購銷合同財務審核管理規(guī)定

1、購銷合同財務審核管理規(guī)定歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊財務系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤財非商品收入001撰寫單位：鵬潤投資（國美電器）財務中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級： 機密 一般合計頁數(shù)：21 頁 正文頁數(shù)：9 頁附件個數(shù)：11個制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項87、附件8總裁審批管理研究室審核撰寫人1.目的：為了加強合同管理，明確合同審核內(nèi)容，保證公司利益，特制定本規(guī)定。2.范圍： 2.1適用范圍：本規(guī)定適用于國美電器總部財務中心、采銷中心；各分部財務部、分部采銷部門；國美電器物流公司；

2、2.2發(fā)布范圍：鵬潤投資（國美電器）各中心、各部門；各分部、國美電器物流公司。3.名詞解釋：3.1銷售支持：指供應商在我方銷售供應商產(chǎn)品過程中因我方提供服務供應商無條件給予我方的優(yōu)惠條件和資金、物質(zhì)支援。3.2商業(yè)折扣：指我方銷售供應商產(chǎn)品后，供應商以我方在供應商的進貨額（或回款額）為根據(jù)，依照雙方約定的條款給予我方的進貨折扣。 3.3特價機：指根據(jù)雙方的經(jīng)營需要我方從供應商以特殊的供貨價格進購的產(chǎn)品，條件雙方另行約定。3.4鋪底：是指供應商給予我方的不需支付實際資金即可調(diào)撥一定金額貨物，作為在合同有效期內(nèi)樣機展示和庫存周轉之用的優(yōu)惠條件。3.5信用額度：是指供應商給予我方先進貨再延期付款的最

3、大金額限制。3.6貨到付款結算：指我方在供應商貨物到達我方庫房驗收后24小時內(nèi)即向供應商支付貨款。3.7回款額：指我方支付給供應商的貨款包括扣抵供應商在我方處欠款的款額（降價款、退貨款除外）。3.8利潤補償款：指在我方銷售的供應商產(chǎn)品的零售價格降低，使我方銷售供應商產(chǎn)品的帳面毛利率未能達到合同約定的水平時，由供應商向我方支付的，用于補足我方利潤損失部分的款項。3.9包銷機型：指性能、外觀與其他型號有明顯區(qū)別的，性能價格比有明顯優(yōu)勢的，由我方獨家經(jīng)營的產(chǎn)品。3.10合同年度：指合同有效期。3.11帳期：指產(chǎn)品進入我方指定倉庫到我方支付貨款之間的期間。3.12降價款：由于供價下調(diào)而產(chǎn)生供應商應支付

4、給我方的降價金額。4.職責：無5作業(yè)內(nèi)容： 5.1合同的種類及名稱： 附件1公司列表附件2供應商上（撤）店協(xié)議書附件3產(chǎn)品質(zhì)量及售后服務保證協(xié)議附件4承諾函（知識產(chǎn)權）附件5包銷機協(xié)議附件6工程機協(xié)議范本附件7特價機協(xié)議附件8特供協(xié)議附件9三方協(xié)議（供貨）附件10三方協(xié)議（主體變更）附件11補充協(xié)議5.2合同編號：A 全國合同簡稱：8600B 地區(qū)合同簡稱：地區(qū)番號地區(qū)番號地區(qū)番號北京1101上海3101深圳4403天津1201成都5101昆明5301沈陽2101重慶5102寧波3302濟南3701西安6101杭州3301青島3702鄭州4101福州3501廣州4401武漢4201河北1301

5、大連2102無錫3202長沙 4301長春22015.3合同審批流程：總部總裁、副總裁審批的合同：A總部類合同（總部合同管理流程表1見附件7.1）B分部類合同（分部合同管理流程表1見附件7.2）A總部類合同（總部合同管理流程表2見附件7.3）B分部類合同（分部合同管理流程表2見附件7.4）A各地分部的合同在按規(guī)定上報總部之前，應先經(jīng)收入主管對合同的各項條款進行審核簽字，保證合同條款中的結算方式、支付時間、稅票開具和收取規(guī)定、各種收費標準、收取辦法、收取時間等與總部規(guī)定相符合。B收入主管對合同條款有異議的，經(jīng)辦業(yè)務人員可以采納的應更改合同條款后上報總部。經(jīng)辦業(yè)務人員與收入主管對合同條款有分歧且不

6、能解決的，收入主管應簽署自己的意見。對有爭議的合同，需經(jīng)總部相關部門和財務中心聯(lián)合簽批方可下發(fā)執(zhí)行。C各地分部的合同，報經(jīng)總部相關部門批準后，由經(jīng)辦的業(yè)務人員將全部合同文本提交廠家簽字蓋章。D 經(jīng)辦業(yè)務人員持廠家已簽字蓋章的合同文本和合同審批單，交合同簽署授權人審批簽字。E 經(jīng)辦業(yè)務持合同專用章用印審批表、對應授權人簽字的合同文本及總部有關部門的合同審批單，到收入主管處加蓋合同專用章。F收入主管對合同條款進行審核，保證合同條款與總部批準的合同條款一致、合同在審批單有效期內(nèi)簽定完畢、無涂改。G對審核無誤的合同文本加蓋合同專用章，留下一份用來結算貨款和計算各項收入，其余交經(jīng)辦人。A 總部采購中心在

7、規(guī)定上報審批前，先經(jīng)總部財務中心收入主管對合同的各項條款進行審核簽字，對合同條款有異議的按上述分部合同管理流程第二款執(zhí)行B 全國合同在經(jīng)授權人審批后，由經(jīng)辦業(yè)務人員將全部合同文本交廠家簽字蓋章，蓋章后交授權人審批簽字。 C 經(jīng)辦業(yè)務人員持合同專用章用印審批表（見附件7.5）、已簽字的合同文本及聯(lián)席審批單，到財務中心收入主管處加蓋合同專用章。全國合同加蓋總部合同專用章。 D 收入主管對合同條款按上述分部合同管理流程第六款規(guī)定進行審核蓋章后，留存一份原件，其余交經(jīng)辦人。5.4合同條款的審核：A符合公司規(guī)定各項授權及審批單的規(guī)定；B確保公司利益不受損失；C明確各項收入和商業(yè)折扣的計算、收取方式。批標

8、準與所簽合同正本應一致或簽定標準優(yōu)于審批標準，另行約定事項在審批單中應全文列示，對有不符合標準的合同收入主管應及時退回報送的采購部門；“改動的是第幾條及改動后的內(nèi)容”；“無”字明確標注出。舉例：第百十二條：雙方另行約定事項： 無 。 “特價機授權標準”就全國特價機合同及地區(qū)特價機合同審批人是否達到授權要求進行審核。A、廠家讓利百分比=（原凈供價-現(xiàn)凈供價）/原凈供價B、國美綜合毛利率=（現(xiàn)零售價-現(xiàn)供價+現(xiàn)供價×返利率+臺返）/銷售額C、廠家讓利=原凈供價-現(xiàn)凈供價D、國美讓利=返利變化+補利變化上述公式中：返利率=月返率+季返率+年返（最高）率原凈供價=原供價-原供價×原

9、返利率-原臺返現(xiàn)凈供價=現(xiàn)供價-現(xiàn)供價×現(xiàn)返利率-現(xiàn)臺返返利變化=原供價×原返利率+原臺返-現(xiàn)供價×現(xiàn)返利率-現(xiàn)臺返補利變化=現(xiàn)零售價×（原帳保率-現(xiàn)帳保率）財務中心就上述公式設置了特價機合同審核意見模板（見附件7.6），以方便財務人員進行特價機合同的審核。財務人員在審核特價機合同時，直接錄入已知條件（灰色），模板將自動產(chǎn)生對應的達標情況。5.5合同的傳遞流程A總部采購中心簽定我方為“北京國美電器有限公司”的合同，六份原件經(jīng)總部財務中心蓋章后自留一份，蓋章后郵寄至廠家三份，交至總部總裁辦檔案室一份，余一份總部采購中心留檔。具體流程見總部全國合同傳遞流程表

10、（附件7.7）。B總部采購中心簽定我方為“天津國美物流有限公司”或“青島國美物流有限公司”的合同，六份原件經(jīng)總部財務中心蓋章后自留兩份，其中一份轉物流公司。蓋章后總部采購業(yè)務郵寄至廠家三份，余一份交接至總部總裁辦檔案室。具體流程見總部物流合同傳遞流程表（附件7.8）A. 分部所簽地區(qū)性合同正式簽字、蓋章后，六份原件中一份由分部財務人員自留存檔，另五份轉至分部采購部。B. 分部地區(qū)性合同處理方式：分部采購部收到五份合同原件后，叁份給廠家，一份原件不再郵寄到總部財務中心，分部采購部門自己留檔，余一份原件作好交接單郵寄至總部總裁辦檔案室?？偛坎少徶行男枰４婧酶鞣植繀f(xié)議的審批件，每年年末上報檔案室存

11、檔。5.6合同專用章的管理A 合同專用章由財務設專人保管?？偛亢贤瑢Ｓ谜掠韶攧罩行氖杖胫鞴鼙９?、分部合同專用章由各分部收入主管（無收入主管的由收入會計）負責保管，不準由他人代管。B 印章保管地點應設立安全裝置，必須保存在專用鐵柜或保險柜內(nèi)。C 保管人如有崗位變動或調(diào)離公司時，須交清掌管的合同專用章和登記簿，方準辦理異動手續(xù)。印章交接要在第三者監(jiān)督下進行，并填寫印章交接單，由雙方當事人及監(jiān)交人簽字，原則上由本部門領導監(jiān)督交接。 A由使用人填寫合同專用章用印審批表，按照公司授權管理規(guī)定依次經(jīng)部門經(jīng)理及相關領導簽批，由合同專用章管理人審核手續(xù)后蓋章。B 所有合同和協(xié)議超過一頁的文件應加蓋騎縫章，對合

12、同內(nèi)容有修改的地方應蓋章確認。C 合同專用章不得借出或帶離公司使用。如因合同專用章管理不嚴流出公司使用的，一經(jīng)查實收入主管及當事人應接受嚴厲處罰，給公司造成損失的予以賠償，性質(zhì)嚴重的移交司法機關處理。D 分部應設立合同專用章使用審批登記簿，對每次印章使用情況均要進行登記，登記內(nèi)容包括印章使用時間、合同性質(zhì)、使用部門、對方單位名稱、加蓋份數(shù)、審批人、經(jīng)手人等。5.7合同政策的整理分部收入會計負責合同的保管和登記，應按規(guī)定編制“合同登記明細表”（附件7.10），每月報采購部門核對并簽字確認。5.8備忘錄的管理規(guī)定：A. 分部采購部和廠家業(yè)務簽定的備忘錄必須經(jīng)分部采購總監(jiān)（或采購經(jīng)理）簽字確認。B.

13、 非采購部門出具的備忘錄，必須經(jīng)采購部門（尤其是主管采購人員）確認并監(jiān)督廠家執(zhí)行。C. 有關商品進銷存的備忘錄同時需經(jīng)財務總監(jiān)或財務經(jīng)理簽字確認。A 公司規(guī)定必須簽定合同的各項收入（返利、補利、銷售支持、廣告位收入、空調(diào)安裝返利收入、加盟管理費收入等）必須與供應商簽定合同，不得用備忘錄來替代合同的簽定。B 對于合同外收入，分部可以與供應商簽定備忘錄作為收入的收取依據(jù)。A 空白的備忘錄（見附件7.11），應（公司統(tǒng)一印刷后）由財務部門進行保管，同時以周為單位交采、銷部門填用。B 采、銷部門由總干事領取、保存，并在交接單上對其份數(shù)、號碼段進行確認簽字。C 簽訂后的備忘錄，應到財務蓋合同專用章生效，

14、同時將財務聯(lián)交由財務保管，并要求財務部門簽收。D 為防止錯收、漏收收入，要求備忘錄中的條款應簡明扼要，備忘錄中涉及收入的應明確收入項目、收入的計算方法、收取方式及收取日期，一份備忘錄中不得涉及多項收入；凡是不符合上述要求的，財務部門必須要求簽定人與供應商重新簽定備忘錄或新簽備忘錄予以明確或修正。E 分部財務收入會計依據(jù)蓋章生效的備忘錄，應隨時匯總、更新相關收入政策，涉及收入收取的應設立EXCEL手式臺帳，按期登記應收、實收、監(jiān)控收取情況。F 備忘錄的內(nèi)容必須完整、不得涂改。G 備忘錄的空白條款以“/”表示。H 備忘錄的所有條款不得與合同有任何沖突。I 備忘錄管理視同發(fā)票管理，作廢備忘錄任何人不得自行銷毀，應將正副各聯(lián)交回總干事，以便總干事同財務的交接、更換。J備忘錄原則上要求由廠家蓋章確認，如確有困難的必須要求廠家主管業(yè)務人員簽字（其簽字人必須具備其公司書面同意他（她）代表公司的授權書，授權書由財務備案）。K 有關商品進銷存的備忘錄必須及時交財務部收入組備案，收入組按品牌順序號進行排列歸檔，以作為與廠家結算的依據(jù)，每周五將缺號統(tǒng)計表交銷售部和采購部進行核對補缺。L 所有涉及商業(yè)折扣政策的備忘錄簽訂后無效，必須按公司規(guī)定簽訂補充協(xié)議，并按相關程序報總部審批