10秘書工作手冊ppt課件

1、秘書工作手冊秘書工作手冊行政篇行政篇本卷須知：本卷須知：n如遇申請當(dāng)日是雙休日則提前申請，未按時(shí)申如遇申請當(dāng)日是雙休日則提前申請，未按時(shí)申請并無充分理由，行政部不予處理。請并無充分理由，行政部不予處理。n名片制作一般需要七個(gè)工作日，請秘書申請一名片制作一般需要七個(gè)工作日，請秘書申請一些空白名片，作好應(yīng)急準(zhǔn)備例如有新來員些空白名片，作好應(yīng)急準(zhǔn)備例如有新來員工）。工）。n分行各業(yè)務(wù)員必須在工作一個(gè)月后，方能申請分行各業(yè)務(wù)員必須在工作一個(gè)月后，方能申請名片。名片。n名片上的最低職位為名片上的最低職位為“物業(yè)顧問物業(yè)顧問”。例：各營業(yè)部每月二次的辦公用品申請各營業(yè)部每月二次的辦公用品申請 l營業(yè)一部北

2、部及二部及每月營業(yè)一部北部及二部及每月5日及日及20日；日；l營業(yè)一部南部及商業(yè)部每月營業(yè)一部南部及商業(yè)部每月10日及日及25日；日；l由秘書正確填寫由秘書正確填寫辦公用品申購表辦公用品申購表，并由分，并由分行經(jīng)理及區(qū)域總監(jiān)或以上級簽字同意后，傳真行經(jīng)理及區(qū)域總監(jiān)或以上級簽字同意后，傳真至行政部。至行政部。 本卷須知：本卷須知：o如遇申請日是雙休日則提前申請，未按時(shí)申如遇申請日是雙休日則提前申請，未按時(shí)申請并無充分理由，行政部不予處理。請并無充分理由，行政部不予處理。o除辦公用品外的其它物品填寫除辦公用品外的其它物品填寫申購表申購表。并需詳細(xì)寫清楚物品的規(guī)格、數(shù)量及用處。并需詳細(xì)寫清楚物品的規(guī)

3、格、數(shù)量及用處。o辦公用品的發(fā)放一般需要四個(gè)工作日。辦公用品的發(fā)放一般需要四個(gè)工作日。例：例：辦公用品的保管與發(fā)放辦公用品的保管與發(fā)放秘書應(yīng)申請適量的辦公用品備用，以備不時(shí)秘書應(yīng)申請適量的辦公用品備用，以備不時(shí)之需，用棄墨盒必須回收給行政部小俞。之需，用棄墨盒必須回收給行政部小俞。秘書需嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)用，杜絕浪費(fèi)秘書需嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。現(xiàn)象。秘書應(yīng)按實(shí)登記辦公用品的本月新增、本月秘書應(yīng)按實(shí)登記辦公用品的本月新增、本月發(fā)放及結(jié)余，并登記于發(fā)放及結(jié)余，并登記于分分 行行 辦辦 公公 用用 品品 匯匯 總總 表表。上個(gè)月的結(jié)合就是本月的當(dāng)月。上個(gè)月的結(jié)合就是本月的當(dāng)月余額。

4、余額。秘書應(yīng)于每月最后一天將秘書應(yīng)于每月最后一天將email至行政部。至行政部。辦公用品的保管與發(fā)放辦公用品的保管與發(fā)放辦公用品必須由個(gè)人領(lǐng)用，由秘書協(xié)助依實(shí)辦公用品必須由個(gè)人領(lǐng)用，由秘書協(xié)助依實(shí)登記于登記于辦公用品領(lǐng)用表辦公用品領(lǐng)用表。領(lǐng)用物品由。領(lǐng)用物品由領(lǐng)用人自己管理及負(fù)責(zé)。如遺失或損壞，須領(lǐng)用人自己管理及負(fù)責(zé)。如遺失或損壞，須由領(lǐng)用人按價(jià)賠償或者自行修復(fù)，賠償價(jià)格由領(lǐng)用人按價(jià)賠償或者自行修復(fù)，賠償價(jià)格請?jiān)儐栃姓啃∮?。請?jiān)儐栃姓啃∮?。若員工離職，秘書必須對其領(lǐng)用的物品進(jìn)行若員工離職，秘書必須對其領(lǐng)用的物品進(jìn)行清點(diǎn)，除消耗品如筆、膠水等以外，其清點(diǎn)，除消耗品如筆、膠水等以外，其余物品一

5、律交還該分行秘書包括打孔機(jī)、余物品一律交還該分行秘書包括打孔機(jī)、計(jì)算器等），如有遺失，由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償，計(jì)算器等），如有遺失，由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償，并從當(dāng)月工資中扣除，并由秘書請當(dāng)事人在并從當(dāng)月工資中扣除，并由秘書請當(dāng)事人在離職表上簽字確認(rèn)。離職表上簽字確認(rèn)。例：例：辦公家具、辦公設(shè)備的保養(yǎng)與維修申請辦公家具、辦公設(shè)備的保養(yǎng)與維修申請 各分行內(nèi)的辦公家具、辦公設(shè)備屬于各各分行內(nèi)的辦公家具、辦公設(shè)備屬于各分行的共同領(lǐng)用物品，各分行內(nèi)員工作分行的共同領(lǐng)用物品，各分行內(nèi)員工作為使用人有責(zé)任對這些物品進(jìn)行維護(hù)及為使用人有責(zé)任對這些物品進(jìn)行維護(hù)及保養(yǎng)，并定期檢查物品的完好性，如出保養(yǎng)，并定期檢查物品的完好性，如

6、出現(xiàn)損壞，應(yīng)及時(shí)告之秘書，由秘書填寫現(xiàn)損壞，應(yīng)及時(shí)告之秘書，由秘書填寫 傳真至行政部。傳真至行政部。例：本卷須知：本卷須知：l維修范圍包括辦公家具辦公桌、辦公椅、活動柜維修范圍包括辦公家具辦公桌、辦公椅、活動柜等等 ）、辦公設(shè)備復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、點(diǎn)鈔機(jī)、）、辦公設(shè)備復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、點(diǎn)鈔機(jī)、考勤機(jī)）、辦公用品白板、松木板）（除銀行考勤機(jī)）、辦公用品白板、松木板）（除銀行機(jī)，出現(xiàn)問題可以找財(cái)務(wù)部）機(jī)，出現(xiàn)問題可以找財(cái)務(wù)部）l辦公家具維修時(shí)間一般需要一周左右辦公家具維修時(shí)間一般需要一周左右l辦公設(shè)備維修時(shí)間一般需要三天左右辦公設(shè)備維修時(shí)間一般需要三天左右 l維修好之后請秘書簽字回傳至行

7、政部維修好之后請秘書簽字回傳至行政部長途電話的使用規(guī)定長途電話的使用規(guī)定n秘書需根據(jù)分行員工使用情況填寫秘書需根據(jù)分行員工使用情況填寫換領(lǐng)新卡換領(lǐng)新卡n使用長途電話需本著節(jié)約的原則，規(guī)定每次每使用長途電話需本著節(jié)約的原則，規(guī)定每次每組最多申領(lǐng)組最多申領(lǐng)2張，每月申請二次。張，每月申請二次。n本卷須知：本卷須知：n嚴(yán)禁用于私人用途，如有發(fā)現(xiàn)一律嚴(yán)懲。嚴(yán)禁用于私人用途，如有發(fā)現(xiàn)一律嚴(yán)懲。例：快遞的使用規(guī)定快遞的使用規(guī)定 秘書需清楚、正確地填寫秘書需清楚、正確地填寫中所中所有內(nèi)容，并需經(jīng)理簽字后方才能叫快遞。有內(nèi)容，并需經(jīng)理簽字后方才能叫快遞。 每月最后一天必需將每月最后一天必需將傳真至行傳真至行政

8、部，如有發(fā)現(xiàn)政部，如有發(fā)現(xiàn)與快遞回單有與快遞回單有出入之處，一律由分行自行支付費(fèi)用。出入之處，一律由分行自行支付費(fèi)用。 各分行遵循各分行遵循“誰的事誰付費(fèi)的原則分?jǐn)偪爝f費(fèi)。誰的事誰付費(fèi)的原則分?jǐn)偪爝f費(fèi)。本卷須知：本卷須知：l快遞登記一覽表快遞登記一覽表必須在叫快遞之前填寫，沒必須在叫快遞之前填寫，沒有經(jīng)理簽字一律不予報(bào)銷。有經(jīng)理簽字一律不予報(bào)銷。l公司有統(tǒng)一的快遞公司，如叫其它快遞，公司一公司有統(tǒng)一的快遞公司，如叫其它快遞，公司一律不予結(jié)帳。律不予結(jié)帳。l結(jié)算周期為一個(gè)月即結(jié)算周期為一個(gè)月即1日至日至31日）日）l公司采用統(tǒng)一結(jié)賬，請各分行不要直接付費(fèi)給快公司采用統(tǒng)一結(jié)賬，請各分行不要直接付費(fèi)

9、給快遞公司。遞公司。例：各分行的水電費(fèi)及電話費(fèi)各分行的水電費(fèi)及電話費(fèi)l每月中旬各分行將會收到水電費(fèi)及電話費(fèi)，收到每月中旬各分行將會收到水電費(fèi)及電話費(fèi)，收到后請秘書在交費(fèi)截止日期之前交到總公司行政小后請秘書在交費(fèi)截止日期之前交到總公司行政小顧收。顧收。l有部分分行所收到的電話賬單為銀行托收憑證，有部分分行所收到的電話賬單為銀行托收憑證，同樣在發(fā)到后交到總公司行政小顧。同樣在發(fā)到后交到總公司行政小顧。l部分從經(jīng)理備用金中支付的水電費(fèi)及電話費(fèi)也必部分從經(jīng)理備用金中支付的水電費(fèi)及電話費(fèi)也必須致電行政部小顧。（物業(yè)管理費(fèi)交財(cái)務(wù)部）須致電行政部小顧。（物業(yè)管理費(fèi)交財(cái)務(wù)部）行政機(jī)關(guān)檢察注意事項(xiàng)行政機(jī)關(guān)檢察注

10、意事項(xiàng)l在各分行如有所屬行政機(jī)關(guān)工商局、房地產(chǎn)協(xié)在各分行如有所屬行政機(jī)關(guān)工商局、房地產(chǎn)協(xié)會、街道、派出所等前來店面檢查，請各分秘會、街道、派出所等前來店面檢查，請各分秘書及經(jīng)理禮貌接待，并他們的要求記錄下來，并書及經(jīng)理禮貌接待，并他們的要求記錄下來，并致電行政部致電行政部Grace處。處。l如有分行不能解決的問題，請致電行政部如有分行不能解決的問題，請致電行政部Grace處。處。l如各分行有收到紅頭文件，請及時(shí)將原件交給總?cè)绺鞣中杏惺盏郊t頭文件，請及時(shí)將原件交給總經(jīng)辦助理經(jīng)辦助理Yelinna，如因延時(shí)上交所產(chǎn)生的后果由，如因延時(shí)上交所產(chǎn)生的后果由各分行自行負(fù)責(zé)。各分行自行負(fù)責(zé)。各分行鑰匙分配

11、情況各分行鑰匙分配情況l各分行秘書必須依實(shí)填寫各分行秘書必須依實(shí)填寫分行鑰匙分配情況分行鑰匙分配情況表表，并由接收人簽字，傳真到行政部，并由接收人簽字，傳真到行政部Grace處處存檔。存檔。l各分行鑰匙必須備份一套在行政部存檔，如有所各分行鑰匙必須備份一套在行政部存檔，如有所更換，須及時(shí)交到行政部。更換，須及時(shí)交到行政部。l保險(xiǎn)箱鑰匙及密碼也必須交一份到行政部存檔。保險(xiǎn)箱鑰匙及密碼也必須交一份到行政部存檔。l如有變動請重新填寫表單并及時(shí)傳真到行政部。如有變動請重新填寫表單并及時(shí)傳真到行政部。例：數(shù)碼相機(jī)的使用及保管數(shù)碼相機(jī)的使用及保管l個(gè)別分行有數(shù)碼相機(jī)個(gè)別分行有數(shù)碼相機(jī)l分行內(nèi)有員工因工作需要借用數(shù)碼相機(jī)的分行內(nèi)有員工因工作需要借用數(shù)碼相機(jī)的必須到秘書處寫借條，用完后及時(shí)歸還，必須到秘書處寫借條，用完后及時(shí)歸還，并必須保證數(shù)碼相機(jī)的完好性。并必須保證數(shù)碼相機(jī)的完好性。l數(shù)碼相機(jī)一律不允許帶回家私用。當(dāng)天借數(shù)碼相機(jī)一律不允許帶回家私用。當(dāng)天借用必須當(dāng)天歸還。用必須當(dāng)天歸還。例：安全設(shè)施報(bào)警器l各分行都裝有報(bào)警器。l各分行需在門口張貼警示句。l秘書必須正確填寫分行報(bào)警器安裝