研討高等學校高等學校財務電子檔案的管理畢業(yè)設計論文

1、研討高等學校高等學校財務電子檔案的管理畢業(yè)設計論文    內(nèi)容導讀：，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。會計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。其他電子會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關，是由會計部 摘要：隨著計算機的普及，電子與信息技術(shù)高度發(fā)展，處于知識前沿的高等學校的會計電算化已廣泛普及，對于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利

2、用服務，是高等學校會計電算化應用中的重要環(huán)節(jié)，也是當前高等學校財務檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。關鍵詞：高等學校 財務 電子檔案一、引言由會計電算化產(chǎn)生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財務電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務電子檔案的管理工作，進行有效地保管、維護與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。會計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。其他電子會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊

3、密相關，是由會計部門負責辦理的有關電子數(shù)據(jù)資料，如電子經(jīng)濟合同、電子財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、電子財務清查匯總資料、核定資金定額的電子數(shù)據(jù)資料、會計電子檔案移交清冊、會計電子檔案保管清冊、會計電子檔案銷毀清冊等。實行會計電算化的單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同為會計檔案一并管理。隨著新經(jīng)濟時代的到來，會計電子檔案與紙質(zhì)會計檔案并存，而且會計電子檔案大有取代紙質(zhì)會計檔案之勢。一、財務電子檔案特點：財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開發(fā)運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務數(shù)據(jù)和程序的各

4、種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物財務電子檔案，較之傳統(tǒng)的財務檔案，有了許多新的特點：1、財務電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。4、財務電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現(xiàn)；但易于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。5、財務電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。6、財務電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報表等傳統(tǒng)會計檔案，還包括會計

5、電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應用程序。二、高等學校財務電子檔案管理的狀況高等學校會計電算化生成了財務電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟條件限制，經(jīng)日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運行環(huán)境已不復存在，

6、現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設。3、老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新，造成了新、舊運行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機器上順暢運行。隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財務檔案的功能和效用，財務電子檔案的管理也得到了應有重視。許多高等學校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢、復現(xiàn)設施的購置和管理人員專業(yè)技術(shù)的再培訓，其財務電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設施得到了全面改善。三、高等學校財務電子檔案的現(xiàn)代管理財務電子檔案的現(xiàn)代管理是指運用現(xiàn)代技術(shù)手段對財務電子檔案實施有效管理，包括四個環(huán)節(jié)即財務電子

7、檔案的收集、整理、保存和利用。（一）財務電子檔案的收集1、設定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務量大小，按月、季或年度來設定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財務數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時應在磁性介質(zhì)上，附加其運行的語言程序版本及操作環(huán)境標識，作為以后復現(xiàn)時的參照。3、制外部設備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設備，預防意外。5、有關登記資料的收集

8、。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責任。（二）財務電子檔案的整理與保存 定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運行程序，以備舊資料的往復查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做謹慎轉(zhuǎn)換。4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設備，預防意外。5、有關登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)

9、分業(yè)務具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責任。（二）財務電子檔案的整理與保存財務電子檔案的整理與保存是其管理的關鍵，關系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識的專業(yè)人員來管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實施不同的整理與保存措施。1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應遠離磁場或者專設磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應載明操作員姓名、運行環(huán)境和形成時間，連續(xù)順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲源于：論文標準格式范文柜；光盤的保護膜應完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應附有硬質(zhì)護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。財務電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管