文件編制規(guī)范

1、四JI什那市三高生化實業(yè)有限公司SICHUANSHIFANGSANGAOBIOCHEMICALINDUSTRIALCO.,LTD文件編制規(guī)范受控狀態(tài)：文件編號：SG/ZL-GL-00-01修訂狀態(tài)：00分發(fā)號：2017-06-01發(fā)布2017-07-01實施編制：廖邦君審核：批準(zhǔn):日期：201日期：日期：會簽與修訂頁:會簽頁:部門簽名日期備注會簽行政部會簽質(zhì)量部會簽研發(fā)部會簽生產(chǎn)部會簽采購部會簽財務(wù)部會簽市場部會簽設(shè)動部會簽環(huán)安辦會簽修訂記錄:修訂狀態(tài)修訂日期生效日期更改內(nèi)容修訂人1目的對公司質(zhì)量管理體系文件的編號（除技術(shù)性文件）及編寫格式加以規(guī)定，使其規(guī)范化2適用范圍編號適用于除了技術(shù)性文件

2、外的其他文件的編寫，文件格式適用于所有文件的編寫。3職責(zé)3.1 管理部負(fù)責(zé)除技術(shù)性文件外其他文件的編號管理及所有文件格式的審核。3.2 各文件編制部門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門所編制文件的內(nèi)容進(jìn)行審核或批準(zhǔn)。4工作程序4.1 文件編號管理4.1.1 部門代碼及分發(fā)號說明（部門代碼是部門名稱兩個漢字拼音的簡寫）部門名稱代碼分發(fā)號總經(jīng)理GM01行政部XZ02生產(chǎn)部SC03供應(yīng)部GY04質(zhì)量部ZL05財務(wù)部CW06研發(fā)部YF07市場部YX08設(shè)動部SD09環(huán)安辦HA10以上部門代碼只適用于常州恒立流體技術(shù)有限公司。4.1.2文件類別代號說明層級文件類型文件代碼層級文件類型文件代碼一級質(zhì)量手冊QMS三級外來

3、義件rwl公文內(nèi)部公文GW二級程序文件CX傳真文件CZ三級管理性作業(yè)文件ZY會議紀(jì)要匚HY崗位職責(zé)說明書GZ四級記錄JL注：公文是指公司正式印發(fā)的各類請示、通知、通報、決定、函、傳真、會議紀(jì)要等文件，請示、通知、通報統(tǒng)一用內(nèi)部公文格式，決定和函不作要求。4.1.3文件編號規(guī)則4.1.3.1文件編號禁止使用字母O和I,以免造成辨識上的困難。4.1.3.2QMS管理手冊編號:SG/QMS-AA-YYYY發(fā)布年修訂狀態(tài)（即版本號和修訂次數(shù),如A0）質(zhì)量手冊代碼四川什那二高代碼如：HL/QMS力0-2016表示2016年發(fā)布的質(zhì)量手冊。4.1.3.3程序文件編號:A0)文件號，用兩位數(shù)字表示，從“01

4、”開始四川什邠三高程序文件代碼如：SG/CX-01-A0-2016表示2016年發(fā)布的01號程序文件，版本號為A0。4.1.3.4管理性作業(yè)文件、崗位職責(zé)說明書及外來文件編號：SG/AA-BB-YY-ZZ文件號，一兩位1寧表示，從“01”開始修訂狀態(tài)（即版本號和修訂次數(shù)，如A0）部門代碼文件類型41碼（ZY:管理作業(yè)文件；GZ崗位職責(zé)說明書；WL外來文件）如：SG/ZY-GL-A0-01表示管理部編寫的A0版作業(yè)文件，順序號為01。4.1.3.5 公文編號SG/AA-BB-YYYYMMDDXX當(dāng)日發(fā)布的文件流水號，用兩位數(shù)字L示，從“01”開始表示年月日，如20160623表示2016年6月2

5、3日部門代碼文件類型代碼（GW內(nèi)部公文,一CZ5傳真；HY會議紀(jì)要）如：SG/GW-GY-2016051002表示供應(yīng)部2016年5月10日發(fā)布的第2個公文文件SG/CZ-YX-2016061201表示市場部2016年6月12日發(fā)出的第1個傳真文件。會議紀(jì)要統(tǒng)一編號為HL/HY-GM-001;會議簽到表統(tǒng)一編號為HL/HY-GM-0024.1.3.6 記錄編號：HL/AA-BB-YY-JLZZZ記錄順序號，用三心字表示，從“001”開始對應(yīng)三級文件序號部門代碼文件類型代碼（ZY:管理作業(yè)文件；GZ崗位職責(zé)說明書；WL外來文件）說明：記錄表單用于支持某個文件，因此記錄表單從屬于這個文件，編號時前

6、面為文件標(biāo)識（此處省略修訂狀態(tài)和發(fā)布年號，即為支持這個文件的有效版本，避免因文件的變動而導(dǎo)致的諸多記錄編號的變更），后面為支持這個文件的記錄順序號，程序文件下的記錄省略部門代碼如：SG/ZY-ZL-01-JL001表示質(zhì)量部編寫的01號作業(yè)文件下的記錄，順序號為001;SG/CX-01-JL002表示01號程序文件下的記錄，順序號為002。4.1.3.7 記錄流水號（當(dāng)同一編號的記錄表格數(shù)2時，部門可使用流水號加以控制）：AA-YYYYMMDDBB每日記錄流水號，用向位數(shù)字表示，從“01”開始2010年5月6日部閂代碼'4.1.3.8 技術(shù)性作業(yè)文件編號按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的編號規(guī)則執(zhí)行4.1.

7、3.9 產(chǎn)品圖紙編號按產(chǎn)品圖紙圖號編制管理規(guī)定執(zhí)行4.1.3.10 物料編號按ERP系統(tǒng)編碼規(guī)則執(zhí)行。4.2 文件編寫規(guī)定4.2.1 程序文件和管理性文件正文中須有目的、適用范圍、職責(zé)、工作程序、相關(guān)文件、相關(guān)記錄、附錄等項目。4.2.2 文件格式4.2.2.1 文件主要中文字號、字體：頁眉文件名稱：三號黑體；頁眉右上角部分：五號宋體；封面文件名稱：小初號宋體加粗；封面中心：小二號宋體；公司名稱：三號宋體加粗；正文：小四號宋體；章節(jié)名稱小四號宋體加粗；其他見范本。4.2.2.2 英文：公司名稱：四號TimesNewRoman；正文內(nèi)容：TimesNewRoman。4.2.2.3 字符間距：標(biāo)準(zhǔn)

8、。4.2.2.4 段落行距：1.5倍行距。4.2.2.5 頁邊距：上下邊距1.8厘米，左邊距2.2厘米，右邊距2厘米。4.2.2.6 紙張大?。篈44.2.2.7 公司Logo按照正比例縮放，以防變形。4.2.3 各類文件編制格式公司所有文件格式均按照以下格式執(zhí)行：a）程序文件和一般管理性文件格式見通用文件格式；b）內(nèi)部公文格式見內(nèi)部公文格式；c）傳真文件格式見傳真格式；d）記錄格式見記錄格式（WordExcel）；e）會議紀(jì)要格式見會議紀(jì)要；f）會議簽到表格式見會議簽到表；g）報告/匯報格式見報告/匯報格式；h）紅頭文件格式見紅頭文件格式4.3 文件管理文件管理規(guī)定按文件控制程序和記錄控制程序執(zhí)行，內(nèi)部公文及傳真文件