辦公室日常事務管理(辦公用品管理)

1、 學習目標學習目標u能夠購買或租用辦公設備以及消耗品。u能夠知曉辦公用品及設備的采購程序和步驟。u能夠實施辦公資源的保管、發(fā)放和利用。u能夠實施辦公設備和辦公用品的庫存監(jiān)管。思思 考考一、辦公用品的種類一、辦公用品的種類 （教材（教材P118）（1）紙簿類：）紙簿類：復印紙、復寫紙、標簽紙、筆記本、普通白復印紙、復寫紙、標簽紙、筆記本、普通白紙、帶單位抬頭的用紙紙、帶單位抬頭的用紙（2）筆尺類：）筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種尺子、修正液尺子、修正液（3）裝訂類：）裝訂類：大頭針、回形針、打孔機、剪刀、訂書機、大頭針、回形針、打孔機、剪刀、

2、訂書機、膠水、長尾票夾膠水、長尾票夾（4）歸檔用品：）歸檔用品：文件夾、檔案袋文件夾、檔案袋（5）其他：）其他：計算器、白板、筆筒計算器、白板、筆筒低值易耗品低值易耗品（6 6）辦公設備耗材：）辦公設備耗材：復印機用墨盒、打印機用墨盒，復印機用墨盒、打印機用墨盒，計算機光盤計算機光盤（7 7）辦公設備類：）辦公設備類：辦公桌椅、電腦及桌椅、會議桌椅辦公桌椅、電腦及桌椅、會議桌椅、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復印機、打印機、碎紙、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復印機、打印機、碎紙機、考勤機、投影儀、保險柜、驗鈔機、照相機、機、考勤機、投影儀、保險柜、驗鈔機、照相機、空調、電扇等空調、電扇等高值辦公用品高值辦公

3、用品 班級要舉行元旦聯歡晚會，你作為采購組成員負責晚會使用物品的采購。 你打算從哪幾個方面做好這件事？技能訓練技能訓練技技能能訓訓練練公司近日又要采購一批辦公用品，采購單上列有如下用品：用品名稱數量貨架2個儲藏文件夾2個打印紙5箱打印墨盒15個信封300個記事本200本稿紙300本鉛筆、油筆、簽字筆各10盒大頭針、回形針各40盒訂書器10個碎紙機2臺備忘錄100個紙簍20個同時，部門經理還特意囑咐他查看一下庫存的辦公用品是否缺乏，是否需要補充一些。 思考：為什么要設置辦公用品庫存？思考：為什么要設置辦公用品庫存？訓練：（訓練：（1 1）請你寫出采購以上商品的程序？）請你寫出采購以上商品的程序？

4、 （2 2）如何辦理進貨入庫手續(xù)？）如何辦理進貨入庫手續(xù)？第一，制定采購計劃第一，制定采購計劃 摸清庫存摸清庫存，明確急需購買與暫緩購買；，明確急需購買與暫緩購買；讓各部門列出所需辦公用品的清單。讓各部門列出所需辦公用品的清單。辦公用品的購買或租用辦公用品的購買或租用獲得方法獲得方法會計程序會計程序優(yōu)點優(yōu)點缺點缺點購買購買u 購買的錢屬于購買的錢屬于“投資投資費費”。設備的價值經。設備的價值經過多年逐漸折舊。過多年逐漸折舊。u 稅費可能不計算在最稅費可能不計算在最初的購買中，但只計初的購買中，但只計算到折舊中算到折舊中設備歸購入組織。設備歸購入組織。通常在一段時間內較便通常在一段時間內較便宜，

5、例如宜，例如 23年。年。u 維護和修理是維護和修理是附加的費用。附加的費用。u 設備可能很快設備可能很快過時。過時。u 最初費用昂貴最初費用昂貴租用租用u 租用費用計算為租用費用計算為運營運營成本成本u 為納稅目的可計算為為納稅目的可計算為支出支出u 較低的最初費用。較低的最初費用。費用能被不斷獲得費用能被不斷獲得的利潤補償。的利潤補償。u 租用協議通常包括租用協議通常包括維護和修理。維護和修理。u 新設備出現在市場新設備出現在市場上時，能更換和升上時，能更換和升級。級。u 租期幾年將顯租期幾年將顯得更加昂貴。得更加昂貴。u 租用協議把公租用協議把公司鎖定在昂貴司鎖定在昂貴租期合同上。租期合

6、同上。第二，選擇供應商，采購員進行比較、篩選第二，選擇供應商，采購員進行比較、篩選考慮貨品質量與交貨時間；考慮貨品質量與交貨時間；考慮貨品的價格；考慮貨品的價格；最后考慮售后服務；最后考慮售后服務；安全可靠性。安全可靠性。(1)電話訂購。電話訂購。大多數的日常辦公用品都通過電話從供應商處訂購。(2)傳真訂購。傳真訂購。有些設備和辦公易耗品的訂購，需給供應商發(fā)傳真，詳細列出訂購貨物名稱、數量、類型、送貨時間等細節(jié)，供應商在接到傳真后，會按要求送貨上門。(3)填寫訂購單。填寫訂購單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購單，在訂購時需將訂購單值寫好，郵寄或傳真給供應商，供應商根據要求送貨上門。(4)因特網服務。

7、因特網服務。訪問因特網可得到電子商務服務，如網上廣告、網上商店、電子貿易、電子銀行、電子貨幣等，通過網上購物也可實現辦公用品和耗材的采購。中國辦公用品網：中國辦公用品網：http:中國中國114辦公用品網辦公用品網:中國文具網信息網：中國文具網信息網：中國文具網：中國文具網：練習寫作練習寫作詢價函詢價函格式格式標題：標題： 發(fā)文單位+事由+詢價函主送機關：主送機關： 頂格寫明XXX 公司公司正文：正文：u寫明詢價目的和事項；u具體購買的辦公用品的名稱、規(guī)格、價格、數量等u報價時間和地址；u供應商復函時應該提供的材料；u結算方式u聯系方式結語結語 望貴單位給予函復，盼復練習寫作練習寫作詢價函詢價

8、函報價函報價函第三，領導簽字并進行訂購第三，領導簽字并進行訂購填寫正式訂購單正式訂購單并書寫請示書寫請示，公司高級主管簽字簽字批準批準，說明訂購貨物的詳細情況，發(fā)送給選定的供應商復制一份給會計部門復制一份給會計部門，表示開始購貨，準備付款。 訂購單樣式：訂購單樣式：P122-123P122-123知識鏈接：請示知識鏈接：請示請示適用于向上級機關請求指示、批準。請示適用于向上級機關請求指示、批準。 請示分為請求指示性請示和請求批準性請示兩種。請示分為請求指示性請示和請求批準性請示兩種。 請示的寫作要求請示的寫作要求（1）標題寫明）標題寫明“發(fā)文事由發(fā)文事由+請示請示”二字。關于二字。關于XXX的

9、請示的請示（2）結構清楚，段落分明；）結構清楚，段落分明； 三段式：三段式： 請示的原因、理由；請示的原因、理由； 請示的事項，要求；請示的事項，要求； 結尾語；結尾語； “以上意見是否妥當，請指示以上意見是否妥當，請指示” “特此請示，請予批準特此請示，請予批準” “以上要求，請予審批以上要求，請予審批” “以上請示當否，請核（審）示以上請示當否，請核（審）示” “以上請示，請予批復以上請示，請予批復”等。等。（3）理由充足，要求具體；）理由充足，要求具體； 應明確提出要求解決問題的方法或途徑。應明確提出要求解決問題的方法或途徑。 （4）一事一文，主送明確。）一事一文，主送明確。 填寫購買申

10、請表填寫購買申請表 見見P121 第四，收貨第四，收貨當收到供應商的貨物后對照對照供應商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物;查明查明貨物的數量、質量應當符合要求;查明查明合格與不合格，合格進行入庫，不合格則要求重新發(fā)貨簽收簽收并將交貨單送會計部門送會計部門。采購人員根據收到的貨物填寫入庫單填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽庫房人員要簽字字表示貨物進庫。要求寫明部門、日期、物品名稱、規(guī)格型號、要求寫明部門、日期、物品名稱、規(guī)格型號、摘要、單位、數量、單價、金額摘要、單位、數量、單價、金額 、經辦人。、經辦人。接收的每一類貨物的詳情，應輸入到辦公用品庫存卡輸入到辦公用品庫存卡的接收項目中。接收后，要及

11、時更新庫存余額更新庫存余額。將接收的貨物按照辦公用品存儲存儲規(guī)定存放好。第五，入庫第五，入庫第六，支付全款第六，支付全款 會計部門收到發(fā)票后，對照會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單、交貨單、入庫單、訂購單訂購單，三單數字應當相符，經財會主管簽字批準，三單數字應當相符，經財會主管簽字批準，支付款額。一般會計部門會把原件收走，支付款額。一般會計部門會把原件收走 為今后以備查驗，建議把為今后以備查驗，建議把發(fā)票做好復印發(fā)票做好復印。第七，按需領用第七，按需領用任務一：任務一：根據所學知識繪制 辦公用品管理流程圖任任務務二二：摸清庫存摸清庫存部門申請部門申請制定申購計劃制定申購計劃選擇供貨商選擇供

12、貨商審核訂貨單審核訂貨單領導審批領導審批實施購買實施購買發(fā)貨發(fā)貨驗收驗收不合格不合格登記入庫登記入庫按需領用按需領用合格合格辦公用品辦公用品管理流程管理流程三、辦公用品的保管三、辦公用品的保管教材教材 P120 秘書小張負責公司辦公設備和辦公用品的庫存管理。由于他的記憶力特秘書小張負責公司辦公設備和辦公用品的庫存管理。由于他的記憶力特別好，每次進貨時，他都能夠很快記住所進貨物的規(guī)格和質量，因此他從不做別好，每次進貨時，他都能夠很快記住所進貨物的規(guī)格和質量，因此他從不做用品登記。一天下午，他的好友小劉拿著公司營銷部的取貨單前來取貨，小張用品登記。一天下午，他的好友小劉拿著公司營銷部的取貨單前來取

13、貨，小張因為當時有事，就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來時，小劉已經取走因為當時有事，就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來時，小劉已經取走了貨物。小張既沒有看取貨單，也沒有清點貨物，下班時關上門就走了。到了了貨物。小張既沒有看取貨單，也沒有清點貨物，下班時關上門就走了。到了月底清點庫存時，發(fā)現少了很多用品，小張也說不明白這些用品的去處。月底清點庫存時，發(fā)現少了很多用品，小張也說不明白這些用品的去處。 分析討論：分析討論：說說秘書小張在對辦公設備和辦公用品的庫存管理中的不當說說秘書小張在對辦公設備和辦公用品的庫存管理中的不當之處，并討論如果你是小張，應在哪些方面進行改進？之處，并討論如果你

14、是小張，應在哪些方面進行改進？案例分析案例分析1 1、保證資金保證資金不被不必要的庫存占用不被不必要的庫存占用2 2、盡可能、盡可能節(jié)省庫存空間節(jié)省庫存空間3 3、監(jiān)督監(jiān)督個人和部門的使用情況個人和部門的使用情況4 4、維持一定的庫存以、維持一定的庫存以保證組織的順利運作保證組織的順利運作5 5、如有辦公用品方面的資產損失，可利用準確的庫存估價、如有辦公用品方面的資產損失，可利用準確的庫存估價6 6、監(jiān)督任務偷竊和破壞造成的損失、監(jiān)督任務偷竊和破壞造成的損失四、控制庫存四、控制庫存 方可庫存管理軟件方可庫存管理軟件庫存物品分類記錄表庫存物品分類記錄表編號：編號： 類別；辦公文具類別；辦公文具

15、第第2323頁頁原材料庫存月報表原材料庫存月報表 年年 月月 日日庫存控制庫存控制任務情景任務情景 小張負責公司小張負責公司A4文件紙張的購買，企業(yè)已經確定該種紙張文件紙張的購買，企業(yè)已經確定該種紙張的最大庫存量為的最大庫存量為100包，最小庫存量為包，最小庫存量為15包，再訂貨量為包，再訂貨量為25包。包。 思考：思考： 1、小張應該在這種紙張剩下多少的時候就組織訂購新貨？、小張應該在這種紙張剩下多少的時候就組織訂購新貨？ 2、這種文件紙張庫存還剩多少時就會出現供不應求的現象，、這種文件紙張庫存還剩多少時就會出現供不應求的現象，會影響企業(yè)的正常運轉？會影響企業(yè)的正常運轉？任務實施任務實施 通

16、過庫存知識的學習，我們可以知道小張采通過庫存知識的學習，我們可以知道小張采購購A4文件紙張的一次進貨量最多不能超過庫存數文件紙張的一次進貨量最多不能超過庫存數量量100包，超過了會造成浪費。而當庫存中包，超過了會造成浪費。而當庫存中A4文文件紙數量達到件紙數量達到25包時候，小張就要組織再次訂購包時候，小張就要組織再次訂購新貨了。新貨了。 如果如果A4文件紙數量少于文件紙數量少于15包時小張還沒有包時小張還沒有去購買這種紙，那就是小張的失職了。去購買這種紙，那就是小張的失職了。五、辦公用品的發(fā)放五、辦公用品的發(fā)放（1 1）指定專人發(fā)放）指定專人發(fā)放（2 2）按照公司規(guī)定的發(fā)放時間發(fā)放）按照公司

17、規(guī)定的發(fā)放時間發(fā)放（3 3）緊急需要物品時，要經過有關領導批準給予發(fā)放）緊急需要物品時，要經過有關領導批準給予發(fā)放（4 4）必須）必須填寫物品申請表，填寫物品申請表，寫明：寫明： 編號、物品名稱、規(guī)格、數量及計量單位、領用部門、領用人、編號、物品名稱、規(guī)格、數量及計量單位、領用部門、領用人、發(fā)放人簽字、領取人簽字、領導簽字、日期發(fā)放人簽字、領取人簽字、領導簽字、日期（5 5）并由領導簽字批準）并由領導簽字批準（6 6）清點核實所發(fā)放的辦公用品，）清點核實所發(fā)放的辦公用品，制作辦公用品發(fā)放表制作辦公用品發(fā)放表 領用時間、領用物品名稱、規(guī)格、數量、單價、總價、領用人、領用時間、領用物品名稱、規(guī)格、數量、單價、總價、領用人、經辦人。經辦人。一般要求留存，復印件交予財務與領用單一起作為劃賬憑證一般要求留存，復印件交予財務與領用單一起作為劃賬憑證（7 7）及時更新庫存）及時更新庫存 2008年年9月月8日星期一上午日星期一上午8：30，寧波市慈，寧波市慈銘健康集體有限公司銷售部銷售員張海要領取銘健康集體有限公司銷售部銷售員張海要領取復印紙兩包、圓珠筆復印紙兩包、圓珠筆7支，