第1章Word基本操作

1、第1章 Word基本操作11第1章 Word基本操作Word是Microsoft公司專門用于文字編輯排版的軟件，是目前Windows環(huán)境下最受歡迎的文字處理軟件之一。本章主要介紹Word的基本功能、工作環(huán)境、文檔操作的方法和技巧等。在應(yīng)用Word時(shí)，文檔的操作方法是基礎(chǔ)的知識(shí)，本章重點(diǎn)介紹文檔的操作方法。1.1 Office簡(jiǎn)介1.1.1 Office的發(fā)展歷史13年前，Microsoft公司發(fā)布了Office的第一個(gè)版本。在這個(gè)版本中，將當(dāng)時(shí)廣泛流行的、獨(dú)立的應(yīng)用程序（如Word、Excel和 PowerPoint）集成到一個(gè)軟件包中。但是，在這一版本中，這些應(yīng)用程序之間缺乏集成性和提高生產(chǎn)

2、力的工具。Office在4.x和95版本時(shí)開始成熟。在Office 97中，增加了協(xié)作和Web功能，并采用了智能感知技術(shù)，統(tǒng)一了VBA開發(fā)平臺(tái)，使Office在機(jī)構(gòu)中獲得巨大的成功。隨后發(fā)布的Office 2000進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了Web協(xié)作、生產(chǎn)力、個(gè)性化和部署，并且設(shè)計(jì)了個(gè)性化菜單和工具欄，使菜單和工具欄根據(jù)用戶的使用情況調(diào)整顯示狀態(tài)。Office XP在保持原有產(chǎn)品功能的基礎(chǔ)上，為用戶提供了更智能的操作環(huán)境，更有效的控制方式。Office XP的“智能標(biāo)記”使用戶可以快速地訪問Office中的其他信息，“任務(wù)窗格”使用戶能夠更好地控制Office 的工作方式；語音識(shí)別技術(shù)使用戶的工作不再枯燥無

3、味。Office 2003是微軟公司最新推出的辦公自動(dòng)化軟件，為用戶提供了一個(gè)既開放又充滿活力的新外觀，用戶可以通過任務(wù)窗格的提示來完成一系列的操作。較以前的版本，它主要在4個(gè)方面做了改進(jìn)：本地以及遠(yuǎn)程信息的管理和控制、業(yè)務(wù)處理能力的增強(qiáng)、團(tuán)體的溝通與協(xié)作、增強(qiáng)個(gè)人工作效率，它的操作環(huán)境更漂亮，操作更方便、穩(wěn)定，兼容性更好。1.1.2 Office 2003的組成和功能Office辦公自動(dòng)化軟件中包括了Word、Excel、PowerPoint等一系列應(yīng)用程序，同時(shí)還增加了許多個(gè)全新的應(yīng)用組件：Office InfoPath 2003、Office Live Meeting 和Office O

4、neNote 2003，以及旨在進(jìn)一步增強(qiáng)各組件功能間協(xié)同應(yīng)用的Office SharePoint Portal Server 2003、Exchange Server 2003 和Office Communications Server 2003。Office 2003的組成和各組件的功能如下：l Word 2003 文字處理程序?？梢跃幣啪赖奈臋n、插入圖片、排版，方便地編輯和發(fā)送電子郵件，完成編輯和處理網(wǎng)頁等操作。l Excel 2003 電子表格軟件。在財(cái)務(wù)、行政、金融、經(jīng)濟(jì)、統(tǒng)計(jì)和審計(jì)等眾多領(lǐng)域中能夠高效地完成各種表格和圖形的設(shè)計(jì)，進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)計(jì)算和分析等。l PowerPoint

5、 2003 演示文稿制作軟件?？梢栽谖母逯性O(shè)置各種引人入勝的視覺、聽覺效果，然后直接在計(jì)算機(jī)上或互聯(lián)網(wǎng)播放。l Access 2003 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。使用它可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的保存、維護(hù)、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印、交流、發(fā)布，還可以方便地與其他組件交流數(shù)據(jù)。l Outlook 2003 郵件傳輸和協(xié)作客戶端程序。它集成了日歷、聯(lián)系人和任務(wù)管理等多種功能，支持Internet標(biāo)準(zhǔn)和Exchange Server的電子郵件。l FrontPage 2003 創(chuàng)建、編輯和發(fā)布網(wǎng)頁的應(yīng)用軟件。它可以在WWW上創(chuàng)建自己的網(wǎng)頁，還可以輕松在網(wǎng)頁中插入電子表格、表單數(shù)據(jù)透視表、Java小程序、ActiveX控件等。l

6、 InfoPath 2003 適合公司和企業(yè)使用的應(yīng)用程序。它可以使項(xiàng)目組和單位輕松地創(chuàng)建和處理豐富、動(dòng)態(tài)的表單，簡(jiǎn)化了收集信息的過程，并能帶來增強(qiáng)的數(shù)據(jù)捕獲功能而且可以靈活地管理信息，使主要決策者看到正確數(shù)據(jù)來作出明智決定，減少重復(fù)性的工作。l OneNote 2003 處理便箋的應(yīng)用程序。它能幫助用戶捕獲、組織和重用便攜式計(jì)算機(jī)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)或Tablet PC上的便箋，并為用戶提供了一個(gè)存儲(chǔ)所有便箋的位置，而且用戶可以自由地處理這些便箋。同時(shí)，它將便箋的自由和靈活性與數(shù)字組合工具的效率和強(qiáng)大功能相結(jié)合，從而使用戶可以更高效地使用便箋和信息。l Publisher 2003 完整的企業(yè)發(fā)布和

7、營銷材料解決方案。它可以幫助用戶快速有效地創(chuàng)建專業(yè)的營銷材料，用戶可以在企業(yè)內(nèi)部更輕松地設(shè)計(jì)、創(chuàng)建和發(fā)布專業(yè)的營銷和溝通材料。提示：本書以O(shè)ffice 2003版本為基礎(chǔ)，介紹Word、Excel、PowerPoint的使用方法和技巧，書中除非特指，否則不再明確說明2003版本號(hào)。1.2 初識(shí)Word應(yīng)用程序1.2.1 Word簡(jiǎn)介Word是Office套件中應(yīng)用最廣泛的組成部分，它不僅具有齊備的功能群組，還為用戶提供了賞心悅目、生動(dòng)活潑的工作環(huán)境。它的處理對(duì)象除了文字，還包括圖形、圖片、表格等內(nèi)容。利用它可以編輯出圖文并茂的文章、報(bào)紙、書刊或者因特網(wǎng)上的主頁。Word的主要功能有：l 友好的

8、用戶界面 Word提供的用戶界面非常友好，同時(shí)，在屏幕上編輯的對(duì)象樣式與打印機(jī)打印出的樣式是一樣的。它可以根據(jù)屏幕的尺寸和分辨率優(yōu)化顯示。新增的閱讀版式視圖能有效地提高文檔可讀性，隱藏不必要的工具欄；配備文檔結(jié)構(gòu)圖和縮略圖窗格，以便快速跳至文檔的各個(gè)部分；自動(dòng)在頁面上縮放文檔內(nèi)容，以獲得最佳的屏幕顯示效果。l 強(qiáng)大的制表功能 Word中的表格以框的形式插入在文檔中，可以在表格內(nèi)加入表題、表頭和表體。表體可以嵌入各種數(shù)據(jù)庫文檔，表元自動(dòng)填充數(shù)據(jù)。表體具有自動(dòng)跨頁、多種表格斜線、自動(dòng)排序、行列轉(zhuǎn)置、字符表格自動(dòng)轉(zhuǎn)換等功能?？梢栽诒碓休斎胛淖?、圖像或?qū)ο蟆Ｐ薷谋砀駮r(shí)，可以自由畫線和擦線，表格可以整

9、體自由縮放，表元可合并和分解，表格行高和列寬可靈活調(diào)整。l 標(biāo)準(zhǔn)化的模板與樣式 用戶可以使用系統(tǒng)原有的或自定義的模板和風(fēng)格化樣式來進(jìn)行文檔編輯。l 有效的文檔保護(hù) 文檔保護(hù)可以控制文檔格式設(shè)置及特定的內(nèi)容，如可以限制格式設(shè)置，有選擇地允許某些用戶編輯文檔中的特定部分。l 并排比較文檔 并排比較文檔可以同時(shí)滾動(dòng)兩篇文檔來辨認(rèn)兩篇文檔間的差別，無需將多名用戶的更改合并到文檔中再判斷兩篇文檔間的差異。l 預(yù)示效果的打印預(yù)覽 使用文檔的打印預(yù)覽可減少很多盲目的編輯工作。l 方便的自動(dòng)功能 Word提供的自動(dòng)檢查拼寫和語法、自動(dòng)更正、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)建立文檔結(jié)構(gòu)、自動(dòng)編寫摘要等自動(dòng)功能。l 良好的兼容性

10、Word有著良好的兼容性，可以直接讀取以前各個(gè)版本的Word文檔，也可以直接讀入寫字板、超文本HTML等格式的文檔。 1.2.2 基本操作環(huán)境通常從“開始”菜單中啟動(dòng)Word。單擊任務(wù)欄上的“開始”按鈕，在彈出的菜單上依次選擇“所有程序”Microsoft OfficeMicrosoft Office Word 2003。啟動(dòng)了Word之后，將顯示出一個(gè)基本的Word窗口，如圖1-1所示。其組成如圖1-1所示。控制按鈕菜單欄 工作區(qū)狀態(tài)欄視圖按鈕常用工具欄Office助手標(biāo)題欄控制菜單框格式工具欄任務(wù)窗格圖1-1 Word基本窗口組成標(biāo)題欄標(biāo)題欄是窗口上邊線正下方的一塊條形區(qū)，用來顯示窗口的名

11、稱，即應(yīng)用程序名稱；雙擊控制菜單框可用來關(guān)閉應(yīng)用程序，單擊控制菜單框可以打開控制菜單，用戶還可以利用控制菜單對(duì)窗口進(jìn)行移動(dòng)、最大化、最小化、還原等操作；標(biāo)題欄中的分別是應(yīng)用程序的最小化、還原和關(guān)閉按鈕。菜單欄菜單欄中列出應(yīng)用程序的菜單名稱，如文件、編輯、視圖、插入等菜單，單擊這些菜單名就會(huì)出現(xiàn)菜單列表。菜單是操作命令的列表，選擇其中的命令便可以進(jìn)行相應(yīng)的操作。 工具欄工具欄的使用相當(dāng)簡(jiǎn)單，單擊其中的按鈕便會(huì)執(zhí)行其對(duì)應(yīng)的命令。在工具欄的右邊，如果出現(xiàn)符號(hào)，則表示此工具欄還有一些按鈕沒有顯示出來，單擊這個(gè)符號(hào)，將出現(xiàn)按鈕列表，從中單擊需要的按鈕即可。對(duì)于初學(xué)者來說，如果不知道工具欄按鈕的作用，可將

12、鼠標(biāo)指針指向它，稍候，便會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小提示框，指出其作用。啟動(dòng)Word時(shí)，一般只顯示常用工具欄和格式工具欄，常用工具欄用于文檔的一般操作，比如打開文件、保存文件等，格式工具欄用于調(diào)整文檔的格式，如設(shè)置字體、字號(hào)等。提示：Word除了具有這兩項(xiàng)工具欄外，還有其他工具欄，可以通過右鍵單擊工具欄，從中選擇其他工具欄的名稱顯示它們。任務(wù)窗格任務(wù)窗格是把Word中的最常用的任務(wù)操作組織在一起，放在文檔的右邊一起顯示的窗格，在任務(wù)窗格中集成了平時(shí)最常用的任務(wù)操作，如“打開文檔”、“新建文檔”等。使用任務(wù)窗格是實(shí)現(xiàn)方便用戶常用操作、簡(jiǎn)化操作步驟的有效途徑。任務(wù)窗格包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“共

13、享工作區(qū)”、“文檔更新”、“信息檢索”等。任務(wù)窗格名前面帶有標(biāo)志的為當(dāng)前使用的任務(wù)窗格。要轉(zhuǎn)換其他任務(wù)窗格可單擊任務(wù)窗格右上方的按鈕，然后在任務(wù)窗格轉(zhuǎn)換列表中單擊所需的任務(wù)窗格即可。如果要關(guān)閉任務(wù)窗格以獲取更廣闊的文檔區(qū)域視圖，可單擊任務(wù)窗格上部條框中的按鈕。Office助手Office助手是用來提供聯(lián)機(jī)幫助的活動(dòng)圖標(biāo)，單擊它，可以根據(jù)當(dāng)前編輯狀態(tài)及時(shí)提出建議。右擊則會(huì)出現(xiàn)一個(gè)快捷菜單，可以在其中選擇其他的助手圖標(biāo)及隱藏當(dāng)前的助手等。工作區(qū)在Word窗口中央位置是工作區(qū)，用戶在工作區(qū)中輸入文檔、插入對(duì)象、制作表格等等。用戶也可以改變工作區(qū)的顏色和背景。視圖按鈕用來在Word的普通視圖、頁面視圖

14、、Web視圖、閱讀版式視圖和大綱視圖中切換。狀態(tài)欄在窗口的最底部，用來顯示當(dāng)前打開文檔中插入點(diǎn)的頁數(shù)、節(jié)數(shù)、位置、所在行、列和編輯的狀態(tài)等。提示：插入點(diǎn)是新的文字、表格或圖像等對(duì)象的插入位置，在Word文檔編輯區(qū)中會(huì)顯示一條閃爍的豎條“ ”，這條閃爍的豎條就是字符光標(biāo)。1.3 文檔操作1.3.1 創(chuàng)建新文檔在Word應(yīng)用程序中，有以下幾種創(chuàng)建新文檔的方法：l 啟動(dòng)Word時(shí)，如果沒有指定將要打開的文檔，則在啟動(dòng)后將自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)空白文檔。l 如果在操作過程中要新建文檔，單擊工具欄上的新建按鈕（快捷鍵Ctrl+N），此時(shí)將出現(xiàn)默認(rèn)類型的空文檔。l 選擇“文件”“新建”，在Word窗口的右邊會(huì)彈出一

15、個(gè)“新建文檔”任務(wù)窗格，如圖1-2所示。在“新建文檔”任務(wù)窗格中的“新建”選項(xiàng)組下單擊“空白文檔”選項(xiàng)，將新建一個(gè)新文檔。圖1-2 “新建文檔”任務(wù)窗口提示：快捷鍵就是可以直接從鍵盤上按下規(guī)定的組合鍵來執(zhí)行菜單的對(duì)應(yīng)命令的命令。實(shí)際上，在Word中可以建立的不僅有文檔，還有模板、Web網(wǎng)頁等，如果要新建這些文件類型，選擇“文件”“新建”命令，在彈出的“新建文檔”任務(wù)窗格中，用戶可以根據(jù)需要選擇創(chuàng)建空白文檔、XML文檔、Web網(wǎng)頁或電子郵件等。提示：Web網(wǎng)頁的擴(kuò)展名為“.htm”，它是intranet或Internet上，通過Web瀏覽器來查看其內(nèi)容。Word可以創(chuàng)建一份新的Web網(wǎng)頁，也可以

16、將DOC文檔保存為HTML格式的文檔。1.3.2 打開文檔打開文檔是調(diào)出已有的文檔，并在窗口中顯示它，方法如下：（1）選擇“文件”“打開”命令（快捷鍵Ctrl+O），將調(diào)出“打開”對(duì)話框，如圖1-3所示。（2）在該對(duì)話框“查找范圍”下拉列表框中選擇要打開文檔的路徑，或者直接輸入文檔路徑，再單擊文檔列表中要打開的文檔，最后單擊“打開”按鈕。另外，也可以單擊工具欄上的打開按鈕，將打開“打開”對(duì)話框，之后操作同上。圖1-3 “打開”對(duì)話框提示：在文件和文件夾列表中，只列出當(dāng)前所選文件類型下的文件，所以，如果在其中看不到所需的文件，則應(yīng)當(dāng)看看“文件類型”中的類型是否包括自己需要的類型，如果不包括，則應(yīng)

17、當(dāng)從中選擇需要的類型。提示：?jiǎn)螕簟拔募辈藛?，在其下拉菜單的下方通常?huì)列出幾個(gè)近期剛編輯過的文檔名稱。單擊文檔名或者輸入該文檔名左邊對(duì)應(yīng)的數(shù)字即可打開該文檔。1.3.3 切換文檔在Office 應(yīng)用程序中，可以同時(shí)打開多個(gè)文檔。在打開的多個(gè)文檔中，只有一個(gè)是活動(dòng)的文檔。實(shí)際使用時(shí)經(jīng)常需要在打開的文檔之間進(jìn)行切換，即使非活動(dòng)狀態(tài)的文檔成為活動(dòng)的文檔，方法如下：l 打開“窗口”菜單，單擊需要的文檔名。l 單擊任務(wù)欄上文檔對(duì)應(yīng)的按鈕。默認(rèn)情況下，打開的文檔在任務(wù)欄上也將出現(xiàn)一個(gè)對(duì)應(yīng)的按鈕，這樣可以快速在文檔之間進(jìn)行切換。提示：將鼠標(biāo)指針指向任務(wù)欄上的按鈕，將出現(xiàn)完整的應(yīng)用程序和文檔名，這樣，可以查看

18、任務(wù)欄按鈕對(duì)應(yīng)的應(yīng)用程序或文檔。1.3.4 保存文檔首次保存文檔如果當(dāng)前要保存的文檔是未命名的新文檔，步驟如下：（1）選擇“文件”“保存”命令（快捷鍵Ctrl+S），或者保存按鈕。（2）此時(shí)將出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框，如圖1-4所示。其中，程序給出的默認(rèn)文件名是高亮顯示的，此時(shí)輸入需要的文件名，如“學(xué)期總結(jié)”。圖1-4 “另存為”對(duì)話框（3）在中間位置，通常列出系統(tǒng)默認(rèn)的保存文件的文件夾My Document。如果不在這里保存，則單擊“保存位置”列表框的下拉按鈕，從出現(xiàn)的列表中選擇文檔要保存的驅(qū)動(dòng)器。（4）此時(shí)中間的列表框?qū)⒏鶕?jù)上面選擇的驅(qū)動(dòng)器中包含的內(nèi)容而變化，雙擊要保存到的文件夾，則打開此文件

19、夾，并在中間的列表框中列出其中的文件夾及文件。（5）如果選定的位置正確，則單擊“保存”按鈕，關(guān)閉“另存為”對(duì)話框并保存文檔。Word文檔的擴(kuò)展名為.doc。保存已經(jīng)命名的文檔如果當(dāng)前文檔不是未命名的新文檔，選擇“文件”“保存”命令或單擊保存按鈕，執(zhí)行一次磁盤保存的工作，而不出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框。將當(dāng)前文檔換名保存文檔還可以改名保存，步驟如下：（1）選擇“文件”“另存為”命令。（2）此后的步驟與前面首次保存文檔的相同，在此不再贅述。但要注意，如果要以另一種類型保存文檔，則需從“保存類型”列表框中選擇需要的類型。注意：在文檔中工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)在一定的間隔（如10分鐘）單擊一次“保存”按鈕或按Ctrl+

20、S，將所做的工作保存到磁盤上，否則，如果遇到意外情況，如停電或系統(tǒng)死機(jī)，自己的工作就可能會(huì)丟失。1.3.5 關(guān)閉文檔關(guān)閉文檔的方法如下：l 單擊文檔窗口的關(guān)閉按鈕，此時(shí)關(guān)閉打開的文檔，但并不關(guān)閉Office程序。l 關(guān)閉應(yīng)用程序窗口，同時(shí)系統(tǒng)將關(guān)閉所有打開的文檔文件。l 在菜單欄中依次單擊“文件”“關(guān)閉”命令。1.4 查看文檔1.4.1 文檔視圖文檔視圖也就是文檔的顯示方式，在編輯過程中，用戶常常需要因不同的編輯目的而突出文檔中的一部分內(nèi)容，以便更有效地對(duì)文檔進(jìn)行編輯。利用視圖按鈕，可以在普通視圖、頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖以及閱讀版式視圖之間進(jìn)行切換，如圖1-5所示。單擊某個(gè)按鈕，便將當(dāng)前文檔轉(zhuǎn)換為對(duì)應(yīng)的視圖。普通視圖Web版式視圖頁面視圖大綱視圖閱讀版式圖1-5 視圖按鈕還可利用“視圖”菜單中