物業(yè)質(zhì)量體系文件控制程序

1、物業(yè)質(zhì)量體系文件控制程序 1.0 目的 對質(zhì)量管理體系文件進行統(tǒng)一管理與有效的掌握,以確保使用質(zhì)量管理體系文件的部門均能得到相應(yīng)文件的有效版本。 2.0 范圍 適用于質(zhì)量管理體系質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放及標(biāo)識的管理。其他類別文件如通告、通知等不在此程序適用范圍內(nèi)。 3.0 職責(zé) 3.1 總經(jīng)理負責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件及外來文件使用的批準(zhǔn)。 3.2 管理者代表負責(zé)組織編寫和審核質(zhì)量手冊和程序文件,批準(zhǔn)作業(yè)文件。 3.3 各部門負責(zé)人負責(zé)編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)文件。 3.4 全面質(zhì)量(來自:.)管理辦公室負責(zé)組織對質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放掌握。 3.5 全面

2、質(zhì)量管理辦公室負責(zé)質(zhì)量管理體系文件的存檔及外來文件的獵取、簽收、存檔。 3.6 全面質(zhì)量管理辦公室負責(zé)收集有關(guān)物業(yè)管理外來文件及審核。 3.7 工程維護部經(jīng)理負責(zé)對所收集的工資技術(shù)資料的審核、管理。 4.0 工作內(nèi)容 4.1 文件編號 4.1.1 體系文件架構(gòu) 第一層文件:質(zhì)量手冊 其次層文件:程序文件 第三層文件:作業(yè)文件 4.1.2 質(zhì)量手冊用QM(即英文Quantity Manual的簡稱)表示,編號為: QM-(發(fā)放編號)。 4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity Program的簡稱)表示,編號為: 序號 標(biāo)準(zhǔn)要素號 程序文件 4.1.4 作業(yè)文件用WI(即英文Worki

3、ng Instruction的簡稱)表示,編號為: 作業(yè)文件序號 標(biāo)準(zhǔn)要素號或程序文件編號 作業(yè)文件 4.2 編寫與審批 4.2.1質(zhì)量手冊, 全面質(zhì)量管理辦公室負責(zé)組織相關(guān)人員編寫,管理者代表負責(zé)質(zhì)量手冊的審核,總經(jīng)理負責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)。 4.2.2程序文件,管理者代表負責(zé)程序文件的審核,總經(jīng)理負責(zé)程序文件的批準(zhǔn)。 4.2.3作業(yè)文件,各部門負責(zé)審核,由管理者代表批準(zhǔn)。 4.3 文件版次 文件的最初版本狀態(tài)用A表示,修改狀態(tài)用0。若文件進行改版,則版本狀態(tài)依據(jù)改版的次數(shù)依次變更為:B、C、D、E;若文件進行修改,則修改狀態(tài)(來自:.)依據(jù)修改的次數(shù)依次變更為:1、2、3、4。文件的修改總量累

4、計達到50%或經(jīng)過第10次修改時,應(yīng)對文件實施改版,即版本序號變更為下一個英文字母,而修改狀態(tài)變更為0。 4.4 文件受控 4.4.1 受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋"受控文件'印章; 4.4.2 非受控文件,發(fā)給本組織外的質(zhì)量手冊為非受控文件,不收回,不負責(zé)修改。 4.5 文件發(fā)放與回收 4.5.1 文件的發(fā)放、回收都需要填寫收發(fā)文件登記表。 4.5.2 如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫收發(fā)文件登記表。 4.5.3 由于工作的需要或原文件丟失、破損,需要補發(fā)文件時,應(yīng)按下列規(guī)定辦理。 a. 申請方填寫文件補發(fā)審批單經(jīng)所在部門負責(zé)人審核,經(jīng)管理

5、者代表批準(zhǔn)方可予以補發(fā)。 b. 文件補發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關(guān)規(guī)定。 4.6 文件保管與復(fù)印 4.6.1 受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請補發(fā)。 4.6.2 使用人一旦離開公司,應(yīng)將其文件交回公司。 4.6.3 分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負責(zé)人為保管第一責(zé)任人,應(yīng)按規(guī)定做好部門 內(nèi)部文件發(fā)放范圍的掌握,須復(fù)印文件時,必需經(jīng)部門負責(zé)人同意后方可復(fù)印, 并將分發(fā)號填寫在收發(fā)文件登記表中。 4.7 文件評審與修改 4.7.1 文件每年在管理評審會上進行評審,必要時做出修改打算。 4.7.2 文件需要更改時,應(yīng)由部門負責(zé)人書面對全面質(zhì)量管理辦公室反映。 4.7.

6、3 全面質(zhì)量管理辦公室依據(jù)評審會決議及部門負責(zé)人的反映狀況,組織人員對文件進行修改,修改內(nèi)容由管理者代表批準(zhǔn)。 4.7.4 修改方式 4.7.4.1 大改,即絕大部分內(nèi)容需要修改時,由全面質(zhì)量管理辦公室組織相關(guān)人員進行換版修改; 4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù); 4.7.4.3 小改,即原文件個別內(nèi)容需要修改時,由文件使用人按文件更改通知單要求,直接在原文上改。 4.7.5 小改與中改在文件發(fā)放時,需填寫文件更改通知單。 4.8 文件作廢處理 4.8.1 對舊版質(zhì)量管理體系文件,由全面

7、質(zhì)量管理辦公室在發(fā)放新文件時對舊版文件進行回收,加蓋作廢印章后(來自:.)留一份存檔備查,其余填寫文件銷毀申請表,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。 4.8.2 如作廢文件須留做參考,肯定要在該文件封面上加蓋"作廢留用'章。 4.9 外來文件 4.9.1 全面質(zhì)量管理辦公室負責(zé)收集物業(yè)管理的有關(guān)法律法規(guī),進行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。 4.9.2 全面質(zhì)量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件交全面質(zhì)量管理辦公室主任對其相宜性、充分性進行審核,批準(zhǔn)后執(zhí)行。全面質(zhì)量管理辦公室加蓋"受控文件'章,并登記在外來政策法規(guī)文件清單上。 4.9.2 各物業(yè)公司管理處對需向業(yè)戶公開的外來文件,其范圍、程序按供應(yīng)給顧客文件掌握程序執(zhí)行。 5.0 相關(guān)文件 5.1供應(yīng)給顧客文件掌握程序(QP-4.2.3-03) 6.0 記錄表格 6.1收發(fā)文件登記表(QR-4.2.3-01-01) 6.2文件更改通知單(QR-4.2.3-01-02) 6.3外來政策