工程檔案管理策劃.doc

1、工程檔案管理策劃清遠市2011年新建配網(wǎng)工程（英德第五標段）工程檔案管理策劃廣州市白云機電設備安裝工程有限公司2011年08月15日共9頁第11頁批 準：日期：技術審核：日期：安全部審核：日期:項目部審核：日期：編 寫：日期：新建配網(wǎng)工程檔案管理策劃目 錄1、適用范圍和目的2、編寫依據(jù)3、引用術語和定義4、總則5、檔案管理機構及其職責6、歸檔范圍及立卷單位7、檔案材料整理8、歸檔要求9、歸檔時間1、適用范圍和目的適用于所有輸變電工程。制定本制度的目的是規(guī)范工程建設期間工程檔案管理的行為，加強檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，為電網(wǎng)建設運行服務，從而實現(xiàn)工程檔案達標和達標投產的目標。2、編寫依

2、據(jù)2. 1中華人民共和國檔案法2. 2中華人民共和國檔案法實施細則2. 3基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定國檔發(fā) 19884號2. 4科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/11822-892. 5文書檔案案卷格式GB/T9705-882. 6電力工業(yè)企業(yè)檔案分類細則能源辦 1991231號3、引用術語和定義上述編制依據(jù)所列文件中采用的術語和定義。4、總則4. 1貫徹執(zhí)行國家有關檔案的法律、法規(guī)和管理辦法，加強工程檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案信息資源在領導決策、企業(yè)管理和技術進步中的作用，為四川電網(wǎng)建設的發(fā)展和提高經(jīng)濟效益服務。4. 2工程檔案是指從建設項目（工程）立項、審批、勘察設計、施工、安裝調

3、試、生產準備到竣工投產全過程形成的，應當歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等形式與載體的文件材 料。4. 3指揮部（項目部）是負責工程檔案的組織、協(xié)調并指導設計、監(jiān)理、施工承包商的工程項目竣工檔案文件的整理和編制。協(xié)調解決工程檔案工作中存在的問題。督促有關單位及時做好工程階段性歸檔資料的收集、整理及移交工作。4. 4工程設計、監(jiān)理、施工承包商應負責完成各自職責工作范圍或合同規(guī)定范圍內的工程 竣工檔案文件的編制。4. 5工程檔案文件資料應分為文本文件和電子光盤文件兩種，同步整理、編制、移交。5、檔案管理機構及其職責5. 1工程檔案管理機構5. 1. 1指揮部（項目部）工程檔案管理機構設置在工程部、其

4、主任是工程檔案管理的責任人，并配備一名專（兼）職人員具體做工程檔案工作。5. 1. 2監(jiān)理、設計、施工承包商、物資供應商應設置工程檔案管理機構（建議設置在各單 位工程部），明確工程檔案管理的責任人，并配備一名專（兼）職人員做工程檔案工作。5. 2職責5. 2. 1指揮部（項目部）5. 2. 1. 1負責工程檔案管理的組織、協(xié)調工作。組織和協(xié)調設計、監(jiān)理、施工承包商工 程竣工檔案的整理、移交。5. 2, 1, 2負責工程檔案管理的監(jiān)督、檢查工作。監(jiān)督檢查設計、監(jiān)理、施工承包商的工 程階段性檔案資料的收集、歸檔和工程竣工檔案資料的整理、移交。5. 2. 1. 3負責工程依據(jù)性文件的收集、歸檔、立卷

5、、移交。如項目可研報告、立項、審 批、初設審批、概算、設計、監(jiān)理、施工承包合同等。5. 2. 1. 4負責工程建設性文件的收集、整理、立卷、移交，如工程建設大綱、管理文件、 各種協(xié)調會紀要、工程竣工驗收報告、監(jiān)督檢查報告、啟動方案、啟動會議紀要、工程建設 總結等。在工程竣工投產后 1月內按四川電力建設（集團）公司檔案歸檔要求移交檔案室歸 檔。5. 2. 2設計5. 2. 2. 1負責工程設計文件的提供，如工程設計基礎資料（地質勘測、水文、氣象、地 震、地形、地貌等）、施工圖及設計修改等文件。5. 2. 2. 2負責提交紅線圖，跨越協(xié)議等文件。5. 2. 3監(jiān)理5. 2. 3. 1負責工程監(jiān)理文

6、件的整理、移交，如工程監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、 階段監(jiān)理檢查紀要、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知等。5. 2, 3. 2監(jiān)督檢查施工承包商的工程檔案的收集、整理、編制。5. 2. 4施工承包商5. 2. 4. 1負責施工管理文件的收集、整理、編制、立卷、移交。如施工組織設計、質量 管理措施、特殊跨越措施、工程技術文件、會議紀要、驗收申請、開竣工報告、工程總結等。5. 2. 4. 2負責工程設計文件的收集、整理、編制、立卷、移交，如竣工圖、設計修改、 設計聯(lián)系單等。5. 2. 4. 3負責工程施工文件的收集、整理、編制、立卷、移交，如施工記錄。5. 2. 4. 4負責工程材料設備技

7、術文件的收集、整理、編制、立卷、移交，如材料設備的 合格證、質量保證書、試驗報告、復試報告、設備開箱記錄等。5. 2. 4. 5負責工程竣工交接記錄、簽證文件、竣工報告、監(jiān)督檢查報告、工程總結的收集、整理、立卷、移交。5. 2. 4. 6負責工程賠償文件的收集、整理、編制、立卷、移交。5. 2. 5物資設備供應商5. 2. 5. 1負責提交物資設備的技術招標書及訂貨合同（副本）5. 2. 5. 2負責提交物資設備的合格證、質量保證書、試驗報告、開箱記錄等文件資料提 供給工程總承包商、施工承包商。6、歸檔范圍及立卷單位6. 1配網(wǎng)工程:類目名稱文件資料內容立卷單位卷冊第一 卷第T工程依據(jù)性文件工

8、程可行性研究報告及審批文件工程立項義件工程初步設計審查意見及審批文件 工程初步設計概算審查意見及審批文件 工程基建年度投資計劃水土保持方案的申報及審批文件建設單位第二冊工程招標及合同 文件工程設計、監(jiān)理、工程總承包招標文件 工程設計、監(jiān)理、工程總承包合同文件 工程裝置性材料招標文件及定貨合同、 協(xié)議建設單位弟第T工程建設管理 文件工程上曲達管理文件工程建設管理大綱文件工程技術、質量、安全管理文件工程計經(jīng)、財務和物資管理文件工程檔案管理文件工程質量驗收評級標準工程達標投產考核標2000年版細則建設單位卷第二冊工程建設期管理 文件工程開、竣工報告施工圖會審文件指揮部協(xié)調會會議紀要 指揮部在工程建設

9、期的文件 工程達標投產文件安全管理及大檢查義件指揮部工程簡報建設單位類目名稱文件資料內容立卷單位卷冊第 二 卷第三冊工程質量管理 文件工程階段性及竣工的質量驗收申請及驗 收義件工程階段性及投產前的質量監(jiān)督檢查中 請及監(jiān)督檢查報告建設單位成立啟動委員會文件工程啟動方案 工程建設總結第四冊工程決算書報告工程決算及文件建設單位弟三 卷監(jiān)理管理文件工程上紈下達的管理文件監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細則工程開、竣工報告監(jiān)理對在工程建設期的文件監(jiān)理對施工承包荀的整改或停工通知 施工承包商申報的技術文件及報告的審核義件施工承包商資質特殊工程等申報文件的 審核義件承包商各類試驗報告的審核文件監(jiān)理月報工程監(jiān)理總結監(jiān)理單位第

10、 四 卷第T工程設計文件工程初步設計概算書（或修編概算） 重大設計修改報批文件及相應的施工圖 預算書建設單位第二冊工程設計修改 文件工程設計修改工程材料代用設計通知單工程總承包商第三冊工程設計竣工圖工程竣工圖（按設計總目錄順序編制）第 五 卷第T基礎工程裝置材 料文件水泥的安置性及強度試驗報告砂石的試驗報告碎配合比試驗報告基礎鋼材的合格證、材質證明書、復試 報告（機械、化學）、焊接試驗報告 碎試塊強度報告工程總承包商第二冊鐵塔工程材質 文件鋼材的合格證、材質證明書、復試報告（機械、化學）、焊接試驗報告、鍍鋅 試驗報告第三冊架線工程材質 文件導地線：合格證、檢驗報告、按規(guī)定現(xiàn) 場應抽檢報告（如扭

11、矩、疲勞、表面光 結度試驗等）金具瓷瓶：合格證、檢驗報告類目名稱文件資料內容立卷單位卷冊第 六 卷第T工程施工管理文 件工程開、竣工報告工程施工招標文件工程施工承包合同文件施工組織設計工程施工質量管理文件、質量措施 工程施工技術管理文件工程總承包商工程施工安全管理文件及安全大檢查文件工程施工技術交底文件工程施工協(xié)調會紀要工程質量專檢文件隱蔽，程驗收簽證記錄工程施工質量事故及永久缺陷記錄第二冊工程施工記錄基礎、接地、桿塔、架線的工程施工質 量檢查及評級記錄第三冊工程賠償文件、 協(xié)議塔基征地協(xié)議、批文及土地使用證 房屋拆遷、林木砍伐、青苗賠償、補償 性文件、協(xié)議線路工程林木砍伐批文跨越軍用設施、易

12、燃易爆物、高速公路， 一、二級公路，一、二級通訊線等協(xié)議 書通訊線、電力線等設施拆遷協(xié)議第四冊工程唆工義件工程竣工報告、申請驗收報告 工程竣工驗收簽證書工程竣工移交證書及移交清單 未定工程及需改進工程的清單 工程施工總結線路參數(shù)測試報告?zhèn)渥⒐こ虣n案文件分卷冊、分冊整理、編制；冊下可分為分冊，由立卷單位根據(jù)內容 多少劃分。7、檔案材料整理7. 1工程依據(jù)性文件：7. 1. 1原件與復印件的問題。凡指揮部 （項目部）的發(fā)文均應原件歸檔。收文：凡對方主送 與抄送本單位的收文，均應原件歸檔。如若是轉發(fā)文，直接隸屬關系的文件應原件歸檔，后附間接關系的轉發(fā)文可復印件歸檔。7. 1. 2工程依據(jù)性文件要求收

13、集齊全、完整。案卷必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點， 保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。7. 1. 3征地文件材料：要求拆遷協(xié)議確定的面積與所征地面面積相等，按文件形成的規(guī)律 排列；一般依據(jù)性的批復在前，征地紅線圖、征地申報表、拆遷協(xié)議書等文件在后。7. 1. 4協(xié)議、合同及工程驗收證書、交接書等履行雙方簽字手續(xù)的文件的要求：凡為簽訂 協(xié)議、合同的履行方和辦理證書的簽字方，其合同、協(xié)議與證書均應持一份原件歸檔。7. 2工程設計文件7. 2. 1設計文件按工程項目圖紙總目錄，工程全部設計文件應齊全、系統(tǒng)、完整。圖紙一 般應竣工藍圖歸檔。施工圖設計階段的文件排序，一般按設計院卷

14、冊排列、編目。7. 2. 2設計修改通知單、工程聯(lián)系單、材料代用單等，要求齊全、完整。7. 3工程施工文件7. 3. 1水泥、鋼材等原材料試驗報告，要求報告單字跡清楚、數(shù)據(jù)準確。試驗單要有編號、試驗日期、規(guī)格、型號、試驗單位加蓋公章與簽名。材料半成品試驗報告要原件歸檔，字跡 要清楚、要有編號、試驗日期、各種試驗材料的數(shù)量、型號與規(guī)格、加蓋公章與試驗人簽字。7. 3. 2工程測量記錄及施工記錄應使用國家電力公司工程質量檢驗標準的記錄表，記錄表 式要規(guī)范，數(shù)據(jù)準確，簽字應齊全。7. 3. 3隱蔽工程記錄與中間驗收應有監(jiān)理工程師和設計工代簽字。7. 3. 4施工質量缺陷處理報告，要求有閉環(huán)管理的詳細

15、記錄（有調查報告、分析、處理意 見、處理結論及消缺記錄、復檢意見與結論等）。7. 4調整試驗報告：系統(tǒng)調試項目按專業(yè)、分項目排列、組卷。調試方案與調試報告分開 組卷。7. 5質量監(jiān)督文件：監(jiān)督檢查報告分為基礎、桿塔、投產前等監(jiān)督檢查報告。7. 6設備出廠技術資料包括設備出廠合格證、質量檢驗報告、開箱記錄、備品備件單、設 備說明書、圖紙、維護手冊等。7. 7竣工圖的編制：按國家建委（82）建發(fā)施字50號文的規(guī)定，每張施工圖均要轉化為竣 工圖，要求竣工圖必須與設計、設計修改內容及現(xiàn)場施工情況相符合，必須達到100%勺準確?？⒐D章尺寸按省公司的發(fā)文規(guī)定執(zhí)行?？⒐D章填寫欄目齊全， 編制人、技術負責

16、人簽字手續(xù)齊全，簽字人必須親筆簽字，不可有私章代替。編制竣工圖形式與深度，按如下執(zhí)行：7. 7. 1竣工圖編制是以施工圖為基礎，根據(jù)各種變更文件在施工圖上重新繪制而實現(xiàn)的。 一般可采取以下幾種形式： 凡按施工圖施工沒有變動的，則在原施工圖上加蓋竣工章。 施工中雖有一般性設計變更，但能在原施工圖上進行修改的，可按設計變更進行修改加蓋 凡結構形式改變， 平面布置改變以及其它重大改變，不能再在原圖上修改， 應由設計重新繪制后加蓋竣工章。7. 7. 2因項目被取消或現(xiàn)場未施工的圖紙，不需要編制竣工圖，可按以下辦法處理：整個項目被取消的不需要編制竣工圖，應及時收回?，F(xiàn)場部分項目未施工的圖紙應抽出取消，并

17、在圖紙目錄備注欄中加以注明依據(jù)。7. 7. 3竣工章的標準、格式及加蓋竣工章的要求：加蓋竣工圖章一律使用紅色泥蓋?。豢⒐D章在施工圖右下角設計圖標上方，若圖標上方有圖表或文字，可蓋在圖標周圍不壓蓋圖表和文字的地方。7. 7. 4竣工圖章中簽名及日期填寫必須用碳素墨水、藍黑墨水書寫，不得使用鉛筆、圓珠 筆、純藍墨水書寫或蓋章。8、歸檔要求8. 1歸檔的文件達到完整、準確、系統(tǒng)，滿足生產（使用）、管理、維護、改建的需要。 完整是指工程檔案資料的收集要與建設進程同步進行，在項目的立項到工程竣工驗收投產的全過程中，各種應該歸檔的文件材料都要歸檔。 準確是指對歸檔文件材料的記載必須與實物相符，準確地反映工程建設管理各項活動中的真實情況和歷史過程。 系統(tǒng)是指歸檔的文件材料， 同一卷文件要按文件材料形成的時間順序排列，做到層次分明,有機聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。8. 2工程檔案歸檔文件應編卷、冊、分冊，每卷應有總目錄及分目錄。冊下可分為分冊， 由立卷單位根據(jù)內容多少劃分。8. 3工程檔案歸檔文本文件應用計算機打印，但簽字應本人親自手簽字。8. 4工程檔案文件資料應分為文本文件和電子光盤文件。工程檔案文件應分為文本文件和電子光盤文件，移交數(shù)量：工程檔案資料文件應移交二套，電子光盤文件一套。8. 5工程檔案文件紙張一律采用 A4