文書管理細(xì)則

1、文書治理規(guī)則總則第一條寸的為使文書治理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率， 特訂定本規(guī)則。第貳條范圍本規(guī)則所稱文書治理，指總治理處各部、室、中心或各公司（含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門）與外界來往的文書（包括電報）及關(guān)系企業(yè)（含公司內(nèi)容）各部 門間來往文書（包含簽呈），自收（發(fā)）文至歸檔全部過程之辦理與 操縱。承辦部門承辦部門第三條總收發(fā)部二總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總治理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。第四條治理部匚（一） 總治理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往 的文書，以各公司總經(jīng)理室或治理處為治理部門；營

2、業(yè)、采購、 工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè) 務(wù)部門的最高主管部門為治理部門。（二） 各公司（工廠）所在地與外界來往屬地區(qū)性文書， 以其所在地 之經(jīng)理室或治理處（或總務(wù)部門）為治理部門。（三） 關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為治理部門。（四）治理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案 治理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，治理部門不得受理。第五條蘭亦更會亦部匚（一）文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。（二）本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、

3、 會辦及提供部門如表3 3 / / 4040322322 :豹22*餐-!- -W*(T 咖MW)姻3 咖*tmn鈾融懾）彳詮舟蚪蝴）辭糊就軸好itwo辰&陽輛赭HUHt臥咖樹（妗上応繃r打卿副*糧啊MW冊n恥棗默騒起渤）腫能幸歸輕t行文第六條彳亍文類不（一） 函：公布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號、私人 或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。（二） 公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用（三）便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽 時使用。（四） 簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。（五） 電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。（六） 表格式公文：政府機(jī)

4、關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等， 可依實際需要印為固定格式使用。（七） 其他：1.1. 司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議婁員會規(guī)迄程序?qū)?施。2.2. 會議紀(jì)錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。第七條 荷文各義、署竄及信售用（一）對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：1.1. 以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：屬政策性或殂礙公司重大權(quán)益的行文 0 02.2. 以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機(jī)構(gòu)或省政府、市 政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)等之行文.3.3. 以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。1對省政府、市政府

5、所屬二級機(jī)構(gòu)等的行文2對當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的彳二文。5 5 / / 40403對稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。4總治理處各部、室、中心代表各公司對外的行文（但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定）。4.4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對本款第二項所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍 內(nèi)對客戶、廠商之行文。5.5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍 內(nèi)對客戶、廠商的行文。6.6. 以部門名義蓋部門章：1采購部門對廠商的行文。2人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門

6、于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公 民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個人的行文。7.7. 應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無 經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。8.8. 因環(huán)境專門或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總治理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。（二） 關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?.1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽 字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署 名，蓋用部門章。2.2. 總治理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門-I章*O3.3. 工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他

7、部門的行文蓋部門章O4.4. 廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。（三） 公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)（如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等），須加蓋公司或業(yè)務(wù) 專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總 經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門 主管簽字章或私章。（四）特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。（五）需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。 第八條行文的判行權(quán)限（一） 以董事長署名行文者，應(yīng)送總治理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判 行。I I . .通則7 7 / / 4040（二） 以總經(jīng)理署名行文者，除總治

8、理處各部室、中心代表各公司 對外行文得由經(jīng)理（主任）判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總 經(jīng)理判行。（三） 以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。（四） 以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。（五） 以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。（六） 以公司名義蓋用公司公章行文者， 應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。（七） 因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。（八） 固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后， 授權(quán)業(yè)務(wù)主 辦部門主管依式行文。文書處理程式第九條.文節(jié)分類（一） 機(jī)密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù) 機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。（二） A A 類：凡關(guān)系重大，足以阻礙公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。（三）B B 類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。（四）C C 類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直 接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。（五）其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函 件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。第一條二收發(fā)文登記單（一） 第一聯(lián)為收（發(fā)）文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存 查。（二） 第