農產(chǎn)品農業(yè)公司文件管理制度

1、農產(chǎn)品農業(yè)公司文件管理制度第三條 公司文件管理工作必須嚴格遵守公司保密制度和檔案管理制度，做到及時、準確，安全。第四條 公文的種類請示：請上級指示和批準，用“請示”。報告：向上級匯報工作、反映情況，用“報告”。公告、通告：對外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。批復：答復下級的請示事項，用“批復”。通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級，同級和不相隸屬部門的發(fā)文，用“通知”。通報：傳達公司重要情況、階段性經(jīng)營狀況或主要經(jīng)濟指標等需要所屬各部門知道的事項，或批評錯誤，表揚好人好事用“通報”。決定、決議：對某些問

2、題或者重大行動或人事任免等做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議” 。函：平行的或不相隸屬的部門之間互相商洽工作，就一般事項向有關部門請示、批復、詢問和答復問題時，用“函”。會議紀要：傳達會議決議事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。第五條 公文格式1、常用公文格式一般包括：標題、公文字號、正文、附件、主送單位、印章、主題詞、抄送（抄報）單位、簽發(fā)人、發(fā)文時間、印數(shù)等。2、公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明公文種類。除批轉法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。3、向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位，如果需要上

3、報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。4、收、發(fā)文部門應寫部門全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦部門排列在前。5、發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準。6、發(fā)文編號由發(fā)文部門負責，其中以公司名義發(fā)文由公司綜合部負責編號。7、以公司名義對外發(fā)文，一律用“川AA字××××第×號”。8、公司董事會發(fā)文，用“川AA董字××××第×號”。9、公司其他管理部門的發(fā)文，用“川AA×字××××第×號”。 如：公司綜合部發(fā)文，用“川AA綜字×

4、5;××第×號”；營銷部發(fā)文，用“川AA銷字××××第×號”；其他部門發(fā)文以此類推。10、公文如有附件，應當在正文之后單位名稱之前注明附件名稱和件數(shù)。11、公文紙一般用A4復印紙，“通告”等文體用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第六條 公文處理（一）收文處理1、公司外上級部門發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由文員統(tǒng)一簽收、開拆、登記，并送交綜合部經(jīng)理審核。2、綜合部經(jīng)理簽批擬辦意見，再由文員分送給有關部門或領導。3、承辦人應根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。4、各部門收到急件時，

5、應在1天或最多3天內呈報辦理結果并退回文件。一般性文件，應在一周內辦理并退回文件。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭作簡要回復。5、加強文件催辦工作。文員對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要及時督辦，以防積壓或漏辦。6、有關人員參加重要會議帶回的文件，應及時交綜合部處理。（二）行文處理。1、公文擬訂：由發(fā)文部門進行公文草擬。2、公文審核：公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人核稿后送公司綜合部經(jīng)理進行規(guī)范審核及法律審核，必要時還須報財務部進行經(jīng)濟審核。3、公文簽發(fā)：公司行政文件，視情況由董事長或總經(jīng)理簽發(fā)。用部門章在公司內發(fā)文的，由部門負責人簽發(fā)。3、公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用簽字筆或鋼筆，禁止使用鉛筆、圓珠筆和紅色筆。4、簽發(fā)后的公文不得再作修改。若確需修改，必須重新送簽。5、公文簽發(fā)后，其打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)工作，由各部門指定專人負責。以公司名義發(fā)文由公司文員負責。6、公文校對一般由擬稿人負責，特殊情況時由公司文員依原稿校對，非主辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負責；校對后，錄入人員沒有改正的，由錄入人員負責。第七條 公司內部文件編號1、公司內部的記錄和標準類文件（包括規(guī)章制度、工作程序、工作表單、工作標準等）必須統(tǒng)一進行編號。2、公司內部的記錄和標準類文件編號格式為： XX-XXXX流水號文件類別部門代號部門代號