2022年會前工作

1、高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔12022 年會前工作1支配會議主題或議題會議主題是會議要爭論的主要問題和要議定的事項， 它打算著會議的性質(zhì)和方向，是會議目標(biāo)的體現(xiàn)。議題是對會議主題的細(xì)化，是由領(lǐng)導(dǎo)打算的。確定主題的主要方法有：一是要有的確的依據(jù)，二是必需要結(jié)合本單位的實際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種狀況：一是由領(lǐng)導(dǎo)提出，二是領(lǐng)導(dǎo)提出會議的目標(biāo)和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報領(lǐng)導(dǎo)審定。會議的議題無論是領(lǐng)導(dǎo)提出的， 還是秘書部門征求意見整理的， 都應(yīng)建立在調(diào)查討論、實事求是的基礎(chǔ)上，盡量避開主觀性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強的針對性。2確定會議相關(guān)事項1)確

2、定會議名稱有些會議的名稱是固定的，如代表會議、辦公會議等，有些會議的名稱則是不固定的。會議名稱應(yīng)當(dāng)依據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成。(1)會議主辦單位的名稱。(2)會議的主題。(3)會議的類型。例如，“集團(tuán)公司經(jīng)貿(mào)洽談會”這個名稱，其中，“集團(tuán)公司”是會議主辦單位的名稱，“經(jīng)貿(mào)”是會議的內(nèi)容或主題，“洽談會”是會議的類型。另外，有的會議名稱還可以包括時間和范圍等因素。例如，“集團(tuán)公司年全體員工總結(jié)大會”，其中，高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔2“年”是會議內(nèi)容針對的時間，“全體員工”是會議的范圍，“總結(jié)大會”表明白會議的類型。 會議名稱要用精練的文

3、字高度概括出會議的主題，使人一目了然。2)確定會議的規(guī)模和規(guī)格會議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會議的內(nèi)容或議題。 內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時，應(yīng)當(dāng)本著精簡效能的原則來確定會議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。3)提出參與會議的范圍或人員名單在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上， 提出參與會議的范圍或人員名單。這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會議應(yīng)當(dāng)由何種層級或何種身份的人參與，這里所說的層級，一般是指參與會議人員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的凹凸，而是在于會議的需要。目前，社會上有些單位辦會，動不動就請上一大堆

4、“名人”，其實與會議的內(nèi)容毫不相關(guān)，只是想借“名人”提高企業(yè)的知名度，這樣做雖然可能會引起一時轟動，但增加了成本，很可能造成不必要的鋪張。還有個別單位和地區(qū)存在著“陪會”現(xiàn)象，即應(yīng)當(dāng)一位領(lǐng)導(dǎo)出席會議，但實際上卻帶著秘書、司機、家屬等一行人，不僅給會議主辦單位造成很大壓力， 更給與會者單位造成了不必要的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。因此，在擬定會議范圍或人員名單時，應(yīng)盡量避開類似狀況的消失，將真正應(yīng)當(dāng)參與會議的人員列入名單，無關(guān)人員應(yīng)排解在外。3擬訂會議的時間與會期1)提出會議召開的時間高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔3召開會議的時間應(yīng)當(dāng)在會議議題確定下來之后確定， 原則上應(yīng)盡量趕早不趕晚，但也要留意以下幾點。

5、(1)要依據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。(2)主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、 旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開會議，緊急會議可以除外。(3)會見會談性會議應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方協(xié)商之后再確定會議召開的時間。2)確定會期會期是指召開會議時間的長短。 確定會期應(yīng)當(dāng)與會議的內(nèi)容緊密相聯(lián)。即內(nèi)容多，議題簡單，需要與會人員充分發(fā)表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡效能的原則，盡量開短會。 為此， 可以實行限定發(fā)言時間的做法， 以提高會議的效率。4擬訂會議的議程與日程支配1)擬訂會議議程擬訂會議議程應(yīng)當(dāng)簡明概略，并冠以序號將其清楚地

6、表達(dá)出來。代表會議的議程還要經(jīng)代表大會的預(yù)備會議或主席團(tuán)會議通過之后才能正式生效。一般議程的挨次如下。(1)宣布議程。(2)說明人員缺席狀況。(3)宣讀并通過上次會議的備忘錄。高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔4(4)財務(wù)主管報告。(5)其他報告。(6)新的議題。(7)有關(guān)人事任免。(8)提名并選舉新的負(fù)責(zé)人。(9)通知有關(guān)事項。(10)宣布休會。2)支配會議日程會議日程是指會議議程在時間上的詳細(xì)支配。 會議日程多采納表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上 3 個單元里，使與會者一目了然地看清日程支配，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參與會議的活動。因此，擬訂會議日程要明確詳細(xì)，并精確無

7、誤。日程支配大體包括時間(可詳細(xì)到小時分鐘)、內(nèi)容和地點。3)案例簡明的會議議程“秘書工作”市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)練專題研討會議議程一、專題報告： 當(dāng)代發(fā)達(dá)國家經(jīng)營技術(shù)訓(xùn)練狀況與進(jìn)展趨勢二、銷售與服務(wù)訓(xùn)練演示三、座談爭論四、大會溝通實例時間支配：上午：8:00 8:15 10:00 11:00中午：12:00高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔5市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)練中心秘書處“秘書工作”年月日會議日程支配市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)練專題研討會日程支配內(nèi)容支配：報到報告會銷售訓(xùn)練演示服務(wù)訓(xùn)練演示午餐地點：飯店一樓大廳飯店五樓會議廳下午 1:30分組研討第一組六樓會議室第二組七樓會議室第三組八樓會議室“秘書工作”飯

8、店五樓會議廳5預(yù)備會議文件會議文件的預(yù)備工作主要是起草和印發(fā)。 起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負(fù)責(zé)起草， 有的是由秘書幫助領(lǐng)導(dǎo)起草， 有的是由秘書協(xié)作業(yè)務(wù)部門起草。擔(dān)當(dāng)文件起草的秘書應(yīng)了解會議宗旨和會議的全面狀況， 緊緊圍繞會高品質(zhì)文檔高品質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔優(yōu)質(zhì)文檔6議中心，力爭較好地完成任務(wù)。文件的印制、分發(fā)應(yīng)仔細(xì)負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量，不出差錯。6落實后勤工作會務(wù)后勤服務(wù)是會務(wù)工作中不行忽視的環(huán)節(jié)，特殊是一些內(nèi)容重要、規(guī)格高、參與人數(shù)較多的會議，假如后勤工作做得不好，將會嚴(yán)峻影響會議效果。預(yù)備階段的后勤服務(wù)應(yīng)做好以下工作。(1)會議經(jīng)費項目預(yù)算。主要包括會場租金、場地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補貼、交通、消遣費用等。在預(yù)算時，應(yīng)堅持節(jié)省原則，精打細(xì)算