辦公中的文檔處理應(yīng)用實(shí)例

1、第第2章章 辦公中的文檔處理應(yīng)用實(shí)例辦公中的文檔處理應(yīng)用實(shí)例辦公自動化實(shí)例教程本章目錄本章目錄2.1 2.1 招聘啟事：簡單文檔制作實(shí)例招聘啟事：簡單文檔制作實(shí)例2.22.2 評比通知：辦公公文制作實(shí)例評比通知：辦公公文制作實(shí)例2.32.3 調(diào)研報(bào)告：復(fù)雜文檔制作實(shí)例調(diào)研報(bào)告：復(fù)雜文檔制作實(shí)例2.42.4 辦公文檔中圖形對象的制作辦公文檔中圖形對象的制作2.1 招聘啟事：簡單文檔制作實(shí)例招聘啟事：簡單文檔制作實(shí)例 2.1.1 文檔內(nèi)容的錄入文檔內(nèi)容的錄入1 2.1.2 文檔內(nèi)容的編輯文檔內(nèi)容的編輯2 2.1.3 設(shè)置字體和段落格式設(shè)置字體和段落格式3 2.1.4 添加項(xiàng)目符號與編號添加項(xiàng)目符號

2、與編號4 2.1.5 頁面設(shè)置頁面設(shè)置5 2.1.6 打印預(yù)覽打印預(yù)覽62.1.7 文檔的打印輸出文檔的打印輸出72.1.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布文檔的網(wǎng)上發(fā)布8辦公自動化實(shí)例教程2.1.1 文檔內(nèi)容的錄入文檔內(nèi)容的錄入1啟動軟件并設(shè)置輸入方法啟動軟件并設(shè)置輸入方法 辦公自動化實(shí)例教程 （1）啟動）啟動Word 2007軟件。軟件。 （2）建立一個(gè)新文件，并以）建立一個(gè)新文件，并以“招聘啟事招聘啟事”為文為文件名，將其保存到電腦中的適當(dāng)位置。件名，將其保存到電腦中的適當(dāng)位置。 （3）按）按組合鍵，在漢字輸入方法組合鍵，在漢字輸入方法之間切換之間切換,最終選擇合適的輸入方法。最終選擇合適的輸入方法。2

3、.1.1 文檔內(nèi)容的錄入文檔內(nèi)容的錄入2輸入啟事的文本內(nèi)容輸入啟事的文本內(nèi)容 辦公自動化實(shí)例教程 在錄入過程中，原則上應(yīng)進(jìn)行單純錄入，然后在錄入過程中，原則上應(yīng)進(jìn)行單純錄入，然后再進(jìn)行編輯排版。單純錄入的原則是：再進(jìn)行編輯排版。單純錄入的原則是： （1）不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題）不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落首行縮進(jìn)的設(shè)置。居中、段落首行縮進(jìn)的設(shè)置。 （2）不要用回車鍵進(jìn)行段落間距的排版，當(dāng)一）不要用回車鍵進(jìn)行段落間距的排版，當(dāng)一個(gè)段落結(jié)束時(shí)，才按回車鍵。個(gè)段落結(jié)束時(shí)，才按回車鍵。 （3）不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法，進(jìn)）不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法，進(jìn)行內(nèi)

4、容分頁的設(shè)置。行內(nèi)容分頁的設(shè)置。2.1.1 文檔內(nèi)容的錄入文檔內(nèi)容的錄入3特殊符號的錄入特殊符號的錄入 辦公自動化實(shí)例教程 除文字外，有時(shí)還要輸入特殊符號（例如：、除文字外，有時(shí)還要輸入特殊符號（例如：、等），方法有三種：等），方法有三種： （1）菜單法：通過）菜單法：通過 “插入插入” “符號符號”（“特特殊符號殊符號”）來輸入。）來輸入。 （2）軟鍵盤法：利用右鍵單擊輸入方法狀態(tài)欄最）軟鍵盤法：利用右鍵單擊輸入方法狀態(tài)欄最右邊的右邊的“軟鍵盤軟鍵盤”按鈕，從彈出的按鈕，從彈出的13種供選鍵盤中選種供選鍵盤中選“特殊符號特殊符號”、“標(biāo)點(diǎn)符號標(biāo)點(diǎn)符號”或其他符號鍵盤，利用或其他符號鍵盤，利用

5、按鍵輸入。按鍵輸入。 （3）鍵盤法：對于特殊符號，必須采用上述方法）鍵盤法：對于特殊符號，必須采用上述方法來進(jìn)行輸入；而對于常用的標(biāo)點(diǎn)符號，除了采用上述來進(jìn)行輸入；而對于常用的標(biāo)點(diǎn)符號，除了采用上述方法外，還可以如表方法外，還可以如表2-1所列出那樣，充分利用鍵盤所列出那樣，充分利用鍵盤來進(jìn)行快速錄入。來進(jìn)行快速錄入。 2.1.1 文檔內(nèi)容的錄入文檔內(nèi)容的錄入辦公自動化實(shí)例教程表表2-1 中文標(biāo)點(diǎn)符號的鍵盤輸入法中文標(biāo)點(diǎn)符號的鍵盤輸入法中文標(biāo)點(diǎn)符號名中文標(biāo)點(diǎn)符號名標(biāo)點(diǎn)符號標(biāo)點(diǎn)符號對應(yīng)鍵對應(yīng)鍵符號狀態(tài)符號狀態(tài) 頓號頓號、中文符號中文符號居中實(shí)心點(diǎn)居中實(shí)心點(diǎn)Shift+2中文符號中文符號破折號破折

6、號Shift+-中文符號中文符號下劃線下劃線_連續(xù)按連續(xù)按Shift+-英文符號英文符號省略號省略號Shift+6中文符號中文符號左書名號左書名號中文符號中文符號2.1.2 文檔內(nèi)容的編輯文檔內(nèi)容的編輯1光標(biāo)定位光標(biāo)定位 光標(biāo)定位是將插入點(diǎn)放到文本中適當(dāng)位置，它光標(biāo)定位是將插入點(diǎn)放到文本中適當(dāng)位置，它是進(jìn)行文字編輯和排版操作的基礎(chǔ)。操作時(shí)，移是進(jìn)行文字編輯和排版操作的基礎(chǔ)。操作時(shí)，移動鼠標(biāo)指針將插入點(diǎn)移動到光標(biāo)要定位位置，然動鼠標(biāo)指針將插入點(diǎn)移動到光標(biāo)要定位位置，然后單擊鼠標(biāo)即可。后單擊鼠標(biāo)即可。 2選擇文本選擇文本辦公自動化實(shí)例教程v 選擇內(nèi)容較少，并且不是整段的選取選擇內(nèi)容較少，并且不是整

7、段的選取。v 選擇內(nèi)容多，但不是全文時(shí)的選取選擇內(nèi)容多，但不是全文時(shí)的選取。 v 使用看不見的選擇欄。使用看不見的選擇欄。 v 利用快捷鍵操作選取。利用快捷鍵操作選取。2.1.2 文檔內(nèi)容的編輯文檔內(nèi)容的編輯辦公自動化實(shí)例教程3修改文本技巧修改文本技巧 將光標(biāo)定位到錯(cuò)誤字之后按將光標(biāo)定位到錯(cuò)誤字之后按，或，或在錯(cuò)誤字之前按在錯(cuò)誤字之前按，這對修改少數(shù)錯(cuò)誤比，這對修改少數(shù)錯(cuò)誤比較有效，但在修改大量文本內(nèi)容時(shí)，效率太低。此較有效，但在修改大量文本內(nèi)容時(shí)，效率太低。此時(shí)，應(yīng)首先選取出錯(cuò)內(nèi)容的文本，然后直接輸入新時(shí)，應(yīng)首先選取出錯(cuò)內(nèi)容的文本，然后直接輸入新文本，這樣既可刪除所選文本，又能在所選文本處文

8、本，這樣既可刪除所選文本，又能在所選文本處插入新的內(nèi)容。插入新的內(nèi)容。2.1.2 文檔內(nèi)容的編輯文檔內(nèi)容的編輯4復(fù)制、移動、刪除文本復(fù)制、移動、刪除文本辦公自動化實(shí)例教程v 利用快捷鍵利用快捷鍵v 命令按鈕方法命令按鈕方法v 右鍵快捷菜單方法右鍵快捷菜單方法v 鼠標(biāo)拖動方法鼠標(biāo)拖動方法5“選擇性選擇性”粘貼的作用粘貼的作用6撤消和恢復(fù)操作撤消和恢復(fù)操作2.1.3 設(shè)置字體和段落格式設(shè)置字體和段落格式v字體和段落的格式設(shè)置，通過“開始”選項(xiàng)卡下面“字體”和“段落”命令組中的命令按鈕就可實(shí)現(xiàn)，復(fù)雜的設(shè)置通過打開“字體”對話框、“段落”對話框進(jìn)行操作。 v另外，當(dāng)一篇文章中某一些字體和段落的格式相同

9、時(shí)，為提高排版效率而又能達(dá)到風(fēng)格一致的效果，可像復(fù)制文本內(nèi)容一樣，來復(fù)制文本格式，以提高排版效率和質(zhì)量。 辦公自動化實(shí)例教程2.1.4 添加項(xiàng)目符號與編號添加項(xiàng)目符號與編號 可以利用可以利用“開始開始”“段落段落”命令組中的命令組中的“項(xiàng)目項(xiàng)目符號符號”和和“編號編號”命令按鈕，來達(dá)到設(shè)置項(xiàng)目符號和命令按鈕，來達(dá)到設(shè)置項(xiàng)目符號和編號的目的。操作步驟如下：編號的目的。操作步驟如下： （1）選擇需要設(shè)置項(xiàng)目符號的文字內(nèi)容，即）選擇需要設(shè)置項(xiàng)目符號的文字內(nèi)容，即“醫(yī)醫(yī)學(xué)院院長、商學(xué)院院長應(yīng)聘條件學(xué)院院長、商學(xué)院院長應(yīng)聘條件”。 （2）單擊）單擊“開始開始”“段落段落” “項(xiàng)目符號項(xiàng)目符號”命令按鈕右

10、側(cè)的箭頭，從打開如圖命令按鈕右側(cè)的箭頭，從打開如圖2-1所示的項(xiàng)目符所示的項(xiàng)目符號列表中，選擇單擊本實(shí)例效果圖中需要的號列表中，選擇單擊本實(shí)例效果圖中需要的“”格格式項(xiàng)目符號即可。式項(xiàng)目符號即可。 辦公自動化實(shí)例教程2.1.4 添加項(xiàng)目符號與編號添加項(xiàng)目符號與編號 （3）選擇需要設(shè)置編號的文字內(nèi)容，也就是）選擇需要設(shè)置編號的文字內(nèi)容，也就是“醫(yī)學(xué)院院長、商學(xué)院院長應(yīng)聘條件醫(yī)學(xué)院院長、商學(xué)院院長應(yīng)聘條件”段落下面對應(yīng)段落下面對應(yīng)招聘條件部分的三行內(nèi)容。招聘條件部分的三行內(nèi)容。 辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-1 項(xiàng)目符號的設(shè)置項(xiàng)目符號的設(shè)置2.1.4 添加項(xiàng)目符號與編號添加項(xiàng)目符號與編號 （4）單擊）

11、單擊“開始開始”“段落段落” “編號編號”命令按命令按鈕右側(cè)的箭頭，從打開如圖鈕右側(cè)的箭頭，從打開如圖2-2所示的編號列表中，所示的編號列表中，選擇單擊本實(shí)例效果圖中所需要的選擇單擊本實(shí)例效果圖中所需要的“1. ”格式的編號格式的編號形式。形式。 辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-2 段落編號的設(shè)置段落編號的設(shè)置2.1.4 添加項(xiàng)目符號與編號添加項(xiàng)目符號與編號 （5）按照同樣方法，設(shè)置）按照同樣方法，設(shè)置“工學(xué)院電子工程系主任應(yīng)聘工學(xué)院電子工程系主任應(yīng)聘條件條件”行及下面的條件內(nèi)容。使用項(xiàng)目符號和編號后的行及下面的條件內(nèi)容。使用項(xiàng)目符號和編號后的“招招聘啟事聘啟事”文檔，效果如圖文檔，效果如圖2-3所

12、示。所示。 辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-3 設(shè)置項(xiàng)目符號與編號后的設(shè)置項(xiàng)目符號與編號后的“招聘啟事招聘啟事”效果效果2.1.5 頁面設(shè)置頁面設(shè)置 1 “紙張紙張” 選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡2“頁邊距頁邊距” 選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡3“版式版式”選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡4“文檔網(wǎng)格文檔網(wǎng)格” 選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡辦公自動化實(shí)例教程2.1.6 打印預(yù)覽打印預(yù)覽 在打印之前，可以使用打印預(yù)覽先查看一下整體的打印效在打印之前，可以使用打印預(yù)覽先查看一下整體的打印效果。操作步驟如下：果。操作步驟如下： 1單擊單擊“Office按鈕按鈕”“打印打印”“打印預(yù)覽打印預(yù)覽”，出，出現(xiàn)預(yù)覽窗口，如圖現(xiàn)預(yù)覽窗口，如圖2-4所示。所示。 辦公自動化實(shí)例教程圖

13、圖2-4 打印預(yù)覽效果打印預(yù)覽效果2.1.6 打印預(yù)覽打印預(yù)覽 （2）打印預(yù)覽窗口中有一個(gè)浮動工具欄，如圖）打印預(yù)覽窗口中有一個(gè)浮動工具欄，如圖2-5所示，所示，工具欄上從左到右依次提供了打印、頁面設(shè)置、顯示比例、預(yù)工具欄上從左到右依次提供了打印、頁面設(shè)置、顯示比例、預(yù)覽等幾組命令，其中包括了許多相關(guān)的命令按鈕。覽等幾組命令，其中包括了許多相關(guān)的命令按鈕。 辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-5 “打印預(yù)覽打印預(yù)覽”窗口中的工具欄窗口中的工具欄 （3）當(dāng)文檔內(nèi)容沒有全部顯示時(shí)，可單擊滾動條上的下）當(dāng)文檔內(nèi)容沒有全部顯示時(shí)，可單擊滾動條上的下三角按鈕繼續(xù)預(yù)覽其余內(nèi)容。三角按鈕繼續(xù)預(yù)覽其余內(nèi)容。 （4）單擊

14、）單擊“關(guān)閉打印預(yù)覽關(guān)閉打印預(yù)覽”按鈕，即可返回到編輯窗口按鈕，即可返回到編輯窗口界面。界面。2.1.7 文檔的打印輸出文檔的打印輸出1打印操作的基本步驟打印操作的基本步驟 在在“招聘啟事招聘啟事”完成并且效果滿意后，就可以完成并且效果滿意后，就可以進(jìn)行打印。操作步驟如下。進(jìn)行打印。操作步驟如下。 （1）單擊）單擊“Office按鈕按鈕”“打印打印”“打印打印”命令按鈕，打開如圖命令按鈕，打開如圖2-6所示的所示的“打印打印”對話對話框?？?。 （2）在）在“頁面范圍頁面范圍”選項(xiàng)區(qū)選擇選項(xiàng)區(qū)選擇“全部全部”，在，在“份數(shù)份數(shù)”欄內(nèi)輸入打印份數(shù)數(shù)字。欄內(nèi)輸入打印份數(shù)數(shù)字。 （3）單擊）單擊“確定

15、確定”按鈕，就可以開始打印。按鈕，就可以開始打印。 辦公自動化實(shí)例教程2.1.7 文檔的打印輸出文檔的打印輸出辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-6 “打印打印”對話框?qū)υ捒?.1.7 文檔的打印輸出文檔的打印輸出2打印操作的其他方式打印操作的其他方式辦公自動化實(shí)例教程v 文檔的快速打印文檔的快速打印v 一次連續(xù)打印多篇文檔一次連續(xù)打印多篇文檔v “ “打印打印”對話框中其他常用項(xiàng)目設(shè)置對話框中其他常用項(xiàng)目設(shè)置3文檔打印操作時(shí)的相關(guān)問題文檔打印操作時(shí)的相關(guān)問題v 設(shè)置打印機(jī)屬性和打印設(shè)置設(shè)置打印機(jī)屬性和打印設(shè)置v 暫停和終止打印暫停和終止打印2.1.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布文檔的網(wǎng)上發(fā)布 如果需要，辦公文檔也

16、可以制作為網(wǎng)頁格式文件，發(fā)布如果需要，辦公文檔也可以制作為網(wǎng)頁格式文件，發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上面。操作步驟如下：到網(wǎng)絡(luò)上面。操作步驟如下： （1）單擊）單擊“Office按鈕按鈕” “另存為另存為”命令，彈出圖命令，彈出圖2-7示示“另存為另存為”對話框。對話框。辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-7 “另存為另存為”對話框?qū)υ捒?.1.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布文檔的網(wǎng)上發(fā)布 （2）在圖）在圖2-7對話框中，將對話框中，將“招聘啟事招聘啟事”文件的文件的“保存類型保存類型”設(shè)置為設(shè)置為“Web頁頁”格式，使之變?yōu)楦袷?，使之變?yōu)?html文件（網(wǎng)頁）。文件（網(wǎng)頁）。 （3）利用網(wǎng)絡(luò)辦公中）利用網(wǎng)絡(luò)辦公中“網(wǎng)上信息發(fā)布網(wǎng)上

17、信息發(fā)布”的方法的方法，可以將網(wǎng)頁格式的，可以將網(wǎng)頁格式的“招聘啟事招聘啟事”文檔發(fā)布到網(wǎng)上指文檔發(fā)布到網(wǎng)上指定位置，供更多的上網(wǎng)人士查閱。定位置，供更多的上網(wǎng)人士查閱。 辦公自動化實(shí)例教程2.2 評比通知：辦公公文制作實(shí)例評比通知：辦公公文制作實(shí)例 2.2.1 辦公公文的行文規(guī)范辦公公文的行文規(guī)范1 2.2.2 利用利用Word編排公文編排公文2 2.2.3 套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文3辦公自動化實(shí)例教程2.2.1 辦公公文的行文規(guī)范辦公公文的行文規(guī)范1公文種類公文種類 國務(wù)院于國務(wù)院于2000年年8月發(fā)布，月發(fā)布，2001年元月開年元月開始執(zhí)行的始執(zhí)行的國家行政公文處理辦

18、法國家行政公文處理辦法，將我國，將我國各級機(jī)關(guān)正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、各級機(jī)關(guān)正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、決定、意見、公告與通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、決定、意見、公告與通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函和會議紀(jì)要。此外，黨政機(jī)關(guān)請示、批復(fù)、函和會議紀(jì)要。此外，黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位等機(jī)關(guān)還有一些其它的常用公文，和企事業(yè)單位等機(jī)關(guān)還有一些其它的常用公文，包括計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會議報(bào)告、包括計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會議報(bào)告、記錄、大事記、論文等。記錄、大事記、論文等。 辦公自動化實(shí)例教程2.2.1 辦公公文的行文規(guī)范辦公公文的行文規(guī)范2公文格式公文格式辦公自動化實(shí)例教

19、程(1) (1) 文頭部分文頭部分(2) (2) 正文部分正文部分(3) (3) 文尾部分文尾部分3公文用紙公文用紙 公文用紙的國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)為公文用紙的國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)為A4型（長型（長297毫米、寬毫米、寬210毫米），公文用紙?zhí)祛^（上邊距）為：毫米），公文用紙?zhí)祛^（上邊距）為：37mm1mm，公文用紙訂口（左邊距）為：，公文用紙訂口（左邊距）為：28 mm1mm， 版心尺寸為：版心尺寸為：156 mm225mm（不含頁碼）。布告、通告、公（不含頁碼）。布告、通告、公告的用紙還可視情況，來具體確定紙張大小。告的用紙還可視情況，來具體確定紙張大小。 2.2.1 辦公公文的行文規(guī)范辦公公文的行文規(guī)范辦公自動

20、化實(shí)例教程4公文用字公文用字v 字號按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、小標(biāo)題、正文及注釋的順序字號按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、小標(biāo)題、正文及注釋的順序，從大到小選用。，從大到小選用。v 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，推薦使用高發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，推薦使用高22毫米、寬毫米、寬15毫米黑變字體毫米黑變字體或小初號宋體字?；蛐〕跆査误w字。v 聯(lián)合行文，推薦用小初號字。聯(lián)合行文，推薦用小初號字。v 公文標(biāo)題、小標(biāo)題，分別推薦使用小二號、三號宋體字。公文標(biāo)題、小標(biāo)題，分別推薦使用小二號、三號宋體字。v 秘密等級、緊急程度和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)字句，推薦秘密等級、緊急程度和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)字句，推薦使用三號黑體字。使用三號黑體字。v 主題

21、詞，推薦用三號宋體字。主題詞，推薦用三號宋體字。v 一般公文正文、主抄送機(jī)關(guān)、附件說明、發(fā)文字號、成文一般公文正文、主抄送機(jī)關(guān)、附件說明、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明等，推薦用三號仿宋體字。正文中如有小標(biāo)日期、印發(fā)說明等，推薦用三號仿宋體字。正文中如有小標(biāo)題，可用三號小標(biāo)宋體字或黑體字題，可用三號小標(biāo)宋體字或黑體字 2.2.2 利用利用WordWord編排公文編排公文 【例例2-2】為了促進(jìn)政務(wù)信息化的發(fā)展，為了促進(jìn)政務(wù)信息化的發(fā)展，省省政府領(lǐng)導(dǎo)想在全省開展一次政府網(wǎng)站的評比活動。政府領(lǐng)導(dǎo)想在全省開展一次政府網(wǎng)站的評比活動。省政府責(zé)成信息產(chǎn)業(yè)廳，制作一個(gè)通知，以正式公省政府責(zé)成信息產(chǎn)業(yè)廳，制作

22、一個(gè)通知，以正式公文形式下發(fā)到相關(guān)部門。文形式下發(fā)到相關(guān)部門。 根據(jù)上面介紹的行文規(guī)范，該通知的內(nèi)容以及打根據(jù)上面介紹的行文規(guī)范，該通知的內(nèi)容以及打印的格式應(yīng)該如教程圖印的格式應(yīng)該如教程圖2-19所示。所示。 辦公自動化實(shí)例教程2.2.2 利用利用WordWord編排公文編排公文 下面介紹利用下面介紹利用Word 2007來創(chuàng)建本教程上面圖來創(chuàng)建本教程上面圖2-19所示的所示的“通知通知”公文。操作步驟如下：公文。操作步驟如下： （1）啟動）啟動Word 2007，新建一個(gè)空白文檔。，新建一個(gè)空白文檔。 （2）進(jìn)行頁面設(shè)置。）進(jìn)行頁面設(shè)置。 （3）制作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。）制作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。 （4）

23、制作發(fā)文字號。）制作發(fā)文字號。 （5）紅色線條的制作。）紅色線條的制作。 （6）輸入公文正文的標(biāo)題文字）輸入公文正文的標(biāo)題文字“關(guān)于開展我省市廳關(guān)于開展我省市廳級政府部門網(wǎng)站評比的通知級政府部門網(wǎng)站評比的通知”，并設(shè)置為小二號宋體，并設(shè)置為小二號宋體字，段落居中，段前和段后距都設(shè)置為字，段落居中，段前和段后距都設(shè)置為“0.5行行”。 辦公自動化實(shí)例教程2.2.2 利用利用WordWord編排公文編排公文 （7）輸入正文，并設(shè)置為三號仿宋體，其中標(biāo)題）輸入正文，并設(shè)置為三號仿宋體，其中標(biāo)題進(jìn)行加粗處理，首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。進(jìn)行加粗處理，首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。 （8）輸入公文署名和成文日期，設(shè)置為三號仿

24、宋）輸入公文署名和成文日期，設(shè)置為三號仿宋體，段落水平方向設(shè)置為右對齊。體，段落水平方向設(shè)置為右對齊。 （9）主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間以）主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間以及打印份數(shù)的制作。及打印份數(shù)的制作。 （10）將文檔進(jìn)行保存處理。）將文檔進(jìn)行保存處理。 辦公自動化實(shí)例教程2.2.3 套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文 【例例2-3】請利用請利用Word 2007中的現(xiàn)成模板，來制作教中的現(xiàn)成模板，來制作教材圖材圖2-19所示的所示的“通知通知”公文。公文。 具體操作步驟如下： （1）啟動Word 2007。 （2）單擊“Office 按鈕”“新建”菜單項(xiàng)，彈出

25、 “新建文檔”對話框，從左側(cè)的“模板”區(qū)域可以看到已經(jīng)安裝的模板、我的模板、根據(jù)現(xiàn)有文件創(chuàng)建等信息，可以選擇之后在其基礎(chǔ)上來創(chuàng)建相應(yīng)的文檔；另外，如果本地電腦上沒有所需要的模板，還可以在下面的“Microsoft Office Online”下面的類型列表中選擇，然后在本機(jī)連接因特網(wǎng)的情況下，到微軟公司Office軟件的官方網(wǎng)站上去下載，然后安裝到本地機(jī)器。 辦公自動化實(shí)例教程2.2.3 套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文套用現(xiàn)成模板來創(chuàng)建公文 （3）單擊 “模板”區(qū)域下面的“我的模板”菜單項(xiàng)，彈出 “新建”對話框，其中已經(jīng)有編者已經(jīng)事先下載、安裝好的“公文模板”。 （4）選取 “公文模板”圖標(biāo)并單擊“確

26、定”命令按鈕后，很快生成一個(gè)基于原公文模板的一個(gè)空白公文文檔，其中各個(gè)部分的格式已經(jīng)設(shè)置好。 （5）根據(jù)需要，用實(shí)際的文本內(nèi)容替換空白文檔中的一系列“”即可。 辦公自動化實(shí)例教程2.3 調(diào)研報(bào)告：復(fù)雜文檔制作實(shí)例調(diào)研報(bào)告：復(fù)雜文檔制作實(shí)例2.3.1 輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容1 2.3.2 使用樣式統(tǒng)一文檔格式使用樣式統(tǒng)一文檔格式2 2.3.3 腳注與尾注的添加腳注與尾注的添加3 2.3.4 目錄的制作目錄的制作4 2.3.5 封面的制作封面的制作5 2.3.6 頁眉的設(shè)置頁眉的設(shè)置6辦公自動化實(shí)例教程2.3 調(diào)研報(bào)告：復(fù)雜文檔制作實(shí)例調(diào)研報(bào)告：復(fù)雜文檔制作實(shí)例 【例例2-4

27、】按照學(xué)校的要求，某學(xué)?，F(xiàn)代教育技術(shù)中心的幾位教師對學(xué)校多媒體教學(xué)情況進(jìn)行了調(diào)研。通過調(diào)查研究，他們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前高校多媒體教學(xué)中存在一些亟待解決的問題。于是他們決定成立專門課題組，認(rèn)真深入研究，傳寫調(diào)研報(bào)告，以便發(fā)現(xiàn)問題，找到不足，提出解決問題的對策，合理確定保證今后學(xué)校多媒體教學(xué)質(zhì)量的保障體系。 現(xiàn)在課題組已將情況調(diào)查清楚，資料搜集完整，需要由負(fù)責(zé)人撰寫課題的調(diào)研報(bào)告。由于目前學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)不再接收手稿報(bào)告，現(xiàn)在負(fù)責(zé)人必須自己編排打印該報(bào)告。辦公自動化實(shí)例教程2.3 調(diào)研報(bào)告：復(fù)雜文檔制作實(shí)例調(diào)研報(bào)告：復(fù)雜文檔制作實(shí)例 編排效果：編排效果：整個(gè)報(bào)告的編排效果如教程圖2-27所示，是用Word

28、2007完成的，共15頁。因頁碼內(nèi)容太多，只顯示了全部論文整體排版后的總體頁面顯示效果，第1頁為封面，第2頁為目錄，第15頁下半部分為參考文獻(xiàn)，其余中間部分為論文正文，第6頁、第7頁正文中插入了表格，表格的標(biāo)題中還加入了一些說明和解釋信息，這些內(nèi)容以腳注的形式顯示在本頁最下面，第7頁還有圖表，除封面頁、目錄頁外，其他頁面均標(biāo)有頁碼和頁眉。 辦公自動化實(shí)例教程2.3.1 輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容 （1）啟動Word 2007，新建一個(gè)空白文件，并進(jìn)行一定的頁面設(shè)置。 （2）按照2.2節(jié)介紹過的單純輸入原則，輸入調(diào)研報(bào)告的所有文字內(nèi)容，先不用考慮其格式設(shè)置，另外要注意各級標(biāo)題的

29、編號事先設(shè)計(jì)好，一并輸入。 （3）在報(bào)告中的適當(dāng)位置插入表格、圖形和圖表等對象，并作好環(huán)繞方式的設(shè)置，起到表格和圖形、圖表的編號和名稱，其中：圖形的序號、名稱要以圖題的方式（如“圖3-1 操作流程圖”）放到圖形下面，而表格的序號、名稱要以表題的方式（如“表2-1 公司銷售表”）放到表格的上方。一般來講，圖形的辦公自動化實(shí)例教程2.3.1 輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容 環(huán)繞方式都設(shè)置為“嵌入型”，而關(guān)于表格和圖表的制作，本書將在后續(xù)的章節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的講解。另外，對于這種以文字為主的調(diào)研報(bào)告中的表格和圖表，可以在其他地方利用Excel軟件先制作好，然后復(fù)制到報(bào)告中。 （4）全部圖文內(nèi)

30、容都輸入完畢之后，將報(bào)告以其標(biāo)題“我校多媒體教學(xué)現(xiàn)狀調(diào)研及其質(zhì)量保障體系問題研究”作為文件名，保存到一個(gè)適當(dāng)?shù)奈恢谩?辦公自動化實(shí)例教程2.3.2 使用樣式統(tǒng)一文檔格式使用樣式統(tǒng)一文檔格式 使用樣式，可以很好地來統(tǒng)一本實(shí)例調(diào)研報(bào)告中的文檔格式。操作步驟如下： （1）把調(diào)研報(bào)告的題目套用“標(biāo)題1”樣式。 （2）把“第1章 前言”的章標(biāo)題套用“標(biāo)題2”樣式。 （3）選定上面設(shè)置好格式的章標(biāo)題，然后雙擊格式刷，去刷取調(diào)研報(bào)告中的其他章標(biāo)題，這樣使得整個(gè)調(diào)研報(bào)告中的有章的標(biāo)題，都設(shè)置為統(tǒng)一的格式，并且都是二級標(biāo)題。 （4）按照與操作類似的方法，再對報(bào)告中的所有節(jié)標(biāo)題，套用“標(biāo)題3”樣式。 （5）根據(jù)需

31、要，再把報(bào)告中的其他項(xiàng)目標(biāo)題、表格標(biāo)題、圖形標(biāo)題都套用樣式。 辦公自動化實(shí)例教程2.3.3 腳注與尾注的添加腳注與尾注的添加 下面以添加腳注為例，說明其操作方法。操作步驟如下： （1）先將光標(biāo)定位在需要插入腳注的位置，也就是需要進(jìn)行解釋的文字處。 （2）單擊“引用”“腳注”“插入腳注”命令按鈕，之后在當(dāng)前頁的下面畫出一條左對齊的短直線，下面顯示出一個(gè)數(shù)字“1”，光標(biāo)停留到它的后面；同時(shí)，原來光標(biāo)所在位置也添加上一個(gè)上標(biāo)數(shù)字“1” ，如圖2-8所示。 辦公自動化實(shí)例教程2.3.3 腳注與尾注的添加腳注與尾注的添加 （3）在頁面下面的腳注區(qū)“1”的后面，輸入需要進(jìn)行解釋和說明的文字即可。 辦公自動

32、化實(shí)例教程圖圖2-8 插入腳注的編輯界面插入腳注的編輯界面2.3.4 目錄的制作目錄的制作 Word可方便地抽取標(biāo)題文字，快速制作隨文檔內(nèi)容更新的自動目錄。操作步驟如下： （1）將光標(biāo)置于調(diào)研報(bào)告正文的最前面，按下組合鍵，插入一個(gè)分頁符,從而在原文檔的前面添加了一個(gè)空白頁。 （2）在新建的空白頁最上面輸入“目錄”兩個(gè)字，設(shè)置段落居中，字號設(shè)為三號。 （3）將下回車鍵，將光標(biāo)放置到“目錄”文字所在行的下一行。 （4）單擊“引用” “目錄” “目錄”命令按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“插入目錄”菜單項(xiàng)，打開“目錄”對話框，并切換到“目錄”選項(xiàng)卡，如圖2-9所示。 辦公自動化實(shí)例教程2.3.4 目錄的

33、制作目錄的制作 （5）在如圖）在如圖2-9所示的對話框中，檢查所示的對話框中，檢查“打印預(yù)覽打印預(yù)覽”中的中的顯示是否符合要求。顯示是否符合要求。 （6）確定無誤后，根據(jù)需要可以選擇是否要顯示頁碼、頁）確定無誤后，根據(jù)需要可以選擇是否要顯示頁碼、頁碼是否右對齊，并可以設(shè)置制表符前導(dǎo)符號、目錄格式以及目碼是否右對齊，并可以設(shè)置制表符前導(dǎo)符號、目錄格式以及目錄層次，然后單擊錄層次，然后單擊“確定確定”按鈕。按鈕。 辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-9 “目錄目錄”對話框中的對話框中的“目錄目錄”選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡2.3.5 封面的制作封面的制作 調(diào)研報(bào)告完成后，為了使整體效果更正規(guī)，應(yīng)該在前面加一個(gè)封面。操作步

34、驟如下： （1）將光標(biāo)放置到前面的“目錄”文字前面，也是整個(gè)文檔（包括目錄）的最前面。 （2）單擊“插入”“頁”“封面”按鈕，彈出各種封面類型。 （3）從中選擇一種封面類型（本例中選擇“傳統(tǒng)型”），并單擊其所對應(yīng)的按鈕。 （4）之后，將在文檔的最前面插入一個(gè)單獨(dú)的目錄頁，在該頁合適的位置，已經(jīng)設(shè)置好了文章類型、文章標(biāo)題、作者單位、作者姓名以及撰寫時(shí)間等信息。 （5）根據(jù)實(shí)際需要，在相關(guān)位置輸入本文檔封面的相關(guān)信息，并進(jìn)行適當(dāng)排版即可。 辦公自動化實(shí)例教程2.3.6 頁眉的設(shè)置頁眉的設(shè)置 在完成本教程例子中的頁眉設(shè)置過程中，需要注意以下幾點(diǎn)內(nèi)容： （1）插入頁碼的操作，可通過單擊“插入”“頁眉和

35、頁腳”“頁碼”命令按鈕來實(shí)現(xiàn)；而插入頁眉，可通過單擊“插入”“頁眉和頁腳”“頁眉”命令按鈕來實(shí)現(xiàn)。 （2）要想使首頁、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁的頁眉不同，操作時(shí)只要先在“頁面設(shè)置”的“版式”對話框中將“頁眉頁腳”區(qū)域的“奇偶頁不同”和“首頁不同”選上，然后再設(shè)置頁眉頁腳，系統(tǒng)就會提示單獨(dú)地設(shè)置首頁、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁的不同頁眉。 （3）要想使封面、目錄中不顯示頁眉，而在正文中顯示頁眉，操作時(shí)需要在目錄的最后插入一個(gè)從“下辦公自動化實(shí)例教程2.3.6 頁眉的設(shè)置頁眉的設(shè)置 一節(jié)”開始的分節(jié)符，使封面、目錄與正文內(nèi)容分別屬于兩個(gè)“節(jié)”，這樣在兩個(gè)不同的“節(jié)”中就可以進(jìn)行不同的操作可以在封面、目錄中不設(shè)置頁眉，而

36、在正文中可以設(shè)置頁眉。但是，在設(shè)置正文的頁眉時(shí)，一定要記住將如圖2-10所示 “頁眉頁腳”工具欄上的“鏈接到前一條頁眉”按鈕按下，使之不起作用，否則在后面對正文區(qū)中設(shè)置的頁眉，也會作用于前面的封面和目錄中，達(dá)不到本例頁眉設(shè)置的目的需要。 辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-10 “頁眉頁腳頁眉頁腳”工具欄上的工具欄上的“鏈接到前一條頁眉鏈接到前一條頁眉”按鈕按鈕2.4 辦公文檔中圖形對象的制作辦公文檔中圖形對象的制作 2.4.1 辦公中的簡易流程圖制作辦公中的簡易流程圖制作1 2.4.2 辦公文檔中的公式編輯辦公文檔中的公式編輯2辦公自動化實(shí)例教程2.4.1 辦公中的簡易流程圖制作辦公中的簡易流程圖制作

37、 1繪制圖框繪制圖框 （1）單擊）單擊“插入插入”“插圖插圖”“形狀形狀”命令按命令按鈕，從彈出基本圖形形狀列表的鈕，從彈出基本圖形形狀列表的“流程圖流程圖”區(qū)域中區(qū)域中，選擇，選擇“過程過程”按鈕（方塊），待鼠標(biāo)變成十字型按鈕（方塊），待鼠標(biāo)變成十字型，在文檔的編輯區(qū)按住鼠標(biāo)左鍵，然后進(jìn)行拖動，在文檔的編輯區(qū)按住鼠標(biāo)左鍵，然后進(jìn)行拖動，畫出流程圖中的第一個(gè)過程圖框。畫出流程圖中的第一個(gè)過程圖框。 （2）選中畫好的第一個(gè)過程圖框，按下）選中畫好的第一個(gè)過程圖框，按下鍵拖動，再復(fù)制出四個(gè)一樣的圖框。鍵拖動，再復(fù)制出四個(gè)一樣的圖框。 （3）按照步驟（）按照步驟（1）的操作，再次選擇）的操作，再次選

38、擇“流程圖流程圖”區(qū)域中的區(qū)域中的“決策決策”按鈕（菱形），通過鼠標(biāo)拖動按鈕（菱形），通過鼠標(biāo)拖動，畫出所需的決策圖框。，畫出所需的決策圖框。 辦公自動化實(shí)例教程2.4.1 辦公中的簡易流程圖制作辦公中的簡易流程圖制作 （4）根據(jù)實(shí)際需要，調(diào)整圖框之間的相對位置，最）根據(jù)實(shí)際需要，調(diào)整圖框之間的相對位置，最后的效果如圖后的效果如圖2-11所示。所示。 辦公自動化實(shí)例教程圖圖2-11 繪制圖框繪制圖框2.4.1 辦公中的簡易流程圖制作辦公中的簡易流程圖制作 2輸入文字輸入文字 （1）選中第一個(gè)圖框，單擊右鍵選擇）選中第一個(gè)圖框，單擊右鍵選擇“添加文字添加文字”，然后輸入，然后輸入“95559電話銀行電話銀行”。 （2）用同樣的方法，將其他圖框分別添加上文字）用同樣的方法，將其他圖框分別添加上文字“按按1鍵鍵”、“自動服務(wù)自動服務(wù)”、“人工服務(wù)人工服務(wù)”、“輸輸入卡號、密碼，按入卡號、密碼，按1鍵鍵”、“電話費(fèi)服務(wù)電話費(fèi)服務(wù)”。 （3）按下）按下鍵，然后連續(xù)單擊多個(gè)框圖，鍵，然后連續(xù)單擊多個(gè)框圖，使所有框圖都被選中。使