數(shù)碼照片檔案管理

1、徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理新沂市檔案局新沂市檔案局 戚現(xiàn)青戚現(xiàn)青2022年4月30日星期六徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范 （試行）n徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范 （試行）是徐州市檔案局為了加強數(shù)碼照片檔案的管理，依據(jù)國家相關規(guī)定和技術標準，結(jié)合徐州市實際，制定并施行的。n本規(guī)范分為4個部分一、名詞術語 二、數(shù)碼照片的收集三、數(shù)碼照片的整理四、光盤的保管徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范一、名詞術語一、名詞術語n數(shù)碼照片：數(shù)碼照片：是指用數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、掃描儀等設備獲得的、并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。 n數(shù)碼照片檔案：數(shù)碼照片檔案：國家機構(gòu)、社會組織以及

2、個人在社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片、說明兩部分組成。n文件夾：文件夾：用來組織磁盤文件的一種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。本規(guī)范中指計算機硬磁盤和光盤中存放數(shù)碼照片的文件目錄。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范二、數(shù)碼照片的收集二、數(shù)碼照片的收集 n（一）收集范圍（一）收集范圍 n1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片； n2、領導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的照片； n 3、本單位組織或參加的重要外事活動的照片； 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（一）收集范圍（一）收集范圍n4、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和

3、現(xiàn)象的照片； n5、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片； n6、其他具有保存價值的照片。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范二、數(shù)碼照片的收集二、數(shù)碼照片的收集n（二）收集要求（二）收集要求 n1、各單位要建立健全數(shù)碼照片收集歸檔制度。對屬于歸檔范圍的照片，應按照規(guī)定定期向檔案機構(gòu)或檔案工作人員歸檔，定期集中刻制成光盤進行管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（二）收集要求（二）收集要求 n2、數(shù)碼照片形成部門要指定專人負責數(shù)碼照片的收集、管理，每次拍攝活動后，及時將數(shù)碼相機等設備內(nèi)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存到專用的計算機硬盤內(nèi)。n3、具備計算

4、機網(wǎng)絡系統(tǒng)的單位，數(shù)碼照片形成者或部門在拍攝活動結(jié)束后須及時將數(shù)碼照片復制或轉(zhuǎn)存于本單位檔案機構(gòu)的計算機硬盤中。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（二）收集要求（二）收集要求 n4、對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應選擇其主要數(shù)碼照片歸檔。（一般不要太多4-5張，7-8張皆可，由各位自行把握） 主要照片:應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。 n5、數(shù)碼照片收集時應統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為JPEG或TIFF格式，其像素數(shù)應在300萬以上, 掃描照片的線數(shù)應不低于600dpi。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范n常見的一般都是jpg或jpeg格式兩者基本相同，jpg與tif區(qū)別是兩者的壓縮比不一樣，同

5、一照片tif格式的大小是jpg的10倍。相關知識大家可以上網(wǎng)搜索，baidu是最好的老師。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（二）收集要求（二）收集要求n6、重要的數(shù)碼照片，應沖洗出紙質(zhì)照片歸檔，整理方法按照徐州市照片檔案管理暫行辦法（徐檔發(fā)199723號）執(zhí)行，其中底片號填寫所對應的數(shù)碼照片檔案的檔號，其格式為全宗號目錄號（或分類號）盤號件號。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理 n各單位檔案機構(gòu)和數(shù)碼照片形成部門應明確職責，通力協(xié)作，共同做好數(shù)碼照片的整理工作。n(一)歸檔前期工作（攝影人或責任科室負責）n 1、挑選數(shù)碼照片n 2、沖印數(shù)碼照片n 3、移交歸檔照片n(二)

6、具體歸檔工作（檔案室負責完成）n 1、實體照片歸檔（紙質(zhì)的）n 2、數(shù)碼照片歸檔徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n（一）分類與保管期限（一）分類與保管期限 數(shù)碼照片按形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應分別整理。保管期限統(tǒng)一定為長期。n這一點與紙質(zhì)照片檔案是有區(qū)別的，紙質(zhì)檔案一般為永久保存。n這是為什么呢大家可以思考一下？ 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n（二）排列、編號（二）排列、編號 在計算機內(nèi)以年度為名稱建立文件夾，如“2006”。在此文件夾內(nèi)，再按事由建立若干事由文件夾，同一年度內(nèi)，將一組聯(lián)系密切的（或單張）數(shù)碼照片集中排列在

7、一起，并放于相應的事由文件夾內(nèi)。事由文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片，應對其進行重新命名，使用阿拉伯數(shù)字從“1”開始編制流水號。如將“DSCN0001.JPG”重命名為“1.JPG”。同一事由文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片應連續(xù)編號。n 事由文件夾名稱由事件的主要內(nèi)容和起止編號兩部分組成，長度應限制在128個漢字以內(nèi)。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n如某單位2006年形成的數(shù)碼照片包括領導人視察和全市檔案工作會議兩項，整理時應首先在計算機硬盤內(nèi)建立一個名為“2006”的文件夾，其次在該文件夾內(nèi)再建立一個名為“領導人視察1-15”和“全市檔案工作會議16-20”的子文件夾，然后在“領導人

8、視察”與“全市檔案工作會議”文件夾內(nèi)保存相應的數(shù)碼照片（其中1-15、16-20指該文件夾內(nèi)數(shù)碼照片的起止件號）。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n（三）編制照片索引文件（三）編制照片索引文件 n光盤根目錄應放置一個照片索引文件，相當于卷內(nèi)文件目錄。索引文件采用EXCEL電子報表形成，文件名為盤號，如第五張光盤其索引文件名為5.XLS。索引文件以張為單位，著錄照片盤號、文件名、題名、拍攝者、拍攝時間和備注六個項目（見圖1）。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范什么是XLSnXLS 就是 Microsoft Excel 工作表，是一種非常常用的電子表格格式。xls文件可以使

9、用Microsoft Excel打開，另外微軟為那些沒有安裝Excel的用戶開發(fā)了專門的查看器Excel Viewer。這些都可以在網(wǎng)上搜到。n其實xls就是我們常用的電子表格文件， 在用Excel時默認保存的格式就是.xls，只是電腦顯示時有時沒有顯示常見后綴。徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（三）編制照片索引文件（三）編制照片索引文件n盤號：盤號：該文件所在的光盤號。即以盤為單位編制的流水號，用阿拉伯數(shù)字表示，相當于紙質(zhì)檔案的案卷號。 是保存數(shù)碼照片檔案的流水號跨年度大流水。如：2006年1、2, 2007年3、4、5,2008年6,2009年7、8n文件名：文件名：該數(shù)碼照片的文件名，例如：1

10、.jpg或1.tif。 一個光盤內(nèi)數(shù)碼照片檔案一個流水號（依據(jù)時間先后順序編號）。 （一張光盤內(nèi)還可保存同一年度其他電子文件）n照片題名：照片題名：簡明扼要地反映每一張照片的具體內(nèi)容，包括地點、人物、事由、背景等要素。例：市檔案局x x x局長在全市檔案工作會議上作工作報告。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范（三）編制照片索引文件（三）編制照片索引文件n拍攝者：拍攝者：照片的拍攝單位或拍攝人。例：李某某。 n拍攝時間：拍攝時間：照片的拍攝時間，在EXCEL中使用日期型字段，格式為年-月-日。如：2005-11-4。 n備注：備注：注釋需要補充和說明的情況。 n索引文件須打印出紙質(zhì)目錄備查，統(tǒng)一使用A

11、4紙張。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n（四）光盤的刻制與編目（四）光盤的刻制與編目 n一個歸檔年度的數(shù)碼照片應拷貝至一盤或多盤載體中，不同歸檔年度的數(shù)碼照片不能存儲在一盤載體中。 n應采用只讀光盤作為數(shù)碼照片的保存載體。禁止使用軟盤、U盤、移動硬盤、閃存等作為數(shù)碼照片長期保存的載體。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n刻制光盤時應選擇“一次性寫入”方式，光盤刻制完成后應在光盤表面使用專用設備燒蝕光盤的檔號或使用標簽紙貼在光盤表面標識出光盤的檔號。 n光盤內(nèi)最終形成的目錄結(jié)構(gòu)如圖2所示。 n數(shù)碼照片光盤目錄應按每張光盤編制，項目包

12、括檔號、題名、起始年月、終止年月、張數(shù)、備注（見圖3），使用A4紙張。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范三、數(shù)碼照片的整理三、數(shù)碼照片的整理n檔號：光盤的檔號應與各單位檔號編制體系相一致，應包括全宗號、目錄號（或分類號）和盤號。如：C15-5-1 等，肯定不應是1、2、3，有的單位已經(jīng)用到10以后n題名：全宗名稱+“*年”+“的數(shù)碼照片文件”。如：新沂市檔案局2012年的數(shù)碼照片文件 n起始年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的最早拍攝年月，用6位阿拉伯數(shù)字表示，如：200401。 n終止年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的最后拍攝年月，用6位阿拉伯數(shù)字表示，如:200412。 n張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片文件數(shù)。 n備注：注釋需要補充和說明的情況。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范四、光盤的保管四、光盤的保管 n（一）數(shù)碼照片光盤應一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。特別重要的數(shù)據(jù)須備份一套異地保存。套別用符號表示分別為：A、B、C。 n（二）光盤應避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 n（三）光盤應放在堅硬的塑料包裝盒內(nèi)豎立存放，避免擠壓。不得彎折，不得堆疊存放。 徐州市數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范四、光盤的保管四、光盤的保管n（四）光盤的存放環(huán)境要遠高強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環(huán)境溫度應控制在1720，相對濕度