Project-培訓課件

1、Project-培訓課件ProjectProject 項目管理工具培訓項目管理工具培訓目目 錄錄 contentsu Project 基本基本介紹介紹u 編制項目計劃的基本步驟編制項目計劃的基本步驟u 案例練習案例練習培訓目標：培訓目標：基本掌握基本掌握Project的的常用功能，能夠常用功能，能夠運用軟件運用軟件編編制和調整項目計劃。制和調整項目計劃。Project 與與項目管理項目管理 何何為為“項目項目”？ 項目管理項目管理5個階段個階段1.啟動階段2.計劃階段4.控制階段3.執(zhí)行階段5.結束階段項目管理過程項目管理過程 1、啟動階段：確定一個項目可以開始并著手實施 2、計劃階段：對項目

2、任務進行計劃并確保實現(xiàn)項目目標 3、執(zhí)行階段：協(xié)調人力物力等資源，執(zhí)行計劃 4、控制階段：監(jiān)控項目過程確保達到目標，必要時采取修正措施 5、結束階段：取得項目認可并有序的結束項目 u u 項目管理的概念項目管理的概念 項目的周期項目的周期 項目管理三要素項目管理三要素 ： ： ： u ： ： 任務分解（任務分解（WBS） 任務分解（任務分解（WBSWork Breakdown Structure）定義：定義： WBS（工作分解結構）是Work Breakdown Structure的英文縮寫，是項 目管理重要的專業(yè)術語之一。WBS的基本定義 ：以可交付成果為導向 對項目要素進行的分組，它歸納和

3、定義了項目的整個工作范圍每下降 一層代表對項目工作的更詳細定義。簡單理解：簡單理解：項目分解就是把復雜的項目逐步分解成一層一層的要素（工作） 直到具體明確為止，是對項目工作由粗到細的分解過程。重要性：重要性： WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進度計劃、資源需求、成 本預算、風險管理計劃和采購計劃等的重要基礎。 任務分解（任務分解（WBSWork Breakdown Structure）【作用作用】1、明確和準確說明項目的范圍，確定工作內容和工作順序； 2、為各獨立單元分派人員，規(guī)定這些人員的相應職責，便于 劃分和分派責任；3、針對各獨立單元，進行時間、費用和資源需要量的估算， 提高時間、

4、費用和資源估算的準確度；4、為計劃、成本、進度計劃、質量、安全和費用控制奠定基 礎；5、將項目工作與項目的財務帳目聯(lián)系起來； 任務分級任務分級大項目大項目項目項目1級級2級級階段階段3級級任務任務4級級子任務子任務5級級工作單元工作單元6級級開發(fā)項目開發(fā)項目分期分期土地、開發(fā)、設計土地、開發(fā)、設計具體任務：設計、工程具體任務：設計、工程.施工單位招標、施工策劃施工單位招標、施工策劃.施工單位考察、發(fā)標、回標、定標施工單位考察、發(fā)標、回標、定標.WBS編碼編碼生日蛋 糕11100飲料11200食 品11310餐 具11320清洗11300涼 菜11410食 品類11421海 鮮 類11422其他

5、 類11423熱菜11420做菜11400晚 宴11000音響12100燈光 布 置12200室內 布 置12300VCD光 碟12400娛 樂12000生日晚 會10000【WBS編碼】1、編碼是最顯著和最關鍵的WBS構成因子；2、編碼將WBS徹底的結構化。3、通過編碼體系，我們可以很容易識別WBS元素的層級關系、分組類別和特性。 建筑工程項目的3級WBS分解第一級建筑工程項目的單項工程第二級場地準備地下結構地上結構精裝工程機電工程設備 陳設品市政、 園林綠化第三級平整場地場地拆除和遷移場地土石方工程污染場地的治理地基及地基處理基礎地下室改建擴建工程樓面工程屋面工程防腐隔熱保溫工程外部圍護及

6、裝修樓梯及其裝飾裝修室內裝飾裝修廚房衛(wèi)生間設施其它室內設施運輸設備給排水 燃氣設施采暖 通風 空調設施消防設施建筑電氣設施設備陳設品 家具道路工程市政管網工程綠化工程園路 園橋 假山園林景觀工程其它室外工程 工程項目工程項目 WBSProject 20XX 介紹介紹 Project 是項目計劃管理的專業(yè)工具是項目計劃管理的專業(yè)工具Project 20XX的功能的功能 Project 20XX的組成的組成 Project 20XX 主界面介紹主界面介紹標題欄標題欄工具欄工具欄縮放模塊縮放模塊任務工作表任務工作表甘特圖欄甘特圖欄 Project 20XX Back stage介紹介紹具體設置具體設

7、置時間設置時間設置 Project 20XX Back stage介紹介紹具體設置具體設置顯示摘要任務顯示摘要任務 Project 20XX 任務信息介紹任務信息介紹雙擊工作項雙擊工作項 Project 20XX 任務信息介紹任務信息介紹【 任務限制任務限制】 1、期限，起提醒作用；、期限，起提醒作用； 2、限制類型，強制影響進度安排。、限制類型，強制影響進度安排。【 8種限制類型種限制類型】 1、越早越好（默認，不做限制、越早越好（默認，不做限制）(ASAP) 2、必須開始于某個、必須開始于某個日期日期(MSO) 3、必須完成于某個、必須完成于某個日期日期(MFO) 4、不得晚于某個日期、不

8、得晚于某個日期開始開始(SNLT) 5、不得晚于某個日期、不得晚于某個日期完成完成(FNLT) 6、不得早于某個日期、不得早于某個日期開始開始(SNET) 7、不得早于某個日期、不得早于某個日期完成完成(FNET) 8、越晚越好越晚越好(ALAP)編制項目計劃的基本編制項目計劃的基本步驟步驟2.1 創(chuàng)建文件2.2 設置項目開始時間2.3 設定工作時間2.4 設置摘要任務及大綱數(shù)字2.5 設定任務級別2.6 設定任務間的關系2.7 四種邏輯關系2.8 設定任務責任人/部門2.9 設置甘特圖2.10 優(yōu)化關鍵線路如何使用project編制項目計劃2.1創(chuàng)建文件創(chuàng)建項目文件的三種方式創(chuàng)建項目文件的三

9、種方式 利用模版 利用現(xiàn)有文件 空白首次設置完成時，可依次點擊“文件”選項卡、“另存為”，然后將該文件另存為模板，今后可直接調用。2.2 設置項目開始時間 打開工具欄中的“項目信息”（如右圖所示）： 設置項目的開始時間：2.3 設定工作時間Project默認的工作時間一般周六、周日為非工作時間。而房地產開發(fā)鏈條中，除開發(fā)手續(xù)辦理外，其余工作是基本不考慮周六、周日的。所以要將Project中的默認工作時間進行更改，將周六、周日改為工作時間。操作步驟操作步驟:項目-更改工作時間- 工作周，點擊“詳細信息”，將周六和周日選為“對所列日期設置以下工作時間”，輸入開始時間和結束時間后點擊確定，日歷視圖中

10、周六和周日兩列由灰色變?yōu)榘咨纯?。同理，可將春?jié)由工作時間修改為非工作時間，安排計劃時系統(tǒng)將自動跳過。2.3 設定工作時間有時，當輸入開始時間或者結束時間，而非指定工期的時候，工期會出現(xiàn)非整數(shù)的情況。解決方法是在Project中將日程的“默認開始時間”與“默認結束時間”調至與日歷相同。2.4 設置摘要任務及大綱數(shù)字Project提供自動編排大綱數(shù)字，自動統(tǒng)計摘要任務時間的功能，可按下圖所示實現(xiàn)。項目摘要任務摘要任務大綱數(shù)字2.5 設定任務級別在“任務名稱”域中，單擊需要降級（移動到層次結構中的低一級）或升級（移動到層次結構中的高一級）的任務。單擊“降級”按鈕 將任務降級。 單擊“升級”按鈕 將

11、任務升級。升級/降級時，該摘要任務的下屬子任務會自動隨之升/降級。圖一圖二2.6 設定任務間的關系當任務模式為“自動任務自動任務”時，Project將根據(jù)前后置任務關系及工期，自動安排該任務的開始及完成時間；并在前置任務時間發(fā)生變動時，自動隨之調整。當在“前置任務前置任務”中填寫與之相關的任務編號（非大綱數(shù)字/WBS編號）時，Project會自動連接兩個任務。2.7 四種邏輯關系完成-開始鏈接 (FS)只有在任務 A 完成后任務 B 才能開始。這是 Project 中默認的鏈接類型，并且也是最常用的任務類型。開始-開始鏈接 (SS)任務A與任務B同時開始。完成-完成鏈接 (FF)任務 A 完成

12、與任務 B 同時完成。開始-完成鏈接 (SF)在任務 A 開始時，任務B須完成。任務間的四種關系：任務間的四種關系：FS,SS,FF,SF(F-Finish S-Start)2.8 設定任務責任人/部門可以根據(jù)需要，將“資源名稱”列改為自己需要定義的標題。操作方式為在該列標題處點擊右鍵，選擇“域設定”。將全部工作項的責任人填寫完成后，可通過篩選功能選取某個人/部門在該計劃中的全部工作。2.9 設置甘特圖完成上述工作后，項目計劃的編制基本完成，此時Project會在右側自動生成條形圖。默認條件下，條形圖本身沒有文字（左上圖），可根據(jù)需要手動添加（右上圖）。2.10 優(yōu)化關鍵線路默認情況下，Pro

13、ject以紅色顯示關鍵路徑上的任務，以藍色顯示普通任務，方便使用者對通過優(yōu)化關鍵線路，縮短項目周期。（例如在主項計劃模板中，縮短“景觀工程完工”這一任務的工期，該條形圖圖即變?yōu)樗{色）2.10 優(yōu)化關鍵線路如習慣看任務列表，不習慣看橫道圖，可突出顯示關鍵任務，或直接篩選出關鍵任務。項目資源項目資源設置設置資源設置資源設置1.指定人員和設備2.分配人員和設備3.資源使用情況報告資源設置指定人員和設備資源設置指定人員和設備 在Project的項目向導工具欄中找到資源快捷圖示。 接著，我們便可以在資源向導的提示下進行與此項目有關的相關資 源輸入了。 在資源窗格中找到并按一下為項目指定人員和設備。 接著

14、就會出現(xiàn)指定資源窗格，要求你指定一種資源的添加方式。一共提供四種選擇方式。指定人員和設備（續(xù)）指定人員和設備（續(xù)） 按下手動輸入資源，然后就在右邊的窗格中輸入項目所需資源的情況。 在資源名稱中輸入資源的名稱，如項目參與者的姓名、項目外包的廠商的名稱、甚至項目所需的材料等。 錄入完畢，按一下向導窗格中的完成即可。 分配人員和設備分配人員和設備 在資源窗格中找到并按一下向任務分配人員和設備。 按下分配資源就會出現(xiàn)分配資源對話框。點選要進行分配的任務和要分配哪些資源，按下分配按鈕。 分配人員和設備（續(xù)）分配人員和設備（續(xù)）資源使用情況報告資源使用情況報告 當我們一一的將資源分配到工作之后，接著，我們

15、便可能需要了解哪些人分配了哪些任務。 會不會有太多的工作在某一個人的手中，如此一來，可能會出現(xiàn) 工作負荷太高而無法及時將任務完全的情況。資源使用情況報告（續(xù)）資源使用情況報告（續(xù)） 在菜單中選擇視圖/資源使用狀況。 資源使用情況報告（續(xù)）資源使用情況報告（續(xù)） 當我們過度分配某一個人或是資源時我們在資源工作表或是資源分配 狀況報表時便會發(fā)覺系統(tǒng)會利用紅色的方式標識該資源，同時在標記出也 會出現(xiàn)一個驚嘆號要求我們進行資源調配的工作。資源使用情況報告（續(xù)）資源使用情況報告（續(xù)） 如何進行呢？方法如下： 由菜單中選擇工具/調配資源，此時便會出現(xiàn)調配資源對話框。 在此對話框中我們可以設定由電腦尋找資源

16、過度分配而自動調配還是設定由人工自行來進行、要進行資源調配的范圍等等，一旦選擇好時按下開始調配。 接著設定要調配的為整個資源庫的資源還是選定資源，按下確定。 如果順利，資源便會調配成功，同時原本的紅色也會變更為黑色。資源使用情況報告（續(xù)）資源使用情況報告（續(xù)） 注意：如果條件設定得太緊，如：一個人同時分配4項任務，而每項任務都需要8小時，這4項任務需要一起開始同時完成。由于每個人一天最多只有24 小時，而4項任務各需8 小時一共需要32 小時，因此再怎么調配也無法讓他一個人完成，此時，我們進行了調配資源后系統(tǒng)依舊無法解決的。Projcet 視圖視圖Project 20XX的常用視圖的常用視圖

17、“甘特圖甘特圖”視圖視圖 “跟蹤甘特圖跟蹤甘特圖”視圖視圖“任務分配狀況任務分配狀況”視圖視圖 “日歷日歷”視圖視圖 “網絡圖網絡圖”視圖視圖 “資源工作表資源工作表”視圖視圖 “資源使用狀況資源使用狀況”視圖視圖 “資源圖表資源圖表”視圖視圖 報表報表 Microsoft Project還提供了許多設計好的報表供我們直接套用，一共有5 大類22 種。 選擇視圖報表可以自己選擇要打印的報表。項目項目監(jiān)控監(jiān)控問題提出問題提出 隨著項目活動的進行，伴隨著項目而來的問題也接踵而來，例如： 這么多的任務同時在進行時，哪些任務在預估計劃時間中？ 哪些任務嚴重落后？ 哪些成本超出預 算？ 哪些成本在預算的

18、控制之下成本監(jiān)視的例子成本監(jiān)視的例子 在菜單中選擇工具自定義域。 接著，便會出現(xiàn)自定義域對話框，選擇域類型為數(shù)字 。成本監(jiān)視的例子（續(xù)）成本監(jiān)視的例子（續(xù)） 接著，按下重命名，為此檢視的狀況加入一個名稱，舉例而言，我們想要掌握成本情形便輸入如“成本狀況”。 接著，按下公式。 在公式中選擇插入域功能，這里我們選擇成本成本。 按下確定 在顯示值中按下圖形標記設計其條件。 接著在測試條件中輸入準則，再到值中輸入其數(shù)值，最后在圖標中選擇要的圖標。成本監(jiān)視的例子（續(xù)）成本監(jiān)視的例子（續(xù)）成本監(jiān)視的例子（續(xù)）成本監(jiān)視的例子（續(xù)） 注意：由于所加入的域是自訂的域，在預設狀況下是不會出現(xiàn)在甘特圖工作畫面中，因

19、此，我們可以在菜單中選擇插入列再將域名稱中選擇之前自訂好的域如：成本狀況加入進去，燈號功能便看得到了。 成本監(jiān)視的例子（續(xù)）成本監(jiān)視的例子（續(xù)）Projcet的特殊應用的特殊應用任務日程的特殊設置任務日程的特殊設置 任務日程三要素：工時（總工作量）= 工期 * （資源）單位 任務的類型和限制條件：固定單位(fixed units)、固定工時(fixed work)、固定工期(fixed duration) 如果資源分配的多少只影響到完成任務所需的工期，而不影響任務的總工時，則這種日程排定方式稱為投入比導向投入比導向日程控制方法 修改：項目任務信息高級，或工具選項日程 固定工期：如開會，增加資源

20、，工期不會減少 再如“油漆干燥”：在排定任務日程時，Project應忽略資源工時；任務任務拆分與資源延遲拆分與資源延遲 任務拆分、拆分窗體； 當某人因某種原因無法完成要求，而將任務延期 操作：拆分后拖動或設整個任務的資源日程延遲 資源延遲的查看： 任務窗體視圖：“資源使用情況”使用管理器：工具使用管理器：工具管理器管理器 修改全局文件GLOBAL.mpt 通過文件另存為模板完成 模板：文件另存為模板，類似Word操作項目優(yōu)化項目優(yōu)化降低成本策略降低成本策略 替換資源 刪除任務 縮小范圍縮短日程的方法縮短日程的方法 分解關鍵任務,重疊子任務 重新評估關鍵任務的工期 重疊或延遲鏈接任務：雙擊鏈接將

21、延隔設為負，改變鏈接類型 通過減少工時，分配更多的資源來減少工期：工期=工時*資源單位 通過分配加班工時縮短關鍵任務 重新設置資源的工作時間和休息時間調整工作分布調整工作分布 注意：使用時不能靠近周末，如從星期四開始，工時為12則無法調整工作分布， 任務分配狀況視圖, 資源使用狀況視圖： 平坦、松緊、峰、鐘型過度分配的過度分配的解決解決 直接減少資源在任務上的工時（任務為固定工期） 資源替換： 使用延遲：延遲一些任務可能導致整個項目的延期分析控制成本分析控制成本 成本：成本：成本：指的是任務、資源或工作分配的計劃總成本，或整個項目的計劃總成本，有時也成為當前成本。在Project中比較基準成本

22、通常稱為“預算”。預算：指在Project中通過比較基準計劃建立的項目的估計成本。項目的成本控制就是在整個項目的進行中，定期地、經常性地收集項目的實際成本數(shù)據(jù)，并進行成本分析。項目的成本管理的主要目的是項目成本的控制，將項目的執(zhí)行成本控制中預算范圍內，是項目成功的一個重要指標。項目管理中成本的相關項目管理中成本的相關定義定義 Project中成本類型結構圖：中成本類型結構圖：項目成本各摘要任務成本固定成本各子任務成本各摘要任務本身固定成本各資源成本任務的固定成本工時類資源成本材料類資源成本成本類資源成本 項目管理中成本的相關定義項目管理中成本的相關定義 掙值計算的常用公式：掙值計算的常用公式：

23、 AC=各項實際發(fā)生費用 EV=各項掙得值 PV=各項計劃值 BAC=完工時各項PVCV=EV-AC 費用偏差 CV0代表成本節(jié)約，好 SV=EV-PV 進度偏差 SV0代表進度提前，好CPI=EV/AC 費用指數(shù) CPI1代表工作價值高，好 SPI=EV/PV 效率指數(shù) SPI1代表實際進度快，好預測EAC 與 ETC： 由于存在成本偏差情況，所以在典型偏差與非典型偏差時，計算順序不一樣，如下: 典型偏差： EAC= AC+(BAC-EV) =BAC/CPI ETC=EAC-AC非典型偏差： ETC=BAC-EV 基線總成本-已掙得部份 EAC=ETC+AC 項目管理中成本的相關定義項目管理

24、中成本的相關定義 術語解釋說明：術語解釋說明：AC Actual Cost：ACWP 實際成本：完成工作的實際成本是多少？ PV Planned Value：BCWS 計劃值： 應該完成多少工作？ EV Earned Value：BCWP 掙值： 完成了多少預算工作？ BAC Budget cost at completion 基線預算成本：全部工作的預算是多少？ 不改變成本基準，BAC就不會發(fā)生變化CV Cost Variance 成本偏差SV Schedule Variance 進度偏差CPI Cost Performance Index 成本執(zhí)行指數(shù)SPI Schedule Perfor

25、mance Index 進度執(zhí)行指數(shù)ETC Estimate (or Estimated) To Complete 完工時尚需成本估算：到完成時，剩余工作量還需要多少成本,ETC也就是估計完成項目的剩余工作成本EAC Estimate at completion 完成預估： 全部工作的成本是多少？是根據(jù)項目的績效和風險量化對項目最可能的總成本所做的一種預測。成本討論案例成本討論案例 成本累計方法：按比例(prorated)、開始(start)、結束(End) 成本=實際成本+剩余成本 實際成本=（實際工時X標準工資率）+（實際加班工時X加班工資率）+資源每次使用成本+任務固定成本 任務固定成本

26、(這里要看固定成的本的累算方式l) 實際成本的產生在于完成進度的百分比或是資源的投入才會變更 剩余成本=（剩余工時X標準工資率）+剩余加班成本 通過通過project成本相關設置操作成本相關設置操作 甘特圖中插入成本相關字段：甘特圖中插入成本相關字段： 通過通過project成本相關設置操作成本相關設置操作 資源成本設置資源費率：資源成本設置資源費率： 通過通過project成本相關設置操作成本相關設置操作 資源成本設置資源費率（單個資源成本設置）：資源成本設置資源費率（單個資源成本設置）： 通過通過project成本相關設置操作成本相關設置操作 資源成本查看資源成本信息：資源成本查看資源成本

27、信息： 通過通過project成本相關設置操作成本相關設置操作 資源成本查看資源成本說明：資源成本查看資源成本說明：若沒有設置項目基準時，本列為0若項目沒有開始執(zhí)行，本列為0 通過通過project成本相關設置操作成本相關設置操作 任務成本：任務成本： 通過通過project成本相關設置操作成本相關設置操作 設置任務的完成百分比（多種途經）：設置任務的完成百分比（多種途經）： 通過通過project進行項目成本分析進行項目成本分析 Project20XX 成本分析：成本分析：復雜項目復雜項目多項目處理多項目處理 多項目合并 合并打開的多個項目 窗口新建窗口，選取多個項目； 插入項目：可通過CT

28、RL插入多個項目 選擇“鏈接到項目”復選框時，允許源文件和合并文件的變化相互影響 修改插入項目的源文件：選取插入的項目，項目任務信息高級源項目 項目間的鏈接：通過拖動 刪除項目：DEL大項目分解大項目分解 用剪貼板剪去，獨立保存，再插入回原項目中項目項目發(fā)布發(fā)布項目發(fā)布項目發(fā)布1.Project Server介紹2.項目發(fā)布Project Server介紹介紹 Microsoft Project 不但可以輕易幫助我們規(guī)劃與控管項目，更可以輕易的把項目數(shù)據(jù)更新并放置到 Internet環(huán)境中，使得經營主管只要透過Microsoft Project Server便可輕易掌握與了解目前所有公司有多少

29、項目正在進行、每個項目目前的進度如何、每個項目花了多少成本、每個項目可能有什么問題、共享文檔等等的信息。 Project Server介紹（續(xù)）介紹（續(xù)） Microsoft Project Server 提供了一個技術領先的企業(yè)協(xié)作與項目管理平臺，這一平臺不但具有可測量、安全、靈活等特點，它還可以與您現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)進行整合。 提供了一系列易于使用的工作組項目管理組織工具?？蓞f(xié)作的工具和可共享的數(shù)據(jù)為工作組成員擴展了項目信息和容量，使他們能夠隨時獲悉項目信息同時確保優(yōu)先級支持公司目標。靈活的平臺和工具可以自定義以適應你的組織的項目管理的需要。 Project Server介紹（續(xù)）介紹（續(xù)） 若要使用Microsoft Project Server 的網頁作為公司內部透過工作群組合作任務的方法，那么工作群組中的每臺計算機都必須符合以下條件： 客戶端需要有瀏覽器，并且連結到Intranet 或Internet。 Microsoft Project Server 的服務器計算機，必須已經安裝有 Internet Information Server (IIS) 5.0 或更新版本以及Microsoft Windows 202X Server (SP1)或更新版本或者Windows