公司日常行文與流轉的暫行規(guī)定

1、精品資料日常行文和流轉的管理規(guī)定（初稿）一、目的為適應公司發(fā)展和管理水平提高的需要， 規(guī)范日常經營管理工作中行文的編制、格式、審核、發(fā)放、流轉和存檔等工作，逐步達到行文的標準化管理和高效流轉，特制定以下規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司因經營管理需要向公司內、外的部門或單位的發(fā)文，以及總部各部門、賣場（門店）、子公司（開化、萬卷書店）之間日常經營管理工作中的正式行文，包括制度性文件（專指制度、規(guī)定、條例、規(guī)范、決定和原則意見等）和非制度性文件（指報告、請示、申請、備案、函和重要正式通知等） ，不包括公司內部日常工作中的聯系單、征詢函、會議通知等其它文件。三、權責1、公司辦公室按本規(guī)定負責對公司

2、日常行文和流轉實施管理。2、公司辦公室負責對各類行文程序在貫徹和實施過程中的協調解釋工作。3、公司總經理室負責對外發(fā)文內容的審核、審批簽發(fā)。四、內容1、發(fā)文文件的編制要求：1.1 措辭準確簡潔，不使用可能引起誤解的語言，文件的內容應詳細完整，特別是對外發(fā)文，用詞要貼切。1.2 對已有的管理制度中規(guī)定的內容可直接引用，但必須寫明引用的文件名、 編號以及引用條款。2、行文文件的格式：2.1 公司內外發(fā)文、請示（申請）報告的標準格式詳見附錄A、 B；2.2 格式規(guī)范：行文原則上全部采用A4 幅面紙，所有文本留出上、下頁邊距 2cm，左頁邊距 3 cm，右頁邊距 2cm，標題居中排列，文件編號居中，標

3、題字體采用黑體小二號，正文字體采用宋體四號，正文的行間距采用單倍；可編輯精品資料2.3 內外發(fā)文的文件編號：公司各部門、各單位以公司名義的內外發(fā)文，文件編號中必須以“浙有加利”開頭，文號由公司辦公室負責統(tǒng)一編排，各職能部門不能以本部門名義編號正式發(fā)文。發(fā)文文件的編號規(guī)則按下列要求進行：浙有加利文件年號發(fā)文順序號如：浙有加利2009001號3、內外發(fā)文的審核程序：文件主辦部門待文件的初稿完成后， 必須向公司辦公室申請?zhí)顚?“文件簽發(fā)單”（見附錄 C），經主辦部門主管核稿（視發(fā)文的內容若需相關部門會簽的，則將“文件簽發(fā)單” 傳至各部門會簽后呈分管領導核稿） ，報總經理批準后，由公司辦公室負責審核登

4、記文號，打印后方可作為正式文件，蓋章發(fā)放。4、內外發(fā)文的發(fā)放和存檔：4.1 完成上述審批流程的文件由公司辦公室負責編制 “發(fā)文登記簿”（見附錄），內部發(fā)文由辦公室負責按發(fā)放范圍在“ OA 系統(tǒng)”內發(fā)布或公告欄粘貼；對外發(fā)文由主辦部門負責人將文件傳達至相關部門、單位和人員。4.2 正式辦文簽發(fā)的文件、文稿連同“文件簽發(fā)單”由公司辦公室保存，年終交檔案室立卷存檔。4.3 其它非制度性文件由各責任部門留存，年終列出清單移交檔案室， 根據其內容，存入相應的檔案類別。5、日常文件處理流轉：5.1 外部收文各部門、各單位凡接獲上級或是其它單位的外部正式來文，除專門針對本部門、本單位個性工作的文件外，均須到

5、公司辦公室進行來文（來函）登記，由辦公室編制“收文登記簿”（見附錄），視文件內容性質，填寫“文件閱辦單”（見附錄）或在來文右上方蓋藍色收文印章（式樣見附件），并擬訂辦文意見，呈交總經理室主管領導、總經理閱讀或批示后， 按照要求轉有關責任部門、 責任人傳閱或落實辦理。公司辦公室負責對文件流轉處理情況進行催辦或督辦，責任部門或人員處理結束后可編輯精品資料填寫處理意見和結果轉回辦公室，由辦公室按規(guī)定存檔。5.2內部其它行文5.2.1 除上述正式發(fā)文以外的申請、請示報告等公司內部流轉的文件，各申請、請示部門將文件呈各分管領導批示（涉及相關部門的，先與相關部門溝通，取得相關部門意見），由各分管領導根據需

6、要在請示報告的批示處寫明批示意見，按批示意見轉至經辦部門落實執(zhí)行。需總經理批示的，應將文件轉至辦公室，由辦公室負責統(tǒng)一上呈總經理批示， 按批示意見轉至經辦部門落實執(zhí)行。辦公室負責登記編制 “內部其它行文登記簿” （見附錄 G），原件留存，復印件送達至各相關部門。5.2.2 其他公司內部日常工作中的聯系單、征詢函、會議通知等文件按實際工作需要在公司內部進行流轉。5.2.3 來文單位可以根據實際工作要求在文件上注明希望的辦理時限，辦文單位根據合理的辦理時限要求負責流轉中的辦理或催辦、督辦，以確保行文流轉的效率。五、本規(guī)定從二 00 九年 月 日起生效，原有規(guī)定與本規(guī)定相抵觸的，以本規(guī)定為準執(zhí)行。本

7、規(guī)定由辦公室負責解釋，最終解釋權修改權歸總經理室。附件：附錄 A：發(fā)文文件的標準格式附錄 B：請示（申請）報告的標準格式附錄 C：文件簽發(fā)單附錄 D ：文件閱辦單附錄 E：發(fā)文登記簿附錄 F：收文登記簿可編輯精品資料附錄 G：內部其它行文登記簿收文印章式樣：浙江有加利連鎖超市有限公司收收文號文收文時間可編輯精品資料附錄 A：發(fā)文文件的標準格式浙江有加利連鎖超市有限公司文件浙有加利（）號標題浙江有加利連鎖超市有限公司（公章）年月日主題詞：可編輯精品資料主送：抄報：抄送：可編輯精品資料附錄 B：請示（申請）報告的標準格式請示報告批示登記號：希望辦結請示對象日期請示主題請示部門請示人職務、崗位內容：（可另附頁）請示部門負責人（簽名） ：年月日相關部門意見：分管領導 / 總經理批示：可編輯精品資料申請 報 告批示登記號：希望辦結請示對象日期申請主題申請人所在部門職務、崗位請示內容：（可另附頁）申請人：（簽名）年月日相關部門意見：分管領導 / 總經理批示：可編輯精品資料附錄 C：文件簽發(fā)單浙江有加利連鎖超市有限公司文件簽發(fā)單文件標題主 題 詞主送抄報、送擬稿部門擬稿人核稿人會稿部門會稿意見（可另附頁）會稿部門會稿意見（可另附頁）分管領導核稿意見總經理批示簽發(fā)發(fā)文字號浙有加利 20號密級期限打印校對可編輯精品資料印發(fā)時間年月日印