Word實用操作技巧(2)

1、.Word 實用操作技巧.基本操作回顧 文字輸入、複製、貼上及刪除 字體格式變換 (字型、大小、顏色、上下標) 排版對齊方式 (置中、置左、置右) 圖片及表格的操作 字數(shù)統(tǒng)計 文字藝術(shù)師 書籤及超連結(jié) 方程式編輯器.實用進階功能 自動字串取代及自動格式化功能 建立動態(tài)大綱及目錄 自動編號(圖表及註腳) 交互參照(cross reference) 分節(jié)符號的使用 註解及追蹤修訂 合併列印.自動字串取代工具自動校正選項功能：設(shè)定字串取代的規(guī)則。比如- 內(nèi)定是被取代為優(yōu)點：方便輸入，如男雙羽男雙羽=男子男子雙人羽球賽雙人羽球賽。某些不好用的取代法則要自行取消某些不好用的取代法則要自行取消Ex: 表格

2、首字大寫表格首字大寫.自動格式化功能功能：設(shè)定格式取代的規(guī)則。比如1st 會被取代為1st優(yōu)點：自動檢查格式並依格式不同給予不同功能(網(wǎng)路路徑自動超連結(jié))某些不好用的取代法則要自行取消某些不好用的取代法則要自行取消Ex: 智慧引號智慧引號.建立大綱格式項目符號及標號大綱編號可選擇章目的樣式可選擇章目的樣式請務(wù)必用大綱編號來建立大綱，請務(wù)必用大綱編號來建立大綱，之後才能建立目錄及進行分章標號.章節(jié)插入問題格式樣式與格式：可幫助使用者安插章節(jié)注意：在大綱模式自訂選項中，應(yīng)先將每一階層都連結(jié)到各自的標題(第一層為標題1，第二層為標題2，依此類推)若全部以大綱編號來進行插入，會發(fā)現(xiàn)只能插入若全部以大綱

3、編號來進行插入，會發(fā)現(xiàn)只能插入”章章”，而不，而不能插入能插入”節(jié)節(jié)”。(Ex: 欲產(chǎn)生第欲產(chǎn)生第2章第章第1節(jié)，卻變出第節(jié)，卻變出第3章章)解法：將游標點在第解法：將游標點在第3章，再利用章，再利用”樣式與格式樣式與格式”來進行調(diào)整來進行調(diào)整.建立目錄插入?yún)⒄战⒛夸浖八饕嚎勺詣咏⒄鹿?jié)及圖表目錄若有章節(jié)或圖表被加入或刪除，可用若有章節(jié)或圖表被加入或刪除，可用”更新功能變數(shù)更新功能變數(shù)”的方式來進行更新的方式來進行更新(編編輯輯全選全選更新功能變數(shù)更新功能變數(shù)).自動編號(註腳篇)插入?yún)⒄赵]腳：可插入註腳註腳的標記可自己決定(內(nèi)定為數(shù)字)刪除所插入的標記，下方註腳也會自動刪除刪除所插入的標

4、記，下方註腳也會自動刪除若插入的是章節(jié)附註，則可選擇放在章節(jié)結(jié)束或文件結(jié)尾。在所插入的註腳上按下滑鼠右鍵，可選擇在所插入的註腳上按下滑鼠右鍵，可選擇”至至註腳註腳”，方便搜尋，方便搜尋.自動編號(標號篇)插入?yún)⒄諛颂枺嚎刹迦霕颂枠颂柕捻樞驗樽詣泳幪?依出現(xiàn)的順序)，它是利用功能變數(shù)功能變數(shù)做出來的。刪除某標號後，要用刪除某標號後，要用”更新功能變數(shù)更新功能變數(shù)”的選項來的選項來進行編號的更新進行編號的更新(編輯編輯全選全選更新功能變數(shù)更新功能變數(shù))標號自動設(shè)定很實用標號自動設(shè)定很實用，它可在使用者插入元件時使用者插入元件時自動幫使用者插入標號自動幫使用者插入標號(不需手動插入標號)，但非內(nèi)定功

5、能，需使用者設(shè)定。工具工具選項選項檢視：可讓功能變數(shù)網(wǎng)底自動顯示檢視：可讓功能變數(shù)網(wǎng)底自動顯示.自動編號(交互參照篇)插入?yún)⒄战换⒄眨嚎刹迦虢换⒄战换⒄湛勺屖褂谜哌x擇已插好的標號來進行參照(右圖中已插好四個標號，也可選擇其他參照類型來進行參照，如頁碼、章節(jié)及書籤)交互參照如果以超連結(jié)方式插入，則有連往該標交互參照如果以超連結(jié)方式插入，則有連往該標號的功能，更利於閱讀及修改。號的功能，更利於閱讀及修改。若有標號被加入或刪除，交互參照也可用若有標號被加入或刪除，交互參照也可用”更新更新功能變數(shù)功能變數(shù)”的方式來進行更新的方式來進行更新交互參照與書籤有何不同？交互參照與書籤有何不同？.潛藏的標

6、號陷阱多欄模式下的標號問題：多欄模式下，文字方塊(圖文框)是常被用到的排版手法。然而請勿在文字方塊中加入標號，你會發(fā)現(xiàn)標號有錯，且無法被製成目錄請勿在文字方塊中加入標號，你會發(fā)現(xiàn)標號有錯，且無法被製成目錄解法解法：應(yīng)先把欲進行標號的圖或表回復(fù)成單欄模式，再將之標號，此時若：應(yīng)先把欲進行標號的圖或表回復(fù)成單欄模式，再將之標號，此時若將圖或表置中，標號也會跟著置中，不需用文字方塊來處理跨欄問題。將圖或表置中，標號也會跟著置中，不需用文字方塊來處理跨欄問題。.關(guān)於功能變數(shù)插入功能變數(shù)：可插入功能變數(shù)功能變數(shù)可幫使用者依一定的規(guī)則動態(tài)修改內(nèi)容功能變數(shù)可幫使用者依一定的規(guī)則動態(tài)修改內(nèi)容(如日期及標如日期

7、及標號號)，不需全部手工打造。，不需全部手工打造。功能變數(shù)是更進階的功能變數(shù)是更進階的Word功能，這裡予以省略。功能，這裡予以省略。.分節(jié)符號的重要性在Word中，許多功能均可選擇套用至單一節(jié)。學(xué)會節(jié)的使用方式並在適當?shù)牡胤椒止?jié)，可避免每次都要用滑鼠選取內(nèi)容的困難性。Ex: 多欄模式某些內(nèi)容無法用滑鼠選取，勢必要利用”節(jié)”來完成。Ex:多重頁首、首尾及頁碼注意：插入的分節(jié)符號只有在標準模式才會顯示出來，請記得進入標準模注意：插入的分節(jié)符號只有在標準模式才會顯示出來，請記得進入標準模式以確定插入無誤。式以確定插入無誤。.多重頁首、首尾及首碼檢視頁首頁尾：可設(shè)定頁首頁尾的內(nèi)容插入頁碼：可設(shè)定要插

8、入的頁碼樣式插入分隔設(shè)定：可插入分節(jié)符號一份文件內(nèi)的頁首、頁尾及頁碼可以有不同內(nèi)容一份文件內(nèi)的頁首、頁尾及頁碼可以有不同內(nèi)容(以以節(jié)為單位節(jié)為單位)注意：建立多重頁首頁尾請記得把注意：建立多重頁首頁尾請記得把”同前同前”取消取消.插入註解選取一段文字後，點選 插入註解 即可對此段文字進行註解註解在列印時不會被印出，方便多人共同創(chuàng)作時進行討論之用。註解在列印時不會被印出，方便多人共同創(chuàng)作時進行討論之用。.追蹤修訂工具追蹤修訂：可開啟或關(guān)閉追蹤修訂模式追蹤修訂開啟時，文件的修改動作將被記錄追蹤修訂開啟時，文件的修改動作將被記錄(含作者及時間含作者及時間)。使。使用者在修改的地方按滑鼠右鍵，可決定是

9、否接受修改。用者在修改的地方按滑鼠右鍵，可決定是否接受修改。追蹤修訂的相關(guān)工具列可幫助使用者快速搜尋被修改的部份追蹤修訂的相關(guān)工具列可幫助使用者快速搜尋被修改的部份.合併列印工具信件與郵件合併列印精靈：可使用合併列印功能用途：某些內(nèi)容需頻繁被抽換時用到(比如學(xué)生成績單的排版格式大致固定，但學(xué)生姓名及各科成績需要抽換)合併列印需要用到兩個檔案，一個是資料檔，一個是格式檔。合併列印需要用到兩個檔案，一個是資料檔，一個是格式檔。資料檔可為資料檔可為doc檔檔(以表格呈現(xiàn)資料以表格呈現(xiàn)資料)，或是其他可用來匯入資料，或是其他可用來匯入資料的檔案的檔案(Ex: .xls檔檔)。啟動精靈後，畫面右邊將有選項指示使用者如何操作啟動精靈後，畫面右邊將有選項指示使用者如何操作(請看下一請看下一頁頁)。.合併列印(匯入資料檔)開始文件選擇收件者按下瀏覽可選擇欲匯入的檔案成功匯入後即可按下成功匯入後即可按下”寫信寫信”，開始格式檔的編輯，開始格式檔的編輯(請在左邊的編輯請在左邊的編輯頁進行編輯頁進行編輯).合併列印(編輯格式檔)工具列中的插入合併欄位，可讓使用者插入欲動態(tài)進行抽換的內(nèi)容(出現(xiàn)的選項依之前匯入的資料檔而定)。編輯完成之後可選擇預(yù)覽信件，成功的話會看見之前插入的欄位有被動態(tài)抽換(可切換收件者試看看)