工作流使用管理辦法

1、湖北XXXXXXXXX瀘業(yè)集團(tuán)關(guān)于修訂印發(fā)工作流使用管理辦法的通知各單位/部門：為減少工作流使用不當(dāng)?shù)那闆r發(fā)生，從而提高工作流審批效率及企業(yè)信息化實(shí)施水平，我部門制定了工作流使用管理辦法。根據(jù)該辦法前期執(zhí)行的實(shí)際情況，經(jīng)征求各方面意見后，我部門對部分條款進(jìn)行了修改和完善?，F(xiàn)將修訂后的工作流使用管理辦法（見附件）印發(fā)，請各單位認(rèn)真組織學(xué)習(xí)。修訂后的工作流使用管理辦法自2012年8月20日實(shí)施，望各單位/部門遵照執(zhí)行。特此通知！信息中心二0一二年八月十九日IT通知(2012)015號工作流使用管理辦法第一章總則第一條為推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的順利實(shí)施，規(guī)范OA系統(tǒng)工作流的管理，明確公司工作流使用的要求

2、，達(dá)到提高工作及管理效率的目的，特制定本辦法。第二條本辦法適用于湖北XX建筑裝飾工程有限公司（以下簡稱集團(tuán)公司）及子公司所有員工。第二章工作流的定義第三條工作流：OA內(nèi)置的流程子系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)各類工作的申請、審批、會簽、登記、查詢等環(huán)節(jié)的管理，可將協(xié)同工作的過程進(jìn)行記錄，便于日后審核與查詢；并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范化錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和存檔；OA的工作流系統(tǒng)由表單和流程兩個重要元素構(gòu)成。第四條表單：是與工作相關(guān)的數(shù)據(jù)的載體，相當(dāng)于現(xiàn)實(shí)工作中的紙質(zhì)工作單，工作單上的手寫數(shù)據(jù)通過表單上的各類控件得以體現(xiàn)；除表單以外，我們還可以通過公共附件或會簽區(qū)傳遞一些數(shù)據(jù)和信息，以便更好的完成工作流程。第五條流程：是工

3、作過程和環(huán)節(jié)的描述，流程由工作的多個步驟組成，每一步由指定的經(jīng)辦人填寫指定的表單控件。第三章工作流的發(fā)起第六條為節(jié)約辦公耗材，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息化的有效推廣，經(jīng)集團(tuán)公司審核通過的工作流禁止采用紙質(zhì)操作。第七條各員工需認(rèn)真學(xué)習(xí)各工作流的作用及適用范圍，在發(fā)起流程時，需選擇與該工作相對應(yīng)的工作流。第八條對于明確指定了對應(yīng)發(fā)起人的流程（IT類、蓋章類、物業(yè)服務(wù)類等），當(dāng)其他人員需要申請?jiān)摴ぷ髁鲿r，需和具有相應(yīng)申請權(quán)限的人員進(jìn)行對接，IT通知（2012）015號委托該人員進(jìn)行流程的申請。第九條工作流的表單需嚴(yán)格按照規(guī)定格式填寫完整，因表單內(nèi)容填寫不完整、不規(guī)范或填寫錯誤所造成的一切后果由本人承擔(dān)。

4、第十條當(dāng)某項(xiàng)工作的工作流還在辦理中時，不得發(fā)起多條工作流重復(fù)進(jìn)行辦理。第十一條當(dāng)申請人新建工作流后，需在3天內(nèi)將流程轉(zhuǎn)交至下一步經(jīng)主辦人或刪除掉，不得將新建的工作流滯留而占用系統(tǒng)資源。第四章工作流的轉(zhuǎn)交和辦理第十二條工作流在進(jìn)行轉(zhuǎn)交時，只允許選擇一個經(jīng)辦人，且經(jīng)辦人必須選擇正確。第十三條流程轉(zhuǎn)交時可選擇OA內(nèi)部短信、手機(jī)短信、郵件等方式提醒下一步驟經(jīng)辦人、發(fā)起人或全部經(jīng)辦人，流程的辦理人需根據(jù)實(shí)際情況選擇相應(yīng)的提醒方式，無特殊原因不得提醒全部經(jīng)辦人。第十四條流程轉(zhuǎn)交時可以在“更多操作”中選擇“公告通知”、“內(nèi)部郵件”的方式將流程信息進(jìn)行傳閱，但不允許將流程信息傳閱給與該工作無關(guān)的人員。第十五條

5、當(dāng)流程經(jīng)辦人收到被轉(zhuǎn)交的流程后，需及時將流程進(jìn)行辦理，可以將流程結(jié)束或轉(zhuǎn)交至下一步經(jīng)辦人，但不得長期滯留；普通流程的辦理時間不得滯留超過3天，需提供相關(guān)紙質(zhì)文檔方可辦理的流程不得滯留超過5天。第十六條凡享有集團(tuán)公司手機(jī)補(bǔ)貼的人員在辦理流程時，必須在嚴(yán)格規(guī)定的期限內(nèi)辦理完工作流，因工作流滯留而導(dǎo)致的一切后果由本人負(fù)責(zé)。第十七條各單位信息化小組成員需對本單位人員辦理的工作流進(jìn)行時刻的清查與督促辦理，因信息化小組成員督辦不當(dāng)或未進(jìn)行督辦而導(dǎo)致的工作流辦理滯后，則信息化小組成員也需要承擔(dān)部分責(zé)任。第十八條主辦人在辦理流程時需仔細(xì)查看表單內(nèi)容、會簽區(qū)意見及附件信息，因主辦人疏忽而導(dǎo)致的一切后果由主辦人承

6、擔(dān)。IT通知（2012）015號第十九條當(dāng)主辦人辦理工作流需將流程回退時，需在表單上寫明回退原因。第二十條有下列情形之一的，主辦人可直接結(jié)束流程：（一）違反本辦法第七條、第九條、第十二條規(guī)定的；（二）需提供相關(guān)紙質(zhì)資料方可辦理的工作流，經(jīng)該步驟主辦人提醒后超過4天仍不提交相關(guān)資料或資料提交有誤的；（三）該步驟主辦人審核不通過且注明了原因的。第五章工作流的廢棄刪除第二十一條需廢棄刪除的工作流可在IT類工作流中發(fā)起“廢棄工作流刪除申請”流程，讓系統(tǒng)管理員進(jìn)行刪除。第二十二條在工作流執(zhí)行中，有本辦法第九條、第十二條的情形且主辦人無權(quán)結(jié)束流程時，主辦人可申請廢棄該工作流；第二十三條因?qū)嶋H工作變更而未通

7、知系統(tǒng)管理員更改工作流導(dǎo)致無法繼續(xù)執(zhí)行的流程，主辦人可申請廢棄該工作流。第六章監(jiān)督與考核第二十四條信息中心負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及子公司工作流使用管理辦法實(shí)施的監(jiān)督管理。第二十五條各單位/部門或者個人對違反本辦法的行為都有權(quán)舉報(bào)，經(jīng)信息中心核查屬實(shí)，對舉報(bào)人員給予20-100元獎勵。第二十六條明文規(guī)定必須使用工作流系統(tǒng)操作的工作仍使用紙質(zhì)操作的，給予工作發(fā)起人50元以上罰款；若該紙質(zhì)操作的工作被接收并辦理，則給予所有工作接收人30元以上罰款；第二十七條選擇錯誤流程辦理工作的，給予流程發(fā)起人50元以上罰款，并給予流程辦理中所有審核通過的經(jīng)辦人30元以上罰款；第二十八條不按規(guī)定格式填寫表單信息，以及信息填寫

8、錯誤或不完整的IT通知（2012）015號工作流，未造成經(jīng)濟(jì)損失的給予流程發(fā)起人30元以上罰款，并給予流程辦理中所有審核通過的經(jīng)辦人20元罰款；造成經(jīng)濟(jì)損失的由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況給予相應(yīng)處罰；第二十九條同一工作發(fā)起多條流程同時執(zhí)行辦理的給予流程發(fā)起人30元以上處罰；第三十條申請人申請流程后，3天之內(nèi)未進(jìn)行轉(zhuǎn)交或刪除該工作流，經(jīng)系統(tǒng)管理員核查屬實(shí)的給予流程發(fā)起人20元/條的罰款。第三十一條對于工作流辦理滯后的情況，若該步驟的經(jīng)辦人無手機(jī)補(bǔ)助權(quán)限則予以20元/條的罰款，若經(jīng)辦人有手機(jī)補(bǔ)助權(quán)限則予以40元/條的罰款。第三十二條因信息化小組成員未能進(jìn)行有效督促導(dǎo)致的工作流滯后，則予以信息化小組成員10元/條的罰款。第三十三條因經(jīng)辦人未認(rèn)真審查表單內(nèi)容、會簽意見、附件信息而導(dǎo)致流程辦理錯誤，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予流程經(jīng)辦人20-100元罰款。第三十四條流程回退時，經(jīng)辦人未告知對方且未在表單上寫明回退原因?qū)е鹿ぷ鬓k理受阻時，予以流程經(jīng)辦人20元以上罰款。第三十五條違反本辦法第十二條、第十三條、第十四條規(guī)定，有人提出投訴且經(jīng)查屬實(shí)的給予流程經(jīng)辦人20-50元罰款。第七章附則第三十六條本辦法由信息中心制定，并負(fù)責(zé)解釋，后期將根據(jù)實(shí)際情況予以修訂完善。