物業(yè)管理制度規(guī)程全集104頁(yè)

1、精心整理實(shí)現(xiàn)過(guò)程的策劃程序1 1 目的對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動(dòng)順序，以確保滿足規(guī)定要求。2 2 適用范圍適用于與特定產(chǎn)品、項(xiàng)目及合同有關(guān)的質(zhì)量策劃的控制及相應(yīng)的質(zhì)量計(jì)劃的編制、實(shí)施和控制。實(shí)現(xiàn)過(guò)程的策劃程序是致力于指定質(zhì)量目標(biāo)并規(guī)定必要的運(yùn)行過(guò)程和相關(guān)3 3 職責(zé)3.3. 1 1 管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)有關(guān)部門編制的質(zhì)量計(jì)劃。3.3. 2 2 物業(yè)部負(fù)責(zé)對(duì)各部門質(zhì)量策劃的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。.=、ri|3.3. 3 3 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)的質(zhì)量策劃及編制、實(shí)施相應(yīng)的質(zhì)量計(jì)劃。4 4 程序4.4. 1 1 對(duì)特定的項(xiàng)目和合同應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量策劃。策劃的結(jié)果應(yīng)以適于組織

2、運(yùn)作的方式形成文件， 物 業(yè)管理方案 。4.4. 2 2 進(jìn)行質(zhì)量策劃的時(shí)機(jī)公司在下列情況下應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量策劃：a a）對(duì)承接新的住宅小區(qū)或物業(yè)管理項(xiàng)目；b b）現(xiàn)有體系文件未能涵蓋的特殊事項(xiàng)；c c）對(duì)剛承接的物業(yè)管理項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行策劃。4.4. 3 3 物業(yè)管理方案的內(nèi)容 j-X J j1 1 目的和范圍；2 2 物業(yè)概況和特點(diǎn)；3 3 管理方式；4 4 組織和資源；5 5 物業(yè)管理的總體目標(biāo)及分項(xiàng)目 標(biāo)；6 6 管理文件；7 7 服務(wù)承諾和質(zhì)量措施；8 8 法規(guī)要求；9 9 開(kāi)辦費(fèi)用預(yù)算；1010 管理費(fèi)預(yù)算；1111 效益 預(yù)測(cè)；1212 進(jìn)度安排；1313 物業(yè)管理方案的編制、審核、

3、批準(zhǔn)、發(fā)放和更改。4 4. 4 4 在編制物業(yè)管理方案時(shí)應(yīng)根據(jù)以下要求編制：a a）針對(duì)特定項(xiàng)目或合同確定的質(zhì)量目標(biāo)；b b）針對(duì)特定項(xiàng)目或合同所需建立的過(guò)程和子過(guò)程，應(yīng)識(shí)別關(guān)鍵的過(guò)程和活動(dòng)；對(duì)過(guò)程或涉及的活 動(dòng)規(guī)定途徑，并對(duì)這些途徑進(jìn)行評(píng)審和形成文件；c c）識(shí)別并提供上述過(guò)程所需的資源配置、運(yùn)作階段的劃分、人員的職責(zé)權(quán)限和相互關(guān)系；d d）確定過(guò)程涉及的驗(yàn)證和確認(rèn)活動(dòng)及驗(yàn)收準(zhǔn)則；對(duì)過(guò)程和產(chǎn)品的重要或關(guān)鍵特性，應(yīng)安排測(cè)量和 監(jiān)控活動(dòng)；對(duì)其中某些特殊過(guò)程的輸出應(yīng)按輸入的要求進(jìn)行驗(yàn)證并確認(rèn)；e e）確定為過(guò)程和產(chǎn)品的符合性提供證據(jù)的質(zhì)量記錄。精心整理4.4. 5 5 編制原則為:a a）應(yīng)參照質(zhì)

4、量手冊(cè)的有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)符合質(zhì)量方針、目標(biāo)，并與質(zhì)量體系文件中的內(nèi)容協(xié)調(diào)一致；b b）可引用已有的質(zhì)量文件中的相關(guān)內(nèi)容，并根據(jù)特殊的要求編制新的內(nèi)容；c c）物業(yè)管理方案可以作為獨(dú)立的文件，也可以根據(jù)需要作為其他文件（如項(xiàng)目計(jì)劃等）的一部分d d）編制的文件或物業(yè)管理方案應(yīng)具有可操作性、適宜性。4 4. 5 5 物業(yè)管理方案的編制、審批和發(fā)放4 4. 5 5. 1 1 物業(yè)管理方案由物業(yè)部負(fù)責(zé)人組織編制，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由物業(yè)部以受控文件形式發(fā)放到使用和相關(guān)部門（顧客有要求時(shí)，可發(fā)放給顧客），同時(shí)做好文件發(fā)放登記。4 4. 6 6 物業(yè)管理方案的實(shí)施、監(jiān)督和修改4 4. 6 6.1

5、 1 各部門在執(zhí)行中應(yīng)按照物業(yè)管理方案的規(guī)定要求進(jìn)行控制，并將物業(yè)管理方案的執(zhí)行情 況及時(shí)反饋到物業(yè)部。4 4. 6 6. 2 2 物業(yè)部負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門物業(yè)管理方案的實(shí)施，根據(jù)要求協(xié)調(diào)相應(yīng)部門之間的接口和資源 配置，填寫質(zhì)量策劃實(shí)施情況檢查表以進(jìn)行總體控制，并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理。I / /4 4. 6 6. 3 3 物業(yè)管理方案的修改當(dāng)物業(yè)管理方案需要修改時(shí)，由修改部門填寫文件更改申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行修改，按 文件控制程序執(zhí)行。4 4. 7 7 物業(yè)管理方案完成后，物業(yè)管理方案有關(guān)文件由物業(yè)部負(fù)責(zé)存檔保存。5 5 相關(guān)文件X i 11 j文件控制程序、物業(yè)管理方案。6 6 質(zhì)量記錄6 6. 1

6、 1質(zhì)量策劃實(shí)施情況檢查表。6 6. 2 2文件更改申請(qǐng)。文件控制程序 1 1 目的對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本2 2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。3 3 職責(zé)精心整理3 3.1 1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。3.3. 2 2 副總經(jīng)理負(fù)責(zé)綜合部質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的貫徹落實(shí)。3.3. 3 3 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。3.3. 4 4 物業(yè)部是文件的主責(zé)部門并負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審及修改和資源提供。,J/ |3.3. 5 5 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。J? I-尹 J!3.3. 6 6 各部

7、門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。4 4 程序*. 8 |I廠 l 1I1I Jlj I1I1,14.4. 1 1 文件分類及保管4.4. 1 1. 1 1 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由綜合部備案保存。j）4.4. 1 1. 2 2 第三級(jí)文件可分為兩類：a a） 部門崗位職責(zé)，由各相關(guān)部門自行保存并報(bào)綜合部備案存檔；d j jb b） 其他質(zhì)量文件：可以是針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，文件的 組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。4.4. 1 1. 3 3 公司級(jí)管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來(lái)的管理性文件，包括與

8、質(zhì)量管理體系 有關(guān)的政策，法規(guī)文件等及管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）部門質(zhì)量記錄文件等，由綜合部保存。4 4.1 1.4 4 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等），由工程科保存。4.4. 2 2 文件的編號(hào)4 4. 2 2. 1 1 質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)a a）質(zhì)量手冊(cè): 質(zhì)量手冊(cè)縮寫代號(hào)：ZLSCZLSC 版次，手冊(cè)中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。例如：ZLSCZLSC 一 2001A2001A 表示公司質(zhì)量手冊(cè) 20012001 年第 A A 版。b b）程序文件縮寫代號(hào)：CXCX 版次，程序中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。精心整理例如：CX41CX41 一 2001A2001A 表示公

9、司第四章第一個(gè)程序文件 20012001 年第 A A 版。c c）質(zhì)量記錄：主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊(cè)中的文件章節(jié)號(hào)一記錄編號(hào)例如：BGBG 5 5. 6 6 一 0101，表示物業(yè)部在程序文件中第 5 5. 6 6 章管理評(píng)審控制程序中的第 1 1 個(gè)質(zhì) 量記錄文件。c c）各部門其他質(zhì)量文件：部門代碼-文件順序號(hào)-年號(hào) *例如：GC-GC-表示工程科于 20012001 年發(fā)放的第 5 5 號(hào)文件。4 4. 2 2. 2 2 各部門代號(hào)規(guī)定如下：Ill I ! L- y / /物業(yè)部：BGBG 工程科：GCGC 服務(wù)中心：FWFW4 4. 3 3 文件的編寫

10、、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的和充分的：v-x -AI質(zhì)量手冊(cè)由物業(yè)部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由綜合部負(fù)責(zé)登記、 發(fā)放；程序文件由各部門負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由綜合部負(fù)責(zé)登記、 發(fā)放；各部門崗位質(zhì)量職責(zé)由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都得到相應(yīng)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄。4 4. 4 4 文件的受控狀況文件分為受控”和“非受拄”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件，由各主 管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有

11、受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號(hào)。4 4. 5 5 文件的更改a a）質(zhì)量手冊(cè)由物業(yè)部組織更改，填寫文件更改申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后 更改，由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；精心整理b b）其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫文件更改申請(qǐng)單，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng) 部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有 關(guān)背景資料； 丄吒 hjf. jghc）所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。d d）應(yīng)能識(shí)別所有文件的修訂狀態(tài)，如米用控制清單、修訂一覽表及標(biāo)識(shí)的方

12、式等。 ihih”4 4. 6 6 文件的領(lǐng)用a a）文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收記錄，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。* * . . I,I,1 1b b）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予 新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。4 4. 7 7 文件的保存、作廢與銷毀I I L 二二了4 4. 7 7.1 1 文件的保存a a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識(shí)別、清晰可辯、分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；b b）各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。c c）對(duì)受控文

13、件，各部門資料員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的部門受控文件清單。每三個(gè)月應(yīng) 將清單副本報(bào)綜合部備案，如內(nèi)容沒(méi)有變化，應(yīng)通知物業(yè)部；d d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。4 4. 7 7. 2 2 文件的作廢與銷毀a a） 所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，并標(biāo)注“作廢”字樣,確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；b b） 為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；c c） 對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫文件銷毀申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由物業(yè)部授 權(quán)相關(guān)部門銷毀。4 4. 7 7. 3 3 文件的復(fù)制復(fù)制與質(zhì)量

14、管理體系有關(guān)的文件，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復(fù)制。復(fù)制的精心整理受控文件必須由資料管理人登記編號(hào)。4 4. 8 8 外來(lái)文件的控制4 4. 8 8. 1 1 收到外來(lái)文件的部門，需識(shí)別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。3 ” j I J I f4 4. 8 8. 2 2 工程科負(fù)責(zé)收集相關(guān)國(guó)家、行業(yè)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號(hào)、加蓋受空印章，分發(fā) 到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。4 4. 8 8. 3 3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件填入“部門受控文件清單”， 并報(bào)物業(yè)部備案。4 4. 9 9 每年半年由物業(yè)部組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審

15、，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn) 行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行 4 4. 5 5 條款規(guī)定。IL 二二了4 4. 1010 對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。4.4. 1111 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行質(zhì)量記錄控制程序。5 5 相關(guān)文件5.5. 1 1質(zhì)量記錄控制程序。6 6 質(zhì)量記錄6.6. 1 1文件發(fā)放、回收記錄。6 6. 2 2部門受控文件清單。6 6. 3 3文件更改申請(qǐng)。6 6. 4 4文件銷毀申請(qǐng)。倉(cāng)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一、目的規(guī)范倉(cāng)庫(kù)管理工作，確保對(duì)倉(cāng)庫(kù)物品進(jìn)行安全、高效、有序的管理。二、適用范圍精心整理使用于物業(yè)部下屬各處的倉(cāng)庫(kù)管理工作。r . I三、職責(zé)1

16、1、 公司采購(gòu)員負(fù)責(zé)物品的采購(gòu)工作。. i I / r 1*111 L!2 2、 倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)物品驗(yàn)收、入倉(cāng)、領(lǐng)用手續(xù)的辦理庫(kù)存物品的保管。3 3、 公司/ /各處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)物品的核算。I)4 4、 公司財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理工作的監(jiān)督。四、程序要點(diǎn)我“*|1 1、庫(kù)存物品的限額標(biāo)準(zhǔn)(1)(1) 日常消耗物料的庫(kù)存限額：1一般為每月平均消耗量的兩倍；2特殊情況另行處理。(2)(2) 常備的零件物品的庫(kù)存限額：1一般為每月平均消耗量的 3 3 倍；2特殊情況另行處理 各處庫(kù)存物品的總額，應(yīng)控制在該處管理費(fèi)用收入加其他各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)收入的總和的2 2、 物品米購(gòu)的申請(qǐng)(1)(1) 倉(cāng)庫(kù)管理員原則上應(yīng)

17、在每月 2525 日前根據(jù)倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存量，編制下月物品采購(gòu)計(jì)劃。(2)(2) 當(dāng)倉(cāng)庫(kù)物品低于規(guī)定的庫(kù)存限額時(shí)，應(yīng)及時(shí)填制所需物品的采購(gòu)計(jì)劃。(3)(3) 倉(cāng)庫(kù)中無(wú)儲(chǔ)存的零星、應(yīng)急物品由使用部門負(fù)責(zé)人填制采購(gòu)計(jì)劃。(4)(4) 倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)在每月 2828 日前將采購(gòu)計(jì)劃交公司財(cái)務(wù)部主管審核。 I J .U訂!(5)(5) 公司財(cái)務(wù)部主管依據(jù)下列內(nèi)容審核：40%40%以 下精心整理 , !尹#j. 1倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存量；2當(dāng)月實(shí)際消耗量；I1, jl 1.1,13庫(kù)存物品的限額標(biāo)準(zhǔn)；4下月預(yù)計(jì)消耗量；I II5下月資金預(yù)算。(6)(6) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核：1采購(gòu)計(jì)劃不合理的，應(yīng)及時(shí)予以調(diào)整申購(gòu)計(jì)劃；2

18、采購(gòu)計(jì)劃合理的，財(cái)務(wù)部主管應(yīng)在財(cái)務(wù)審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。(7)(7) 采購(gòu)計(jì)劃在每月 3030 日前報(bào)公司總經(jīng)理審批。(8)(8) 總經(jīng)理審核同意后，交采購(gòu)員按照采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)3 3、 物品的入倉(cāng)程序(1)(1) 物品的入倉(cāng)程序：1采購(gòu)員原則上應(yīng)在物品采購(gòu)回來(lái)的當(dāng)日， 將物品送交倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收，特殊情況不能在當(dāng)日入倉(cāng)的，應(yīng) 報(bào)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理批準(zhǔn)后另行處理；2如采購(gòu)員通知物品供應(yīng)商送貨上門，采購(gòu)員應(yīng)陪同供應(yīng)商一起到倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)貨；3倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)對(duì)符合購(gòu)買計(jì)劃的物品按照物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收；4經(jīng)驗(yàn)收合格的物品，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)開(kāi)具物品入庫(kù)單，并將物品分類存放；5倉(cāng)庫(kù)管理

19、員應(yīng)根據(jù)當(dāng)天的物品驗(yàn)收單，及時(shí)登記物品明細(xì)帳；6倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)在每日下班前，將物品入庫(kù)單匯總后，交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn) 作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。(2)(2) 退回物品的入倉(cāng)程序：精心整理1相關(guān)人員將未使用完的物品送到倉(cāng)庫(kù)；2倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)根據(jù)核查結(jié)果，按照物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收：合格品，填寫物品入庫(kù)單，在備注欄內(nèi)填寫“退回物品入庫(kù)”字樣，存入合格品存放區(qū)內(nèi)；不合格品，填寫不合格品處理表 (詳見(jiàn)物品驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序)后存放在不合格品區(qū) 等待處理。3倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)在每日下班前，根據(jù)退回的物品入庫(kù)單，登記倉(cāng)庫(kù)物品明細(xì)賬，并將物品入 庫(kù)單匯總后交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照 會(huì)計(jì)

20、核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。IL 二二了(3)(3) 設(shè)備工具的入倉(cāng)程序：1新采購(gòu)的工具按物品的入倉(cāng)程序執(zhí)行；2以舊換新的設(shè)備工具入倉(cāng)程序：經(jīng)辦人應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的工具領(lǐng)用單到倉(cāng)庫(kù)辦理舊工具入倉(cāng)手續(xù)；倉(cāng)庫(kù)管理員經(jīng)檢查無(wú)誤后予以辦理入倉(cāng)手續(xù)， 同時(shí)在使用工具登記卡上由經(jīng)辦人簽名確認(rèn)；3退還的設(shè)備工具入倉(cāng)程序：倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)使用人的工具登記卡上的項(xiàng)目，逐項(xiàng)清點(diǎn)退還工具;倉(cāng)庫(kù)管理員按照物品驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定對(duì)退回的設(shè)備工具進(jìn)行驗(yàn)收；倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)在工具登記卡上登記，并由使用人所在部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后存檔。4借用工具入倉(cāng)程序：工具借用人在工具送還倉(cāng)庫(kù)前必須把工具清

21、理干凈；倉(cāng)庫(kù)管理員在根據(jù)設(shè)備工具的領(lǐng)用記錄，按照物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收；心、| .P11倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)在工具領(lǐng)用登記卡上登記。4 4、倉(cāng)庫(kù)物品的存放管理精心整理(1)(1) 物品存放倉(cāng)庫(kù)的自然條件：1有通風(fēng)設(shè)備；%、I I II1I ; : L- I I -2光線充足；:, |3面積寬敞。(2)(2) 倉(cāng)庫(kù)物品的存放分類： v-x -AI1易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品；IL 二二=2吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品；3常用工具、材料和配件等；4易碎、易損物品；5食品類。(3)(3) 物品存放倉(cāng)庫(kù)的區(qū)域劃分：1合格物品存放區(qū)；2不合格物品存放區(qū)；3待檢物品存放區(qū)。 倉(cāng)庫(kù)區(qū)

22、域劃分的方法：1在貨架上標(biāo)識(shí)并隔離；2劃線掛標(biāo)牌。5 5、倉(cāng)庫(kù)物品的存放要求：1易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置倉(cāng)庫(kù)存放，存放時(shí)應(yīng)注意:周圍無(wú)明火、遠(yuǎn)離熱源；精心整理擺放在地下；配備滅火器；* i I f廠 r保持包裝完好；庫(kù)房結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，門窗封閉牢固；i)庫(kù)房門內(nèi)開(kāi)。2吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時(shí)： - . I-A |用經(jīng)過(guò)防火處理的貨架處置；放在干燥的地上或貨架上；配備防潮通風(fēng)設(shè)施。3常用工具、材料和配件等：不規(guī)則物品，用盒或袋裝好后擺放；規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上；4易碎易損的物品: 體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上；-體積較大的，應(yīng)靠墻立放，放置

23、上方不懸掛物品；-放置位置有膠墊。5食品：放置在經(jīng)過(guò)防水處理的貨架上；配備通風(fēng)、防潮設(shè)施。5 5、倉(cāng)庫(kù)物品的領(lǐng)用管理 IXjt-(1)(1) 物品的領(lǐng)用程序：1物品領(lǐng)用人應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽字確認(rèn)的領(lǐng)料單到倉(cāng)庫(kù)辦理材料領(lǐng)用手續(xù)；精心整理2倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)領(lǐng)料單上所列品種，逐一發(fā)放；3倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)領(lǐng)料單內(nèi)容登記倉(cāng)庫(kù)物料發(fā)放明細(xì)登記；_ |4倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)于每日下班前，將領(lǐng)料單匯總后交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)，并根據(jù)會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。 v-x-A I(2)(2) 工具的領(lǐng)用管理：IL 二二了1工具使用人應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的領(lǐng)料單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用工具；2倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)根據(jù)使

24、用人工具領(lǐng)用卡的記錄，核對(duì)原卡上的領(lǐng)用工具是否有重復(fù)現(xiàn)象：如經(jīng)核對(duì)，已有領(lǐng)用記錄，但沒(méi)有報(bào)廢或其他處理記錄，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)拒絕發(fā)放；如經(jīng)核對(duì)沒(méi)有該工具的領(lǐng)用記錄，將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后，并在工具領(lǐng)用卡上登記。3倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)在每日下班前將工具領(lǐng)料單， 匯總后交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)， 財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)根據(jù)會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。(3)(3) 借用工具的領(lǐng)用程序：1凡因工作需要借用工具的人員，應(yīng)憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的工具借領(lǐng)單，到倉(cāng)庫(kù)辦理工 具借用手續(xù)；2維修人員也可憑有效的維修單借用工具；3倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)工具借領(lǐng)單，與倉(cāng)庫(kù)建立的借用工具登記卡核對(duì)無(wú)誤后發(fā)放；4倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)借用的

25、工具應(yīng)根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時(shí)歸還。6 6 倉(cāng)庫(kù)物品報(bào)廢的管理* I |(1)(1) 報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)：1物品到有效期；12客觀原因造成物品工具已無(wú)使用價(jià)值的；3按其他有關(guān)規(guī)定需報(bào)廢。 jiji1 1.、I I I I I1 1精心整理 11U / / /(2)(2) 物品報(bào)廢的程序：|11報(bào)廢物品經(jīng)辦人憑其所在各部經(jīng)理簽名確認(rèn)的物品報(bào)廢單到倉(cāng)庫(kù)辦理物品報(bào)廢手續(xù)；2倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存的物品報(bào)廢，由倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)填寫物品報(bào)廢單；l-AI3倉(cāng)庫(kù)管理員準(zhǔn)備好報(bào)廢物品的關(guān)有原始資料：IL 二二了入庫(kù)時(shí)間；物品性能介紹；使用時(shí)間；使用說(shuō)明；其他有關(guān)資料。4公司財(cái)務(wù)部主管或管理處會(huì)計(jì)，應(yīng)組織相關(guān)人員驗(yàn)證，并填寫物

26、品驗(yàn)證記錄；5報(bào)廢物品單位價(jià)值在 10001000 元以上的，由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫不合格品處理表附物品驗(yàn)證記錄 報(bào)公司總經(jīng)理審批；6報(bào)廢物品單位價(jià)值在 10001000 元以內(nèi)的，由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫不合格品處理表附物品驗(yàn)證記錄 交管理處經(jīng)理審批；7倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)審批意見(jiàn)，將報(bào)廢物品的相關(guān)財(cái)務(wù)資料交管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。7 7、 倉(cāng)庫(kù)物品的清點(diǎn)(1)(1) 每月 2525 日前，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。V，匸心11J |(2)(2) 根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫庫(kù)存物品盤點(diǎn)表。(3)(3) 倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)將庫(kù)存物品明細(xì)賬的余額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物作額進(jìn)行核

27、對(duì)：1經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的入庫(kù)單及出庫(kù)單，編制庫(kù)存物品進(jìn)、耗、存表，同時(shí)編制下月采購(gòu)計(jì)劃；|1卜精心整理 L-打 / /2如經(jīng)核對(duì)有誤：實(shí)物多于賬面余額的，應(yīng)報(bào)管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù) 會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行 賬務(wù)處理；如實(shí)物少于賬面余額的，原則上視具體情況依據(jù)公司相關(guān)程序處理。 X JI(4)(4) 倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)在 2828 日前將當(dāng)月物品盤點(diǎn)表、物品進(jìn)、耗、存表、物品申購(gòu)計(jì)劃表 報(bào)送公司財(cái)務(wù)部主管審核。(5)(5) 公司財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)應(yīng)于每月 25312531 日對(duì)倉(cāng)庫(kù)物品進(jìn)行抽樣或全部核對(duì)，并在當(dāng)月 3131 日前將核對(duì)結(jié) 果報(bào)財(cái)務(wù)部主管。8 8、 倉(cāng)庫(kù)物品管理

28、資料的保管(1)(1)管理處財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)在每月末將倉(cāng)庫(kù)物品的財(cái)務(wù)原始單據(jù)編制記賬憑證、登記賬簿，并根據(jù)會(huì) 計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。(2)(2)倉(cāng)庫(kù)物品管理的財(cái)務(wù)資料交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核無(wú)誤后，加密在管理處財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存 9 9、倉(cāng)庫(kù)物品的管理情況，作為財(cái)務(wù)部相關(guān)人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一五、記錄1 1、 物品入庫(kù)單2 2、 領(lǐng)料單3 3、 工具借領(lǐng)單4 4、 工具登記卡5 5、 物品盤點(diǎn)表6 6倉(cāng)庫(kù)物品進(jìn)、耗、存報(bào)表六、相關(guān)支持性文件1 1、 采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序2 2、 物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序精心整理i)3 3、 行政處罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一、目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、

29、整理、保管及借閱工作。二、適用范圍適用于物業(yè)部各類檔案的管理。三、職責(zé)1 1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。精心整理2 2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作 3 3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作四、程序要點(diǎn)1 1、檔案的編號(hào)(1)(1) 公司、物業(yè)部編號(hào):物業(yè)部編號(hào)為：W W丫(英文縮寫)。部門編號(hào):1行政人事部編號(hào)為:財(cái)務(wù)部編號(hào)為:C-C-3服務(wù)處編號(hào)為:機(jī)電處編號(hào)為:D；安全處編號(hào)為:A-A-精心整理(3)(3)年份編號(hào)：引用年份序號(hào)一 20002000、20012001、20022002。(4)(4)檔案順序號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3 3 位有效數(shù)字 -X II(5)(5)檔案編號(hào)舉例

30、:1物業(yè)部編號(hào):探一一一探檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)物業(yè)部編號(hào)2物業(yè)部編號(hào)：探一一一探檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)物業(yè)部編號(hào)JI2 2、檔案的分類J? V XJ 區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類：1行政、人事類；.i I廠 l.I1IQ ii! i- J.12財(cái)務(wù)類；3公共事務(wù)類；V1I)001001、002002、003003。精心整理4保潔類；5園林綠化類； d ”hjl6機(jī)電維修類； | i7經(jīng)營(yíng)類；8品質(zhì)類。(2)(2) 全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實(shí)際情況，保持檔案之間 的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的

31、物性，我們采用組織機(jī) 構(gòu)一一問(wèn)題分類法，如：收文類發(fā)文類合同類1行政人事部員工人事檔案類圖紙類后勤類收文類發(fā)文類報(bào)表類2財(cái)務(wù)部帳冊(cè)類憑證類合同類精心整理工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類3公共事務(wù)部員工檔案類維修類投訴類 回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類計(jì)劃總結(jié)類3 3、立卷與編制目錄（1 1）立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：1根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙；2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：物業(yè)行政部、人事部收文：一XZ Z收文；物業(yè)

32、財(cái)務(wù)部報(bào)表：一 C C V V報(bào)表；物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案：探一一 F F W WF業(yè)主檔案。 - . |精心整理3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部 3CM3CM 位置處，并排列在檔案柜中;4將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。編制目錄：1檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)檔案目錄；2每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在檔案目錄（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。4 4、檔案的保管期限(1)(1) 檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。(2)(2)

33、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及 標(biāo)注。5 5、檔案的保管(1)(1) 檔案保管的工作任務(wù)是：1便于查閱；U U 二、I I* 11 12保證檔案的安全；3防止檔案的損壞； ;4采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。(2)(2) 檔案保管的責(zé)任部門：%、I I II1* JY-,JL-打1財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案；H H 1;1; 乂 ljlj2行政部、人事部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部 門所需保管的資料；3品質(zhì)部保管 IS09000IS09000 質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案；4經(jīng)營(yíng)部保管分供方評(píng)審

34、、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料；精心整理5物業(yè)部服務(wù)處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回 訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案；6各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。(3)(3) 檔案的保管程序：1各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員；2檔案管理員將該管理資料登記在檔案目錄中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);3檔案管理員定期將檔案目錄輸入電腦，以便查詢；4檔案原則上保管原則件。6 6 檔案的密級(jí)（1 1）檔案的密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通；1絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重

35、大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái) 務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案；I112機(jī)密檔案包括：IS09000IS09000 質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除 外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案；3普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。7 7、 檔案的查閱權(quán)限（1 1）總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。（2 2）副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）可查閱分管工作的檔案。 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。（4 4）其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。8 8、 檔案的查閱/ /借閱/ /復(fù)制（1 1）查閱/ /借閱/ /復(fù)制人到檔案室在文件查閱/ /借閱/ /復(fù)制登記表中登記

36、。精心整理（2 2）檔案管理員審核其查（借）閱資格：1權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/ /審批）的按正常手續(xù)辦理；2權(quán)限外的，檔案管理員開(kāi)具檔案查閱/ /借閱/ /復(fù)制審批單給查閱人辦理審批手續(xù)：3屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬管理處的檔案，由管理處經(jīng)理審批；屬公 司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。9 9、 在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。1010、須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé) 人審批。1111、檔案的銷毀(1)(1) 超過(guò)保管期限的檔案， 由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門標(biāo)準(zhǔn)作

37、業(yè)規(guī)程)每年編 制銷毀計(jì)劃及清單位， 報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。八心；|J I(2)(2) 行政部、人事部經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3 3 名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。(4)(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。 L1 / / 五、記錄1 1、 檔案目錄2 2、 檔案查閱/ /借閱/ /復(fù)制審批表3 3、 檔案查閱/ /借閱/ /復(fù)制登記表| L 二二了4 4、 檔案銷毀清單六、相關(guān)支持文件1 1、 文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序2 2、 各部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序精心整理合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一、目

38、的規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序，確保公司利益、信譽(yù)得到保障。二、適用范圍適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。三、職責(zé)1 1、 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評(píng)審。2 2、 行政部負(fù)責(zé)公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔（員工勞動(dòng)合同除外）。3 3、 人事部負(fù)責(zé)公司員工勞動(dòng)合同的審核、監(jiān)管及歸檔。四、程序要點(diǎn)1 1、合同管理的范圍：包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。 對(duì)外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類：I *1 | |1開(kāi)發(fā)/ /建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同；2投標(biāo)書；V I）3對(duì)外租賃合同；4公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理；JI5顧客（業(yè)主、住戶或其他委

39、托方）委托公司進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、 清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同；6公司車庫(kù)、車棚、車位使用或泊車合同；7其他對(duì)外提供服務(wù)的合同。精心整理（2 2）對(duì)外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類：1采購(gòu)合同；2招標(biāo)合同；3勞動(dòng)合同；4公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、 清潔、搬運(yùn)等合同；5其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)的合同。2 2、合同的形式包括以下幾種形式(1)(1) 書面的和非書面的。(2)(2) 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。二二、11./1(3)(3) 規(guī)范合同和格式合同。口頭承諾。 -i(5)(5) 招、投標(biāo)書。3 3、合

40、同的制定 %、I I I J 1( / ?、*1 L / / /(1)(1) 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定，其內(nèi)容包括以下條款：一 . . |1標(biāo)的；2數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容)；-AI3價(jià)款或酬金；、二iIL 二二了4履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件；5合同終止條件；6違約責(zé)任；精心整理7專用合同約定的其他必要條款。(2)(2) 各種合同若有合同范本，可依照全同范本填寫或修改各項(xiàng)條款。4 4、合同的評(píng)審(1)(1)評(píng)審權(quán)限:1標(biāo)的在 1010 萬(wàn)元以下的合同，由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進(jìn)行 評(píng)審；2標(biāo)的在 10501050 萬(wàn)元的合同，由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行

41、評(píng)審；3標(biāo)的 5050 萬(wàn)元以上的合同，由董事會(huì)進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容：1對(duì)外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容：p* I11公司的履約能力；顧客提供的價(jià)格；合同的風(fēng)險(xiǎn)；合同的條款是否明確；、I | | J I |/ 1 L,!打 / /合同是否合法；合同的社會(huì)效益；其他需要評(píng)審的內(nèi)容。2對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容：IL 二二了分供方的履約能力；分供方提供的價(jià)格；分供方的信譽(yù)；分供方提供服務(wù)的售后服務(wù)；精心整理合同的條款是否明確；合同是否違法；合同的風(fēng)險(xiǎn);合同履約監(jiān)控能力；其他需要評(píng)審的內(nèi)容。5 5、合同的簽署與生效(1)(1) 合同經(jīng)評(píng)審合格，由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。(2)(2) 經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同

42、按印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序辦理蓋章審批手續(xù)。(3)(3) 所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁(yè)數(shù)一頁(yè)以上的必須加蓋騎縫章。” J |經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，需公證的合同，經(jīng)公證后生效。 I-y(5)(5) 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。(6)(6) 生效的合同原則上一式肆份，公司與顧客各兩份，需進(jìn)行公證的報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。& &合同的編號(hào)與歸檔(1)(1) 書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)的方法按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序辦理。.I)(2)(2) 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外)， 歸檔方法按檔案

43、管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序辦理。(3)(3) 行政部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份，部門需按合同條 款監(jiān)督顧客履約的，按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序辦理復(fù)印審批程序后，由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù) 印件。合同執(zhí)行完畢后，須將合同反還行政部歸檔。(4)(4) 合同條款涉及保密事項(xiàng)的，有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。7 7、合同的履約(1)(1) 對(duì)外提供服務(wù)的合同，由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履 約。精心整理對(duì)外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履 約。(3)(3) 合同執(zhí)行部門需將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報(bào)，重要合同須

44、以書面形式匯報(bào)。(4)(4) 行政部監(jiān)控所有書面合同(員工勞動(dòng)合同除外)的履約進(jìn)度，對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理 匯報(bào)。(5)(5) 合同履約完畢，對(duì)重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評(píng)審。8 8、 合同的變更與廢止合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí)，由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請(qǐng)，行政部按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同， 重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。 |Xjt-19 9、 合同的續(xù)約合同期滿且需辦理續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知行政部， 由行政部經(jīng)理按合同評(píng)審J :程序跟進(jìn)評(píng)審，重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審

45、。1010、合同的統(tǒng)計(jì)* ”I,1每年 1212 月 3131 日前，由行政部對(duì)書面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計(jì)， 寫出專題報(bào)告。專題報(bào)告內(nèi)容包括：合同 清單，履約完成情況，存在或需跟進(jìn)的問(wèn)題等報(bào)總經(jīng)理審閱。 總經(jīng)理給出批示意見(jiàn)，由行政部按總 經(jīng)理批示意見(jiàn)辦理。1111、記錄：書面合同必須有書面的評(píng)審記錄，與合同一起歸檔保管。五、記錄1 1、 合同評(píng)審記錄2 2、 合同更改通知單六、相關(guān)支持文件1 1、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序2 2、 對(duì)外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序3 3、 有償便民服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序精心整理4 4、 對(duì)外投資管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一、目的規(guī)范各類工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有

46、效性。二、適用范圍h I . J I適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。 I-尹 J!三、職責(zé)1 1、公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)各類記錄的編制、編碼、使用、保存進(jìn)行審核和實(shí)施檢查、監(jiān)督。嗣;2 2、各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。四、程序要點(diǎn)I)1 1、記錄的作用(1)(1) 證據(jù)的作用：為體系、過(guò)程、活動(dòng)是否符合規(guī)定提供證據(jù)。(2)(2) 分析的作用：為分析過(guò)程雖否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。(3)(3) 追溯的作用：為追溯過(guò)程的實(shí)施和結(jié)果提供追溯。2 2、記錄的形式和來(lái)源(1)(1) 公司形成記錄的形式有，但不限于：A A、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計(jì)并

47、要求填寫的格式記錄；B B、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺(tái)賬、清單、簽收單、計(jì)劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報(bào)告等規(guī)定格式形成的記錄。(2)(2) 分供方提供的記錄3 3、記錄形成的要求精心整理(1)(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。應(yīng)由規(guī)定的人填制。(3)(3) 填寫應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。(4)(4) 記錄有要求時(shí)應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)。4 4、記錄的標(biāo)識(shí)h I .J I(1)(1) 記錄由記錄的名稱和記錄的編號(hào)及版本與標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。記錄的編碼和版本號(hào)執(zhí)行質(zhì)量體系 文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相關(guān)規(guī)定。 *(2)(2) 具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(hào)(NcNc)

48、。5 5、記錄的收集X|l I.1|/ :、 L* / / /(1)(1) 記錄應(yīng)按下列要求進(jìn)行收集：|A A、記錄填寫、編制部門收集；B B、記錄接收部門收集； v-x -A V- IC C、記錄歸口管理部門收集。| L 二(2)(2) 記錄收集時(shí)間：A A、連續(xù)收集；B B、按月、季、年集中收集。6 6 記錄的編目品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制公司及各部門使用的工作記錄清單，按受控文件下發(fā)各部門，作為使用、形成 質(zhì)量記錄的依據(jù)。工作記錄清單應(yīng)隨記錄的增刪，表格的更改而更改，以保持其與實(shí)際的一致 性。編目更改的實(shí)施執(zhí)行文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)定。7 7、記錄的查閱精心整理(1)(1) 記錄應(yīng)按規(guī)定

49、的路線和時(shí)間進(jìn)行傳遞，以發(fā)揮記錄的使用價(jià)值。(2)(2) 合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱，具體實(shí)施執(zhí)行 質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。8 8、記錄歸檔ViVi1111J I(1)(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔：A A、有關(guān)物業(yè)接管驗(yàn)收的記錄；B B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄；I I :帀卞C C、有關(guān)質(zhì)量策劃一一計(jì)劃的記錄； L / /，-D D 有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄；QI)E E、有關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄；F F、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄； I I.、心0-A |G G 有關(guān)火災(zāi)、重大治安

50、事件的記錄；IL 一 _H H、有關(guān)管理評(píng)審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄；I I、有關(guān)不合格評(píng)審、糾正、預(yù)防措施的記錄；J J、有關(guān)工作檢查、評(píng)比的記錄；K K 有關(guān)員工績(jī)效考評(píng)的記錄；L L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄；M M 其他有必要作為原始憑證的記錄(2)(2) 記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔，詳見(jiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。(3)(3) 歸檔文件應(yīng)妥善保存。9 9、 記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食，確保記錄的完整性、可 使用性。精心整理1010、記錄的保管(1)(1)記錄由形成人或形成部門負(fù)責(zé)保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負(fù)責(zé)

51、保管。記錄的保管人或部門，不得對(duì)所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。1111、記錄的處置(1)(1)保管和歸檔超期的記錄按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行位置。 記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。五、記錄質(zhì)量記錄清單六、相關(guān)支持文件1 1、 質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序2 2、 質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序3 3、 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一、目的規(guī)范值班管理，確保值班質(zhì)量。二、適用范圍適用于物業(yè)部機(jī)電處值班工作 二、職責(zé)1 1、機(jī)電處主管負(fù)責(zé)對(duì)值班工作的監(jiān)控。2 2、機(jī)電處班組長(zhǎng)負(fù)責(zé)值班工作的具體安排和檢查。3 3、機(jī)電處值班人員負(fù)責(zé)按此規(guī)程進(jìn)行值班工作。四、

52、程序要點(diǎn)1 1、交接班操作Y | .精心整理JI(1)(1) 交班人員提前 2020 分鐘做好交班準(zhǔn)備：1檢查設(shè)備并確保運(yùn)行正常；2搞好值班室和設(shè)備房衛(wèi)生工作。 以即;(2)(2) 接班人員提前 1515 分鐘到達(dá)值班崗位。(3)(3) 接班人員首先認(rèn)真仔細(xì)地檢查各設(shè)備的運(yùn)行情況：i|1發(fā)展異常情況應(yīng)立即采取有效措施，并通知交班人處理，接班人協(xié)助；2確認(rèn)無(wú)異常情況再因到值班室進(jìn)行交接班程序。(4)(4) 交班人員主動(dòng)、簡(jiǎn)要地向接班人介紹值班和設(shè)備運(yùn)行情況，重點(diǎn)講明操作注意事項(xiàng)；接班人應(yīng) 認(rèn)真聆聽(tīng)，如有疑問(wèn)可向交班人提問(wèn)，直至雙方清楚。(5)(5) 接班人查看上班的機(jī)電運(yùn)行值班記錄，檢查儀器、工

53、具等物品是否齊全完好。(6)(6) 交接雙方認(rèn)為無(wú)誤后共同在機(jī)電運(yùn)行交接班記錄上簽名確認(rèn)。(7)(7) 交接完畢后所發(fā)生的問(wèn)題由接班人負(fù)責(zé)。(8)(8) 下列情況之一不能交接班：1上一班運(yùn)行情況未交代清楚，記錄不規(guī)范，配電室、值班室、操作間不清潔；2接班人未到崗，交班人不準(zhǔn)下班;3接班人醉酒或其他情況而未找到接班人；4在倒閘操作和事故處理過(guò)程中；5若交接班過(guò)程中發(fā)生故障，應(yīng)停止交接，由交班人負(fù)責(zé)處理事故，接班人協(xié)助。2 2、 值班操作要點(diǎn)(1)(1) 值班人應(yīng)提前 1515 分鐘到達(dá)值班崗位，按交接班程序進(jìn)行交接班。精心整理(2)(2) 堅(jiān)守崗位，不得串崗。 j Ur. J|JI(3)(3)

54、按有關(guān)運(yùn)行管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序?qū)照{(diào)設(shè)備、電梯設(shè)備、供水、供電設(shè)備進(jìn)行巡查、保養(yǎng)、維修。J? 1-嚴(yán)(4)(4) 如遇特殊事件，應(yīng)按突發(fā)事件處理程序進(jìn)行處理。(5)(5) 值班人員因特殊情況需要調(diào)班時(shí)，必須事前填寫調(diào)班表，并經(jīng)機(jī)電處主管同意并簽字方可調(diào)班。Iijjl f. I，3 3、 停送電操作要領(lǐng)(1)(1)正常情況下的倒閘操作：I)1機(jī)電處主管提前兩天書面通知運(yùn)行組停、送電范圍(包括變壓器報(bào)停、啟用)；2運(yùn)行組接到通知后，一天內(nèi)完成以下工作：hx JI立即通知供配電專業(yè)人員即到現(xiàn)場(chǎng)，根據(jù)負(fù)荷分布情況實(shí)地考察其可行性；若不可行應(yīng)立即匯報(bào)情況，并說(shuō)明原因；若可行，貝燉明確停、送電時(shí)間、范圍，填好

55、操作票后，由經(jīng)理審批，同時(shí)將停、送電情況書面通知服務(wù)處。3服務(wù)處接到通知后，提前一天貼出停電通知以告之住戶；4倒閘操作前，運(yùn)行人員要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，電梯降至首層，如有必要可將發(fā)電機(jī)操作開(kāi)關(guān)置于停機(jī)位置；5在確定時(shí)間，在監(jiān)護(hù)人的監(jiān)護(hù)下，操作人員按操作票進(jìn)行倒閘操作: 停電：先停負(fù)荷開(kāi)關(guān)，后停隔離開(kāi)關(guān)；送電：先送隔離開(kāi)關(guān)，后送負(fù)荷開(kāi)關(guān)。6倒閘操作完成后，運(yùn)行人員要檢查電梯的運(yùn)行情況，發(fā)電機(jī)操作開(kāi)關(guān)置于自動(dòng)位置；做好各項(xiàng)相關(guān)記錄。緊急狀態(tài)下的倒閘操作：精心整理1發(fā)現(xiàn)配電房冒煙、短路等異常情況或發(fā)生火警等重大事故時(shí)， 運(yùn)行人員應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行全部或部分 I fU負(fù)荷停電操作：根據(jù)情況立即斷開(kāi)低壓配電柜上電源開(kāi)關(guān)，或斷開(kāi)高壓柜高壓開(kāi)關(guān)；2停電后立即通知機(jī)電處主管，主管到現(xiàn)場(chǎng)后立即檢查事故原因，在查出確定的原因后方可恢復(fù)部 分或全部供電。對(duì)損壞部分應(yīng)盡快修復(fù)，以恢復(fù)正常供電；3做好各種記錄，重大事故應(yīng)立即報(bào)告物業(yè)部經(jīng)理。4 4、值班房、設(shè)備房衛(wèi)生管理制度1各值班人員負(fù)責(zé)該班次值班室的衛(wèi)生清潔工作，并保持值班室衛(wèi)生。(2)(2) 各專業(yè)值班人員負(fù)