公司印章使用管理規(guī)定

1、公司印章使用管理規(guī)定1.總則1.1公章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公章使用的安全化、合理化，保障公司的利益不受損失并提高工作效率，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本管理規(guī)定。1.2本規(guī)定適用于公司各類公章的日常使用、管理、保存等工作。2.管理權(quán)限及責(zé)任2.1人力資源部負(fù)責(zé)制定公章使用管理規(guī)定，并負(fù)責(zé)公司各類公章的日常使用管理工作。2.2公章使用中出現(xiàn)錯誤或?qū)驹斐蓳p失的根據(jù)使用申請記錄追查相關(guān)人員責(zé)任。3.公章的使用范圍3.1公司的公章主要包括公章（行政章）、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（合同章、財(cái)務(wù)章、人事章、辦公室專用章、各職能部門專用章）等。3.2公司所有公章必須按規(guī)定范圍使用，各部門

2、須列明本部門需使用印章的類別、性質(zhì)及樣板，呈公司總經(jīng)辦審核批準(zhǔn)后交人力資源部備案方為有效，除此不得超出范圍使用。3.2.1行政章的使用范圍主要為：公司對外簽發(fā)的文件。公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。由公司出具的證明及有關(guān)材料。公司對外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。公司章程、協(xié)議。協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書。3.2.2公司合同專用章的使用范圍主要為：對外投資、合資、合作協(xié)議。各類經(jīng)濟(jì)合同等。3.2.3公司的法人個人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表、人事任免等各類文件。3.2.4財(cái)務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。3.2.5公司各職能部門專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，不得對外。4.公章的保管4.

3、1公章的管理4.1.1公司所有公章須有記錄，注明公章名稱、枚數(shù)、啟用日期、管理人、圖樣等信息。公章記錄由總經(jīng)辦指定負(fù)責(zé)人存檔。4.1.2公章、合同專用章、人事章、辦公室專用章均由人力資源部負(fù)責(zé)管理。4.1.3財(cái)務(wù)專用章、法人個人名章，由財(cái)務(wù)部指定人員負(fù)責(zé)管理。4.1.4各職能部門專用章，由各部門指定人員負(fù)責(zé)管理。4.1.5涉及公章管理的部門，須將公章管理人員名單報(bào)總經(jīng)辦指定負(fù)責(zé)人備案。4.1.6公章管理人如因工作變動，應(yīng)及時上繳公章，并與新公章管理人辦理交接手續(xù)。4.2公章的保管4.2.1公章的保管應(yīng)做到安全、隱蔽、使用方便。公章管理人原則上應(yīng)將各類公章放置保險(xiǎn)柜內(nèi)保存。公章不可私自委托他人代

4、管。4.2.2為保證資金的絕對安全，財(cái)務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預(yù)留公章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。4.2.3公章管理人必須切實(shí)負(fù)責(zé)，不得將公章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。4.2.4公章保管人出差或請假時，應(yīng)委托專人暫時代為保管公章，并辦理相關(guān)交接手續(xù)，且需要及時知會總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)。4.2.5公章應(yīng)及時維護(hù)、確保其清晰、端正。4.2.6公章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，公章管理人應(yīng)及時向總經(jīng)辦報(bào)告，并備案，配合查處。5.公章的使用流程5.1公章只限于發(fā)布公司內(nèi)部文件、通告、內(nèi)部制度、外部單位、政府部門等對外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事項(xiàng)，為維

5、護(hù)公司利益嚴(yán)禁個人未經(jīng)批準(zhǔn)擅自挪用、借用公章。5.2對外公章使用最終審批人為總經(jīng)理。5.3任何類型公章的使用一律實(shí)行登記、審批制度。使用人因?qū)珮I(yè)務(wù)需要按實(shí)際情況，使用不同類型的公章時，應(yīng)統(tǒng)一填寫公司公章使用申請表。交由部門負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理、非常規(guī)類文件（未到人力資源部備案的文件類型）需經(jīng)過總經(jīng)理審批后方可蓋章使用。5.4各職能部門專用章的管理應(yīng)按公章管理的原則執(zhí)行，部門內(nèi)用章均需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人及分管總經(jīng)理審批后，公章管理人方可登記蓋章。蓋章后應(yīng)復(fù)印資料，留檔備查。資料由各部門公章管理人每月月底交人力資源部歸檔。5.5緊急情況下（如遇合同簽訂、銀行過戶或其他與公司重大利益有關(guān)等重要事項(xiàng)，）若

6、不能及時簽批公章使用申請的，公章保管人應(yīng)電話聯(lián)系總經(jīng)理，確認(rèn)最終審批結(jié)果，在加蓋公章。事后應(yīng)補(bǔ)簽審批手續(xù)。5.6任何公章只能在辦公區(qū)域內(nèi)使用，嚴(yán)禁任何人將公章帶離工作區(qū)域。如確因工作需要或有重要事項(xiàng)須將公章帶往異地使用的，需在公章使用申請表上注明需要外帶，并說明原因，由總經(jīng)理簽批后方可帶出。公章外出期間，借用人只可將公章用于申請事由，并對公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。6. 使用時注意事項(xiàng)6.1以公司名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可蓋章。（對加蓋公章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與公章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）6.2私人取物、取款、掛

7、失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由人力資源部嚴(yán)格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度，可加蓋公章。6.3任何公章管理人員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋公章。已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確的，方可蓋章。6.4對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)人力資源部審核，提交分管總經(jīng)理審批后方可蓋章。7 違反使用管理規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任7.1條公章使用責(zé)任人（簽字人）對公章富有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任責(zé)。如公章使用申請人假公濟(jì)私，未經(jīng)批準(zhǔn)利用公章辦理個人事務(wù)的，每次扣減獎金100 元。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)予以賠償，造成重大損失或嚴(yán)重后果的承擔(dān)法律責(zé)任。7.2公

8、章管理人應(yīng)以身作則，不得利用職務(wù)便利未經(jīng)批準(zhǔn)私自使用公章，違者扣減獎金100 元/次，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)予以賠償。造成重大損失或嚴(yán)重后果的承擔(dān)法律責(zé)任。7.3公章管理人因故意或疏忽造成公章遺失的，應(yīng)立即報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)采取補(bǔ)救措施。如有必要應(yīng)到當(dāng)?shù)匦侣劽襟w通告注銷、掛失。同時，公司有權(quán)追究公章保管當(dāng)事人的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予處分。 佛山寶潤金屬制品有限公司 2012年8月4日附件一：公章使用管理流程圖公章使用申請人提出申請?zhí)顚懝率褂蒙暾埍聿块T負(fù)責(zé)人審核分管總經(jīng)理審核非常規(guī)類文件需經(jīng)總經(jīng)理審批公章管理人憑審批單進(jìn)行登記蓋章重要文件加蓋公章后須復(fù)印一份人交公章管理人存檔備查附件二：公章使用申請表公章使用申請表申請日期申請部門申請人使用范圍需蓋章的資料內(nèi)容（文件名）收文單位蓋章份數(shù)公章名稱經(jīng)辦人是否外帶口 是 口 否外帶使用地外帶事由審批意見欄部