第二章辦公室布局(一)

1、辦公室是秘書(shū)和其他公司成辦公室是秘書(shū)和其他公司成員的工作室，也是企業(yè)的員的工作室，也是企業(yè)的“窗口窗口”。辦公室布局是否。辦公室布局是否合理，會(huì)直接影響辦公室的合理，會(huì)直接影響辦公室的工作效率。工作效率。思考請(qǐng)問(wèn)同學(xué)們，你心中的理請(qǐng)問(wèn)同學(xué)們，你心中的理想的辦公室是什么樣的或想的辦公室是什么樣的或者說(shuō)你有哪些要求？者說(shuō)你有哪些要求？理想的辦公室環(huán)境舒適舒適和諧和諧實(shí)用實(shí)用安全安全舒適對(duì)于一個(gè)辦公室來(lái)說(shuō)，不論是其裝潢，舒適對(duì)于一個(gè)辦公室來(lái)說(shuō)，不論是其裝潢，還是其擺設(shè)，都應(yīng)以舒適為準(zhǔn)。光線、色還是其擺設(shè)，都應(yīng)以舒適為準(zhǔn)。光線、色彩、溫度、噪音等對(duì)工作人員的情緒都會(huì)彩、溫度、噪音等對(duì)工作人員的情緒都會(huì)

2、有不同程度的影響，所以，秘書(shū)在設(shè)計(jì)辦有不同程度的影響，所以，秘書(shū)在設(shè)計(jì)辦公室布局時(shí)應(yīng)特別注意這些因素。其次，公室布局時(shí)應(yīng)特別注意這些因素。其次，整潔有序的環(huán)境有助于營(yíng)造舒適的氛圍，整潔有序的環(huán)境有助于營(yíng)造舒適的氛圍，提高工作效率，因此，不論是辦公室、辦提高工作效率，因此，不論是辦公室、辦公桌，還是抽屜、文件柜等，都不要放置公桌，還是抽屜、文件柜等，都不要放置與辦公無(wú)關(guān)的東西，辦公文具的擺放要井與辦公無(wú)關(guān)的東西，辦公文具的擺放要井然有序。然有序。和諧和諧一個(gè)和諧的辦公環(huán)境，能激發(fā)工作一個(gè)和諧的辦公環(huán)境，能激發(fā)工作人員的團(tuán)隊(duì)精神，因此，在維護(hù)和人員的團(tuán)隊(duì)精神，因此，在維護(hù)和管理辦公環(huán)境時(shí)，要注意其

3、和諧性，管理辦公環(huán)境時(shí)，要注意其和諧性，如辦公室的辦公桌椅、文件柜等的如辦公室的辦公桌椅、文件柜等的大小、格式、顏色要盡可能統(tǒng)一。大小、格式、顏色要盡可能統(tǒng)一。這不但可以增強(qiáng)辦公室的美觀，更這不但可以增強(qiáng)辦公室的美觀，更可以強(qiáng)化成員之間的平等觀念，創(chuàng)可以強(qiáng)化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系。造和諧的人際關(guān)系。實(shí)用指辦公室布局應(yīng)該力求方便，實(shí)用指辦公室布局應(yīng)該力求方便，爭(zhēng)取時(shí)效，如相同或相關(guān)的部門應(yīng)爭(zhēng)取時(shí)效，如相同或相關(guān)的部門應(yīng)盡可能安排在相鄰的地點(diǎn)，以避免盡可能安排在相鄰的地點(diǎn)，以避免不必要的穿插和迂回，方便辦公室不必要的穿插和迂回，方便辦公室成員工作的密切聯(lián)系和同步進(jìn)行。成員工作的密切

4、聯(lián)系和同步進(jìn)行。 確保公司的財(cái)物安全是秘書(shū)的重要職確保公司的財(cái)物安全是秘書(shū)的重要職責(zé)之一，也是維護(hù)和管理辦公環(huán)境不責(zé)之一，也是維護(hù)和管理辦公環(huán)境不可忽略的一個(gè)原則。布置辦公室時(shí)要可忽略的一個(gè)原則。布置辦公室時(shí)要留意附近的環(huán)境和辦公室所存放財(cái)物留意附近的環(huán)境和辦公室所存放財(cái)物的安全，如保險(xiǎn)柜是否安全、檔案柜的安全，如保險(xiǎn)柜是否安全、檔案柜是否安全等，謹(jǐn)防被盜、失密、泄密是否安全等，謹(jǐn)防被盜、失密、泄密等。等。辦公室布局六大原則交流便捷原則交流便捷原則簡(jiǎn)約實(shí)用原則簡(jiǎn)約實(shí)用原則整潔美化原則整潔美化原則統(tǒng)一和諧原則統(tǒng)一和諧原則獨(dú)具品味原則獨(dú)具品味原則保護(hù)機(jī)密原則保護(hù)機(jī)密原則辦公室布局的類型選擇合適的辦

5、公室布局類型，有利于選擇合適的辦公室布局類型，有利于形成有效率的工作流程，有利于員工形成有效率的工作流程，有利于員工的工作分配，有利于協(xié)調(diào)人際關(guān)系，的工作分配，有利于協(xié)調(diào)人際關(guān)系，有利于工作順利完成。有利于工作順利完成。辦公室布局的類型開(kāi)放式辦公室布局開(kāi)放式辦公室布局封閉式辦公室布局封閉式辦公室布局 辦公室布局開(kāi)放式辦公室布局開(kāi)放式辦公室布局按照工作職能、業(yè)務(wù)活動(dòng)和技術(shù)分工來(lái)按照工作職能、業(yè)務(wù)活動(dòng)和技術(shù)分工來(lái) 確定確定組織成員的工作部門和工作團(tuán)隊(duì)，小組的區(qū)組織成員的工作部門和工作團(tuán)隊(duì)，小組的區(qū)域劃分。域劃分?？煞譃槿_(kāi)放式辦公室和半開(kāi)放式辦公室可分為全開(kāi)放式辦公室和半開(kāi)放式辦公室全開(kāi)放式辦公室

6、全開(kāi)放式辦公室半開(kāi)放式辦公室一般是半開(kāi)放式辦公室一般是用高低不等的軟包裝隔用高低不等的軟包裝隔板區(qū)分開(kāi)不同的工作部板區(qū)分開(kāi)不同的工作部門，因?yàn)楦舭逋ǔＶ挥虚T，因?yàn)楦舭逋ǔＶ挥旋R胸高，因此，當(dāng)人們齊胸高，因此，當(dāng)人們站起身來(lái)時(shí)，仍然可以站起身來(lái)時(shí)，仍然可以看到其他部門員工的座看到其他部門員工的座位。位。開(kāi)放式布局的特點(diǎn)。首先，開(kāi)放式布局不設(shè)立個(gè)人專用辦公室。開(kāi)放式辦首先，開(kāi)放式布局不設(shè)立個(gè)人專用辦公室。開(kāi)放式辦公室通常通過(guò)可移動(dòng)物品，如辦公桌椅、活動(dòng)屏風(fēng)、公室通常通過(guò)可移動(dòng)物品，如辦公桌椅、活動(dòng)屏風(fēng)、檔案柜等來(lái)分割各個(gè)工作空間，但一般不改變固定設(shè)檔案柜等來(lái)分割各個(gè)工作空間，但一般不改變固定設(shè)施，

7、如電燈、暖氣、隔墻及地面覆蓋物等的位置。其施，如電燈、暖氣、隔墻及地面覆蓋物等的位置。其次，開(kāi)放式辦公室以信息流和工作運(yùn)轉(zhuǎn)的自然路線為次，開(kāi)放式辦公室以信息流和工作運(yùn)轉(zhuǎn)的自然路線為依據(jù)進(jìn)行布局，一般不考慮窗戶或其他常規(guī)結(jié)構(gòu)的限依據(jù)進(jìn)行布局，一般不考慮窗戶或其他常規(guī)結(jié)構(gòu)的限制。再者，在開(kāi)放式辦公室里不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，制。再者，在開(kāi)放式辦公室里不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，工作人員的地位級(jí)別不由辦公位置確定，而由其承擔(dān)工作人員的地位級(jí)別不由辦公位置確定，而由其承擔(dān)的任務(wù)確定。較高級(jí)的行政人員可以有較大的辦公場(chǎng)的任務(wù)確定。較高級(jí)的行政人員可以有較大的辦公場(chǎng)所，或者不同顏色、不同形狀的辦公桌，但除此之外，所，

8、或者不同顏色、不同形狀的辦公桌，但除此之外，就幾乎沒(méi)有可以看得見(jiàn)的等級(jí)標(biāo)志了。就幾乎沒(méi)有可以看得見(jiàn)的等級(jí)標(biāo)志了。案例：“中午到哪里去吃飯啊？一起逛街吧。中午到哪里去吃飯??？一起逛街吧?！币坏缴衔缫坏缴衔?111點(diǎn)左點(diǎn)左右，在華都大廈上班的女白領(lǐng)心心就開(kāi)始在右，在華都大廈上班的女白領(lǐng)心心就開(kāi)始在MSNMSN上呼朋喚友。上呼朋喚友。到了到了11:3011:30下班時(shí)間，她便和約好的同事一起到外面吃飯逛下班時(shí)間，她便和約好的同事一起到外面吃飯逛街聊天。據(jù)了解，像心心這樣的中午街聊天。據(jù)了解，像心心這樣的中午“游擊游擊”族還有很多。族還有很多。由于所在的辦公室是統(tǒng)一的格子間，到了午休時(shí)間，就不由于所在

9、的辦公室是統(tǒng)一的格子間，到了午休時(shí)間，就不能像有單間辦公室的人那樣在沙發(fā)或躺椅上休息，可留在能像有單間辦公室的人那樣在沙發(fā)或躺椅上休息，可留在辦公室又感覺(jué)沉悶和無(wú)聊，于是她們只能出門四處閑逛。辦公室又感覺(jué)沉悶和無(wú)聊，于是她們只能出門四處閑逛。也有些不愛(ài)動(dòng)的白領(lǐng)午休時(shí)喜歡貓?jiān)谵k公室玩電腦游戲，也有些不愛(ài)動(dòng)的白領(lǐng)午休時(shí)喜歡貓?jiān)谵k公室玩電腦游戲，到了下午上班時(shí)只覺(jué)得眼睛發(fā)花、渾身疲倦。到了下午上班時(shí)只覺(jué)得眼睛發(fā)花、渾身疲倦。據(jù)心心介紹，有好幾次她中午困得上下眼皮打架，于是只據(jù)心心介紹，有好幾次她中午困得上下眼皮打架，于是只得趴在桌上睡一會(huì)兒，結(jié)果醒來(lái)發(fā)現(xiàn)面部出現(xiàn)一道道印痕，得趴在桌上睡一會(huì)兒，結(jié)果醒

10、來(lái)發(fā)現(xiàn)面部出現(xiàn)一道道印痕，中午剛吃過(guò)的東西也堵在喉嚨口，那種滋味真的很難受。中午剛吃過(guò)的東西也堵在喉嚨口，那種滋味真的很難受。但再難受也不可能像男同事那樣拉起兩張椅子一拼就躺下但再難受也不可能像男同事那樣拉起兩張椅子一拼就躺下了，畢竟女士還要注意自己的隱私和姿態(tài)。了，畢竟女士還要注意自己的隱私和姿態(tài)。心心的辦公室屬于哪種類型？心心的辦公室屬于哪種類型？開(kāi)放式辦公室開(kāi)放式辦公室心心等白領(lǐng)遇到什么難題？心心等白領(lǐng)遇到什么難題？中午沒(méi)地方休息，即沒(méi)有私人空間中午沒(méi)地方休息，即沒(méi)有私人空間封閉式辦封閉式辦公室公室 封閉式辦公室封閉式辦公室用墻壁將辦公空用墻壁將辦公空間分割成若干有間分割成若干有門，窗的

11、獨(dú)立房門，窗的獨(dú)立房間的辦公室布局。間的辦公室布局。每個(gè)房間都有一每個(gè)房間都有一人或多人辦公，人或多人辦公，一般是按照工作一般是按照工作任務(wù)或職能分工任務(wù)或職能分工劃分辦公室。劃分辦公室。辦公室類型辦公室類型 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)開(kāi)放式辦公開(kāi)放式辦公室室封閉式辦公封閉式辦公室室 開(kāi)放式優(yōu)點(diǎn)1 1、靈活應(yīng)變，工作位置能隨需要而移動(dòng)、改變、靈活應(yīng)變，工作位置能隨需要而移動(dòng)、改變2 2、節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費(fèi)用，能容納更多的員、節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費(fèi)用，能容納更多的員工工3 3、易于溝通，便于交流、易于溝通，便于交流4 4、易受監(jiān)督、員工的行為容易得到上司的督察、易受監(jiān)督、員工的行為容易得到上司

12、的督察5 5、容易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備，降低了工作成本，、容易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備，降低了工作成本，提高了工作效率。提高了工作效率。開(kāi)放式缺點(diǎn)1 1、難保機(jī)密、難保機(jī)密2 2、很難集中注意力，員工容易受電話、人們、很難集中注意力，員工容易受電話、人們走動(dòng)等干擾走動(dòng)等干擾3 3、房間易有噪音，如說(shuō)話聲，打電話和操作、房間易有噪音，如說(shuō)話聲，打電話和操作設(shè)備聲易影響他人設(shè)備聲易影響他人4 4、員工難以找到屬于自己的私人空間、員工難以找到屬于自己的私人空間封閉式優(yōu)點(diǎn)1 1、比較安全，可以鎖門、比較安全，可以鎖門2 2、易于保證工作的機(jī)密性、易于保證工作的機(jī)密性3 3、易于員工集中注意力，從事

13、細(xì)致或?qū)?、易于員工集中注意力，從事細(xì)致或?qū)I(yè)工作業(yè)工作4 4、易于保證隱私，明確辦公空間由自己、易于保證隱私，明確辦公空間由自己使用使用封閉式缺點(diǎn)1 1、費(fèi)用高，墻、門、走廊等占用空、費(fèi)用高，墻、門、走廊等占用空間多并要裝修間多并要裝修2 2、難于監(jiān)督工作人員的活動(dòng)、難于監(jiān)督工作人員的活動(dòng)3 3、難于交流，員工被分隔開(kāi)，易感、難于交流，員工被分隔開(kāi)，易感覺(jué)孤獨(dú)覺(jué)孤獨(dú)辦公室類型辦公室類型 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)開(kāi)放式辦公開(kāi)放式辦公室室1 1、靈活應(yīng)變，工作位置能隨需要而移、靈活應(yīng)變，工作位置能隨需要而移動(dòng)、改變動(dòng)、改變2 2、節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費(fèi)用，、節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費(fèi)用，能容納更多的員

14、工能容納更多的員工3 3、易于溝通，便于交流、易于溝通，便于交流4 4、易受監(jiān)督、員工的行為容易得到上、易受監(jiān)督、員工的行為容易得到上司的督察司的督察5 5、容易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備、容易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備1 1、難保機(jī)密、難保機(jī)密2 2、很難集中注意力，員工容易、很難集中注意力，員工容易受電話、人們走動(dòng)等干擾受電話、人們走動(dòng)等干擾3 3、房間易有噪音，如說(shuō)話聲，、房間易有噪音，如說(shuō)話聲，打電話和操作設(shè)備聲易影響他人打電話和操作設(shè)備聲易影響他人4 4、員工難以找到屬于自己的私、員工難以找到屬于自己的私人空間人空間封閉式辦公封閉式辦公室室1 1、比較安全，可以鎖門、比較安全，可以鎖門2

15、 2、易于保證工作的機(jī)密性、易于保證工作的機(jī)密性3 3、易于員工集中注意力，從事細(xì)致或、易于員工集中注意力，從事細(xì)致或?qū)I(yè)工作專業(yè)工作4 4、易于保證隱私，明確辦公空間由自、易于保證隱私，明確辦公空間由自己使用己使用1 1、費(fèi)用高，墻、門、走廊等占、費(fèi)用高，墻、門、走廊等占用空間多并要裝修用空間多并要裝修2 2、難于監(jiān)督工作人員的活動(dòng)、難于監(jiān)督工作人員的活動(dòng)3 3、難于交流，員工被分隔開(kāi)，、難于交流，員工被分隔開(kāi)，易感覺(jué)孤獨(dú)易感覺(jué)孤獨(dú)案例：江蘇華榮機(jī)械有限公司是一家中外合資企業(yè)，其業(yè)務(wù)江蘇華榮機(jī)械有限公司是一家中外合資企業(yè)，其業(yè)務(wù)范圍主要是環(huán)保產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷售。華榮公司資產(chǎn)雄范圍主要是環(huán)保產(chǎn)品

16、的生產(chǎn)與銷售。華榮公司資產(chǎn)雄厚，員工近厚，員工近20002000人，高科技人員和高層管理人員云集。人，高科技人員和高層管理人員云集。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，公司總經(jīng)理吳寶華決定在隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，公司總經(jīng)理吳寶華決定在上海投資創(chuàng)辦一家銷售分公司。華榮上海銷售分公司上海投資創(chuàng)辦一家銷售分公司。華榮上海銷售分公司租用了某寫字樓一層的大廳。其中，大門左邊作為產(chǎn)租用了某寫字樓一層的大廳。其中，大門左邊作為產(chǎn)品展廳，大門右邊作為辦公區(qū)，包括經(jīng)理辦公區(qū)、接品展廳，大門右邊作為辦公區(qū)，包括經(jīng)理辦公區(qū)、接待區(qū)、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部等。待區(qū)、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部等。一天，公司副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮把秘書(shū)尹曉一天，

17、公司副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮把秘書(shū)尹曉雯叫到辦公室，讓尹曉雯對(duì)上海分公司辦公室的布局雯叫到辦公室，讓尹曉雯對(duì)上海分公司辦公室的布局提出一些建議。提出一些建議。請(qǐng)同學(xué)們思考，如果你是尹曉雯，你如何提供建議？請(qǐng)同學(xué)們思考，如果你是尹曉雯，你如何提供建議？不同的布局類型有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)不同的布局類型有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的定位和不同部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、具體要導(dǎo)根據(jù)公司的定位和不同部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、具體要求進(jìn)行選擇。華榮公司上海銷售分公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)各求進(jìn)行選擇。華榮公司上海銷售分公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個(gè)工作部門的具體情況合理選擇辦公室布局類型。個(gè)工作部門的具體情況合理選擇辦公室布局類

18、型。例如，頗具現(xiàn)代意識(shí)的開(kāi)放式布局強(qiáng)調(diào)自由和自律例如，頗具現(xiàn)代意識(shí)的開(kāi)放式布局強(qiáng)調(diào)自由和自律的工作狀態(tài)。這種開(kāi)放式布局淡化了等級(jí)差異，有的工作狀態(tài)。這種開(kāi)放式布局淡化了等級(jí)差異，有利于成員的交流與溝通，有利于思想碰撞產(chǎn)生有價(jià)利于成員的交流與溝通，有利于思想碰撞產(chǎn)生有價(jià)值的創(chuàng)意，有利于建立平等寬容的工作氣氛。因此值的創(chuàng)意，有利于建立平等寬容的工作氣氛。因此產(chǎn)品展廳和市場(chǎng)部可以采用開(kāi)放式布局，用站立并產(chǎn)品展廳和市場(chǎng)部可以采用開(kāi)放式布局，用站立并能夠移動(dòng)的間隔物來(lái)分隔空間。然而，封閉式布局能夠移動(dòng)的間隔物來(lái)分隔空間。然而，封閉式布局相對(duì)獨(dú)立、保密、抗干擾。大量銷售使得財(cái)務(wù)部門相對(duì)獨(dú)立、保密、抗干擾。

19、大量銷售使得財(cái)務(wù)部門工作量很大，現(xiàn)金和支票的交流、保管極為重要，工作量很大，現(xiàn)金和支票的交流、保管極為重要，應(yīng)該在安全和保密的封閉式辦公環(huán)境中操作。經(jīng)理應(yīng)該在安全和保密的封閉式辦公環(huán)境中操作。經(jīng)理應(yīng)有專門的辦公室，以便其可以集中精力處理重要應(yīng)有專門的辦公室，以便其可以集中精力處理重要問(wèn)題。問(wèn)題。 小結(jié)小結(jié)秘書(shū)是在辦公室工作的，對(duì)辦公室秘書(shū)是在辦公室工作的，對(duì)辦公室需要多方面了解。開(kāi)放式和封閉式需要多方面了解。開(kāi)放式和封閉式辦公室各有千秋，不同的工作安排辦公室各有千秋，不同的工作安排不同的辦公室。不管哪種辦公室，不同的辦公室。不管哪種辦公室，秘書(shū)都得將辦公室收拾整齊，美觀，秘書(shū)都得將辦公室收拾整

20、齊，美觀，有利于提高工作效率。有利于提高工作效率。秘書(shū)對(duì)辦公責(zé)任區(qū)的管理秘書(shū)要維護(hù)和整理辦公責(zé)任區(qū)，讓秘書(shū)要維護(hù)和整理辦公責(zé)任區(qū)，讓所有與自己發(fā)生業(yè)務(wù)交往的人都能所有與自己發(fā)生業(yè)務(wù)交往的人都能從干凈、整潔的辦公環(huán)境中感受到從干凈、整潔的辦公環(huán)境中感受到企業(yè)的良好形象。企業(yè)的良好形象。（一）秘書(shū)的辦公責(zé)任區(qū)秘書(shū)的辦公責(zé)任區(qū)包括個(gè)人辦公責(zé)秘書(shū)的辦公責(zé)任區(qū)包括個(gè)人辦公責(zé)任區(qū)、公用區(qū)域和上司的辦公區(qū)域。任區(qū)、公用區(qū)域和上司的辦公區(qū)域。個(gè)人辦公責(zé)任區(qū)個(gè)人辦公責(zé)任區(qū)個(gè)人辦公責(zé)任區(qū)指秘書(shū)辦公桌椅圍繞區(qū)域中個(gè)人辦公責(zé)任區(qū)指秘書(shū)辦公桌椅圍繞區(qū)域中的地面、墻壁、家具和秘書(shū)負(fù)責(zé)的所有辦公的地面、墻壁、家具和秘書(shū)負(fù)責(zé)

21、的所有辦公設(shè)備、文件柜、書(shū)架、文具等。秘書(shū)除了做設(shè)備、文件柜、書(shū)架、文具等。秘書(shū)除了做日常的整理、擦拭工作之外，還要將辦公桌日常的整理、擦拭工作之外，還要將辦公桌椅擺放舒適，將辦公桌面收拾得井然有序。椅擺放舒適，將辦公桌面收拾得井然有序。最常用的辦公物品，如電話、便箋、文具盒最常用的辦公物品，如電話、便箋、文具盒等要放在觸手可及的地方。等要放在觸手可及的地方。公用區(qū)域公用區(qū)域這既包括秘書(shū)經(jīng)常使用的傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)，這既包括秘書(shū)經(jīng)常使用的傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)，與同事共同使用的檔案柜、書(shū)架、報(bào)紙架、與同事共同使用的檔案柜、書(shū)架、報(bào)紙架、辦公室的茶水桌等，也包括辦公室整體環(huán)境辦公室的茶水桌等，也包括辦公室整

22、體環(huán)境的維護(hù)，如空調(diào)、照明、通風(fēng)設(shè)備等。一般的維護(hù)，如空調(diào)、照明、通風(fēng)設(shè)備等。一般說(shuō)來(lái)，秘書(shū)工作環(huán)境中最舒適并有益于健康說(shuō)來(lái)，秘書(shū)工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是的工作溫度是1520 ，最適宜的濕度為，最適宜的濕度為4060，辦公照明中應(yīng)盡量采用自然，辦公照明中應(yīng)盡量采用自然光源。光源。由你輔助的上司的辦公區(qū)域由你輔助的上司的辦公區(qū)域一般指上司辦公桌椅周圍區(qū)域、桌一般指上司辦公桌椅周圍區(qū)域、桌面、家具等。但是，秘書(shū)整理上司面、家具等。但是，秘書(shū)整理上司的辦公桌前要注意應(yīng)事先經(jīng)上司授的辦公桌前要注意應(yīng)事先經(jīng)上司授權(quán)。權(quán)。（二）秘書(shū)對(duì)辦公責(zé)任區(qū)的管理1.1.秘書(shū)要經(jīng)常清潔、整理個(gè)人的責(zé)任秘

23、書(shū)要經(jīng)常清潔、整理個(gè)人的責(zé)任區(qū)包括清潔臺(tái)面、地面、電腦、家具區(qū)包括清潔臺(tái)面、地面、電腦、家具以及門窗、墻壁等處；保持辦公桌面以及門窗、墻壁等處；保持辦公桌面的清潔、整齊、美觀，不亂放零散的的清潔、整齊、美觀，不亂放零散的物品和無(wú)用的東西，不擺放私人物品；物品和無(wú)用的東西，不擺放私人物品；廢紙簍要及時(shí)進(jìn)行清理，涉及工作秘廢紙簍要及時(shí)進(jìn)行清理，涉及工作秘密的任何紙張都應(yīng)放入碎紙機(jī)處理。密的任何紙張都應(yīng)放入碎紙機(jī)處理。 辦公椅辦公椅1 1. .保持干凈整潔。保持干凈整潔。2 2. .擺放整齊，下班或離開(kāi)座位擺放整齊，下班或離開(kāi)座位3030分鐘以上時(shí)辦公椅要靠分鐘以上時(shí)辦公椅要靠近辦公桌、擺放在座位下

24、方。近辦公桌、擺放在座位下方。3 3. .衣服掛到衣架或衣櫥里，不得放在椅背。衣服掛到衣架或衣櫥里，不得放在椅背。主動(dòng)清潔、整理本人參與的公用區(qū)域經(jīng)常清潔、整理主動(dòng)清潔、整理本人參與的公用區(qū)域經(jīng)常清潔、整理參與使用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備的周圍環(huán)境；經(jīng)常參與使用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備的周圍環(huán)境；經(jīng)常清理、整理參與使用的文件柜、書(shū)架、物品柜等家具；清理、整理參與使用的文件柜、書(shū)架、物品柜等家具；注意整理由自己負(fù)責(zé)的接待區(qū)或會(huì)議室的環(huán)境，在來(lái)注意整理由自己負(fù)責(zé)的接待區(qū)或會(huì)議室的環(huán)境，在來(lái)訪客人離開(kāi)或會(huì)后立即清理，保證在下一個(gè)訪客或會(huì)訪客人離開(kāi)或會(huì)后立即清理，保證在下一個(gè)訪客或會(huì)議前仍是一個(gè)清潔整齊的

25、環(huán)境。設(shè)備、物品和公用資議前仍是一個(gè)清潔整齊的環(huán)境。設(shè)備、物品和公用資源要擺放有序。自用的辦公文具、用品、零散物件應(yīng)源要擺放有序。自用的辦公文具、用品、零散物件應(yīng)有序地放在抽屜里；所用文件夾應(yīng)整齊地疊放在桌邊有序地放在抽屜里；所用文件夾應(yīng)整齊地疊放在桌邊或直立在文件架上，并貼有標(biāo)識(shí)予以區(qū)分；專用的電或直立在文件架上，并貼有標(biāo)識(shí)予以區(qū)分；專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，以便用右手記錄留話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，以便用右手記錄留言；電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備宜放置在一起，便于電言；電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備宜放置在一起，便于電源接線和管理；用過(guò)的電話號(hào)碼本、火車時(shí)刻表、字源接線和管理；用過(guò)的電話

26、號(hào)碼本、火車時(shí)刻表、字典、航班表、文件等要及時(shí)放回原處。典、航班表、文件等要及時(shí)放回原處。 沙發(fā)、茶幾沙發(fā)、茶幾1 1. .茶幾上可放置煙灰缸、暖瓶、水壺、茶杯等，放置整茶幾上可放置煙灰缸、暖瓶、水壺、茶杯等，放置整齊有序，不得擺放其他物品。齊有序，不得擺放其他物品。2 2. .煙灰缸、殘茶及時(shí)清理。煙灰缸、殘茶及時(shí)清理。3 3. .辦公室沙發(fā)上不得放置衣服、挎包、枕頭、抱枕等物辦公室沙發(fā)上不得放置衣服、挎包、枕頭、抱枕等物品。品。4 4. .總監(jiān)級(jí)以下辦公室內(nèi)不得擺放功夫茶具總監(jiān)級(jí)以下辦公室內(nèi)不得擺放功夫茶具。 保險(xiǎn)柜、文件柜、圖紙架1.1.五節(jié)柜、四門柜、玻璃文件柜等保持風(fēng)格統(tǒng)一，整齊五節(jié)

27、柜、四門柜、玻璃文件柜等保持風(fēng)格統(tǒng)一，整齊美觀。美觀。2.2.柜內(nèi)物品、文件等擺放整齊，便于查找。柜內(nèi)物品、文件等擺放整齊，便于查找。3.3.文檔分門別類，保存規(guī)范。文檔分門別類，保存規(guī)范。4.4.文件柜、保險(xiǎn)柜、圖紙架上方不得放置雜物。文件柜、保險(xiǎn)柜、圖紙架上方不得放置雜物。 衛(wèi)生用具衛(wèi)生用具1.1.衛(wèi)生清潔用具（如：拖把、掃帚、簸箕、水桶、水盆）衛(wèi)生清潔用具（如：拖把、掃帚、簸箕、水桶、水盆）由物業(yè)公司統(tǒng)一于衛(wèi)生間內(nèi)設(shè)置，各辦公室內(nèi)嚴(yán)禁擺由物業(yè)公司統(tǒng)一于衛(wèi)生間內(nèi)設(shè)置，各辦公室內(nèi)嚴(yán)禁擺放。放。2.2.紙簍、垃圾桶置于桌下內(nèi)側(cè)，桶內(nèi)垃圾及時(shí)傾倒。毛紙簍、垃圾桶置于桌下內(nèi)側(cè)，桶內(nèi)垃圾及時(shí)傾倒。毛

28、巾、抹布、洗潔精等不得放在桌面等影響美觀的地方。巾、抹布、洗潔精等不得放在桌面等影響美觀的地方。 電腦、打印機(jī)、傳真一體機(jī)、電話機(jī)電腦、打印機(jī)、傳真一體機(jī)、電話機(jī)1.1.擺放端正、保持清潔。擺放端正、保持清潔。2.2.下班時(shí)關(guān)閉電源。下班時(shí)關(guān)閉電源。3.3.打印設(shè)備放到辦公桌或?qū)Ｓ靡苿?dòng)柜上，不得放在地上。打印設(shè)備放到辦公桌或?qū)Ｓ靡苿?dòng)柜上，不得放在地上。4.4.節(jié)約用紙，紙張存放整齊。節(jié)約用紙，紙張存放整齊。5.5.及時(shí)取回打印、傳真文件，以免丟失、泄密。及時(shí)取回打印、傳真文件，以免丟失、泄密。6.6.電話機(jī)潔凈，放置固定位置。電話機(jī)潔凈，放置固定位置。自覺(jué)整理上司的辦公區(qū)域經(jīng)常清潔、整理上自覺(jué)整理上司的辦公區(qū)域經(jīng)常清潔、整理上司的辦公桌、文件柜、書(shū)架和各種陳設(shè)；地司的辦公桌、文件柜、書(shū)架和各種陳設(shè)；地面和廢紙簍要經(jīng)常打掃和收拾；每天