辦公文件及用品使用技巧(8月)

1、辦公軟件及辦公用品使用技巧辦公軟件及辦公用品使用技巧 行政管理部行政管理部 20142014年年8 8月月 01 Word02 Excel03 打印機(jī)（惠普）04 復(fù)印機(jī)（大）05傳真機(jī)辦公軟件及辦公用品辦公軟件及辦公用品 項(xiàng)項(xiàng)WordWord1、自動(dòng)保存設(shè)置操作方法如下：右鍵單擊“office按鈕”，選擇“自定義快速訪問工具欄”，在“保存”欄右邊的“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”框中輸入間隔時(shí)間，建議時(shí)間越短越好office按鈕2、頁(yè)面布局根據(jù)字?jǐn)?shù)、頁(yè)面調(diào)整選擇“插入點(diǎn)之后”可單獨(dú)設(shè)置文檔中的個(gè)別頁(yè)選擇頁(yè)面的縱橫方向設(shè)置后，按“確定”鍵如下：則可以選擇“橫向”方向， “插入點(diǎn)之后”，使整篇文檔中

2、的個(gè)別頁(yè)為“橫向”3、建立及調(diào)整表格移動(dòng)鼠標(biāo)，選中所需的行列數(shù)。如右圖。點(diǎn)擊表格左上角的“+”號(hào)，出現(xiàn)下圖的“布局”選擇文字在表格中的位置，一般選中心位置的。ExcelExcel1、平均分布u行間距： 鼠標(biāo)左鍵從數(shù)字“1”處開始下拉到數(shù)字“10” 將鼠標(biāo)放在數(shù)字“9”和數(shù)字“10”之間，出現(xiàn)“+”號(hào) 右擊下移鼠標(biāo)，調(diào)整所需間距u列間距： 方法同上2、添加工作表和重命名插入工作表右鍵單擊此處，重命名3、快速換行u問題： 使用Excel制作破表格時(shí)，會(huì)遇到需要在一個(gè)單元格輸入一行或幾行文字 的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會(huì)移到下一單元格，而不是換行。u方法： 在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后，在換行

3、處按“Alt+回車鍵”，即可輸入 第二行內(nèi)容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行，以此類推。4、設(shè)置文本u問題： 在單元格中輸入類似身份證一樣的長(zhǎng)串?dāng)?shù)字，會(huì)出現(xiàn)上圖現(xiàn)象。u解決方法： 右鍵單擊單元格，選擇“設(shè)置單元格格式”，選擇“數(shù)字”中的“文本”， 按“確定”，再重新將后四位數(shù)字輸入即可。如“05”、“4.00”類似。5、自動(dòng)換行u問題： 輸入單元格中的數(shù)字，無(wú)法全部顯示。 如右圖u解決方法： 右鍵單擊，選擇“設(shè)置單元格格式”，選擇“對(duì)齊”中的“自動(dòng)換行”，按 “確定”即可。打印機(jī)打印機(jī)1 1、彩印或黑白印、彩印或黑白印選擇“打印Ctrl+P”，點(diǎn)擊右上角“屬性”，選擇“彩色”或“灰度模式”即

4、可。只針對(duì)彩色文檔2、雙面打?。?、雙面打?。╓ord頁(yè)數(shù)少的情況下）頁(yè)數(shù)少的情況下）選擇“打印Ctrl+P”點(diǎn)擊 “當(dāng)前頁(yè)”點(diǎn)擊“確定”取出單面打印紙反過(guò)來(lái)重新放到打印機(jī)上（文字面朝下），并將word移至下一頁(yè)，重復(fù)前面4步即可。點(diǎn)擊“當(dāng)前頁(yè)點(diǎn)擊“確定”，文件隨即會(huì)被打印出選擇手動(dòng)雙面打印選擇奇數(shù)頁(yè)/偶數(shù)頁(yè)點(diǎn)擊“確定”，文件隨即會(huì)被打印出選擇“打印Ctrl+P”選擇“奇數(shù)頁(yè)”和“手動(dòng)雙面打印”點(diǎn)擊“確定”取出單面打印紙（不可打亂順序）反過(guò)來(lái)重新放到打印機(jī)上（文字面朝下），并將word移至下一頁(yè)，重復(fù)前面4步即可。3、雙面打印（、雙面打?。╓ord頁(yè)數(shù)多的情況下）頁(yè)數(shù)多的情況下）4 4、取消打印

5、、取消打印抽出“打印紙”，出現(xiàn)圖1點(diǎn)擊 “打印隊(duì)列”，出現(xiàn)圖2右鍵單擊文件，選中“取消”，出現(xiàn)圖3點(diǎn)擊“是”“正在打印”變成“正在刪除中”完成圖1圖2圖3點(diǎn)擊“是”，取消文檔點(diǎn)擊“打印隊(duì)列”右鍵單擊此處復(fù)印機(jī)復(fù)印機(jī) 1、紙張的放置調(diào)整藍(lán)色標(biāo)尺，使其適合紙張尺寸。常用的為A4豎版。箭頭，對(duì)準(zhǔn)上面需要的“紙張尺寸”及“橫豎項(xiàng)”紙張放置處注：如需用A3橫版，A4橫版等紙張尺寸，復(fù)印后，請(qǐng)立即恢復(fù)為A4豎版。休眠狀態(tài)中玻璃稿臺(tái)2、A4復(fù)印放好稿紙按“電源”鍵按“啟動(dòng)”鍵完成。（ A4為一般默認(rèn)狀態(tài)）按此處按此處3、調(diào)整“濃度”與“復(fù)印倍率”注：一般在放大與縮放文稿時(shí)，要先調(diào)整“濃度”與“復(fù)印倍率”，再

6、按“啟動(dòng)”，以確保稿件復(fù)印后清晰。A: 調(diào)整 濃度B: 修改 復(fù)印倍率常用于縮印房產(chǎn)證，B4A44、復(fù)印正反面雙面單面將正面（文字朝上）貼在玻璃稿臺(tái)上（如圖1），印出復(fù)印件將反面（文字朝上，放的位置下移一部分）貼在玻璃稿臺(tái)上（如圖2），正面復(fù)印紙放入紙張打印盒（放置方法如圖3， 有打印面的一面朝上）雙面雙面將正面（文字朝上）貼在玻璃稿臺(tái)上（如圖1），印出復(fù)印件將反面（文字朝上）貼在玻璃稿臺(tái)上（如圖2），正面復(fù)印紙放入紙張打印盒（放置方法如圖3， 有打印面的一面朝下）圖1打印正面圖2打印反面圖3正面復(fù)印紙5、取消打印傳真機(jī)傳真機(jī)當(dāng)你接到電話說(shuō)要發(fā)傳真后，你按機(jī)子上的“啟動(dòng)”鍵（藍(lán)色鍵），掛上電話，稍后紙會(huì)自動(dòng)走出來(lái)。傳真機(jī)的收發(fā)把傳送內(nèi)容（文字朝下，背對(duì)面）放入傳真機(jī)的進(jìn)紙口，然后撥叫對(duì)方傳真機(jī)號(hào)碼，如果對(duì)方是自動(dòng)的，會(huì)聽到長(zhǎng)鳴聲；如果是人工，叫對(duì)方給信號(hào)后也會(huì)同樣聽到長(zhǎng)鳴聲，按“啟動(dòng)”鍵（藍(lán)色鍵），掛上電話，稍后紙會(huì)自動(dòng)出來(lái)。常用快捷鍵F2 當(dāng)你選中一個(gè)文件的話，這意味著“重命名”DELETE 刪除被選擇的選擇項(xiàng)目，如果是文件，將被放入回收站SHIFT+DELETE 刪除被選擇的選擇項(xiàng)目，如果是文