項目溝通與信息管理程序和制度

1、項目溝通與信息管理程序和制度第一章 總則第一條制定本制度的目的：為了加強各個部門的信息溝通工作，及時、準確的完成信息傳遞，以確保信息溝通的通暢。第二條信息管理原則一、及時（一）信息管理人員應適時地記錄、收集出現(xiàn)的各種信息。（二）信息管理人員要以最快的速度將信息加工并傳遞給有關部門。二、真實 信息管理人員在收集過程中必須保證信息的真實性和可靠性，在加工過程中必須防止和減少各種干擾，保證信息不失真。三、適用信息的處理必須適合項目管理的需要，便于利用。（一）收集階段：信息必須完整。（二）加工階段。 必須根據(jù)管理的需要進行分類整理，以便于傳輸和利用。（三）傳輸階段。 必須本著項目的要求和情況，選擇相應

2、的高效的媒介手段。( 四) 存貯方面。應對信息進行分類、登記、編碼等工作，使檔案能便于今后的查詢和利用。五、經濟信息的處理必須考慮經濟和社會效益。（一）要求以最低的費用獲得更多的信息。（二）要求以最低的費用獲得更有價值和有效的信息。第二章一般規(guī)定第三條信息收集原則一、信息源開發(fā)要廣。要從全面聯(lián)系來認識事物，在信息收集上，就必須廣辟信息來源。二、信息流行的分析要加強，信息流向反映事物的發(fā)展變化，應對信息作科學分析，從中抓住內在的必然聯(lián)系。要把握住信息流向，及時收集信息。對重大信息變動，應早做準備，具備主動性。三、信息量值的區(qū)分要準確。應將量值大的信息作為收集的重點。四、信息收集的主動性要增強。收

3、集者應主動、自覺，培養(yǎng)積極主動精神和一絲不茍的作風。五、信息收集（一）制定計劃。收集之前，要根據(jù)所需信息的內容、范圍和時限作出安排，明確步驟，并在數(shù)量、時間、作用、種類上加以具體限定。（二）信息識別。收集真實的、有用的、關鍵的信息，減少信息處理工作 ; 信息管理人員必須根據(jù)意義、作用、時限、流速和需要，有選擇地收集信息、識別信息。（三）信息檢驗。 對信息進行嚴格的正確性檢查，防止信息尤其是數(shù)據(jù)有差錯、重復和遺漏。六、信息的傳遞必須及時和準確， 避免因傳遞遲緩或失真造成的決策失誤、組織失控與指揮失利。（一）保持信道暢通，除去不必要的環(huán)節(jié)，層次設置應合理；在每一層次或環(huán)節(jié)中，接收、反饋、中轉的職責

4、要分明。（二）傳遞如實。不論是接收或傳遞， 都應實事求是，保證信息可靠，不能任意取舍或歪曲。（三）體制健全。這包括組織系統(tǒng)和法制健全， 統(tǒng)一指揮、依法行政、令行禁止。七、信息存貯一、建立數(shù)據(jù)的邏輯組織， 按數(shù)據(jù)的內在聯(lián)系和使用方式，組合成合理的結構，以便存取。二、選擇合適的存儲設備和介質，并對載體采取如加密等保護措施，以防丟失、盜用和破壞，保證其機密性和安全性。三、雙向溝通伴隨反饋過程， 使發(fā)送者可以及時了解到信息在實際中如何被理解，使受訊者得以表達接受時的困難， 從而得到幫助和解決。為此，要做到：（一）為項目成員提供多種渠道，能隨時提出心中的疑問。項目經理應該提供渠道， 保證每個成員能順暢地

5、提出意見并得到答復。 溝通時往往是綜合運用多種方式進行，如在語言溝通時輔之以表情、手勢；又如會議結束時有個紀要， 與會人員在回去口頭傳達匯報時兼有紀要，就可使會議精神更完整地被會外人員所理解。 只有這樣，才能提高信息溝通的整體效應。（二）管理人員應親自向所屬成員傳達管理層的目標。 傳遞資訊不是一個簡單的事件， 而是一個提出和采納意見的過程。 很少有什么建議一提出來就立刻被大家接受， 這中間包括傾聽他人的意見， 對主張進行測試，提出新主張，再測試，直至達成協(xié)定等一系列內容。（三）定期匿名調查，了解成員對項目、管理人員的看法。管理人員在匯集調查結果之后，就調查結果進行討論，分析員工的關注點，找出解

6、決問題的辦法，并積極付諸實施。第四條信息加工一、原則（一）去粗取精，去偽存真。整理大量初始性的消息、資料、數(shù)據(jù)，使其獲得精確的定性和定位，并對實質內容加以鑒別，以求真實準確地反映行政管理的活動、對象及變化。（二）由此及彼，由表及里。要反復進行分析、綜合，剖其表象，究其內涵，力求所有信息之間的聯(lián)系在信息系統(tǒng)中符合邏輯地再現(xiàn)。（三）物盡其用， 細大不捐。加工信息應根據(jù)使用價值的時效性與條件性，分大小、輕重、緩急區(qū)別處理。不論價值大小的信息都應認真處理，不得隨意廢棄二、要使用精確的表達方式， 要把經理人員的想法用語言和非語言精確地表達出來，而且在使接收者從溝通的語言或非語言中得出所期望的理解。三、要

7、進行信息的追蹤與反饋，信息溝通后必須同時設法取得反饋，以弄清下屬是否確已了解，是否愿意遵循，是否采取了相應的行動等。四、要言行一致地溝通， 經理人員必須以自己的行動支持自己的想法和說法，而且更有效的溝通是“行重于言” 。五、溝通時不僅要著眼于現(xiàn)在，還應該著眼于未來，大多數(shù)的溝通，均要切合當前情況的需要，但是，溝通也不應忽視長遠目標的配合。例如，一項有關如何改進績效與促進士氣的溝通，固然是為了處理眼前的問題，但同時也應該是為了改善長遠的組織改革。六、要注意傾聽，經理人員在聽取他人的陳述時，應專心致志，成為一個“好聽眾”，才能明確對方說些什么。第五條 項目信息管理主管的工作責任制度一、為規(guī)范項目信

8、息管理中心責任人工作職責，強化信息支持，特制定項目信息管理主管的具體職責如下：（一）在項目經理領導下，有目的地組織收集、整理、分析、傳遞、研究、處理、貯存與本項目相關的經營管理、科技進步、思想工作等方面的綜合信息， 為項目經理辦公室決策和各相關部門提供服務。（二）負責歸口管理本項目計劃統(tǒng)計、經營銷售、生產調度、物資供應、財務管理等方面工作所形成的檔案，并積極組織檔案編研，主動為項目成員提供利用。（三）負責組織開展經濟技術情報工作， 為項目組制定經營決策和風險管理方案提供依據(jù)。（四）組織搞好科技資料圖書的選購、收藏、介紹工作，為提高項目科學技術素質服務。（五）歸口管理項目信息微機系統(tǒng)器材。（六）

9、負責組織協(xié)調本項目信息（通訊）網(wǎng)絡的工作。（七）負責組織制（修）定綜合信息管理制度。（八）積極組織開展重大信息的調研活動， 努力做好信息管理系統(tǒng)的建設工作，不定期召開信息發(fā)布會， 及時向項目成員及項目利益相關者傳遞、發(fā)布有關信息。（九）積極參加行業(yè)、地區(qū)及國家經濟技術信息網(wǎng)絡活動，搞好信息的協(xié)作和交流，不斷提高信息管理水平。（十）逐步開展對外有償信息咨詢服務活動。（十一）逐步開展與國際相關信息聯(lián)系。二、項目信息管理主管的具體職權如下：（一）有權組織信息員收集與項目相關的各方面的信息。（二）對所轄信息工作崗位有檢查督促權。（三）有權代表本項目參加行業(yè)和地區(qū)經濟技術信息網(wǎng)絡活動。（四）有權組織開展

10、綜合信息調研活動，組織召開項目信息發(fā)布會，建立項目信息管理系統(tǒng)并發(fā)布、更新項目信息。（五）有權向本項目相關各部門索取有關信息資料， 督促按期整理交繳歸檔。第六條項目信息保密管理制度一、為保守項目內部信息秘密， 維護項目組織權益， 特制定本制度。二、項目所涉及部門組織和分支機構以及員工都有保守項目信息秘密的義務。員工不準向外界泄露已確定為秘密的有關項目內部情況，或雖未確定為秘密但尚未公開和不宜公開的有關資料、計劃、部署、工程標底等。三、本信息保密工作，實行既確保秘密又便于工作的方針。四、保密范圍：（一）本項目重大決策中的秘密事項。（二）本項目尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及

11、經營決策。（三）項目組織內部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。（四）項目財務預決算報告及財務報表、統(tǒng)計報表。（五）項目組所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。（六）項目成員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料。（七）其他項目負責人確定應保密的事項。 一般性決定、決議、通告、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。五密級確定：項目信息秘密的密級分為“絕密” 、“機密”、“秘密”三級（一）項目經營發(fā)展中， 直接影響項目組織權益的重要決策文件資料為絕密級；絕密是最重要的項目信息秘密， 泄露會使項目組織的權力和利益遭受特別嚴重的損害。（二）項目的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄

12、、經營情況為機密級；機密也是重要的項目信息秘密， 泄露會使項目組織的權力和利益遭受到嚴重的損害。（三）項目人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級； 秘密是一般的項目信息秘密， 泄露會使項目組織的權力和利益遭受損害。 屬于項目信息秘密的文件、 資料，應按規(guī)定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。六、文件和資料的保密管理：屬于項目信息秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由項目經理辦公室或項目主要負責人委托專人執(zhí)行。（一）未經項目經理或項目主要負責人批準，不得復制和摘抄。（二）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員

13、擔任，并采取必要的安全措施。（三）在設備完善的保險裝置中保存。七、擬稿（一）內容擬稿是文件、資料保密工作的開始，初稿形成后，要根據(jù)文稿內容確定密級。（二）要求、確定密級力求準確。、對文件、資料形成前的討論稿、征求意見稿、審議稿等，必須同定稿等同對待，并按保密的原則和要求管理。八、印制：秘密文件、資料，應由機要打字員打印，或依據(jù)準印手續(xù)到國家秘密載體定點復制單位印制。注意要點（一）編文號時要標明密級和保密期限。（二）對本次項目中產生或被上級組織授權翻印、 復印的文件、資料，要嚴格按照項目主要領導審定的份數(shù)印制，不得擅自多印多留。（三）嚴格控制印刷中的接觸人員。（四）打印、印刷形成的蠟紙、襯紙、清

14、樣、廢頁要妥善處理，及時監(jiān)銷。九、收發(fā)：收發(fā)部門是文件、資料運行中的進出口。收發(fā)員在收發(fā)文件、資料時，應注意（一）收進文件， 要核對收件單位或收件人，檢查信件封口是否被開啟。（二）啟封后，清點份數(shù)，按不同類別和密級，分別登記、編號。（三）發(fā)文應按文件、資料的類別和文號及順序號登記清楚去向，并填寫發(fā)文通知單，以便收文單位清點查收，信封要編號并加蓋密級章。（四）收發(fā)文件、資料都要建立登記制度和嚴格實行簽收手續(xù)。十、閱辦：閱辦文件、資料時的注意要點（一）設立閱文室，按規(guī)定組織有關人員到閱文室閱讀文件、資料。（二）呈送領導批示的文件、資料，應先進行登記，領導批示后，及時退還或由經管文件部門當日收回，

15、領導之間不得橫向傳批文件， 不得把批文直接交承辦單位（人） 。（三）凡需有關部門（人）承辦的文件、資料，一律由文件、資料經管部門辦理。（四）文件、資料不得在個人手中保留，更不得把秘密文件、資料帶回家或帶入公共場所。（五）控制文件、資料閱讀范圍，無關人員不得看文件、資料。十一、保管（一）秘密文件、資料應存放在有保密設施的安全處， 做到專室專柜，專人保管。（二）要集中管理，個人不得保存。（三）絕密文件、資料一般不外借，確因工作需要借用的，經主管領導批準，辦理借閱手續(xù)，當日收回。十二、清退：要堅持文件、資料清退制度。一般每季度要對所管理的文件、資料進行一次清理， 并將清理情況報告有關主管部門，項目結

16、束后，應將相關秘密文件、資料清退，交主管部門。清退中如發(fā)現(xiàn)缺份，要及時向主管領導報告，認真查處。十三、歸檔：注意要點（一）沒有解密的“三密”文件、資料在建立檔案時，要在卷宗的扉頁標明原定密級，并以文件、資料中最高密級為準。（二）不宜保留或不屬于本項目留存的“三密”文件、資料，要及時清理上交或登記銷毀，防止失散。（三）有密級的檔案要以秘密文件、資料管理辦法進行管理。十四、銷毀：銷毀秘密文件、資料必須按規(guī)定登記造冊，經主管領導批準后由兩名以上機要人員護送至指定的造紙廠監(jiān)督銷毀。 嚴禁向廢品收購部門出售“三密”文件、資料。十五、屬于項目信息秘密的設備或者產品的研制、 生產、運輸、使用、保存、維修和銷

17、毀，由項目經理辦公室指定專門部門負責執(zhí)行，并采取相應的保密措施。十六、在對外交往與合作中需要提供項目信息秘密事項的， 應當事先經項目經理批準。十七、會議保密管理：具有屬于項目信息秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施（一）選擇具備保密條件的會議場所。（二）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。（三）依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件。（四）確定會議內容是否傳達及傳達范圍。十八、宣傳報道保密管理（一）向員工進行保密教育，講清宣傳報道保密事項應注意什么、什么內容可以報道、 什么內容不可以報道、 怎樣做好宣傳報道保密事項等。（二）建立健全宣傳報

18、道中的保密制度。凡屬“三密”文件、資料的內容，都不得擅自公開或在報道中引用； 項目產生或掌管的國家秘密事項及有關內部事項不得公開傳播或宣傳； 對宣傳報道稿件要認真進行保密審查。十九、對不準拍照的設備、 圖表、資料應懸掛明顯的標志或采取掩蔽措施。二十、加強對生產要害部位的管理。 凡需進入生產要害部位的非本部位工作人員，應執(zhí)行相關規(guī)定。二十一、項目工作人員發(fā)現(xiàn)項目信息秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告項目經理辦公室； 項目經理辦公室接到報告，應立即作出處理。二十二、責任與處罰（一）出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告：、泄露項目信息秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；2、違反本制度

19、規(guī)定的秘密內容的；3、已泄露項目信息秘密但采取補救措施的。（二）出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經濟損失1、故意或過失泄露項目信息秘密， 造成嚴重后果或重大經濟損失的；2、違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供項目信息秘密的；3、利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。第三章附則第七條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一 ：一、使項目信息秘密被不應知悉者知悉的。二、使項目信息秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。第八條 對保守、保護項目信息秘密以及改進保密技術、 措施等方面成績顯著的部門或員工，參照“項目成員獎懲制度”予以獎勵。第九條 對不遵守保密制度造成嚴重后果的，參照“項目成員獎懲制度” 予以處罰。第十條項目經理進行有效溝通要則一、進行雙向溝通雙向溝通伴隨反饋過程， 使發(fā)送者可以及時了解到信息在實際中如何被理解，使受訊者得以表達接受時的困難，從而得到幫助和解決。為此，要做到：1. 為項目成員提供多種渠道，能隨時提出心中的疑問項目經理應該提供渠道， 保證每個成員能順暢地