接待工作手冊(cè)2.0版

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上管理體系程序文件文件編號(hào)BJ-02-XZ-C06版 本 號(hào)2.0生效日期2008.7.1接待工作手冊(cè) (蓋控制專(zhuān)用章處)修改狀態(tài)修 訂 情 況生 效日 期IIIIIIIV起 草職 務(wù)日 期審 核職 務(wù)日 期審 核職 務(wù)日 期審 核職 務(wù)日 期簽 發(fā)職 務(wù)日 期專(zhuān)心-專(zhuān)注-專(zhuān)業(yè)接待工作手冊(cè)1、目的：規(guī)范公司接待規(guī)格和接待工作流程 。2、適用范圍：適用于北京區(qū)域公司本部的接待工作，下屬公司參照?qǐng)?zhí)行。 3、定義：本程序所述接待是指集團(tuán)高層出差由北京公司負(fù)責(zé)的接待、公司級(jí)接待、接待其它子公司高層及其他人員的接待、部門(mén)級(jí)的接待任務(wù)。4、職責(zé)：北京公司行政人事部負(fù)責(zé)公司級(jí)以上接待

2、及其他接待任務(wù)的協(xié)調(diào),各部門(mén)負(fù)責(zé)部門(mén)級(jí)接待。5、程序：5.1公司級(jí)接待5.1.1接待任務(wù)的安排：由行政人事部行政秘書(shū)統(tǒng)籌安排。5.1.2接待標(biāo)準(zhǔn)：（1）會(huì)務(wù)：公司提供會(huì)議用茶葉、水果、配專(zhuān)門(mén)接待服務(wù)人員。（2）住宿餐飲：住宿安排按接待標(biāo)準(zhǔn)（BJ-02-XZ-C06-F01）預(yù)訂酒店，用餐根據(jù)客人需要預(yù)定餐廳，采取實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)制，費(fèi)用分別計(jì)入各公司或自行支付。（3）車(chē)輛：接待活動(dòng)期間調(diào)配專(zhuān)車(chē)全程陪同；接車(chē)（機(jī)、船）、送車(chē)（機(jī)、船）指定司機(jī)接送。（4）其它：行政人事部在客人到訪之前，安排好以下事項(xiàng)：會(huì)議室布置，指示牌放置，前臺(tái)電子屏幕的歡迎詞顯示，接待用車(chē)安排，公司宣傳資料。如涉及公司樓盤(pán)參觀，由行政

3、人事部協(xié)調(diào)各項(xiàng)目或相關(guān)部門(mén)。如接待任務(wù)遇周末或節(jié)假日，則以電話通知到相關(guān)人員。5.1.3接待任務(wù)流程：（1）行政秘書(shū)在獲知貴賓來(lái)京信息（航班、到京時(shí)間、人數(shù)、住宿地點(diǎn)、住宿天數(shù)）后發(fā)郵件告知行政人事總監(jiān)、行政人事部經(jīng)理、車(chē)隊(duì)、前臺(tái)及后勤等相關(guān)人員，并確認(rèn)收到郵件后，安排后續(xù)工作。（2）行政秘書(shū)負(fù)責(zé)接待工作：落實(shí)接待貴賓果籃采購(gòu)情況、會(huì)議室布置情況、顯示屏使用情況等。5.1.4工作人員詳細(xì)職責(zé)：（1）行政秘書(shū)：根據(jù)接待任務(wù)及時(shí)高效作好安排跟蹤。會(huì)場(chǎng)與接待用品，需在會(huì)議前做好準(zhǔn)備，包括： 會(huì)場(chǎng)布置：包括橫幅懸掛、指示牌放置。 接待用品：提前準(zhǔn)備好茶葉，水果。水果提前半天購(gòu)買(mǎi)交會(huì)議服務(wù)人員清洗及擺盤(pán)

4、。住宿預(yù)定與用餐安排： 按客人要求安排酒店預(yù)定與用餐安排：訂房之后在客人入住酒店之前需與酒店前臺(tái)再次確認(rèn)預(yù)訂情況，確?？腿说娜胱o(wú)差錯(cuò)。 接送機(jī)需落實(shí)到接送司機(jī)，并由司機(jī)認(rèn)真核對(duì)航班號(hào)、起飛時(shí)間及降落時(shí)間。行政秘書(shū)需對(duì)司機(jī)所知的航班信息進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)飛機(jī)可能較晚到達(dá)的，需在晚上再次與酒店進(jìn)行溝通，以免房間被取消。（2）IT人員：在會(huì)議開(kāi)始前將話筒、投影、視頻、電話系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，保證會(huì)議使用。（3）前臺(tái)：按行政秘書(shū)要求的時(shí)間完成大屏幕的歡迎辭錄入，并確保播放質(zhì)量。按照接待任務(wù)安排通知并確認(rèn)（4）車(chē)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)：車(chē)隊(duì)長(zhǎng)接機(jī)司機(jī)接到客人后發(fā)確認(rèn)信息給車(chē)隊(duì)長(zhǎng)和行政秘書(shū)車(chē)隊(duì)長(zhǎng)行政秘書(shū)行政人事總監(jiān)獲知貴賓行程后每

5、日及時(shí)反饋陪同司機(jī)接待過(guò)程中，遇有在京期間需要協(xié)調(diào)事項(xiàng)，按首問(wèn)責(zé)任制由“信息獲取人”進(jìn)行總協(xié)調(diào)。告知貴賓回程信息獲知貴賓離京信息貴賓所在公司接待聯(lián)系人車(chē)隊(duì)長(zhǎng)行政秘書(shū)接待人員抄送本部領(lǐng)導(dǎo)送機(jī)后發(fā)確認(rèn)信息車(chē)隊(duì)長(zhǎng)行政秘書(shū)送機(jī)司機(jī)5.2 集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)在京出差：5.2.1信息告知：由集團(tuán)行政管理部高層事務(wù)秘書(shū)負(fù)責(zé)將集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)出差的信息通知到北京公司行政人事部負(fù)責(zé)人及行政秘書(shū)。5.2.2酒店與機(jī)票預(yù)定：由集團(tuán)高層事務(wù)秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)行程安排，配合安排集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)在北京的酒店及往返機(jī)票的預(yù)訂。5.2.3信息傳遞：北京公司在獲知集團(tuán)高層來(lái)京信息后，由行政秘書(shū)和車(chē)隊(duì)長(zhǎng)將集團(tuán)高層來(lái)京信息以郵件或電話形式通知總經(jīng)理、

6、行政人事總監(jiān)、行政人事部經(jīng)理。5.2.4接待安排：由北京公司行政秘書(shū)協(xié)助落實(shí)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)在京的車(chē)輛安排，餐飲安排；5.2.5返程信息：北京公司在獲知集團(tuán)高層返程信息后，應(yīng)及時(shí)將返程信息提供給車(chē)隊(duì)長(zhǎng)安排送機(jī)，同時(shí)以郵件方式或電話形式通知集團(tuán)行政管理部高層事務(wù)秘書(shū)，由集團(tuán)行政管理部安排接機(jī)工作。5.3兄弟公司高層領(lǐng)導(dǎo)在京出差：5.3.1收到接待通知的工作人員，將信息以郵件或電話方式通知行政人事部行政秘書(shū)。5.3.2根據(jù)對(duì)方要求由行政秘書(shū)協(xié)助訂房及回程機(jī)票，如需在公司用餐，需提前一天告知行政人事部，以便安排訂餐，并用郵件形式反饋給其它公司秘書(shū)。5.3.3集團(tuán)各部門(mén)總經(jīng)理來(lái)京參照“兄弟公司高層”接待，集團(tuán)員工來(lái)京參照“兄弟公司員工”接待。5.4 部門(mén)級(jí)接待5.4.1接待任務(wù)的安排：（1） 公司各部門(mén)秘書(shū)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，如果與會(huì)人數(shù)在8人以上行政人事部將安排車(chē)輛服務(wù)，由車(chē)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)負(fù)責(zé)調(diào)配車(chē)輛。（2）如接待任務(wù)遇周末或節(jié)假日，則以電話通知到相關(guān)人員。5.5凡集團(tuán)部門(mén)總經(jīng)理通知用車(chē)接待的均按需要滿足接待要求。6、附件：BJ-02-XZ-C06-F01接待標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目接待等級(jí)職級(jí)預(yù)定酒店用車(chē)安排接待水果一類(lèi)接待集團(tuán)高層按標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定優(yōu)先安排、全程陪同水果集團(tuán)部門(mén)總