八、公司發(fā)貨管理手冊

1、八、公司發(fā)貨管理規(guī)定第一條 交運(yùn)期限1凡遇下列情況之一者，物料管理應(yīng)于一日前辦妥“成品交運(yùn)單”，并于一日內(nèi)交運(yùn)。（1）計(jì)劃產(chǎn)品接獲客戶的“訂貨通知單”時的交貨日期。（2）內(nèi)銷、合作外銷訂制品，依客戶需要的日期。2直接外銷訂制品繳庫后，配合結(jié)關(guān)日期交運(yùn)。第二條 發(fā)貨總體規(guī)定1物料管理部門接到“訂貨通知單”時，經(jīng)辦人員應(yīng)依產(chǎn)品規(guī)格及訂貨通知單編號順序列檔，內(nèi)容不明確應(yīng)即時反映業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。2因客戶業(yè)務(wù)需要，收貨人非訂購客戶或收貨地點(diǎn)非其營業(yè)所在地的，依下列規(guī)定辦理：（1）經(jīng)銷商的訂貨、交貨地點(diǎn)非其營業(yè)所在地，其“訂貨通知單”應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門主管核簽方可辦理交運(yùn)。（2）收貨人非訂購客戶應(yīng)有訂購客戶出具的

2、收貨指定通知方可辦理交運(yùn)。（3）物料管理部門接獲“訂制（貨）通知單”方可發(fā)貨，但有指定交運(yùn)日期的，依其指定日期交運(yùn)。（4）訂制品（計(jì)劃品）在客戶需要日期前繳庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運(yùn)”的，物資管理部門若因庫位問題需提前交運(yùn)時，應(yīng)先聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)知客戶同意，且收到業(yè)務(wù)部門的出貨通知后始得提前交運(yùn)，若是緊急出貨時，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門主管通知物料管理部門主管先予以交運(yùn)，再補(bǔ)辦出貨通知手續(xù)。（5）未經(jīng)辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運(yùn)，若需緊急交運(yùn)時需于交運(yùn)同時辦理繳庫手續(xù)。（6）訂制品交運(yùn)前，物料管理部門如接到業(yè)務(wù)部門的暫緩出貨通知時，應(yīng)立即暫緩交運(yùn)，等收到業(yè)務(wù)部門的出貨通知后再辦理交運(yùn)。緊急時可由業(yè)務(wù)

3、部門主管先以電話通知物料管理部門主管，但事后仍應(yīng)立即補(bǔ)辦手續(xù)。（7）“成品交運(yùn)單”填好后，須于“訂貨通知單”上填注日期，“成品交運(yùn)單”編號及數(shù)量等以了解交運(yùn)情況，若已交畢結(jié)案則依流水號順序整理歸檔。第三條 承運(yùn)車輛調(diào)派與控制1物料管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)承運(yùn)車輛與發(fā)貨人員的調(diào)派。2物料管理部門應(yīng)于每日下午四時以前備好第二天應(yīng)交運(yùn)的“成品交運(yùn)單”，并通知承運(yùn)公司調(diào)派車輛。3如承運(yùn)車輛可能于營業(yè)時間外抵達(dá)客戶交貨地址，成品交運(yùn)前，物料管理科應(yīng)將預(yù)定抵達(dá)時間通知業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)告客戶準(zhǔn)備收貨。第四條 內(nèi)銷及直接外銷的成品交運(yùn)1成品交運(yùn)時，物料管理部門應(yīng)依“訂制（貨）通知單”開立“成品交運(yùn)單”，由業(yè)務(wù)部門開立

4、發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與未用的發(fā)票于下月二日前回送會計(jì)部門。2“訂貨通知單”上注明有預(yù)收款的，在開列“成品交運(yùn)單”時，應(yīng)在“預(yù)收款”欄內(nèi)注明預(yù)收款金額及發(fā)票號碼，分批交運(yùn)的，其收款以最后一批交貨時為原則，但“訂貨（制）通知單”內(nèi)有特殊規(guī)定者例外。3承運(yùn)車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運(yùn)人應(yīng)于“成品交運(yùn)單”上簽章，第一、二聯(lián)經(jīng)送業(yè)務(wù)部門核對后第一聯(lián)業(yè)務(wù)部門存，第二聯(lián)由會計(jì)核對入賬，第三、四、五聯(lián)交由承運(yùn)商于出貨前核點(diǎn)無誤后始得放行。經(jīng)客戶簽收后第三聯(lián)送交運(yùn)客戶，第四、五聯(lián)交由承運(yùn)商送回物料管理部門，把第四聯(lián)送回業(yè)務(wù)部門依實(shí)際需要寄交指運(yùn)客戶，第五聯(lián)承運(yùn)商持回，據(jù)以申請運(yùn)費(fèi)第六聯(lián)

5、物料管理部門自存。第五條 客戶自運(yùn)1客戶要求自動時，物料管理部門應(yīng)先聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。2成品裝載后，承運(yùn)人于“成品交運(yùn)單”上簽認(rèn)，依另行規(guī)定辦理。第六條 直接外銷的成品交運(yùn)1物料管理部門應(yīng)于結(jié)關(guān)前將成品運(yùn)抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費(fèi)用（如特驗(yàn)費(fèi)監(jiān)視費(fèi)等）。2成品交運(yùn)時，物料管理部門應(yīng)依“外銷訂貨通知單”開列“成品交運(yùn)單”一式六聯(lián)，第四、五聯(lián)，交由承運(yùn)商送碼頭或貨柜場的報(bào)關(guān)行簽收后，第四聯(lián)免送客戶仍存于物料管理部門，第五聯(lián)經(jīng)報(bào)關(guān)簽收后由承運(yùn)人持回，據(jù)此申請費(fèi)用。3外銷發(fā)票正聯(lián)送業(yè)務(wù)部門收存，存根聯(lián)與未用的發(fā)票則于下個月二日前匯總送會計(jì)部門。4成品需于廠內(nèi)裝柜時應(yīng)依下列規(guī)定辦理：（1）物料管理

6、部門應(yīng)于接到業(yè)務(wù)部門領(lǐng)柜通知后，即聯(lián)絡(luò)貨柜入廠裝運(yùn)。（2）裝柜時應(yīng)依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應(yīng)以封條加封。第七條 成品交運(yùn)單的更正“成品交運(yùn)單”因交運(yùn)內(nèi)容更改成填單錯誤需要更正時，依下列規(guī)定辦理：1“內(nèi)銷交運(yùn)單”的更正：（1）尚未交運(yùn)：開單人員應(yīng)于原單錯誤處更正，并加蓋更正章，如果難以更正，則將原單各聯(lián)加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運(yùn)單”辦理交運(yùn)。作廢的“成品交運(yùn)單”第一聯(lián)留倉運(yùn)科，其余各聯(lián)依序裝訂成冊送會計(jì)科核對存檔，另開錯誤的發(fā)票則加蓋“作廢”章存于原發(fā)票本。（2）已交運(yùn)，開單人員應(yīng)立即開立“交運(yùn)更正單”內(nèi)銷第一、二、三聯(lián)送業(yè)務(wù)部門核對后，第一聯(lián)業(yè)務(wù)部門存，第二聯(lián)送會計(jì)，第三

7、聯(lián)依實(shí)際需要轉(zhuǎn)送交運(yùn)客戶，第四聯(lián)寄送客戶，第五、六聯(lián)存于倉運(yùn)部門。（3）如發(fā)票已送客戶，因錯誤而需重開者，應(yīng)將新開發(fā)票連同“交運(yùn)更正單”第四聯(lián)送業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。2“外銷成品交運(yùn)單”的更正：（1）尚未交運(yùn)：比照本條第一款第一條的規(guī)定辦理。（2）已交運(yùn)：經(jīng)辦人員應(yīng)立即至交運(yùn)的碼頭或貨柜場辦理“裝箱單”等報(bào)關(guān)文件的更正，并立即開立“交運(yùn)更正單”，其流程與發(fā)票的更正比照第一款的規(guī)定辦理。（3）“交運(yùn)更正單”不得作為出廠憑證。第八條 成品交運(yùn)單簽收回聯(lián)的審核及責(zé)任追究1審核：物料管理部門收到“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)有下列情況者，應(yīng)即附有關(guān)單據(jù)送業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)客戶補(bǔ)簽；（1）未蓋“收

8、貨章”。（2）“收貨章”模糊不清難以辨認(rèn)，或非公司名稱全稱。（3）其他用途章（如公文專用章）充當(dāng)收貨章。2責(zé)任追究：物料管理部門于每月10日前就上月份交運(yùn)的簽收回聯(lián)尚未收回的，應(yīng)立即追究責(zé)任，并依合同規(guī)定罰扣運(yùn)費(fèi)，同時應(yīng)于月度前收集齊全，依序裝訂成冊送會計(jì)科核對存查。第九條 運(yùn)費(fèi)審核1物料管理部門每月接獲承運(yùn)公司送回的“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)”、“運(yùn)費(fèi)明細(xì)表”及發(fā)票存根，應(yīng)于5日內(nèi)審核完畢，送回會計(jì)科整理付款。2物料管理部門審核運(yùn)費(fèi)時，應(yīng)檢視開單出廠及客戶簽收等日期，是否有逾期送達(dá)或違反合同規(guī)定，均依合同規(guī)定罰扣運(yùn)費(fèi)。3若“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)有相關(guān)條文的簽收異常者，除依規(guī)定辦理外，其運(yùn)費(fèi)也應(yīng)暫緩支付。第十條 成品領(lǐng)用與發(fā)票逾月處理1物