Access2007操作教程

1、1.1 Access 2007的主要用途 Access 2007是Office 2007的一個(gè)組件，在安裝Office 2007時(shí)，通常進(jìn)行默認(rèn)安裝就可以將Access 2007安裝到電腦上。1.能夠簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)Excel無(wú)法實(shí)現(xiàn)或很難實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)表功能。2.Access可非常方便的開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用軟件，比如進(jìn)銷存管理系統(tǒng)、計(jì)件工資管理系統(tǒng)、人員管理系統(tǒng)、超市管理系統(tǒng)等。Access 2007的對(duì)象主要包括表、查詢、窗體、報(bào)表、頁(yè)、宏和模塊。 1.2 Access 2007的主體構(gòu)成“表”創(chuàng)建按鈕“窗體”創(chuàng)建按鈕“報(bào)表”創(chuàng)建按鈕“查詢”創(chuàng)建按鈕“宏”和“模塊”創(chuàng)建按鈕導(dǎo)航窗格 1.2.1

2、 表 表是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的對(duì)象。Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的最基本的數(shù)據(jù)都是存儲(chǔ)在表中的。其它的幾個(gè)對(duì)象，比如“查詢”、“報(bào)表”等都是以此為基礎(chǔ)進(jìn)行操作的。表最上邊的這一行是列的標(biāo)題 列標(biāo)題這里是表格的數(shù)據(jù)，也就是行，應(yīng)用程序或者說(shuō)最終用戶主要操作的就是這些數(shù)據(jù)，在此處可以添加或修改 表格數(shù)據(jù) 打開(kāi)“聯(lián)系人管理”素材 1.2.2 查詢 查詢是Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)的另外一個(gè)對(duì)象，它的主要作用是查詢出滿足客戶要求的數(shù)據(jù)，并顯示出來(lái)。這里是查詢出來(lái)的數(shù)據(jù) 打開(kāi)“聯(lián)系人管理”素材 1.2.3 窗體 窗體就是用戶的操作界面。在表中直接輸入或修改數(shù)據(jù)不直觀，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，為此我們可以專門設(shè)計(jì)

3、一個(gè)窗口，用于輸入數(shù)據(jù)。 打開(kāi)“聯(lián)系人管理”素材打開(kāi)的“聯(lián)系人輸入”窗體 1.2.4 報(bào)表 報(bào)表的作用就是將數(shù)據(jù)以格式化的方式打印出來(lái)。報(bào)表中大多數(shù)信息來(lái)自表、查詢或SQL語(yǔ)句。打開(kāi)“聯(lián)系人管理”素材打開(kāi)的“報(bào)表” 1.2.5 宏 宏是若干個(gè)操作的組合，用來(lái)簡(jiǎn)化一些經(jīng)常性的操作。宏沒(méi)有具體的實(shí)體顯示，只有一系列操作的記錄。所以宏只能顯示它本身的設(shè)計(jì)視圖。關(guān)于宏的設(shè)計(jì)和制作，將在第7章中詳細(xì)講述。通過(guò)觸發(fā)一個(gè)宏可以更為方便地在窗體或報(bào)表中操作數(shù)據(jù)，如它可以執(zhí)行打開(kāi)表或窗體、運(yùn)行查詢、運(yùn)行打印等操作。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)中有大量重復(fù)性的工作需要處理時(shí)，使用宏是最佳的選擇。 1.2.6 模塊 模塊是用Acces

4、s 2007提供的VBA語(yǔ)言編寫(xiě)的程序段。 當(dāng)然如果能利用好模塊，您將會(huì)事半功倍。VBA（Visual Basic for Applications）語(yǔ)言是Microsoft Visual Basic的一個(gè)子集。 在一般情況下，用戶不需要?jiǎng)?chuàng)建模塊，除非要建立比較復(fù)雜的應(yīng)用程序，或者為了更加方便的實(shí)現(xiàn)某些功能。簡(jiǎn)單地說(shuō)數(shù)據(jù)庫(kù)就是許多數(shù)據(jù)的集合。實(shí)際上，在日常生活中，大家都在不知不覺(jué)地建立各式各樣的數(shù)據(jù)庫(kù)，如手機(jī)上的電話薄便是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。 1.3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)的概念 1.3 數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)知識(shí) 使用數(shù)據(jù)庫(kù)組織和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的好處是：數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)更加規(guī)范、易于檢索和統(tǒng)計(jì)。所以很多應(yīng)用程序（如人事管理等）需要使用數(shù)

5、據(jù)庫(kù)來(lái)組織和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。 計(jì)算機(jī)和操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)應(yīng)用程序 計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和應(yīng)用程序的關(guān)系如下圖所示。 從圖中不難看出，Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的操作對(duì)象是數(shù)據(jù)庫(kù)，它的服務(wù)對(duì)象是應(yīng)用程序。 1.3.2 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù) Access 2007建立的數(shù)據(jù)庫(kù)屬于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)是目前最流行的數(shù)據(jù)庫(kù)。它的一個(gè)最重要的概念是“關(guān)系” 。無(wú)論是實(shí)體還是實(shí)體之間的聯(lián)系都用關(guān)系（二維表）來(lái)表示，個(gè)關(guān)系就是一張二維表。二維表中的“列”一般表示特征。 “行”代表一個(gè)實(shí)體 單擊“空數(shù)據(jù)庫(kù)”鏈接 模版類型切換選擇數(shù)據(jù)庫(kù)的存放位置單擊數(shù)據(jù)庫(kù)模板1231.4 Access

6、 2007空白數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建1.5 Access 2007的操作界面和設(shè)置創(chuàng)建空白的數(shù)據(jù)庫(kù)后，可以進(jìn)入Access 2007的主操作界面。標(biāo)簽新建表操作界面1.6 Access 2007和編程Access的編程功能與數(shù)據(jù)庫(kù)完美的集成，使得在只是實(shí)現(xiàn)一些基本的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)查詢等操作時(shí)，用Access內(nèi)置的向?qū)Ъ纯奢p松完成，無(wú)需編寫(xiě)代碼。如果深入學(xué)習(xí)，使用Access的VBA編程語(yǔ)言，幾乎可以實(shí)現(xiàn)其他編程語(yǔ)言可以實(shí)現(xiàn)的所有功能。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在編寫(xiě)數(shù)據(jù)庫(kù)程序時(shí)，Access要比其他編程工具節(jié)省2/3的時(shí)間，可見(jiàn)其便捷。1.7 Access 2007、VB、ASP和SQLVB（Vasual Basic）是

7、一種可視化的應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)工具，簡(jiǎn)單方便，容易入門。用在Access 2007中的VBA語(yǔ)言，從某種意義上說(shuō)是VB語(yǔ)言的子集，其主要作用是使現(xiàn)有的應(yīng)用程序自動(dòng)化。ASP是一種編寫(xiě)網(wǎng)頁(yè)的語(yǔ)言，在ASP中有一種主要的腳本語(yǔ)言VBScript，能夠?qū)崿F(xiàn)與Access數(shù)據(jù)庫(kù)的交互。SQL則是SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)的一種查詢語(yǔ)言，在Access中也使用此語(yǔ)言進(jìn)行查詢以窗口形式顯示表1打開(kāi)Access選項(xiàng)對(duì)話框2選擇選擇31.8 典型實(shí)例：利用模板創(chuàng)建“學(xué)生”管理數(shù)據(jù)庫(kù) 1打開(kāi)主操作界面4單擊23單擊單擊5輸入單擊6雙擊7窗體報(bào)表查詢監(jiān)護(hù)人窗體和報(bào)表表格單擊可更改照片輸入數(shù)據(jù)2.1 “貨架”認(rèn)識(shí)“表”的

8、結(jié)構(gòu)如果將數(shù)據(jù)庫(kù)比作倉(cāng)庫(kù)，那么數(shù)據(jù)庫(kù)中的“表”就是倉(cāng)庫(kù)中的單個(gè)貨架。貨架上按照物品特性和倉(cāng)儲(chǔ)空間，有規(guī)律的碼垛著各種貨物。字段字段屬性2.2 存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的架構(gòu)創(chuàng)建表 2.2.1 輸入數(shù)據(jù)直接創(chuàng)建表 123雙擊直接輸入單擊單擊456單擊輸入 2.2.2 使用“表模板”創(chuàng)建表 選擇1單擊23設(shè)置“表”字段 2.2.3 通過(guò)“表設(shè)計(jì)器”創(chuàng)建表1單擊“表設(shè)計(jì)”按鈕 2單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽34輸入字段名稱選擇數(shù)據(jù)類型在此可設(shè)置字段參數(shù)右擊“ID”5選擇“主鍵”6新建“部門”字段7單擊8單擊9輸入單擊1011創(chuàng)建的“部門表” 2.2.4 邊學(xué)邊練：“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”的表對(duì)于一個(gè)中小規(guī)模的加工廠來(lái)說(shuō)，工人工資多

9、采用底薪加計(jì)件工資制，使用此種方法的優(yōu)點(diǎn)是可以有效的激發(fā)員工的積極性，缺點(diǎn)是工資不易管理，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，因此建立一個(gè)簡(jiǎn)單靈巧的工資管理系統(tǒng)，是很多企業(yè)所關(guān)注的。 本書(shū)將自始至終、貫穿全文，在“邊學(xué)邊練”中以實(shí)例的形式講述計(jì)件工資管理系統(tǒng)的創(chuàng)建。下邊我們首先來(lái)了解一下在計(jì)件工資管理系統(tǒng)中需要?jiǎng)?chuàng)建的表格。 2單擊“創(chuàng)建” 設(shè)置主鍵1單擊“表設(shè)計(jì)”按要求輸入相應(yīng)的“字段名稱” ，并設(shè)置字段的”數(shù)據(jù)類型“34選中“性別”字段 5在“有效性規(guī)則”屬性中輸入：“男“Or “女”7設(shè)置字段大小為2 6創(chuàng)建了“人事表”后，按照相同的操作步驟，創(chuàng)建其他表 按照相同的步驟設(shè)置其它字段的“常規(guī)”屬性。設(shè)置完畢后將此

10、對(duì)話框關(guān)閉，并選擇保存為“人事表”后，即可完成此表的創(chuàng)建 82.3 規(guī)劃“容器”“表”中“字段”的設(shè)置 2.3.1 Access 2007中的字段類型 在Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)中共有11種可用的數(shù)據(jù)類型：文本、備注、數(shù)字、日期時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/否、OLE對(duì)象、超級(jí)鏈接、附件和查詢，它們的作用如表所示。 某種數(shù)據(jù)具體需要使用什么類型的字段存放，我們主要需要考慮如下幾個(gè)方面的內(nèi)容。 1、字段存儲(chǔ)的是什么樣的數(shù)據(jù)。如中英文文字可以存儲(chǔ)在文本型字段里，卻不能存儲(chǔ)在數(shù)字型字段里。2、要存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的大小，即數(shù)據(jù)需要的存儲(chǔ)空間的大小。文本型字段只能存儲(chǔ)255個(gè)字符，如果您需要存儲(chǔ)一篇文章，則可以

11、考慮使用備注（存儲(chǔ)65535個(gè)字符）型字段。 3、是否需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算以及需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行何種計(jì)算。Access 2007可以對(duì)數(shù)字型、貨幣型數(shù)據(jù)進(jìn)行求和計(jì)算，但對(duì)文本型、備注型數(shù)據(jù)則不能求和。 4、是否需要排序或索引字段。備注、超級(jí)鏈接型及OLE對(duì)象型字段均不能使用排序與索引。另外文本型字段中存放的數(shù)字，將按字符串性質(zhì)進(jìn)行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。 5、是否需要在查詢或報(bào)表中對(duì)記錄進(jìn)行分組。備注型、超級(jí)鏈接型及OLE對(duì)象型字段無(wú)法進(jìn)行分組。 2.3.2 Access 2007的“字段”屬性 在確定了數(shù)據(jù)類型之后，還應(yīng)設(shè)定字段的屬性，才能更準(zhǔn)確地確定數(shù)據(jù)在表

12、中的存儲(chǔ)格式。 右擊“人事表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令 12選中“姓名”字段 文本型字段的15個(gè)屬性 “字段大小”屬性的意義為： “字段大小”屬性用于限定文本字段的大小和數(shù)字型數(shù)據(jù)的類型。文本型字段的字段大小屬性是指文本型數(shù)據(jù)保存的大小和顯示的大小。在默認(rèn)情況下為50字節(jié)。文本型數(shù)據(jù)的大小范圍為0255個(gè)字節(jié)。數(shù)字型的“字段大小”屬性是指數(shù)字型數(shù)據(jù)的類型，不同類型的數(shù)字型數(shù)據(jù)的大小范圍亦不相同。至于其它字段，這里不再詳細(xì)敘述。 2.3.3 設(shè)置“字段”的顯示和打印格式 1文字型數(shù)據(jù)“格式”的設(shè)置方法我們以前邊創(chuàng)建的“部門表”為例，講述文字型數(shù)據(jù)“格式”的設(shè)置方法。我們先來(lái)看一下設(shè)置前和設(shè)置后的效

13、果。 設(shè)置前 設(shè)置后 選中此數(shù)據(jù)類型12在格式欄中輸入：“所在部門是：&藍(lán)色 ”通過(guò)這些設(shè)置就會(huì)實(shí)現(xiàn)上邊的效果了右擊我們前邊創(chuàng)建的“部門表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令，打開(kāi)此表的設(shè)計(jì)視圖窗口2數(shù)字與貨幣型數(shù)據(jù)“格式”的設(shè)置方法 右擊“部門表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令打開(kāi)此表的設(shè)計(jì)視圖窗口添加此字段，并將數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“數(shù)字” 12單擊格式旁的下拉箭頭，可以選擇所要設(shè)置的貨幣格式 這樣即設(shè)置了貨幣型數(shù)據(jù)類型3日期型數(shù)據(jù)“格式”的設(shè)置方法右擊“部門表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令打開(kāi)此表的設(shè)計(jì)視圖窗口添加此字段，并將數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“日期/時(shí)間 ” 12單擊格式旁的下拉箭頭，選擇所要設(shè)置的“日期/時(shí)間”

14、格式 這樣即設(shè)置了日期數(shù)據(jù)類型 2.3.4 設(shè)置字段的輸入格式 用戶在表格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，為了避免錯(cuò)誤，有可能需要對(duì)輸入的內(nèi)容進(jìn)行限制，比如會(huì)要求在輸入“電話號(hào)碼”時(shí)，不能輸入字母和漢字，而且位數(shù)不能輸入錯(cuò)誤。為了實(shí)現(xiàn)這些功能，我們需要設(shè)置字段的“輸入掩碼”屬性。字段的“輸入掩碼”屬性用來(lái)要求用戶必須按照特定的格式來(lái)輸入數(shù)據(jù)。1使用向?qū)гO(shè)置“輸入掩碼” 右擊“部門表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令打開(kāi)此表的設(shè)計(jì)視圖窗口新建“部門電話”字段，并將數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“文本” 13選中“輸入掩碼”文本框 單擊打開(kāi)對(duì)話框 按鈕繼續(xù) 24單擊輸入56單擊8單擊3次“下一步”按鈕 7單擊“完成”按鈕 產(chǎn)品表的數(shù)據(jù)輸入窗

15、口 點(diǎn)中此處將會(huì)見(jiàn)到輸入掩碼，并可按要求輸入數(shù)據(jù) 2通過(guò)直接輸入格式符號(hào)設(shè)置輸入掩碼使用格式符號(hào)自定義“輸入掩碼”可以更靈活、方便的定義所輸入的格式。比如我們可以在“輸入掩碼”對(duì)話框中輸入“Password”，這樣，用戶輸入的所有字符就可以被“*”所掩蓋。 2.3.5 設(shè)置字段的默認(rèn)值如果某個(gè)值在某個(gè)字段中出現(xiàn)的幾率特別高，那么您最好將此數(shù)據(jù)值設(shè)置為此字段的默認(rèn)值，操作步驟如下。 右擊“部門表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令，打開(kāi)此表的設(shè)計(jì)視圖窗口選中“錄入時(shí)間”字段 1輸入“Now()”字符 2自動(dòng)填充的當(dāng)前日期和時(shí)間 2.3.6 設(shè)置字段輸入的有效性規(guī)則 如果我們的表中有一個(gè)字段為“性別”，那么在

16、這個(gè)字段中，就應(yīng)當(dāng)只能輸入“男”或“女”，而不能輸入其它的字符，這時(shí)我們應(yīng)該怎么設(shè)置呢？這時(shí)使用字段的“格式”屬性已無(wú)法實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求了，而必須設(shè)置字段的“有效性規(guī)則”屬性。有效性規(guī)則的設(shè)置方法如下。選中“性別”字段1右擊“人事表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令打開(kāi)此表的設(shè)計(jì)視圖窗口在有效性規(guī)則中輸入：“男” Or “女”2系統(tǒng)出現(xiàn)的提示 在“性別”字段輸入了錯(cuò)誤的字符 2.3.7 使用“查閱向?qū)А眲?chuàng)建“下拉列表”使用查閱向?qū)У淖罱K結(jié)果就是在我們的輸入表中產(chǎn)生下拉選擇列表（如下圖所示）。下拉選擇列表的使用，可以節(jié)省錄入數(shù)據(jù)的時(shí)間。表中字段的下拉列表 按圖中所示，建立這樣一個(gè)表，表中數(shù)據(jù)為空 1選中“所在

17、部門”的數(shù)據(jù)類型，選擇“查閱向?qū)А泵?2單擊“下一步”按鈕 3選擇“部門表” 45單擊“下一步”按鈕繼續(xù) 選中 “部門”項(xiàng) 69單擊“選中”按鈕 7單擊“下一步”按鈕繼續(xù) 8保持系統(tǒng)默認(rèn)，單擊“下一步”按鈕繼續(xù) 單擊 “下一步”按鈕繼續(xù) 11用鼠標(biāo)拖拽調(diào)整列寬 10單擊“完成”按鈕 12 2.3.8 邊學(xué)邊練：為計(jì)件工資管理系統(tǒng)添加下拉菜單選擇此項(xiàng)后，按照2.3.7節(jié)中的描述進(jìn)行操作就可以了2.4 “歸類”引用設(shè)置“表”的關(guān)系 我們可以使用數(shù)據(jù)表間的對(duì)應(yīng)列將Access 2007中的數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)起來(lái)。如下圖所示兩個(gè)表間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，下邊講述一下表間關(guān)系的創(chuàng)建方法。 單擊此按鈕1單擊此按鈕2選擇表

18、單擊34拖動(dòng)建立表關(guān)系5這里可以對(duì)表間的關(guān)系進(jìn)行設(shè)置，然后單擊“確定”按鈕即可62.5 “容器”包裝設(shè)計(jì)“表”的外觀 2.5.1 隱藏和凍結(jié)列數(shù)據(jù)表打開(kāi)后，Access 2007會(huì)以默認(rèn)的格式進(jìn)行顯示，此時(shí)他所顯示的字體大小，列寬和行寬、分割線等并不一定符合我們的要求。為了方便我們的工作，我們不妨對(duì)他進(jìn)行設(shè)置。首先我們來(lái)看一下“隱藏”和“凍結(jié)列”的方法。 1隱藏列右擊列標(biāo)題，選擇“隱藏列”命令，即可將此列隱藏 首先打開(kāi) “人事表”如果要顯示隱藏的列，則右擊鼠標(biāo)，選擇“取消隱藏列”命令 1將要顯示的列選中，再將此窗口關(guān)閉就可以了 22凍結(jié)列 如果要將某列凍結(jié)，那么右擊列標(biāo)題，選擇“凍結(jié)列”命令即

19、可 如果要取消凍結(jié)列，則選擇此“取消對(duì)所有列的凍結(jié)”命令即可 2.5.2 改變字體 切換至“開(kāi)始”標(biāo)簽頁(yè)1這里的表格是未設(shè)置前的樣式，字體為“小五”號(hào)、宋體顯示 設(shè)置字體2按需要設(shè)置“字型”、“字號(hào)”和顏色等3這是設(shè)置后的效果 2.5.3 改變列寬和行高 要改變行高時(shí)，在這里直接拖拽就可以了 改變行高后的效果 選擇【其他】【列寬】命令1切換至“開(kāi)始”標(biāo)簽 頁(yè)2輸入新列寬 單擊“確定”按鈕 342.6 典型實(shí)例：創(chuàng)建“考勤管理系統(tǒng)”的“表” 考勤中主要涉及的管理方面有：出勤管理、出差管理、請(qǐng)假管理以及出勤統(tǒng)計(jì)管理。本書(shū)將設(shè)計(jì)一個(gè)“考勤管理系統(tǒng)”用來(lái)對(duì)員工的出勤、出差以及請(qǐng)假情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理并將

20、員工出勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解員工的工作情況。此實(shí)例將貫穿本書(shū)。下面我們對(duì)“考勤管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)的表進(jìn)行一下了解，該數(shù)據(jù)庫(kù)包括：“出差信息”、“出勤情況”、“員工信息”、“請(qǐng)假信息”、“員工出勤”5個(gè)表，這5個(gè)表之間的關(guān)系如下圖所示。雙擊“考勤管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)圖標(biāo) 1單擊“選項(xiàng)”按鈕 2單擊34單擊單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽56單擊“表設(shè)計(jì)”輸入字段設(shè)置字段屬性設(shè)置主鍵789下面我們?cè)賮?lái)介紹一下“出勤情況”表與“員工信息”表之間關(guān)系建立的操作步驟。單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)工具”標(biāo)簽1按住選中“出勤情況”表和“員工信息”表 單擊“添加”按鈕單擊“關(guān)系”按鈕243單擊“關(guān)閉”按鈕5將“員工信息”表中“員工編號(hào)”

21、字段拖動(dòng)到“出勤情況”表的“員工編號(hào)”字段上 1選中“實(shí)施參照完整性”復(fù)選按鈕 2單擊“創(chuàng)建”按鈕 創(chuàng)建好的表間的關(guān)系 33.1 就像“堆垛機(jī)”“查詢”初體驗(yàn) 3.1.1 查詢的概念和種類1查詢的概念 此界面與“表”的界面相似，不過(guò)它是經(jīng)過(guò)篩選后的一個(gè)或多個(gè)表的集合 選中已經(jīng)設(shè)計(jì)好的查詢，雙擊執(zhí)行，即可得到一個(gè)這樣的結(jié)果集，也就是用戶所要查詢的結(jié)果。 2查詢的種類 在Access 2007中，查詢依據(jù)其對(duì)數(shù)據(jù)源操作方式及結(jié)果的不同分為以下5種類型： （1）選擇查詢：從數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)或多個(gè)表中檢索特定的信息，將查詢的結(jié)果顯示在一個(gè)數(shù)據(jù)表上供用戶查看或編輯使用的查詢被稱為選擇查詢。（2）參數(shù)查詢：在

22、執(zhí)行時(shí)顯示對(duì)話框，提示用戶輸入?yún)?shù)，檢索出符合參數(shù)要求字段的記錄或值的查詢被稱為參數(shù)查詢。 （3）交叉表查詢：查詢時(shí)計(jì)算數(shù)據(jù)的總計(jì)、平均值、計(jì)數(shù)或其他類型的總和并重新組織數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的查詢被稱為交叉表查詢。 （4）操作查詢：在一次操作中更改許多記錄的查詢稱為操作查詢。 （5） SQL查詢：用戶使用SQL語(yǔ)句創(chuàng)建的查詢被稱為SQL查詢。 查詢方式不是互相孤立的，而是相輔相成的。聯(lián)合使用，功能更加強(qiáng)大。 3.1.2 查詢和數(shù)據(jù)表的關(guān)系 查詢和數(shù)據(jù)表之間是一對(duì)一或一對(duì)多的關(guān)系，它可以同時(shí)對(duì)一張或者多張數(shù)據(jù)表進(jìn)行簡(jiǎn)單或復(fù)雜的檢索操作，從而節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。如下圖所示。 3.2 找出符合條件的數(shù)據(jù)創(chuàng)建

23、“選擇查詢” 3.2.1 利用向?qū)?chuàng)建選擇查詢 1打開(kāi)第一二章所創(chuàng)建的“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù) 2單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽單擊“查詢向?qū)А?4選擇“簡(jiǎn)單查詢向?qū)А?單擊“確定”按鈕6選擇“表：人事表”7選擇“字段”單擊單擊8這是“查詢”返回的數(shù)據(jù) 在此可修改標(biāo)題單擊9雙擊可執(zhí)行查詢 3.2.2 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建選擇查詢 1單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽2單擊“查詢?cè)O(shè)計(jì)” 打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù) 3單擊“關(guān)閉”按鈕 6單擊“添加”4選擇“人事表”單擊“關(guān)閉”5雙擊“員工編號(hào)”、“姓名”、“性別” 7已添加的字段2在“姓名”的條件單元格內(nèi)輸入“Like “張*”，然后保存退出 1右鍵單擊“人事表”，選擇“設(shè)計(jì)

24、視圖”命令 3.2.3 設(shè)置查詢條件 如果要在“人事表”中查詢所有姓“張”的聯(lián)系人，我們可以執(zhí)行如下操作 只顯示所有姓“張”的聯(lián)系人的相關(guān)信息 3.2.4 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建選擇查詢 21單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽單擊“查詢?cè)O(shè)計(jì)”在“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”中，為了方便對(duì)工資的統(tǒng)計(jì)，我們一共需要?jiǎng)?chuàng)建兩個(gè)查詢，分別為“工資查詢”和“加班查詢”，下邊講述這兩個(gè)查詢的創(chuàng)建。 3選擇“表”單擊“添加”按鈕45單擊“關(guān)閉”按鈕6897依次雙擊相應(yīng)的字段，將它們添加到設(shè)計(jì)網(wǎng)格中 單擊“確定”按鈕，完成“工資查詢”的創(chuàng)建，使用同樣的操作可以創(chuàng)建“加班查詢” 選擇 “是”按鈕來(lái)保存對(duì)查詢的設(shè)計(jì) 在此處輸入查詢名稱3.3 同時(shí)查

25、詢多個(gè)表中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建“高級(jí)查詢” 3.3.1 交叉表查詢 2單擊“查詢向?qū)А?單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽下面以創(chuàng)建“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”中的“人事表”的相同“班組”、員工的“平均工資”為例，介紹創(chuàng)建交叉表查詢的操作步驟。 5單擊“確定”按鈕4選擇“交叉表查詢向?qū)А?選中“表:人事表”6單擊“下一步”按鈕37選定“班組”字段單擊“下一步”按鈕單擊“下一步”按鈕選擇“姓名”891011在“函數(shù)”列表框選擇“平均”項(xiàng)選擇“底薪類別”單擊“下一步”按鈕121314保持系統(tǒng)默認(rèn)，單擊“完成” 按鈕完成創(chuàng)建 交叉表查詢返回的紀(jì)錄，行標(biāo)題為“班組”、“總計(jì)底薪類別”和“員工姓名”等 這里是兩個(gè)“班組”底薪的平均值（由于

26、使用了連接，所以這里顯示的數(shù)值有差別） 3.3.2 創(chuàng)建參數(shù)查詢 參數(shù)查詢是比較動(dòng)態(tài)的，使用它時(shí)首先將顯示要求用戶輸入查詢條件的對(duì)話框，在輸入一個(gè)量或者常數(shù)后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)輸入將查詢結(jié)果以指定的形式顯示出來(lái)，如下圖所示。 1在彈出的對(duì)話框輸入?yún)?shù)2雙擊“參數(shù)查詢” 這是查詢的結(jié)果1打開(kāi)查詢“設(shè)計(jì)視圖”3將“工資主表”的“工號(hào)”、“件數(shù)”、“計(jì)件日期”和“工序”字段，“人事表”的“姓名”、“性別”和“班組”字段添加到“設(shè)計(jì)網(wǎng)格”中 下面以查詢“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”的“工資主表”中“介于兩個(gè)日期之間的工作量”為例介紹參數(shù)查詢的創(chuàng)建步驟。 添加“工資主表”和“人事表” 24在供貨時(shí)間的“條件”單元格內(nèi)輸

27、入?yún)?shù)，然后保存退出 3.3.3 操作查詢 操作查詢用于同時(shí)對(duì)一個(gè)或多個(gè)表進(jìn)行全局?jǐn)?shù)據(jù)管理操作，它可以對(duì)數(shù)據(jù)表中原有的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行編輯，對(duì)符合要求的數(shù)據(jù)進(jìn)行成批修改。1更新查詢更新查詢用于供用戶添加一些條件來(lái)對(duì)許多記錄中的一個(gè)或多個(gè)字段進(jìn)行更新，比如要將“工資主表”中的“件數(shù)”全部減1，可以按照以下操作步驟來(lái)進(jìn)行。 操作查詢可分為更新查詢、追加查詢、刪除查詢和制表查詢。1選中“工資主表” 2單擊“添加”按鈕打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”中“查詢”的設(shè)計(jì)視圖。 雙擊將“計(jì)件日期”、“工號(hào)”、“件數(shù)”和“工序”依次添加到設(shè)計(jì)網(wǎng)格中 34單擊“設(shè)計(jì)”標(biāo)簽 單擊“更新”按鈕 在“件數(shù)”的“更新到”單元格內(nèi)輸

28、入“件數(shù)-1”56此處變?yōu)椤案碌健睓?選擇“是”按鈕執(zhí)行更新查詢單擊“是”按鈕進(jìn)行更新完成上述操作后，打開(kāi)“查詢”操作窗口，雙擊打開(kāi)新建的“更新查詢”，我們來(lái)看一下執(zhí)行操作。 122追加查詢追加查詢可以將一個(gè)或多個(gè)表中的一組記錄追加到另一個(gè)或多個(gè)表的末尾。設(shè)計(jì)追加查詢的操作如下。 1打開(kāi)“查詢”設(shè)計(jì)視圖，選擇“人事表2” 單擊“添加”按鈕 雙擊將所有的字段添加到“設(shè)計(jì)網(wǎng)格”中 235單擊“追加”按鈕4單擊“設(shè)計(jì)”標(biāo)簽選擇“人事表”6單擊“確定”按鈕7單擊“關(guān)閉”按鈕，保存追加查詢即可 設(shè)計(jì)網(wǎng)格中的“顯示”欄變?yōu)椤白芳拥健睓冢⒆詣?dòng)添加相匹配的字段 83刪除查詢 當(dāng)需要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)庫(kù)中的某些數(shù)據(jù)時(shí)

29、，可以使用“刪除查詢”來(lái)完成這一操作。 2“雙擊”添加所有字段到設(shè)計(jì)網(wǎng)格中 1選擇“人事表” 打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”中“查詢”的設(shè)計(jì)視圖。 3單擊“添加”按鈕 4在“性別”的“條件”單元格內(nèi)輸入“性別”男” ”設(shè)計(jì)網(wǎng)格中的“顯示”欄變?yōu)椤皠h除”欄，欄內(nèi)自動(dòng)添加“Where”語(yǔ)句 單擊“關(guān)閉”按鈕完成“刪除查詢”的創(chuàng)建 5單擊“刪除”按鈕單擊“設(shè)計(jì)”標(biāo)簽674制表查詢 制表查詢也就是所說(shuō)的生成表查詢，它可以從一個(gè)或者多個(gè)表（或者查詢）的記錄中根據(jù)指定的條件篩選出數(shù)據(jù)并生成一個(gè)新表。 2添加“姓名”、“性別”和“班組”三個(gè)字段打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”中“查詢”的設(shè)計(jì)視圖。 1選擇“人事表” 3單

30、擊“添加”按鈕 單擊“設(shè)計(jì)”標(biāo)簽單擊“生成表”45雙擊我們剛才創(chuàng)建的查詢 單擊“確定”按鈕在此輸入生成表的名稱“人事精簡(jiǎn)表” 通過(guò)以上步驟就完成了“生成表查詢”的創(chuàng)建。其執(zhí)行步驟如下圖所示。 67該表只包含了“姓名”、“性別”和“班組”三個(gè)字段的內(nèi)容 雙擊“人事精簡(jiǎn)表”12 3.3.4 SQL查詢 SQL查詢是在Access 2007中直接使用SQL語(yǔ)句創(chuàng)建的查詢。下面以查詢“人事表”中的所有記錄為例，來(lái)講述創(chuàng)建SQL查詢的操作步驟。 1單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽單擊“關(guān)閉”按鈕 2單擊“查詢?cè)O(shè)計(jì)” 34在空白處輸入“SELECT * FROM 人事表;” 單擊“關(guān)閉”按鈕退出并保存在“設(shè)計(jì)視圖”上方空

31、白處右擊，選擇【SQL視圖】命令雙擊通過(guò)SQL語(yǔ)句直接生成的結(jié)果集56 3.3.5 邊學(xué)邊練：在工資管理數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建SQL查詢 我們可以為第3.2.4節(jié)中創(chuàng)建的查詢添加一個(gè)字段為“今日所得”，表示此員工今天總共掙了多少錢，這樣會(huì)比較直觀，如下圖所示。 可以添加此統(tǒng)計(jì)字段 3在“設(shè)計(jì)視圖”上方空白處右擊，選擇【SQL視圖】命令2右擊“工資查詢”選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)4在FROM前面添加“,工資主表.件數(shù)*工序工費(fèi)表.工價(jià) AS 今日所得 ”語(yǔ)句單擊“關(guān)閉”按鈕53.4 典型實(shí)例：創(chuàng)建“考勤管理系統(tǒng)”的查詢下邊我們?yōu)椤翱记诠芾硐到y(tǒng)”創(chuàng)建一個(gè)“出差信息”查詢，此“查詢”

32、能夠?qū)崿F(xiàn)，查詢某段時(shí)間內(nèi)的出差信息的功能。其創(chuàng)建步驟如下。 12選擇“簡(jiǎn)單查詢向?qū)А?3單擊“確定”按鈕選擇“表：出差信息”添加字段設(shè)置標(biāo)題5選擇“表：?jiǎn)T工信息”6添加字段單擊“完成”按鈕78為“起始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”設(shè)置條件9輸入查詢條件查詢結(jié)果4.1 數(shù)據(jù)的操作窗口了解窗體 4.1.1 窗體簡(jiǎn)介 在Access 2007中，窗體是數(shù)據(jù)與用戶進(jìn)行交互的界面，它的外觀和一般的窗口一樣。窗體是一個(gè)組合式的對(duì)象，也就是說(shuō)用戶可以根據(jù)自己的需要在窗體中增加相應(yīng)的控件，并定義其外觀、行為和位置等。 典型窗體如下圖所示。這是一個(gè)典型的窗體視圖 窗體中的控件可以根據(jù)需要添加?？丶氖褂脤⒃?.3節(jié)具體說(shuō)

33、明 4.1.2 窗體的視圖方法 1、單一窗體（縱欄式）：顧名思義就是一次只顯示一條記錄，這也是默認(rèn)的窗體形式。這種方法簡(jiǎn)潔，且易于對(duì)數(shù)據(jù)的操作。如果沒(méi)有特殊的需要，我們一般都采用這種視圖方法。其界面如下圖所示。 這種視圖只顯示一條記錄，如果想看另外的記錄需再翻一頁(yè) 2、數(shù)據(jù)表視圖：這種視圖方法就是將數(shù)據(jù)以表格的形式表現(xiàn)出來(lái)，一般來(lái)說(shuō)窗體中的子窗體是使用這種方法表示的，如下圖所示。3、設(shè)計(jì)視圖： 窗體的設(shè)計(jì)視圖如下圖所示。在設(shè)計(jì)視圖中，可以編輯窗體中需要顯示的任何元素，包括需要顯示的文本及其樣式、控件的添加和刪除及圖片的插入等；還可以編輯窗體的頁(yè)眉和頁(yè)腳，以及頁(yè)面的頁(yè)眉和頁(yè)腳等。另外，還可以綁定

34、數(shù)據(jù)源和控件。4、數(shù)據(jù)透視圖：數(shù)據(jù)透視圖是利用圖表的形式更形象化的說(shuō)明數(shù)據(jù)間的關(guān)系，讓數(shù)據(jù)更直觀的顯現(xiàn)出來(lái)，如圖所示?？梢愿鶕?jù)對(duì)數(shù)據(jù)的不同選擇，顯示不同層次的數(shù)據(jù) 5、數(shù)據(jù)透視表：這種方法同數(shù)據(jù)表有些相似，不過(guò)數(shù)據(jù)透視表是可以運(yùn)用所選格式和計(jì)算方法匯總大量數(shù)據(jù)的交互式表，如圖所示。篩選字段 行區(qū)域 列區(qū)域 明細(xì)區(qū)域 6.布局視圖：布局視圖是用于修改窗體的最直觀的視圖，可用于在Access 2007中對(duì)窗體進(jìn)行幾乎所有需要的更改。在布局視圖中，窗體實(shí)際正在運(yùn)行，因此，用戶看到的數(shù)據(jù)與它們?cè)诖绑w視圖中的顯示外觀非常相似，如圖所示。 4.2.1 自動(dòng)創(chuàng)建窗體 4.2 規(guī)劃操作界面創(chuàng)建窗體 12選擇“

35、人事表：表”34單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽單擊“窗體”單擊“關(guān)閉”按鈕6將窗體名稱改為“人事表查詢窗體” 單擊“確定”按鈕 單擊“是”按鈕，保存新創(chuàng)建的窗體57雙擊“人事表查詢窗體” 下邊看一下執(zhí)行效果 在此窗體中，您可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽、修改以及增加等操作 4.2.2 使用向?qū)?chuàng)建基于單表的窗體 1單擊“其他窗體”2單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽 選擇“窗體向?qū)А?選擇“人事表”4添加所有字段5單擊“下一步”按鈕選擇“兩端對(duì)齊”單擊“下一步”按鈕67811單擊“完成”按鈕 9選擇“至點(diǎn)” 1210設(shè)置標(biāo)題單擊“下一步”按鈕 下邊看一下新建窗體的效果界面 通過(guò)步驟中的不同選擇會(huì)出現(xiàn)不同樣式的窗體，不過(guò)其顯示的數(shù)據(jù)

36、是一樣的 4.2.3 使用向?qū)?chuàng)建基于多表的窗體 1打開(kāi)“窗體向?qū)А睂?duì)話框 選擇“工資主表”，然后將相應(yīng)字段選入 執(zhí)行相同的操作將“工序工費(fèi)”中相應(yīng)字段選入 單擊“下一步”按鈕 2345選擇“帶有子窗體的窗體”8單擊“下一步”按鈕6選擇“通過(guò)工序工費(fèi)表” 保持系統(tǒng)默認(rèn)，單擊“完成”按鈕，完成名為“工序工費(fèi)表”的主窗體以及名為“工資主表子窗體”的子窗體的創(chuàng)建 7在“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)中，雙擊“工序工費(fèi)表”打開(kāi)“工序工費(fèi)表”窗體 下邊看一下基于多表窗體的效果界面 基于多表窗體的最大優(yōu)點(diǎn)就在于可以顯示多個(gè)表的數(shù)據(jù)并同時(shí)對(duì)多個(gè)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新 4.2.4 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖及數(shù)據(jù)透視表 1選擇表2創(chuàng)

37、建數(shù)據(jù)透視表單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽單擊“其他窗體”3選擇“數(shù)據(jù)透視表”41選擇表2創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽單擊“數(shù)據(jù)透視圖”3 4.2.5 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建窗體單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)23單擊“窗體設(shè)計(jì)”5以同樣的方式將記錄源中的“姓名”、“性別”、“職務(wù)職稱”字段添加到窗體上 4選中“員工編號(hào)”字段，將其拖入設(shè)計(jì)主體中 7單擊“關(guān)閉”按鈕后，保存為 “人事表窗體3”68將全部控件選中 單擊“排列”標(biāo)簽單擊“靠左”按鈕9在“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)中，雙擊新創(chuàng)建的窗體“人事表窗體3”，打開(kāi)此窗體 下邊看一下使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建的基于多表窗體的效果界面。在該窗體中，您可以對(duì)這

38、些控件連接的字段進(jìn)行修改或增添 4.2.6 邊學(xué)邊練：“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”中窗體的創(chuàng)建在創(chuàng)建“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”的窗體前，我們先對(duì)要?jiǎng)?chuàng)建的窗體進(jìn)行一個(gè)大體的規(guī)劃，具體如下頁(yè)圖所示。 1“部門調(diào)整”窗體的創(chuàng)建在創(chuàng)建“部門調(diào)整”窗體前，我們先來(lái)看一下它的最終效果，如下圖所示?！安块T調(diào)整”實(shí)際上就是對(duì)部門表的調(diào)整，下邊是其創(chuàng)建步驟。這里是部門表的相關(guān)記錄 3單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽12單擊“其他窗體”選擇“窗體向?qū)А?選擇“表：部門表”添加“部門”字段單擊“下一步”按鈕選擇“表格”單擊“下一步”按鈕56789選擇“Access 2007”樣式，單擊“下一步”按鈕 輸入“部門調(diào)整” 11單擊“完成”按鈕完成窗

39、體的創(chuàng)建 102“部門調(diào)整”窗體的設(shè)置通過(guò)如上步驟，我們就創(chuàng)建了一個(gè)“部門調(diào)整”窗體，在導(dǎo)航窗格中，雙擊此窗體將其打開(kāi)，將見(jiàn)到如下邊左圖所示的窗口界面，仔細(xì)觀察會(huì)發(fā)現(xiàn)此界面與右圖所示的最終界面尚有幾點(diǎn)不同。 最終窗體 初步窗體無(wú)“記錄操作按鈕”，多導(dǎo)航條等這三個(gè)按鈕需要通過(guò)向?qū)砑樱瑢⒃谙逻呍敿?xì)敘述1雙擊2單擊“其他 ”標(biāo)簽4此時(shí)我們需要進(jìn)行如下調(diào)整。 設(shè)置選項(xiàng)3設(shè)置選項(xiàng)查看窗體效果5去除“最大化”、“最小化”按鈕6 4.3.1 控件組中各按鈕的功能 4.3 安裝“設(shè)備”使用窗體控件一般來(lái)說(shuō)，在窗體中見(jiàn)到的任何對(duì)象，如一條線一個(gè)矩形亦或圖片、圖形、單選鈕、復(fù)選框和命令按鈕等等都是控件。用戶可以

40、在控件中輸入數(shù)據(jù)和用控件顯示數(shù)據(jù)等。 4.3.2 文本框控件的使用 2確定“控件向?qū)А卑粹o被按下 4單擊 “文本框”按鈕 1打開(kāi)窗體設(shè)計(jì)視圖 在設(shè)計(jì)主體中單擊3設(shè)置“字體”為“隸書(shū)”、“字號(hào)”為“20”、“字形”為“粗體”“對(duì)齊方式”為“兩端對(duì)齊” 單擊“下一步”按鈕 輸入文本框的名稱 單擊“完成”按鈕56789雙擊報(bào)表屬性按鈕 11選擇“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽10選擇 “人事表”為當(dāng)前記錄源12選擇“姓名”13選擇“姓名”為當(dāng)前控件來(lái)源單擊關(guān)閉按鈕 14下邊看一下文本框?qū)嵗男Ч缑?在該窗體中您可以瀏覽“人事表”中的“姓名”字段并可以對(duì)此進(jìn)行修改和增加 4.3.3 標(biāo)簽控件的使用 1在窗體設(shè)計(jì)界面中選

41、擇此命令 保存設(shè)置后，重新打開(kāi)，這是剛添加的標(biāo)簽 2單擊“標(biāo)簽”按鈕添加標(biāo)簽和文字設(shè)置屬性34關(guān)閉窗體5 4.3.4 組合框及列表框控件的使用 組合框控件像下拉式菜單一樣在屏幕上顯示列數(shù)據(jù)。把光標(biāo)移到所要的選項(xiàng)上然后單擊鼠標(biāo)可完成選擇。列表框和組合框十分相似，不過(guò)組合框可以輸入非列表中的值而列表框不能。從下圖中我們可以看出它倆的不同。 列表框 組合框 1確定“控件向?qū)А卑聪?在設(shè)計(jì)主體中單擊 3單擊“組合框” 24單擊“下一步”按鈕單擊“下一步”按鈕單擊“表：部門表” 5678選擇“ID” 和“部門”字段9單擊“下一步”按鈕單擊“完成”按鈕，即可打開(kāi)下邊的組合框?qū)嵗翱?單擊兩次“下一步”按鈕

42、10在這里我們可以見(jiàn)到下拉列表 4.3.5 命令按鈕控件的使用 1打開(kāi)“人事表查詢窗體” 的設(shè)計(jì)界面 2單擊“命令按鈕” 3在設(shè)計(jì)主體中單擊 確定“控件向?qū)А北话聪?5單擊“刪除記錄”項(xiàng)7單擊“下一步”按鈕6單擊“記錄操作”項(xiàng) 選擇“垃圾桶”810單擊“完成”按鈕將按鈕名稱改為“DeleteCMD”在圖中單擊刪除按鈕，將刪除當(dāng)前數(shù)據(jù) 9 4.3.6 選項(xiàng)組、切換按鈕、選項(xiàng)按鈕和復(fù)選框控件的使用切換按鈕、選項(xiàng)按鈕和復(fù)選框都可以讓用戶作出某種選擇?？墒沁@3個(gè)按鈕單獨(dú)使用的幾率不大，一般和選項(xiàng)組組合使用（如下圖所示）。在“選項(xiàng)組”中的任何控件只能選擇一個(gè)1確定“控件向?qū)А北话聪?4單擊“選項(xiàng)組”3在

43、設(shè)計(jì)界面中單擊在第一行中輸入“男”，在第二行中輸入“女” 單擊“下一步”按鈕 256單擊下拉按鈕，選擇“男”項(xiàng) 78單擊“是，默認(rèn)選項(xiàng)是”單選按鈕 單擊“下一步”按鈕 單擊“選項(xiàng)按鈕”單擊“下一步”按鈕 91012單擊“完成”按鈕11指定選項(xiàng)組標(biāo)題為“性別” 這是最終執(zhí)行效果圖 4.3.7 Office控件的使用 1單擊未綁定按鈕 2在視圖中單擊 3單擊“由文件創(chuàng)建”單選按鈕 單擊“確定”按鈕 5單擊“瀏覽”按鈕選擇建好的Excel文件 4這是最終執(zhí)行效果圖 4.3.8 邊學(xué)邊練：“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”中窗體控件的添加1為“部門調(diào)整”窗體添加操作按鈕1打開(kāi)部門調(diào)整表設(shè)計(jì)視圖 3拖動(dòng)這里的邊界4選

44、擇命令按鈕 2在窗體中單擊5選擇“記錄操作” 6單擊“圖片”單選按鈕 8選擇“添加新記錄” 單擊“下一步”按鈕 單擊“轉(zhuǎn)至新對(duì)象” 單擊“下一步”按鈕 7910保持系統(tǒng)默認(rèn)，單擊“完成”按鈕，完成此按鈕的添加。通過(guò)相同的操作可以添加其它命令按鈕。 112“系統(tǒng)設(shè)置”窗體的創(chuàng)建系統(tǒng)設(shè)置窗體打開(kāi)后的界面如此圖所示 1打開(kāi)窗體視圖，并調(diào)整好窗體大小 2雙擊“選項(xiàng)卡”的頁(yè)，在彈出的設(shè)置對(duì)話框中，更改選項(xiàng)卡的名稱 3添加一“選項(xiàng)卡”控件 右鍵單擊此控件，選擇“插入頁(yè)”命令，給此“選項(xiàng)卡”控件添加一新頁(yè) 45單擊 “矩形框” ，在主窗體上畫(huà)一個(gè)矩型區(qū)域 7將此矩型框調(diào)整到正好覆蓋“選項(xiàng)卡”控件（注意不要覆

45、蓋“選項(xiàng)卡”控件的標(biāo)題和邊界） 6設(shè)置此矩型框的屬性的“背景色”與主窗體相同、特殊效果為“平面”、邊框樣式為“透明”8單擊“子窗體” ，在剛添加的“選項(xiàng)卡”控件上通過(guò)向?qū)Х謩e添加幾個(gè)子窗體 9單擊添加的子窗體左上角的屬性按鈕，打開(kāi)子窗體的屬性設(shè)置界面 10對(duì)子窗體的屬性進(jìn)一步進(jìn)行設(shè)置11在窗體左上角添加一“組合框”控件，并在彈出的向?qū)е性O(shè)置其與“部門表”相關(guān)聯(lián) 1213添加兩個(gè)按鈕，這兩個(gè)按鈕無(wú)需進(jìn)行關(guān)聯(lián)，如彈出向?qū)?，將其關(guān)閉即可 添加一“列表框”控件，并設(shè)置其與員工表中的“員工編號(hào)”和“姓名”字段相關(guān)聯(lián) 3“工資錄入和查詢”窗體的設(shè)計(jì)這是“工資錄入和查詢”窗體的主操作界面4.4 典型實(shí)例：創(chuàng)

46、建“考勤管理系統(tǒng)”的窗體1建立信息錄入窗體 1打開(kāi)“考勤管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)后，打開(kāi)“窗體創(chuàng)建向?qū)А睂?duì)話框 2選擇“表：?jiǎn)T工信息” 將表中字段全部選入，單擊“完成”按鈕3這是剛創(chuàng)建的信息錄入窗口7將剛才建好的窗體切換到設(shè)計(jì)界面 5選中“員工編號(hào)”文本框，單擊屬性對(duì)話框中的“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽，將其頁(yè)面中的“控件來(lái)源”設(shè)為空。6雙擊窗體屬性按鈕用同樣的方式將窗體中的“姓名”、“性別”、“部門”、“職位”和“聯(lián)系電話”文本框的“控件來(lái)源”設(shè)為空 48設(shè)置頁(yè)眉文字9添加命令按鈕單擊“子窗體”1011“表：?jiǎn)T工信息” 將全部字段選入 單擊“下一步”按鈕1213在其列表框中選擇“無(wú)”項(xiàng) 直接單擊“完成”按鈕完成子窗

47、體的創(chuàng)建 15141618在其“格式”標(biāo)簽頁(yè)中單擊“導(dǎo)航按鈕”組合框的下拉按鈕，選擇“否”項(xiàng)， 17在設(shè)計(jì)視圖中雙擊“主窗體”的屬性按鈕，打開(kāi)屬性對(duì)話框 選擇“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽，在其標(biāo)簽頁(yè)中單擊“允許編輯”組合框的下拉按鈕，選擇“否”項(xiàng) 2建立出勤情況窗體 1打開(kāi)一個(gè)空白的窗體設(shè)計(jì)視圖，單擊文本框控件，在設(shè)計(jì)視圖中添加7個(gè)適當(dāng)大小的“文本框” 2單擊“命令”按鈕控件，在設(shè)計(jì)視圖中添加3個(gè)“命令按鈕” 4打開(kāi)“員工編號(hào)”文本框的屬性對(duì)話框，在該對(duì)話框的“其他”標(biāo)簽頁(yè)中將“名稱”改為“員工編號(hào)”，以同樣的方式更改其它“文本框” 3打開(kāi)“Command1”的屬性對(duì)話框，將其“格式”標(biāo)簽頁(yè)中的“標(biāo)題”和“其

48、他”標(biāo)簽頁(yè)中的“名稱”改為“出勤統(tǒng)計(jì)”，用同樣的方法 更改另外兩個(gè)命令按鈕即可完成窗體的設(shè)置5.1 領(lǐng)導(dǎo)要看的東西什么是“報(bào)表” 報(bào)表就是一種組織和顯示Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的好方法。如下圖所示。 “報(bào)表頁(yè)眉”只在整個(gè)報(bào)表的首部顯示打印，一般用來(lái)放置公司徽標(biāo)、報(bào)表標(biāo)題或打印日期 報(bào)表“主體”包含了整個(gè)報(bào)表的所有數(shù)據(jù)“頁(yè)面頁(yè)眉”顯示在報(bào)表中每頁(yè)的最上方，一般用來(lái)顯示列標(biāo)題等內(nèi)容 “頁(yè)面頁(yè)腳”中的內(nèi)容在每頁(yè)最下方顯示，主要用來(lái)顯示頁(yè)號(hào)、制表人員和審核人員等說(shuō)明信息 “報(bào)表頁(yè)腳”只在報(bào)表最后一頁(yè)的末尾顯示，主要用來(lái)顯示有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息，如總計(jì)、平均等5.2 簡(jiǎn)易輸出創(chuàng)建報(bào)表的方法 5.2

49、.1 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)單擊“報(bào)表”按鈕3單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽選中“人事表：表”24該報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源于數(shù)據(jù)庫(kù)的“人事表” 5.2.2 利用向?qū)?chuàng)建報(bào)表 2打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽3單擊“報(bào)表向?qū)А?4選中左側(cè)列表框中的“班組”項(xiàng)，并單擊選中按鈕，將其作為分組標(biāo)志 7單擊“下一步”按鈕繼續(xù)單擊“下一步”按鈕繼續(xù)8選擇“表：人事表”選定字段569為報(bào)表指定標(biāo)題 “人事報(bào)表” 單擊“完成”按鈕結(jié)束人事報(bào)表的創(chuàng)建 10單擊第一個(gè)組合框的下拉按鈕，選中“員工編號(hào)”項(xiàng)。然后單擊該按鈕右側(cè)的升序按鈕，使其變?yōu)榻敌虬粹o 11這是創(chuàng)建好的報(bào)表 5.2.3 利用設(shè)計(jì)視

50、圖創(chuàng)建報(bào)表 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)2單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)” 單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽3單擊“添加現(xiàn)有字段”按鈕選中“部門表”字段列表中的“ID”字段，并將其拖動(dòng)至工作區(qū)主體區(qū)段的適當(dāng)位置 45添加其他字段6添加標(biāo)簽7關(guān)閉并保存報(bào)表85.2.4 使用空白報(bào)表工具創(chuàng)建報(bào)表1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽2單擊“空?qǐng)?bào)表”3添加字段45單擊“格式”標(biāo)簽單擊“標(biāo)題”按鈕6關(guān)閉并保存報(bào)表修改標(biāo)題文字78 5.2.5 邊學(xué)邊練：創(chuàng)建“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”的報(bào)表1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，然后打開(kāi)“報(bào)表向?qū)А?選擇“表：人事表”項(xiàng)，將所有字段選中2連續(xù)單擊三次“下一步”按鈕，進(jìn)入設(shè)置“布局”對(duì)

51、話框34選擇“縱欄表”單選按鈕 單擊兩次“下一步”按鈕 5設(shè)置報(bào)表標(biāo)題為“打印個(gè)人檔案” 單擊“完成”按鈕后完成此報(bào)表的創(chuàng)建 675.3 美容增色報(bào)表的附加設(shè)置 5.3.1 節(jié)的操作 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，切換至“創(chuàng)建”標(biāo)簽頁(yè)單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)”23在工作區(qū)內(nèi)，單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出一個(gè)屬性菜單，選擇“報(bào)表頁(yè)眉/頁(yè)腳”命令，給報(bào)表添加頁(yè)眉和頁(yè)腳 5.3.2 插入時(shí)間和頁(yè)碼 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，切換至“創(chuàng)建”標(biāo)簽頁(yè)，單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)”按鈕進(jìn)入設(shè)計(jì)視圖工作區(qū)在標(biāo)簽框中輸入“當(dāng)前時(shí)間”，在文本框中輸入“=now()”。用同樣的方式創(chuàng)建另一個(gè)文本框 3添加“標(biāo)簽”24通過(guò)上述步驟，我們

52、完成了在報(bào)表中插入當(dāng)前時(shí)間和頁(yè)面頁(yè)碼的操作。用戶會(huì)注意到在導(dǎo)航窗格中多出一個(gè)“報(bào)表1”項(xiàng)。雙擊“報(bào)表1”項(xiàng)，打開(kāi)添加了當(dāng)前時(shí)間和頁(yè)面頁(yè)碼的報(bào)表 這里顯示當(dāng)前的時(shí)間和頁(yè)碼 5.3.3 排序和分組操作 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)右擊“人事報(bào)表”項(xiàng)，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令2單擊“格式”標(biāo)簽3單擊“分組和排序”按鈕4單擊“更多”5“班組”字段是原來(lái)的分組字段，如果要取消其分組，將“有頁(yè)眉節(jié)”選為“無(wú)頁(yè)眉節(jié)”就可以了 65.3.4 在報(bào)表中使用匯總字段 打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”后，打開(kāi)新建報(bào)表向?qū)?12選擇“查詢：工資查詢”項(xiàng)并添加相應(yīng)字段單擊“下一步”按鈕3單擊“下一步”按鈕選擇”縱欄表”45單擊

53、“下一步”按鈕6指定標(biāo)題7單擊“完成”按鈕89右擊“每日工資報(bào)表”項(xiàng)，選擇“報(bào)表頁(yè)眉/頁(yè)腳”命令給報(bào)表頁(yè)腳添加文本框，在標(biāo)簽框中輸入“合計(jì)工作量”，在文本框中輸入“=sum(今日所得)” 10用戶可以發(fā)現(xiàn)在此報(bào)表中，“工資查詢”中每一條記錄中的“今日所得”相加后，結(jié)果顯示在報(bào)表頁(yè)腳處的文本框中 5.3.5 插入圖片 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，右擊“人事報(bào)表”項(xiàng)，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令，打開(kāi)“人事報(bào)表”的設(shè)計(jì)視圖窗口 單擊圖像按鈕，然后在工作區(qū)的“班組頁(yè)眉”節(jié)的空白處單擊，彈出插入圖片對(duì)話框 23選擇含有圖片文件的文件夾，選擇一個(gè)圖片文件，單擊“確定”按鈕，回到“設(shè)計(jì)視圖”界面，此時(shí)您可以

54、對(duì)圖片框的大小進(jìn)行調(diào)節(jié)，然后關(guān)閉設(shè)計(jì)視圖，系統(tǒng)提示保存該報(bào)表，單擊“是”按鈕 通過(guò)上述步驟，我們創(chuàng)建了含有圖片的報(bào)表。雙擊“圖片報(bào)表”項(xiàng)，打開(kāi)報(bào)表?？梢园l(fā)現(xiàn)在此報(bào)表中包含了我們選中的那張圖片 5.3.6 邊學(xué)邊練：優(yōu)化工資報(bào)表 2打開(kāi)“本月工資統(tǒng)計(jì)”的設(shè)計(jì)視圖，在“頁(yè)面頁(yè)眉”節(jié)中添加一顯示為“工資合計(jì)：”的標(biāo)簽控件，然后在“主體”節(jié)中，添加一顯示為“員工簽字：”的字段。 在報(bào)表頁(yè)眉中添加一文本框控件，并將此控件的標(biāo)簽控件刪除，將文本框的名稱命名為“月”，1在“主體”節(jié)中添加一“文本框控件”，同樣將其附帶的標(biāo)簽控件刪除，并命名為“工資合計(jì)”34打開(kāi)“打印個(gè)人檔案”的設(shè)計(jì)視圖，在其“報(bào)表頁(yè)眉”節(jié)中

55、添加一作為企業(yè)標(biāo)志的圖片 添加一文本框控件（將附帶的標(biāo)簽控件刪除），然后調(diào)整原來(lái)的標(biāo)簽文字，最后關(guān)閉保存即可 55.4 高級(jí)技巧創(chuàng)建多列報(bào)表和子報(bào)表 5.4.1 創(chuàng)建多列報(bào)表 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，右擊“每日工資報(bào)表”，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令單擊“頁(yè)面設(shè)置”標(biāo)簽2單擊“頁(yè)面設(shè)置”按鈕3切換至“列”標(biāo)簽頁(yè)。在“網(wǎng)格設(shè)置”欄下的“列數(shù)”框中鍵入“2”，在“列尺寸”欄下的“寬度”框中鍵入“9cm”，單擊“確定”按鈕，完成多列報(bào)表的創(chuàng)建 4報(bào)表的打印效果 5.4.2 創(chuàng)建子報(bào)表 1確?！翱丶?qū)А卑粹o是按下的，單擊“子窗體/子報(bào)表”按鈕，在“主體”節(jié)中單擊鼠標(biāo)。彈出“子報(bào)表向?qū)А钡倪x擇子報(bào)表

56、數(shù)據(jù)來(lái)源對(duì)話框 打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，在“每日工資報(bào)表”項(xiàng)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令，打開(kāi)“每日工資報(bào)表”的設(shè)計(jì)視圖 23選擇“使用現(xiàn)有的表或查詢”單選鈕 單擊“下一步”按鈕45在“表/查詢”下拉列表中選擇“表：工資主表”項(xiàng)，單擊“全選”按鈕，將所有字段選中 單擊“下一步”按鈕68保持“從列表中選擇”單選按鈕的選中狀態(tài)，在下邊列表中選中“對(duì) 工資查詢 中的每個(gè)記錄用 工號(hào) 顯示 工資主表”項(xiàng) 名稱更改為“工作量副表” 7單擊“下一步”按鈕單擊“完成”按鈕，完成子報(bào)表的創(chuàng)建 910這是效果界面，報(bào)表中包含了“子報(bào)表”客戶信息報(bào)表 5.5 功成名就打印報(bào)表 5.5.1 報(bào)表的頁(yè)

57、面設(shè)置 1打開(kāi)“每日工資報(bào)表”的頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框3選中“打印選項(xiàng)”標(biāo)簽，切換至“打印選項(xiàng)”標(biāo)簽頁(yè)，將上下左右邊距都設(shè)置為“15”毫米 選擇“頁(yè)”標(biāo)簽，切換至“頁(yè)”標(biāo)簽頁(yè) 2單擊“橫向”單選按鈕，將報(bào)表設(shè)置為橫向打印。單擊“確定”按鈕，完成頁(yè)面設(shè)置，下邊就可以進(jìn)行打印了4 5.5.2 報(bào)表的打印 1選擇數(shù)據(jù)庫(kù)主操作界面的【打印】【打印】命令，打開(kāi)“打印”對(duì)話框保持系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置，單擊“確定”按鈕，即可將報(bào)表打印出來(lái) 2 5.5.3 邊學(xué)邊練：打印“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”的工資報(bào)表1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)后，打開(kāi)窗體設(shè)計(jì)視圖 單擊“按鈕”控件，然后在窗體上拖動(dòng)，打開(kāi)“按鈕向?qū)А睂?duì)話框 23在“類別

58、”列表框中選擇“報(bào)表操作”，然后在“操作”列表框中選擇“打印報(bào)表”項(xiàng) 單擊“下一步”按鈕 4此處選擇“本月工資統(tǒng)計(jì)”報(bào)表 單擊“下一步”按鈕 56選擇“文本”，輸入文字7單擊“下一步”按鈕8輸入按鈕名稱910單擊“完成”按鈕按類似的操作添加其他命令按鈕11如果打印出來(lái)的報(bào)表顯示不正常，此時(shí)應(yīng)該先打開(kāi)報(bào)表，然后打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整就可以了 這是創(chuàng)建完成的“工資統(tǒng)計(jì)和打印”窗口5.6 報(bào)表快照 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，切換至“外部數(shù)據(jù)”標(biāo)簽頁(yè)2單擊“其他”3選擇“Snapshot Viewer”在此可設(shè)置其名稱單擊“瀏覽”按鈕可選擇保存位置3單擊“確定”按鈕5.7 典

59、型實(shí)例：創(chuàng)建“考勤管理系統(tǒng)”的報(bào)表1打開(kāi)“考勤管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，打開(kāi)新建報(bào)表創(chuàng)建向?qū)?將“請(qǐng)假信息”表的后四個(gè)字段選到右側(cè)2將“員工信息”表的除了第一個(gè)字段的所有字段選到右側(cè)，單擊“下一步”按鈕繼續(xù) 34選中“通過(guò)請(qǐng)假信息”項(xiàng)（表示以請(qǐng)假信息表為基礎(chǔ)表） 保持系統(tǒng)默認(rèn)，單擊“完成”按鈕，完成報(bào)表的創(chuàng)建 5單擊“下一步”按鈕 6報(bào)表創(chuàng)建完成后，在導(dǎo)航窗格中雙擊“請(qǐng)假信息”項(xiàng)，可以打開(kāi)我們剛才創(chuàng)建的報(bào)表，其操作界面如圖所示，在此界面中，我們可以對(duì)員工的請(qǐng)假信息一覽無(wú)遺 6.1 “全自動(dòng)洗衣機(jī)”什么是宏 6.1.1 新建宏 Access 2007數(shù)據(jù)庫(kù)中的宏用來(lái)自動(dòng)完成某些特定的任務(wù)。它是由一種或多

60、種操作組成的集合。其中每種操作都能實(shí)現(xiàn)一個(gè)特定的功能。例如，打開(kāi)窗體或報(bào)表等。 用戶可以通過(guò)創(chuàng)建宏來(lái)自動(dòng)執(zhí)行某一項(xiàng)重復(fù)的或者十分復(fù)雜的任務(wù)。為了了解什么是“宏”，我們先來(lái)新建一個(gè)“宏”，并查看一下它的結(jié)構(gòu)。 1打開(kāi)“計(jì)件工資管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽2單擊“操作”列下第一行的下拉按鈕，選擇“OpenReport”項(xiàng)在“操作參數(shù)”欄的“報(bào)表名稱”下拉列表中選擇“本月工資統(tǒng)計(jì)”項(xiàng)，其余操作參數(shù)保持系統(tǒng)默認(rèn)即可4用同樣的方法，在“操作”列的第二行、第三行分別選擇“OpenReport”，并將它們的“報(bào)表名稱”操作參數(shù)分別選為“下月工資統(tǒng)計(jì)”和“打印員工清單”報(bào)表 5選擇“宏”命令 3在“消息”參數(shù)中