)特別折扣所有特別折扣的訂房都要經(jīng)過有關(guān)行政人員之簽批(在訂房單上加以注明，解釋折扣的原因，如有房間禮品安排需加以注明)。(7)特別房?jī)r(jià)特別房?jī)r(jià)之簽署必須要經(jīng)總經(jīng)理簽批并加以注明。(8)長(zhǎng)住價(jià)一一按金長(zhǎng)住房房?jī)r(jià)除需加以解釋外(如經(jīng)合同)，對(duì)所到按金的金額及酒店的收據(jù)號(hào)碼。(9)合約價(jià)旅行社帳合約價(jià)應(yīng)標(biāo)明實(shí)價(jià)，準(zhǔn)確地填寫入住憑證之編號(hào)(VOUCHERNO#并準(zhǔn)確地填寫旅行社之名稱，所有這類訂房均為擔(dān)保訂房。(10)免費(fèi)房一一貴賓免費(fèi)房必須要有總經(jīng)理之簽批，注明那些方面是免費(fèi)。5 .復(fù)查及

4、輸入電腦：(1)接到訂房要求后完成以上所述訂房步驟：對(duì)每一訂房資料都要嚴(yán)格復(fù)查，復(fù)查以最始的資料為準(zhǔn)，(如傳直訂房的資料以傳真為準(zhǔn)，電話訂房便以所填寫的訂房表為準(zhǔn))，復(fù)查時(shí)要特別留意檢查客人的姓名及預(yù)訂日期以及客人的特別要求，確保所有的訂房資料準(zhǔn)確無(wú)誤。(2)確保所給的折扣是合符本酒店折扣政策，并且有充足的折扣解釋，依據(jù)或有關(guān)人員之簽批。(3)完成以上工作后，應(yīng)把有關(guān)預(yù)訂資料輸入電腦，并在預(yù)訂房表上加以說明，以作記已輸入電腦，避免重復(fù)預(yù)訂房間；6 .預(yù)訂資料存檔：當(dāng)完成輸入電腦程序后，對(duì)預(yù)訂資料應(yīng)按日期、月份、年加以存檔如果預(yù)訂為當(dāng)月預(yù)訂，應(yīng)擺放在按日排列的“風(fēng)琴袋”內(nèi)(BYDAY);如果預(yù)訂

5、為非當(dāng)月預(yù)訂，則應(yīng)擺放在相應(yīng)的按月排列的“風(fēng)琴袋”內(nèi)(BY-MUNTH確認(rèn)訂房的格式：1 .確認(rèn)平信和在服務(wù)臺(tái)之訂房：(1)當(dāng)要確平信訂房和客人在服務(wù)臺(tái)之訂房時(shí)，應(yīng)使用“房間預(yù)訂單據(jù)"(CONFIRMATIONFORM此單據(jù)一式兩份，經(jīng)訂房班領(lǐng)班鉛批后，把第一張?jiān)娼o客人，第三張復(fù)寫件作留存檔案用。(2)由于要更改而要第而次發(fā)出比單據(jù)時(shí)，需在備注欄蓋上“更改”圖章；2 .傳真的訂房確認(rèn)：(1)確認(rèn)訂房格式：(致)TQMRANDREWMUSA（由）FRJOANNETONG/RECEPTIONNGRCHINAMERCHANTSHOTEL（關(guān)于）REMRMARTINTAYLORDEC15-

6、191SGL+1DBLPLSDTOCNFMABVBKGEACHATDAILYTATEUSD30ANDUSD35PLUS15PCTSURCHRG,KINDLYADVYRACCEPTANCEANDARRDETAILSBYRTN。很高興地確認(rèn)以上之訂房，每日房?jī)r(jià)分別為美金30元和35元價(jià)15%付加費(fèi)，敬請(qǐng)閣下回復(fù)確認(rèn)和到步資料。B/RGDS（2）更改確認(rèn)：TOMRANDREWMUSAFRJOANNETONG/REXEPTIONNGRCHINAMERCHANTSHTLREAMENDMENTMRROGERTAYIORDEC16-18ISGLORLGNAL:MRMARTINTALDOSDEC15-19IS

7、ALFIDBLPLSDTLACKNOWLEDAEVBKGTERMSNDCONDICTIONS<RESAMEXSPREVIOU&NFMD已更改以上之訂房，其他條件與前述相同。B/RGDS更改取消訂房所應(yīng)該注意的事項(xiàng)：1 .散客之擔(dān)保訂房的更改與取消：酒店時(shí)淡季和旺季都妥另有規(guī)定更改和取消之提前天數(shù)，并應(yīng)該在接受訂房時(shí)已通知了客人，因此，當(dāng)接受到這類訂房的更改或取消時(shí)，應(yīng)執(zhí)行以下步驟：(1)查對(duì)其是否在規(guī)定之天數(shù)前通知；(2)如果是在規(guī)定之末數(shù)前，則完成更改或取消之工作，如果訂房需要取消，則取出該訂房資料，蓋上“取消”印章，并更正電腦記錄，所取消訂房資料放在原檔案袋內(nèi)，以便查閱，如果

8、訂房為更改，則取出相應(yīng)的訂房資料，有訂房表格注明并重新填寫更改內(nèi)容(注意：原來(lái)的訂房?jī)?nèi)容出應(yīng)填上)，并羋電腦資料，如有需要，發(fā)出更改確認(rèn)給客人；(3)若通知之天數(shù)是在規(guī)定之天數(shù)內(nèi)，則：A、更正電腦有資料(如果預(yù)期到達(dá)表已整理好，也要更正)；B、在資料檔案內(nèi)取出訂房資料單蓋上“LATECANCELLATIONCHANGE或“ALTEAMENDMENTCHANGEW；C、完成更改或取消之程序。注：過遲取消收費(fèi)和過遲更改收費(fèi)之?dāng)?shù)額根據(jù)酒店規(guī)定而定。(待定)預(yù)期到步表：預(yù)期到步表是指第二日到步的預(yù)訂客人名單，此名單會(huì)按字母順序排列，在電腦打印機(jī)內(nèi)打印出，此表所包括的欄目有：客人姓名，入住日期，退房日期

9、，房間數(shù)目，自付或公司/旅行社帳，所預(yù)留的房間號(hào)碼等，訂房部職每天下班前打印出第二天的預(yù)期到步表，并與原始訂房單相核對(duì)，確保所有資料準(zhǔn)確無(wú)誤，并把經(jīng)核對(duì)后的預(yù)期到表復(fù)印，分派到有關(guān)部門；訂房部之檔案存檔（FILING）:資料存檔是一項(xiàng)非常重要的工作，它是為所有的工作提供原始資料通常在訂房部所應(yīng)儲(chǔ)存的檔案資料有：1 .散客預(yù)訂資料；2 .團(tuán)體預(yù)訂資料；3 .長(zhǎng)住客人名單；4 .商業(yè)帳戶名單（商業(yè)折扣）；5 .簽訂合同旅行社的名單；應(yīng)列出注明合約房?jī)r(jià)及和約有效期：A、散客合約價(jià)；B、團(tuán)體約價(jià)。6 .酒店發(fā)出給公司的商業(yè)折扣確認(rèn)信；7 .旅行社合約：A、本地旅行社；B、港澳旅行社；C、海外旅行社8

10、.房?jī)r(jià)與折扣政策：以上所列只是一般訂房部所需要的存檔資料，所應(yīng)增加的項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)日后具體決定。房間禮品與貴賓房間之布置：房間禮品一般會(huì)擺放在特別或貴賓之房間內(nèi)，房間禮品應(yīng)在客人到步前由房口部或飲食部準(zhǔn)備好并送到客房?jī)?nèi)，而所送送的項(xiàng)目，房號(hào)和時(shí)間等貴賓房間的擺設(shè)包括的物口有：1 .鮮花；2 .巧克力（曲奇）；3 .水果。對(duì)于房間禮品和貴賓之布置的安排，應(yīng)按照以下之步驟執(zhí)行：1 .預(yù)先分配房間：其目的是為了在客人到達(dá)之前把一切準(zhǔn)備工作做好，使客人有賓至如歸之感。2 .打印以及派發(fā)“貴賓與房間禮品按排表”：安排表應(yīng)包括有以下項(xiàng)目：到達(dá)日期、時(shí)間/航班號(hào)碼；客人姓名及所要安排的禮品；客人職稱以及安排禮品

11、理由或經(jīng)理批準(zhǔn)。散客入住的操作程序：1 .當(dāng)客人到步時(shí)，熱情有禮地問候客人，并詢問其姓名；2 .在預(yù)期到步表或電腦中查找客人名字；預(yù)期到步應(yīng)包括有以下資料：客人姓名；所預(yù)訂房間種類和房間數(shù)量；離店日期；訂房來(lái)源；到步資料；付款方式。注：查閱訂房資料或在電腦中查找客人預(yù)訂資料時(shí)，應(yīng)留意是否有留言或信件的存放注明，如有注明，應(yīng)按注明取出相應(yīng)物件交給客人。3 .客人填寫的入住登記卡必須要打印上當(dāng)時(shí)的打印時(shí)間（用時(shí)間打鐘機(jī)）作為客人的到達(dá)時(shí)間。4 .客人登記入住卡所包含的內(nèi)容有：客人姓名（中英文名要分開填寫）；國(guó)籍、籍貫；性另I；護(hù)照或回鄉(xiāng)證、身份證號(hào)碼；有效期限（應(yīng)以簽證有效期限作核對(duì)）；出生日期；

12、職業(yè)及工作處所；停留事由；填表入住日期、離店日期；賓客簽字。5 .客人填寫好登記卡后，接待處應(yīng)加以核對(duì)，填寫附注：附注包括：付款方式；店房來(lái)源；其他有資料；房?jī)r(jià)、房號(hào)。對(duì)港澳賓客應(yīng)盡量獲取其英文名，以便對(duì)賓客的查詢。6 .分配房間:在分配房間之前，問清客人的要求，由當(dāng)班主管按客人的要求分配房間。7 .把所分配的房間號(hào)碼寫在登記表上。8 .填寫入住通知單：A、先把入住通知單在時(shí)間機(jī)上打印時(shí)間；B、填寫好入住通知單內(nèi)的所有欄目；C、把填寫的入住通知單遞給行李員送上樓層及有關(guān)部門。9 .填寫酒店歡迎卡（HOTELWELCOMEBOOKLET酒店歡迎卡是作為酒店住客的憑證，客人需要憑歡迎卡領(lǐng)取房間鎖匙

13、。歡迎卡所包含的內(nèi)容：客人姓名、房號(hào)、日租、客人簽名、失效日期；日租的寫法：A、全價(jià)應(yīng)寫為：全價(jià)+服務(wù)費(fèi)（%B、折扣價(jià)應(yīng)寫為：全價(jià)+服務(wù)費(fèi)（%-折扣率（的對(duì)于日租的填寫要特別注意，因?yàn)闅g迎卡上的日租是客人確認(rèn)房?jī)r(jià)的唯一依據(jù)，也是酒店通知客人其房?jī)r(jià)的證明，如果數(shù)目填錯(cuò)，會(huì)造成客人的投拆或酒店方面的損失。客人簽名：切房提醒并確?？腿嗽陔x開服務(wù)如前簽好，以避免讓他人得到?jīng)]有簽名的歡迎卡取用房間鎖匙，從而造成客人的損失；失效日期：日期的表示方法如下：1 月7日表示為07/01日/月/年凡是單數(shù)必須要在前面加一個(gè)“0"字對(duì)于失效日期的填寫也應(yīng)特別注意，確保所填日期與客人在登記卡所填的日子一樣。

14、特別是在旺季，該日期的重要性就顯得更為明顯：此外，職員還須在歡迎卡上簽名與作記認(rèn)；把填好的酒店歡迎卡遞給客人簽名，并重復(fù)其內(nèi)容。10 .問清客人用什么方式來(lái)付款：A、如果客人是用信用卡，則應(yīng)預(yù)先編印客人的信用卡（在酒店接受范圍）；日如果客人用現(xiàn)金結(jié)帳，則把酒店歡迎卡交給行李員帶客人到前臺(tái)收款處預(yù)付其房租。11 .預(yù)祝客人在酒店住得高興和舒適。12 .入住登記程序示意圖?？腿巳胱『笾吖ぷ鳎? .開放房間的電話IDD;2 .把客人的資料，如姓名、房號(hào)、離店日期、付款方式、房租、特別要求、折扣等有資料輸入電腦，此項(xiàng)工作應(yīng)盡快完成，以免出現(xiàn)重售房間。備注：1 .所有的客人（除入住憑單持有者，免收預(yù)付的預(yù)訂者，均需在上房間前辦妥預(yù)付房租的手續(xù)（信用卡或現(xiàn)金）；2 .對(duì)于免預(yù)付者，應(yīng)收取其有白紙黑字的有關(guān)證明，如入住憑證、按金收據(jù)、公司信函等,并作認(rèn)真的檢查。假如有任何疑問或不清楚，應(yīng)立即通知當(dāng)班主管，并記錄在接待處的備忘錄上，以至其他和下一班的同事方便作跟催。3 .假如客人要求續(xù)住時(shí)，應(yīng)先弄清付款情況是否符合酒店的要求，以及酒店的房間情況是否可以接受，然后才能對(duì)所要求續(xù)住加以確認(rèn)，并通知當(dāng)班主管