淺談檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀及對策

1、淺談檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀及對策      摘 要： 檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作中的重要組成部分。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入以及醫(yī)院人事管理的不斷提高，檔案管理發(fā)揮的作用更加顯著和突出。本文旨在通過當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題，分析原因，并試圖找到具有可操作性的解決方案，從而為醫(yī)院更好的發(fā)展提供現(xiàn)實性指導(dǎo)意義。 關(guān)鍵詞： 檔案管理； 醫(yī)院； 對策中圖分類號： G275文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）03-0058-01 一、含義界定 檔案管理是指檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供各種信息一系

2、列管理過程，它是醫(yī)院各項管理工作的完整記錄，是人力資源管理過程中取之不盡的寶貴資源。因此加強醫(yī)院檔案這一信息資源的管理，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，使之更好地為臨床醫(yī)療和醫(yī)院人力資源管理以及社會服務(wù)，是目前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革所面臨的新課題。 人力資源管理（簡稱HRM）是以“人”為中心，一種有效的管理員工關(guān)系，并有計劃的進(jìn)行人力資源合理配置的戰(zhàn)略方法。它強調(diào)開發(fā)員工的潛能，培養(yǎng)最佳的人員隊伍結(jié)構(gòu)，最大限度地使個人目標(biāo)和組織目標(biāo)有機統(tǒng)一，使組織成長和個人能力發(fā)展相適應(yīng)。 檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入以及醫(yī)院人事管理的不斷提高，檔案管理

3、發(fā)揮的作用更加顯著和突出?？梢哉f醫(yī)院檔案管理事業(yè)是一項一勞永逸的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)。目前我國醫(yī)院的檔案管理工作的發(fā)展已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但是還依然存在一些實質(zhì)性的問題，現(xiàn)就當(dāng)前檔案管理的存在的問題和提出的對策談一下筆者的觀點。 二、檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和存在的問題 新時期檔案管理雖然在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但是依然還存在很多問題，顯得不盡人意。主要表現(xiàn)為人事檔案管理意識逐漸被淡薄、檔案收集效率不高、人事檔案管理技術(shù)落后等問題。醫(yī)院在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院人力資源管理工作的發(fā)展，無法為醫(yī)院帶來更好的服務(wù)。 1.用工形式的多

4、樣化，使人員流動成為可能，人檔分離的現(xiàn)象普遍存在。一方面容易使醫(yī)務(wù)人員的檔案變成“棄檔”、“死檔”，不能及時更新和如實記錄醫(yī)務(wù)人員的實際狀況；另一方面人事檔案的內(nèi)容不全面，檔案材料不夠真實準(zhǔn)確，反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料很少，給醫(yī)院選才、識才帶來了不便。 2.人事檔案整理收集工作存在難度，人事檔案內(nèi)容缺少真實性。近年來，個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，特別是有些檔案材料在內(nèi)容和形式上如出一轍，千篇一律，不能反映某個人的真實情況，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來進(jìn)行有效的鑒定工作，只能被動接收信息。而不真實的信息導(dǎo)致人事部門

5、無法正確評估職工。 3.對人事檔案管理的重視性不夠。人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當(dāng)事人歷史的記錄，我國的人事檔案大約是在五年之內(nèi)才整理一次，已經(jīng)放入人事檔案的材料不會再審核鑒定，新放進(jìn)去的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當(dāng)事人近期動態(tài)情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息。 4.人事檔案管理技術(shù)落后。傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，會出現(xiàn)當(dāng)事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，

6、造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。 5.對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。一方面當(dāng)前社會價值取向較以往發(fā)生重大變化，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案工作是一項單純并且不易取得成績的工作，認(rèn)為只要看好檔案，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，未能從實質(zhì)上認(rèn)識人事檔案管理的重要性，因此某些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視了人事檔案管理的重要性，使人事檔案的整體管理工作逐步弱化甚至惡化。另一方面從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，又不能得到應(yīng)有的價值肯定，檔案人員逐漸減少。在醫(yī)院中，人事檔案管理人員可能身兼數(shù)職，長期下來，人事檔案的管理水平日益下降，難以為提高醫(yī)療系統(tǒng)工作者和干部隊伍的素質(zhì)服務(wù)。 三、提

7、升檔案管理在醫(yī)院人力資源管理水平的策略 隨著現(xiàn)代醫(yī)院制度的建立，市場競爭的日益激烈，檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。 1.提供真實可靠的信息 要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案了解每個員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而為醫(yī)院的選人、用人提供有價值的參考信息。 2.最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力 人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人

8、力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。 3.增強檔案的真實性 真實性是檔案最基本最重要的特性。檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對信息，剔除無效、虛假信息，建立醫(yī)院人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。 4.加強人事檔案的時效性 人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期

9、對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。 5.加強人事檔案的電子化管理 隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院人事檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，人事檔案工作要大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化。單位可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，這樣在日常工作中可以大大提高工作效率。 6.重視檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)的提高 檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在醫(yī)院人心目中的形象。所以，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，檔案人員要熟悉工作流程，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴(yán)格把關(guān)，及時錄入微機，使利用者通過OA辦公系統(tǒng)方便查、借閱。其次檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。最后醫(yī)院管理者要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔