采購控制程序1

1、XXXX-XXXX公司編號： 版本： 采 購 控 制 程 序編制： 審核： 批準： 分發(fā)號： 年 月 日發(fā)布 年 月 日實施修 訂 履 歷序 號修 訂 詳 情修 訂 人修訂日期分 發(fā) 清 單持有部門/人數(shù)量分發(fā)號持有部門/人數(shù)量分發(fā)號1 目的對采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品、服務(wù)符合規(guī)定要求。2 適用范圍適用于對生產(chǎn)所需的原材料采購，外協(xié)加工（外包過程）及供方提供服務(wù)的控制；對供方進行選擇、評價和控制。3 職責3.1物資管理部負責供方（協(xié)作廠）資質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保障和信譽等資料的收集；負責組織對供方（協(xié)作廠）的評審，編制供方評審表，建立合格供方名錄和檔案；負責原輔材料、外

2、協(xié)件的采購；負責生產(chǎn)設(shè)備用備品、備件的采購；負責監(jiān)視和測量裝置的采購；負責不合格原輔材料處置。3.2品管部負責依據(jù)技術(shù)標準、國家、行業(yè)等標準編制檢驗標準，并參與供方的評審；負責對采購的原輔材料、外協(xié)件、外購件及樣品進行檢驗、留樣、校對、試驗或驗證；負責組織不合格原料的評審；3.3生產(chǎn)部負責常用備品、備件的請購 ，參與供方評審；3.4計劃室負責采購物料的跟催；3.5研發(fā)中心負責提供采購物資的技術(shù)標準，負責向協(xié)作廠提供產(chǎn)品的技術(shù)圖紙和技術(shù)條件；3.6管理者代表負責合格供方名錄的審批。4 程序4.1 采購物資分類品管部負責制定采購物資分類明細表，根據(jù)其對隨后的實現(xiàn)過程及其輸出的影響，將采購物資分為三

3、類；a）重要物資（A類）：構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要部分或關(guān)鍵部分，直接影響最終產(chǎn)品使用或安全性能，可能導致顧客嚴重投訴的物資；強制性認證產(chǎn)品的關(guān)鍵元器件和材料；b）一般物資（B類）：構(gòu)成最終產(chǎn)品非關(guān)鍵部位的批量物資，它一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即對使用有影響，但可采取措施予以糾正的物資；c）輔助物資（C類）：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資，如一般包裝材料等。4.2 對供方的評價與選擇4.2.1潛在供應(yīng)商的選擇（1) 物資管理部向提供A類物資的供方 發(fā)出“供方調(diào)查表”進行評價，評價內(nèi)容包括如下幾方面：供貨能力、加工能力、工藝水平；材料質(zhì)量、質(zhì)量保證能力；信譽、銷售服務(wù)；（2） 對于強制性認證產(chǎn)品

4、的關(guān)鍵元器件和材料由品管部編制“關(guān)鍵元器件清單”，將具有保證生產(chǎn)關(guān)鍵元器件和材料滿足要求的能力的供應(yīng)商進行羅列，物資管理部在選擇該類物資供應(yīng)商時可對清單中羅列的供應(yīng)商發(fā)出“供方調(diào)查表”，執(zhí)行（1），對超出范圍的供應(yīng)商需報品管部審核，待品管部確認并完成相關(guān)更改程序后在執(zhí)行4.2.1（1） (3) 對于提供B類、C類物資的供應(yīng)商可不予發(fā)出“供方調(diào)查表”，提供B類材料的供方通過試用合格，相關(guān)部門認可，管理者代表批準即可；對C類材料品管部進行檢驗后，倉庫驗收合格即可。供方評審及合格供方的確認物資管理部根據(jù)研發(fā)中心制定的技術(shù)標準和公司發(fā)展的需要，選擇供應(yīng)商，并組織對不同的供應(yīng)商在首次供貨前進行評審，填寫

5、“供應(yīng)商評審表”，評審合格后的供方經(jīng)管理者代表批準后納入“合格供方名錄”。對顧客要求控制的采購產(chǎn)品，公司邀請顧客參加對供方的評價和選擇。.1對于A類物資供應(yīng)商的評審與確認a）新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；b）品管部、生產(chǎn)部、研發(fā)中心對樣品進行驗證，并將驗證的結(jié)果記錄在“物料承認書”中相應(yīng)欄目，反饋給物資管理部；c）樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過三次；d）樣品驗證合格后，物資管理部通知供方小批量供貨；經(jīng)品管部進貨驗證合格后，交生產(chǎn)部試用，并由生產(chǎn)部將試用的結(jié)果記錄在“供方評審表”中相應(yīng)欄目，反饋給物資管理部；e）小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格

6、的供方由管理者代表批準后，可列入“合格供方名錄”f）強制性認證產(chǎn)品的關(guān)鍵元器件和材料必須取得相關(guān)證書（3C認證證書或CQC證書），公司方可采購，若未取得相關(guān)證書，由供方或委托我方送相關(guān)檢定機構(gòu)檢定合格后方可批量采購；g）對第一次供應(yīng)A類物資的供方，應(yīng)與其簽定質(zhì)量保證協(xié)議書或提供充分的書面證明材料，可以包括以下內(nèi)容，以證實其質(zhì)量保證能力：1）質(zhì)量管理體系認證證書；2） 本組織對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果； 3） 本組織及供方以外的其他顧客的滿意程度調(diào)查；4） 供方產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨能力等情況；5） 供方生產(chǎn)設(shè)施、人力資源等基本情況；6） 供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。.2對于B類物資供

7、應(yīng)商的評審與確認需要經(jīng)過樣品驗證和小批量試用合格，各相關(guān)部門提供評價意見，管理者代表批準，可列入“合格供方名錄”。.3對于C類物資供應(yīng)商的評審與確認對于批量供應(yīng)C類物資的供方，品管部在進貨時對其進行驗證，并保存驗證記錄，合格者由管理者代表批準后，即可列入“合格供方名錄”。對零散采購的輔助物資，其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。合格供方的監(jiān)控a) 供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，物資管理部應(yīng)向供方發(fā)出“糾正/預(yù)防措施表”，如兩次發(fā)出“措施表”而質(zhì)量沒有明顯改進的，應(yīng)取消其供貨資格。b) 物資管理部每年對合格供方進行一次跟蹤復(fù)評，根據(jù)年度供貨質(zhì)量、服務(wù)和交期進行綜合評價，編制“供應(yīng)商供貨業(yè)績統(tǒng)計表”，

8、根據(jù)評價結(jié)果物資管理部及時更新“合格供方名錄”。c）建立A類材料供方檔案，保持供方材料以提供必要時的追溯。d）對外協(xié)加工的供方控制，也應(yīng)執(zhí)行上述條款規(guī)定。4.3采購物資管理部向供方提供有關(guān)的采購資料，采購資料大致包括規(guī)格、設(shè)計圖樣、等級、品種、技術(shù)標準等。外協(xié)件的設(shè)計樣稿須經(jīng)研發(fā)中心技術(shù)總監(jiān)批準后，提供給供應(yīng)商，供應(yīng)商依據(jù)圖紙制作樣品交物資管理部，PCB板類物料由研發(fā)一部硬件工程師確認后將樣品交品管部作為驗收依據(jù)，其余由品管部確認合格后可通知供應(yīng)商進行批量生產(chǎn)；4.3.3 原材料的采購4.3.3.1 采購計劃a）物資管理部根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存物料情況，計算主要材料需求量，制定“采購計劃”分管總監(jiān)

9、批準后實施；b）計劃外材料需要采購時，根據(jù)需要填寫“請購單”，由分管總監(jiān)批準后實施；d）保持采購文件記錄。4.3.3.2 采購的實施a）物資管理部根據(jù)批準的“采購計劃”、“ 請購單”，在“合格供方名錄”中選擇供方實施采購；b）第一次向合格供方采購重要和一般物資時，應(yīng)簽定采購合同，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等，中間商和經(jīng)營店類的供方可不用簽定采購合同；c）物資管理部根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方；d）采購前采購員應(yīng)核實提供給供方的技術(shù)要求是否有效，并將“采購計劃”交物資管理部主管確認后實施采購。.3采購產(chǎn)品的驗證a）庫房根據(jù)“送貨單”對

10、采購回公司的原輔材料核實后，放置在待檢區(qū)，填寫“入庫送檢單”，交品管部原材料檢驗員實施檢驗。b）原料檢驗員根據(jù)來料檢驗指導書實施抽樣檢驗。檢驗員檢驗物料合格后，在庫房提供的“入庫送檢單”上簽字確認，遞交給庫房同時開具“IQC進料檢驗報告”。如不合格，物資管理部按不合格品控制程序處理。c）庫房依據(jù)“入庫送檢單”，核對物料后辦理入庫，并在ERP系統(tǒng)內(nèi)開具“采購入庫單”一式四聯(lián)，黃聯(lián)給財務(wù)，紅藍兩聯(lián)給采購，白聯(lián)庫房自留。d）不能檢驗、試驗的原輔材料，由物資管理部向供方索取規(guī)格書、檢驗報告、合格證明后品管部進行外觀和型號檢驗，合格入庫。產(chǎn)品檢驗報告、合格證明等由品管部保存。4.3.4生產(chǎn)設(shè)備用備品、備

11、件的請購由生產(chǎn)部到庫房核實后提出申請，經(jīng)分管總監(jiān)批準后，報物資管理部采購，生產(chǎn)部實施驗證。4.3.5監(jiān)視和測量裝置的采購由使用部門提出申請，分管總監(jiān)批準后，由請購部門協(xié)助物資管理部實施采購。經(jīng)品管部驗收、登記合格入庫，由庫房發(fā)放至使用部門。對沒有檢驗手段又無法進行使用驗證的一般采購產(chǎn)品，可以驗證供方提供的質(zhì)量合格證明，以確認產(chǎn)品是否符合要求；對于重要的采購產(chǎn)品(如關(guān)、重件)，應(yīng)委托其他有資格的單位進行檢驗或驗證，也可以到供方現(xiàn)場實施驗證，以確保采購產(chǎn)品符合規(guī)定的要求。當采購部門或顧客需要在供方的現(xiàn)場對供方提供的產(chǎn)品進行驗證時，應(yīng)在采購合同、協(xié)議、采購單中明確驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。品管部保

12、持采購產(chǎn)品的驗證記錄。4.4 采購新設(shè)計和開發(fā)產(chǎn)品的控制采購新設(shè)計和開發(fā)的產(chǎn)品是指設(shè)計和開發(fā)中確定需新設(shè)計和開發(fā)的，并在設(shè)計和開發(fā)策劃中確定需經(jīng)鑒定后才能采購使用的產(chǎn)品。研發(fā)部負責對新設(shè)計和開發(fā)的產(chǎn)品進行論證、試驗和確認；品管部負責對新設(shè)計和開發(fā)的產(chǎn)品的驗證。采購項目和供方的確定對擬采購新設(shè)計和開發(fā)的產(chǎn)品，由研發(fā)部對采購產(chǎn)品項目和供方的確定進行充分論證，確認其滿足規(guī)定要求后，報請技術(shù)總監(jiān)批準，方可列入采購計劃，交物資管理部采購。同時研發(fā)一部制定其技術(shù)要求、質(zhì)量標準等，作為采購和驗收的依據(jù)。 明確對供方的要求物資管理部負責按研發(fā)部提供的技術(shù)要求、質(zhì)量標準等，與供方簽訂技術(shù)協(xié)議書或合同。合同中應(yīng)明

13、確新設(shè)計和開發(fā)產(chǎn)品的要求和對供方的要求。內(nèi)容一般包括：a）產(chǎn)品的功能和性能要求；b）檢驗方法及結(jié)論；c）供方的責任；d）交貨日期；e）技術(shù)協(xié)調(diào)和質(zhì)量問題的處理。 對新設(shè)計和開發(fā)產(chǎn)品的驗證品管部負責按技術(shù)要求和質(zhì)量標準對新設(shè)計和開發(fā)的產(chǎn)品進行驗證，必要時請研發(fā)部協(xié)助，并保持驗證的記錄。經(jīng)過驗證和確認，滿足規(guī)定要求的產(chǎn)品方可投入使用。適用時，驗證和確認的方法可包括復(fù)驗、鑒定、匹配試驗、裝機試用等。5 相關(guān)/支持性文件5.1采購物資分類明細表5.2質(zhì)量保證協(xié)議書5.3供應(yīng)商管理制度5.4不合格品控制程序6 質(zhì)量記錄6.1“合格供方名錄”6.2“供應(yīng)商調(diào)查表”6.3“入庫送檢單”6.4 “IQC進料檢驗報告”6.5“供方評審表”6.6“供應(yīng)商供貨業(yè)績統(tǒng)計表”6.7“采購計劃”6.8“糾正/預(yù)防