小公司行政管理制度

1、小公司行政管理制度（一）總 則第一條 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制 度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印章管理、公文打印管理、辦公及 勞保用品管理等。（二）檔案管理第三條 歸檔范圍： 公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔 案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等 具有參考價(jià)值的文件材料。第四條 檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整， 密級(jí)檔案必須保證安全。第五條 檔案的借閱與索?。?.總經(jīng)理辦公室借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手

2、續(xù)，直接提檔.2.借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng) 理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù) 制。第六條 檔案的銷毀：1.任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2.若按規(guī)定需要銷毀時(shí)， 凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀， 一般內(nèi)部檔 案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。（三）印章管理第七條 公司印章由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。第八條 公司印章的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可

3、后管理印章人方可蓋章， 如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。第九條 公司所有需要蓋印章的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編 號(hào)登記，以備查詢，存檔。第十條 公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確 需開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開(kāi)出，持空白介紹信外出工作回 來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。（四）公文打印管理第十二條 公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。1總經(jīng)理、各部門(mén)主管交由秘書(shū)打印之文函、廣告，需填寫(xiě)文書(shū)委派單 ，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級(jí)別，急迫性程度由秘書(shū)根

4、 據(jù)其緩急確定先后秩序。2打印完畢后秘書(shū)先行校核并于文書(shū)委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之 經(jīng)辦人校核、簽字3對(duì)外傳真、公函秘書(shū)須復(fù)印存檔。4文書(shū)處理過(guò)程中，未經(jīng)同意秘書(shū)不得將受托文書(shū)傳閱他人（五） 復(fù)印1公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書(shū)統(tǒng)一執(zhí)行2一般文件由各部門(mén)委托人員口頭交托行政秘書(shū)3客戶資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件，需填寫(xiě)復(fù)印委托單（文件名、秘級(jí)、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印4秘書(shū)于復(fù)印、裝訂作業(yè)后， 須填寫(xiě)復(fù)印裝訂登記表 （日期、內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等） 第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，交電腦部打印。 第十四條 公司各部、室所有打印公

5、文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室 留底存檔。（六） 收發(fā)文1.文件是經(jīng)營(yíng)信息傳送、 交流與反饋的重要信息載體。 每一位員工都負(fù)有文 件管理的責(zé)任或義務(wù)。2.本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人文秘統(tǒng)一辦理，她是各級(jí) 文件管理的直接承擔(dān)者。3.文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、 登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門(mén)或人員傳閱承辦，同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在“收文 簽字 簿”上簽收，文秘對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果， 并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)

6、務(wù)便函，只要在“收文 登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5.文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)， 需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù) 資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。6.對(duì)一些機(jī)密文件,需在文件頁(yè)首加蓋印章,以防止隨意傳播。7.每月未， 文秘應(yīng)將收、 發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。 每半年將經(jīng)各部門(mén)主管確認(rèn)的 確無(wú)使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附檔案資本銷 毀情況記錄表8公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊(cè)工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。9.每半年將經(jīng)

7、各部門(mén)主管確認(rèn)的確無(wú)用之文、 報(bào)刊可作一次銷毀， 行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。（七） 用印1.本公司以公司名義對(duì)外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。2.公司各部申請(qǐng)簽章及總經(jīng)理、 董事長(zhǎng)職章，應(yīng)提出申請(qǐng)（匯簽）經(jīng)上級(jí)核準(zhǔn) 后交管理部秘書(shū)，由秘書(shū)登記于登記表。（八） 客戶檔案1客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域2客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問(wèn)服務(wù)過(guò)程中制作的各 類文件、文本3客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外4特殊情況需復(fù)印時(shí)，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)報(bào)批5服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任（九）

8、訪客接待1.來(lái)本公司之賓客由秘書(shū)負(fù)責(zé)接待。2.接待來(lái)訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門(mén)聯(lián)系接洽。3.秘書(shū)做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來(lái)意、有否約 定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。（十） 辦公用品（一）文具1行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購(gòu)與領(lǐng)用登記2行政部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封 面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行（二）茶、水1行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購(gòu)與使用登記2定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購(gòu)買補(bǔ)充，以保證正常的辦 公秩序3公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行（

9、十一） 固定資產(chǎn)管理1.行政管理部對(duì)公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊(cè)2.固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無(wú)再使用價(jià)值者,由使用部門(mén)或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”一式二聯(lián),注明申請(qǐng)單位、 日期、 財(cái)產(chǎn)編號(hào)、 名 稱、數(shù)量、購(gòu)入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填 入購(gòu)買金額、累計(jì)折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。3.“固定資產(chǎn)申請(qǐng)單”一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后,由使用部門(mén)分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。4.財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí)，應(yīng)備有 報(bào)廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。 如為出售則暫時(shí)存檔。5.行政管理部

10、收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并 將處分日期、處分原因、處分金額（出售時(shí)填）填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并 “固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”存檔。6.固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案 辦理。公司福利1.公司員工之福利事項(xiàng)由管理部執(zhí)掌。2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時(shí)日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎(jiǎng)金分配之討論。4.公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難， 得向行政管理部申請(qǐng)補(bǔ)助或救濟(jì)。5.辦理補(bǔ)助程序如下： 由申請(qǐng)人填具申請(qǐng)書(shū)并經(jīng)部門(mén)主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會(huì)財(cái)務(wù)部支付。禮儀紀(jì)律：1.行政管理部

11、負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的禮儀、 辦公紀(jì)律、 出勤、 外出等事項(xiàng)的 全面監(jiān)督；2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象， 可簽發(fā)“提示單”以提示警告， 并報(bào)備有關(guān)部門(mén)主管；3.行政部確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí)，可提請(qǐng)有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請(qǐng)；4.對(duì)公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門(mén)主管均可直接向總經(jīng)理提出提出二 工作計(jì)劃與報(bào)告沒(méi)有計(jì)劃的行為是無(wú)效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對(duì)公司、部門(mén)、員工行為的計(jì) 劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過(guò)對(duì)計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過(guò)相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn) 工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評(píng)估。三 會(huì)議管理會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見(jiàn)交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議

12、 區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議 記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。四會(huì)議安排1公司內(nèi)會(huì)議由行政部秘書(shū)安排，部門(mén)內(nèi)會(huì)議由各部自行安排2主會(huì)人會(huì)前一天需向秘書(shū)告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容3秘書(shū)須提前四小時(shí)以上書(shū)面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容4秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理5開(kāi)會(huì)期中，秘書(shū)負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā) 給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案辦公設(shè)備管理1電腦1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電 腦密碼1.3員工在所屬部門(mén)目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄1.4員工不

13、得私設(shè)電腦密碼。辦公及勞保用品的管理第十五條 辦公用品的購(gòu)發(fā)：1.每月月底前，各部、 室負(fù)責(zé)人將該部門(mén)所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交總經(jīng)理 辦公室；2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算； 經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)回，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給各個(gè)部、室。由部室 主任簽字領(lǐng)回；3.除正常配給的辦公用品外， 若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方 可領(lǐng)用；4.公司新聘工作人員的辦公用品， 辦公室根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單， 負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；5.負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管

14、好；6.負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字；7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房。第十六條 勞保用品的購(gòu)發(fā)： 勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購(gòu)買、統(tǒng) 一發(fā)放。庫(kù)房管理第十七條 庫(kù)房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。第十八條 采購(gòu)人員購(gòu)入的物品必須附有合格證及入庫(kù)單， 收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù) 目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實(shí) 物與入庫(kù)單數(shù)量、 規(guī)格不符時(shí)，庫(kù)房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。第十九

15、條 物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫(xiě)帳卡。第二十條 嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)手續(xù)，物資出庫(kù)必須填寫(xiě)出庫(kù)單，經(jīng)公司辦公室主任 批準(zhǔn)后方可出庫(kù)。第二十一條 庫(kù)房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦 理外借手續(xù)。第二十二條 嚴(yán)格管理帳單資料， 所有帳冊(cè)、帳單要填寫(xiě)整潔、 清楚、計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。第二十三條 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙， 禁止無(wú)關(guān)工作人員入內(nèi)， 庫(kù)內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。第二十四條 公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。（一）私人信件，一律實(shí)行自費(fèi)，交辦公室或自己發(fā)送。（二）所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；（三）控制各類掛號(hào)信凡因公需掛號(hào)者，須

16、經(jīng)各部室主任批準(zhǔn)，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。第二十八條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要 的，各部門(mén)可提出修改意見(jiàn)交總經(jīng)理辦公室研究并提請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)。第二十九條 本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。行政部各職務(wù)詳細(xì)崗位職責(zé)描述1 行政經(jīng)理直接上司：總經(jīng)理 主要工作：規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項(xiàng)工作，組織管理下屬人 員完成本職工作。對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi) 秘書(shū)等工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié) 調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力崗位職責(zé)：（具體工作）（1）組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃與預(yù)算方案；（2）組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；（3） 組織、 協(xié)調(diào)公司年會(huì)、 員

17、工活動(dòng)、 市場(chǎng)類活動(dòng)及各類會(huì)議， 負(fù)責(zé)外聯(lián)工作 及辦理公司所需各項(xiàng)證照；（4）起草及歸檔公司相關(guān)文件；（5）搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫(xiě)公司大事記；（6）管理公司重要資質(zhì)證件；（7）組織好來(lái)客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作；（8）主持部門(mén)內(nèi)部的建設(shè)工作，建設(shè)及維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)；（9）協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作；（10）對(duì)控制成本的方法提出建議。（11）.負(fù)責(zé)主持本部的全面工作組織并督促部門(mén)人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)；（12）.貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)作配合；（13）.負(fù)責(zé)組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行；（14）.負(fù)責(zé)組織行政年、 季、

18、月度行政后勤、 保衛(wèi)工作計(jì)劃。 本著合理節(jié)約的 原則，編制后勤用款計(jì)劃，搞好行政后勤預(yù)算工作；（15）.做好公司生活用房及財(cái)產(chǎn)管理工作。 建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊(cè)、 員 工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財(cái)產(chǎn)帳冊(cè)；（16）.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生；（17）.負(fù)責(zé)做好公司用水、 電的管理工作。 認(rèn)真抓好水、 電的計(jì)量基礎(chǔ)管理工 作，定期檢查和維修計(jì)量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作；（18）.負(fù)責(zé)組織部門(mén)人員的培訓(xùn)教育工作。 協(xié)同人事部做好各項(xiàng)工作， 定期開(kāi) 展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競(jìng)賽評(píng)比活動(dòng)；19）.有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對(duì)其工作考核評(píng)價(jià)；20）.按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。2 總經(jīng)理秘書(shū) 主要工作：協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作 崗位職責(zé)：（具體工作）（1）起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿；（2）起草公司股東會(huì)和董事會(huì)的會(huì)議材