EXCEL表常用技巧培訓(xùn)

1、20175A全員數(shù)字化轉(zhuǎn)型課程-Excel使用技能快速成為數(shù)字管理高手今天的分享試圖能夠幫助大家解決的問題l 常用功能按鈕間歇性懵圈，在哪個功能菜單下？l 下發(fā)的表格總有人不聽話，改了格式？l 別人PPT上的圖表這么美觀、簡潔，我可以做到嗎？l EXCEL文件中有100多張工作表，又沒研究過VBA，能夠做到1分鐘內(nèi)生成一個目錄索引嗎？l 文件中有全省21個分公司的數(shù)據(jù)，我想快速拆成21個文件單獨發(fā)送，要一張張復(fù)制出來 嗎？l 收好了21份表格，快速合并為一個文檔 。序言n 適合同事：有一定Excel操作基礎(chǔ)，但水平不要太高n 學(xué)習(xí)目標：學(xué)會一項不曾留意的操作，發(fā)現(xiàn)原來很有幫助，則不虛此行如何善

2、用excel提升工作效率-目錄基本操作常用函數(shù)圖表應(yīng)用123插件分享4認識VBA5一、基本操作-Excel2010各區(qū)域認識n 熟識各功能區(qū)域，各功能菜單，是否有不曾關(guān)注之處？一、基本操作-快速工具欄n 重裝Excel，打開之后第一件做的事情。一、基本操作-自定義序列n 適用于經(jīng)常用到，有一定規(guī)律性，如分月，分地市，分省等。n 路徑：文件-選項-高級-編輯自定義列表，導(dǎo)入事先編輯好的數(shù)據(jù)組。一、基本操作-數(shù)據(jù)有效性n 適用于分發(fā)填報，在有限的數(shù)據(jù)范圍內(nèi)選擇。n 路徑：數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)有效性。兩種方法。一、基本操作-數(shù)據(jù)透視n 適用于分類整理數(shù)據(jù)。n 路徑：插入-數(shù)據(jù)透視表。一、基本操作-工作表保護n

3、 適用于分發(fā)填報，修改有限的單元格。n 路徑：審閱-一般先設(shè)定允許用戶編輯區(qū)域-再保護工作表。一、基本操作-填充系列n 適用于臨時填充有一定規(guī)律的數(shù)組。n 路徑：開始-填充-系列。一、基本操作-分級顯示n 適用于表格數(shù)據(jù)量大，別于查看。n 路徑：數(shù)據(jù)-選擇明細數(shù)據(jù)，進行創(chuàng)建組。一、基本操作-快捷鍵n 右手鼠標操作快速自定義工具欄，以及右鍵，左手操作快捷鍵，將會提高效率。n 最常用： Ctrl+上下左右鍵：快速定位 Ctrl+鼠標左鍵：選擇不連續(xù)區(qū)域 Ctrl +鼠標左鍵：選擇不連續(xù)工作表 Shift+鼠標左鍵：選擇連續(xù)區(qū)域 Shift +鼠標左鍵：選擇連續(xù)工作表 Ctrl+ Shift +上下

4、左右鍵：快速選擇連續(xù)區(qū)域 Ctrl+S：保存 Ctrl+Z：撤銷 Ctrl+F：查找一、基本操作-功能鍵n 常用的不多，作為了解。n 可用到： F1：顯示“Excel 幫助”任務(wù)窗格 F2：編輯活動單元格并將插入點放在單元格內(nèi)容的結(jié)尾 F12：顯示“另存為”對話框。一、基本操作-其他鍵n 特殊情況下用到。n 可用到： Alt+Enter：可在同一單元格中換行； Ctrl+Home ：可移到工作表的開頭一、基本操作-良好習(xí)慣 成功緣于良好的習(xí)慣，這句話同樣適用于Excel應(yīng)用，良好的操作習(xí)慣將使你事半功倍；而不好的操作習(xí)慣將極大地降低你的工作效率。下面是使用Excel個人建議的一些基本習(xí)慣：n

5、有一顆追求完美的心，提交領(lǐng)導(dǎo)的表格，注意適當(dāng)修飾，盡量整潔、美觀；n 左右開弓，左手鍵盤，右手鼠標；n 不在字符串內(nèi)、前后插入空格來排版，盡量使用對齊、縮進等功能，以便使用函數(shù)查找、引用（ Vlookup ）；n 排版時盡量在要完工前再進行排版工作，以免重復(fù)勞動；n 數(shù)字使用千位分隔符；n 表間互相取數(shù)時請使用公式引用數(shù)據(jù)所在單元格，以便數(shù)據(jù)更改時同步更新；n 在計算結(jié)果可能出現(xiàn)#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等錯誤，而其它單元格又需對此單元格進行運算時，要養(yǎng)成聯(lián)用IF和ISERROR等函數(shù)來消除錯誤值的意識；n 使用輔助列、輔助行來搭橋，化復(fù)雜為簡單；一、基本操作-良好習(xí)慣n 使用拆

6、分窗口或凍結(jié)窗格功能，免除為看到標題行而大量滾屏，以提高工作效率；n 在同一工作簿的不同工作表的相同單元格輸入相同的數(shù)據(jù)或設(shè)置相同的格式，使用組合工作表功能，以提高效率；n 對工作表進行臨時性排序時，養(yǎng)成添加序號列的習(xí)慣，以便恢復(fù)原來的順序；n 遇到問題請教身邊的人或者到Excel幫助找答案，Excel幫助對所有的功能進行了詳細地講解；看了幫助還解決不了的問題可使用百度搜索答案。如何善用excel提升工作效率-目錄基本操作常用函數(shù)圖表應(yīng)用123插件分享4認識VBA5二、常用函數(shù)-運算符及優(yōu)先等級 優(yōu)先等級逐步降低1.- （負號）2.% （百分號）3. （指數(shù)符號）4.* （乘號） / （除號）

7、5.+ （加號） - （減號）6.& (連接兩串字符）7.= = 有括號先做括號里相同級別按自左向右不同級別按自上而下二、常用函數(shù)-if二、常用函數(shù)-sumifrange必須項，表示條件范圍criteria必須項，表示條件sum_range可選項，表示求和范圍sumif(range,criteria,sum_range)下圖中單元格=SUMIF($L$3:$L$150,A4,$K$3:$K$150)第三個參數(shù)有可選項意思是求L列中值為A列（廣州）的K列之和。二、常用函數(shù)-sumifssum_range是我們要求和的范圍criteria_range1是條件的范圍criteria1是條件后

8、面的條件范圍和條件可以增加。sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,riteria_range2,criteria2.)二、常用函數(shù)-countifRange 為需要計算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域，即（范圍）。Criteria 為確定哪些單元格將被計算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達式或文本，即（條件）。如：=COUNTIF（DATA，0）返回包含負值的單元格數(shù)量COUNTIF(range,criteria)二、常用函數(shù)-vlookupVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,rang

9、e_lookup)參數(shù)簡單說明輸入數(shù)據(jù)類型lookup_value要查找的值數(shù)值、引用或文本字符串table_array要查找的區(qū)域數(shù)據(jù)表區(qū)域col_index_num返回數(shù)據(jù)在區(qū)域的第幾列數(shù)正整數(shù)range_lookup精確匹配TRUE（或不填） /FALSE如何善用excel提升工作效率-目錄基本操作常用函數(shù)圖表應(yīng)用123插件分享4認識VBA5三、圖表應(yīng)用-基本圖形根據(jù)需要，各類圖形31,00032,00033,00034,00035,00036,00037,0001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月 11月 12月 171主營業(yè)務(wù)收入通服業(yè)務(wù)收入126128130132134136

10、138140142144146-1,0002,0003,0004,0005,0006,0007,0008,0001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月 11月 12月固網(wǎng)業(yè)務(wù)收入出賬用戶31,00032,00033,00034,00035,00036,00037,0001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月 11月 12月 171主營業(yè)務(wù)收入通服業(yè)務(wù)收入31,00033,00035,00037,0001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月171主營業(yè)務(wù)收入通服業(yè)務(wù)收入三、圖表應(yīng)用-基本功能各類圖表，善用圖表工具三、圖表應(yīng)用-基本功能制作餅圖，適用于結(jié)構(gòu)展示；插入餅圖-選

11、擇數(shù)據(jù)-更改圖形-圖例-數(shù)據(jù)標簽三、圖表應(yīng)用-基本功能制作折線圖，適用于趨勢展示；插入餅圖-選擇數(shù)據(jù)-更改圖形-圖例-數(shù)據(jù)標簽-設(shè)置坐標軸如何善用excel提升工作效率-目錄基本操作常用函數(shù)圖表應(yīng)用123插件分享4認識VBA5四、插件工具-ASAP_Utilities荷蘭人開發(fā)的一款軟件，目前有中文版 http:/www.asap- 適用于有規(guī)律的隔行涂色。n 路徑：收藏夾和快捷鍵四、插件工具-選定區(qū)域形成文件n 適用于將工作表一定區(qū)域直接導(dǎo)出為新文件。n 路徑：收藏夾和快捷鍵四、插件工具-將工作表導(dǎo)出為單獨的文件n 適用于將文件中多個工作表一次性分別導(dǎo)出形成多個獨立文件n 路徑：工作表四、插

12、件工具-將多個文檔導(dǎo)入合并為一個文檔n 適用于將分散的多個文件合并導(dǎo)入為一個文件（針對當(dāng)前文檔合并）n 路徑：導(dǎo)入四、插件工具-生成文檔目錄n 適用于大量工作表的文檔生成索引目錄n 路徑：工作表四、插件工具-標識重復(fù)記錄n 適用于將重復(fù)的記錄標識顏色n 路徑：區(qū)域四、插件工具-生成信息n 適用于將文件夾所有文檔生成信息，并可鏈接n 路徑：導(dǎo)入如何善用excel提升工作效率-目錄基本操作常用函數(shù)圖表應(yīng)用123插件分享4認識VBA5認識VBAn Visual Basic for Applications (VBA)，這是一種編程語言n VBA 是通過運行宏來工作的n 只需學(xué)會少量 VBA 代碼，就

13、會使工作變得更加簡單。n 啟用“開發(fā)工具”選項卡 在“文件”選項卡上，選擇“選項”打開“Excel 選項”對話框。 單擊該對話框左側(cè)的“自定義功能區(qū)”。 在該對話框左側(cè)的“從下列位置選擇命令”下，選擇“常用命令”。 在該對話框右側(cè)的“自定義功能區(qū)”下，選擇“主選項卡”，然后選中“開發(fā)工具”復(fù)選框。單擊“確定”。認識VBA-創(chuàng)建一個宏n 單擊“開發(fā)工具”選項卡上的“宏”按鈕。n 在隨后出現(xiàn)的“宏”對話框中，在“宏名稱”下鍵入 “再測試”。n 單擊“創(chuàng)建”按鈕打開 Visual Basic 編輯器 -MsgBox(“ ”)認識VBA-錄制一個宏n 在“開發(fā)工具”選項卡上，單擊“錄制宏”。n 將該宏命名為 改名，將 Sheet1 重命名為 廣州，然后單擊“停止錄制”n 轉(zhuǎn)到“開發(fā)工具”或“視圖”選項卡，單擊“宏”按鈕，選擇“