付款審批及預(yù)算系統(tǒng)使用教程上

1、目錄1 概述51.1 付款管理概述51.2 怎樣進(jìn)行付款管理PB 系統(tǒng)所包含的內(nèi)容51.3 PB 可以用來做什么61.4 什么樣的企業(yè)需要使用 PB71.5 付款審批及預(yù)算系統(tǒng)的重要性71.6 PB 與其它系統(tǒng)的關(guān)系91.7 關(guān)于本.101.8 實(shí)例111.8.1 實(shí)例簡介111.8.2 PB 系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃121.8.3 怎樣練習(xí)122 PB 系統(tǒng)的基本概念、結(jié)構(gòu)及實(shí)施準(zhǔn)備132.1 基本概念132.2 PB 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能概述152.3 實(shí)施工作內(nèi)容及計(jì)劃概述152.3.1 主控系統(tǒng)的工作內(nèi)容及實(shí)施計(jì)劃概述152.3.2 PB 系統(tǒng)的工作內(nèi)容及實(shí)施計(jì)劃概述163 基礎(chǔ)設(shè)置：主控系統(tǒng)中的工作內(nèi)

2、容183.1 組織信息管理183.2 公共信息的設(shè)置183.2.1 財(cái)務(wù)信息183.2.2 業(yè)務(wù)信息193.33.3.1信息的設(shè)置19權(quán)限管理203.3.2 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置233.3.3 采購合同類別管理233.3.4 直接用途管理243.3.5 信息字典維護(hù)263.4 PB 系統(tǒng)的啟用273.4.1 啟用 PB 系統(tǒng)273.4.2 增加 PB 登錄的安全性283.5 系統(tǒng)權(quán)限管理313.5.1 權(quán)限設(shè)置概述313.5.2 功能權(quán)限333.5.3 數(shù)據(jù)權(quán)限（1）：付款單數(shù)據(jù)權(quán)限管理433.5.4 數(shù)據(jù)權(quán)限（2）：合同數(shù)據(jù)權(quán)限管理553.5.5 關(guān)于數(shù)據(jù)權(quán)限的一些說明604 PB 系統(tǒng)簡要說明62

3、4.1 登錄 PB 系統(tǒng)624.1.1 登錄方式624.1.2 關(guān)于認(rèn)證碼634.2 了解 PB 系統(tǒng)的概況644.3 功能菜單：系統(tǒng)功能簡介664.4 首頁數(shù)據(jù)區(qū)的內(nèi)容684.4.14.4.2直接不是“出納”的用戶68是“出納”的用戶70審批與管理7355.1 相關(guān)的管理制度：直接管理規(guī)定735.2 一個(gè)實(shí)例：了解直接處理的全過程815.2.1 申請(qǐng)815.2.2 業(yè)務(wù)審批人審批1005.2.3 付款管理員審批1045.2.4 申請(qǐng)人整理并交給出納1065.2.5 出納審核1095.2.6 出納付款1125.2.7 關(guān)于“關(guān)聯(lián)事項(xiàng)”1155.3 一些常見的直接申請(qǐng)1175.3.1 報(bào)銷通信費(fèi)

4、1175.3.2 報(bào)銷出租車費(fèi)1185.3.3 報(bào)銷員費(fèi)1205.3.4辦公用品1215.3.5 其它費(fèi)用的報(bào)銷（及怎樣在PB 中OA 的內(nèi)容）1235.4 直接5.4.1 直接審批深入說明130申請(qǐng)：新建事項(xiàng)1315.4.2 查看本人發(fā)出的申請(qǐng)：已發(fā)事項(xiàng)1395.4.3 查看本人審批過的事項(xiàng)：已辦事項(xiàng)1395.4.4 待發(fā)事項(xiàng)1405.4.5 直接的審批：待辦事項(xiàng)1445.5 付款管理深入說明1465.5.1 出納審核1465.5.2 出納付款1495.6 .1515.6.1 已付款項(xiàng)分析1515.6.2 已申請(qǐng)未來付款預(yù)計(jì)1535.6.3 付款單綜合1555.6.4 直接已付款匯總分析15

5、75.6.5 特別說明1575.7 結(jié)合管理需要，靈活使用 PB1575.7.1 關(guān)于“直接用途”1575.7.2 關(guān)于流程和規(guī)章制度1575.8 小結(jié)：直接管理的流程圖1586借款審批與管理1606.1 相關(guān)的管理制度：借款管理規(guī)定1606.2 一個(gè)實(shí)例：了解借款處理的全過程1636.2.1 申請(qǐng)1636.2.2 業(yè)務(wù)審批人審批1686.2.3 付款管理員審批1696.2.4 出納審核1696.2.5 出納付款1696.2.6 還款管理1716.3 一個(gè)涉及借款與直接審批的實(shí)例1736.3.1 發(fā)出借款申請(qǐng)1746.3.2 借款審批完成，領(lǐng)到借款1746.3.3完畢，回來報(bào)銷（直接申請(qǐng)）17

6、56.3.4 直接審批完成，領(lǐng)取款項(xiàng)1776.3.5 申請(qǐng)人辦理直接領(lǐng)款的同時(shí)歸還借款1786.3.6 特別說明1806.4 練習(xí)1816.5 借款審批簡要說明1826.5.1 借款的申請(qǐng)：新建事項(xiàng)1836.5.2 其它功能1836.6 付款管理簡要說明1836.6.1 出納審核1846.6.2 出納付款1846.6.3 還款管理1846.7 .1846.7.1 已付款項(xiàng)分析1856.7.2 已申請(qǐng)未來付款預(yù)計(jì)1866.7.3 已借款項(xiàng)1896.7.4 付款單綜合.1906.8 小結(jié)：借款管理的流程圖1911 概述1.1付款管理概述資金管理是企業(yè)管理中最重要的工作之一。資金管理可以分為收、付款

7、管理兩部分?！案犊顚徟邦A(yù)算系統(tǒng)”就是專門用于“付款管理”的企業(yè)管理軟件。很多企業(yè)都很關(guān)注“收款”的管理，實(shí)際上，“付款”的管理具有同樣重要的意義。1.2怎樣進(jìn)行付款管理PB 系統(tǒng)所包含的內(nèi)容企業(yè)中的付款多種多樣，怎樣才能管理好呢？首先，需要將“付款”做進(jìn)一步的細(xì)分，下面是兩類常見的付款：一類是無采購合同的：如平銷的差旅費(fèi)、餐費(fèi)，或小額辦公用品，都是直接、并不需要預(yù)先簽訂采購合同，這類付款我們稱為“直接”；另一類是有采購合同的：即提前簽訂了采購合同，在合同中注明了應(yīng)付款項(xiàng)及付款方式，這類付款我們稱為“合同”。由于“合同”的依據(jù)是“采購合同”，所以在申請(qǐng)和審批“合同”時(shí)，必須以采購合同為依據(jù)，因

8、此，系統(tǒng)中同時(shí)提供了“采購合同”管理的功能。除了上面提到的這二類“”，企業(yè)還經(jīng)常發(fā)生“借款”的情況，比如出差前，或者辦公用品前，員工先從財(cái)務(wù)部借款。我們把從企業(yè)領(lǐng)取的、需要?dú)w還的款項(xiàng)稱為借款?！敖杩睢迸c上面二類“再歸還了。”的區(qū)別是：“借款”是要?dú)w還的；而“”是從本企業(yè)付出去了、不之所以要在系統(tǒng)中管理借款，一方面是因?yàn)榻杩钌暾?qǐng)、審批的流程與合同、直接非常類似，更重要的是我們需要進(jìn)行資金預(yù)算，借款也會(huì)減少企業(yè)的資金量，所以也必須對(duì)借款進(jìn)行管理。因此，這個(gè)系統(tǒng)主要包括了以下管理內(nèi)容：采購合同審批及管理合同直接審批及管理審批及管理借款審批及管理由于這個(gè)系統(tǒng)的工作是進(jìn)行各種付款（包括直接、合同、借款）

9、的審批，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行付款預(yù)算和分析，所以，我們把這個(gè)系統(tǒng)稱為“付款審批及預(yù)算系統(tǒng)”（簡稱 PB）。1.3PB 可以用來做什么PB 可以用來做哪些具體工作呢？我們簡單舉一些常見的例子：1. 報(bào)銷的申請(qǐng)與審批現(xiàn)在報(bào)銷采用的最常見方式是：申請(qǐng)人把整理好，然后填寫申請(qǐng)單（注明用途、金額等），然后交給審批如部門經(jīng)理、主管總經(jīng)理簽字，最后交給財(cái)務(wù)部門審批，確認(rèn)沒有問題后，找出納領(lǐng)款，報(bào)銷完畢。采用 PB 后，可以改為：申請(qǐng)人在系統(tǒng)中填寫“直接用途、金額等），然后指定審批流程，提交給有關(guān)審批單”，并注明公司要求填寫的事項(xiàng)（如如部門經(jīng)理、主管總經(jīng)務(wù)主管等審批，審批通過后，申請(qǐng)人將原始交給出納檢查，確認(rèn)沒有

10、問題后，找出納領(lǐng)款，報(bào)銷完畢。采用 PB 后，可以避免很多問題，如申請(qǐng)人去找各個(gè)審批人花費(fèi)大量時(shí)間、有時(shí)簽字找不到人，更重要的是，可以讓以前很散亂的票據(jù)變成系統(tǒng)中可以進(jìn)行詳細(xì)分析統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，審批人查看時(shí)也更加方便。采用 PB 進(jìn)行報(bào)銷審批后，相應(yīng)的企業(yè)管理流程需要進(jìn)行調(diào)整，本考。2. 借款的申請(qǐng)與審批中會(huì)給出建議的流程，供您參借款在企業(yè)中也是經(jīng)常發(fā)生的，如出差前借款，或各種小額采購?？梢栽?PB 系統(tǒng)中填寫“借款審批單”，并提交給有關(guān)審批。由于借款也會(huì)引起企業(yè)的資金變化，所以在 PB 中也對(duì)借款進(jìn)行了管理。3. 采購合同的管理現(xiàn)在常用的紙質(zhì)合同是不便于使用的。采購合同很重要，一般都有嚴(yán)格的存檔

11、管理制度。但這也導(dǎo)致了合同使用非常不方便。比如在合同審批時(shí)，必須要同時(shí)參考合同中的各種條款，比如付款條件、以前的付款情況但紙質(zhì)合同顯然不便于隨時(shí)調(diào)閱。另外，紙質(zhì)合同不是可管理、可分析的數(shù)據(jù)，而采用 PB 后，可以將合同信息在系統(tǒng)中按統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行管理，使合同變成了可管理、可分析的數(shù)據(jù)。在 PB 中，可以進(jìn)行下列工作：采購合同審批：包括新建合同、發(fā)出申請(qǐng)，并由相關(guān)進(jìn)行審批；采購合同管理：對(duì)于已審批通過的合同，可以由合同管理員進(jìn)行必要的管理；采購合同：可以根據(jù)用戶的權(quán)限，指定各種條件，查看相關(guān)的合同。4. 合同的申請(qǐng)與審批PB 可以根據(jù)采購合同，自動(dòng)生成“合同審批單”，并由有關(guān)審批。這樣，款項(xiàng)的產(chǎn)

12、生來自于合同而不是人工直接填寫，不僅方便，而且嚴(yán)謹(jǐn)。在審批時(shí)，審批人可以直接調(diào)閱對(duì)應(yīng)的合同，以便檢查是否符合付款條件。如果合同中有多筆要支付的款項(xiàng)，還可以查看其它各筆款項(xiàng)的支付情況。5. 付款統(tǒng)計(jì)可以按各種方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如可以按發(fā)起部門、按申請(qǐng)人統(tǒng)計(jì)任意期間內(nèi)發(fā)生的各種付款。6. 預(yù)算付款預(yù)算是 PB 中最有價(jià)值的工作之一。在 PB 中，不僅可以詳細(xì)統(tǒng)計(jì)、分析過去已發(fā)生的付款，而且可以對(duì)將來可能發(fā)生的付款進(jìn)行預(yù)算。這是因?yàn)椋?） 直接和借款：由于在 PB 中必須先申請(qǐng)才能付款，所以從申請(qǐng)開始，系統(tǒng)就知道可能要發(fā)生這樣一筆付款；2） 合同：由于采購合同已在系統(tǒng)中提前錄入好，因此所有合同應(yīng)付款

13、項(xiàng)就提前確定了，所以，系統(tǒng)就知道了后面可能會(huì)有這樣一筆應(yīng)付款項(xiàng)（即使這筆款項(xiàng)是一年或更長時(shí)間之后才需要支付的）。因此，無論是直接、借款還是合同，在付款之前甚至申請(qǐng)之前，系統(tǒng)中就已經(jīng)有了這些數(shù)據(jù)。如果所有付款都要求必須經(jīng)過 PB 進(jìn)行申請(qǐng)，那么系統(tǒng)中就具有所有將來要支付的款項(xiàng)的數(shù)據(jù)。這樣，就可以隨時(shí)查看今后三天內(nèi)、今后一個(gè)月內(nèi)或任意指定的時(shí)間范圍內(nèi)可能付出的款項(xiàng)，因此能夠提前做好資金安排、確保企業(yè)資金安全。1.4什么樣的企業(yè)需要使用 PB上面介紹了 PB 的一些常見用途，絕大多數(shù)企業(yè)都有這方面的管理需要。比如：現(xiàn)在很多企業(yè)由于日常報(bào)銷等工作非常多，也在想盡辦法解決這個(gè)問題。有些 OA 軟件試圖設(shè)

14、計(jì)一些報(bào)銷的模板，甚至加上各種表單工具、工作流，用來做這些工作。但實(shí)際上，這種方式的效果與采用 PB 系統(tǒng)是完全不能相比的。PB 系統(tǒng)不只是可以非常規(guī)范、便捷地處理日常報(bào)銷、借款等工作，而且是對(duì)所有付款業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)了完整的管理方案。只要是具有基本的信息化水平的企業(yè)，都可以使用 PB。如果已經(jīng)熟練使用了 OA，那么使用 PB 會(huì)更容易。1.5付款審批及預(yù)算系統(tǒng)的重要性可以從以下幾個(gè)方面簡單了解一下付款審批及預(yù)算工作的重要性：1.嚴(yán)格的付款審批是企業(yè)管理中最重要的工作之一，PB 可以實(shí)現(xiàn)高效的管理方式：多次被福布斯等機(jī)構(gòu)評(píng)為中國首富的娃哈哈總裁宗慶后，對(duì)付款審批控制得非常之嚴(yán)，以至于有人說他“買把掃帚

15、都要簽字”。他為什么要這樣做？實(shí)際上，遠(yuǎn)不是為了控制那幾塊錢，而是為了控制一類工作，即采購和付款。這體現(xiàn)了他對(duì)這項(xiàng)工作的高度重視。實(shí)際上，他不可能完全了解一把掃帚應(yīng)當(dāng)是，但是由于有這個(gè)審批環(huán)節(jié)的存在，會(huì)讓申請(qǐng)人時(shí)刻注意這項(xiàng)工作的重要性，這會(huì)深刻影響到員工的工作態(tài)度，即對(duì)細(xì)節(jié)的嚴(yán)格關(guān)注。但是，如果沒有高效的管理方法，這樣做顯然會(huì)占用管理的大量工作時(shí)間。就象常見的報(bào)銷，傳統(tǒng)的方式就是員工要先整理好，再填好申請(qǐng)單，然后找部門經(jīng)理、主管總經(jīng)理、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理等有關(guān)逐個(gè)簽字，全部簽完后才能到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。這樣要花費(fèi)每個(gè)人的很多時(shí)間，而且簽字時(shí)如果某個(gè)審批人恰好不在還要再等，有時(shí)要在總部及分支機(jī)構(gòu)之間來回

16、跑，或者明明在外面有很多事情要辦但為了報(bào)銷還要專門往公司跑好幾趟另外，從管理的角度看，這些報(bào)銷的數(shù)據(jù)也不便于統(tǒng)計(jì)分析，更談不上預(yù)算。所以，需要有好的管理工具幫助企業(yè)管理完成這些工作，PB 系統(tǒng)就可以滿足這個(gè)要求。高效另外，有些人擔(dān)心事情多了審批不過來，其實(shí)這種擔(dān)心是沒有必要的，因?yàn)樵?PB 上審批非常方便。而且很多東西制度化后，需要審批的事情并不是很多。如果審批工作量真的很大，那反而會(huì)推動(dòng)企業(yè)把很多工作規(guī)范化、會(huì)迫使企業(yè)考慮更好的管理方式。比如：如果經(jīng)常零散的辦公用品、審批較多，就可以招標(biāo)確定幾個(gè)有資質(zhì)的供應(yīng)商、定期采價(jià)、定期結(jié)算（比如一個(gè)月結(jié)算一次），這樣一方面可以談到好的條件，同時(shí)審批次數(shù)

17、也大大降低了。PB 可以很好地實(shí)現(xiàn)“付款預(yù)算”管理，使企業(yè)管理者精確地了解將來可能發(fā)生的付款情況，從而提前進(jìn)行資金完排、做到有備無患。2.例如：近幾年，國內(nèi)零售業(yè)由于競(jìng)爭異常激烈，從 2001 年起出現(xiàn)了超市的潮，一直延續(xù)到現(xiàn)在。零售業(yè)是一個(gè)資金管理要求很高的行業(yè)，每天有大量的現(xiàn)金收入，同時(shí)又有大量需要支付給供應(yīng)商的貨款。很多零售商由于急于擴(kuò)張、占用了大量資金，或者由于經(jīng)營不善，因此對(duì)供應(yīng)商的付款就產(chǎn)生了。一些在管理上的企業(yè)，只能憑著與供應(yīng)商談判，對(duì)于小供應(yīng)商拖延賬期、不及時(shí)付款、能不付的就先不付，而對(duì)于大供應(yīng)商，談不下來時(shí)就不得不付。在付款管理上幾乎完全視談判情況隨機(jī)而定。由于一個(gè)零售企業(yè)的

18、供應(yīng)商很多（往往數(shù)以千計(jì)），因此，很多零售商自己根本不清楚今天、明天、后天會(huì)付出。結(jié)果近幾年出現(xiàn)多起供應(yīng)商收到支票到后發(fā)現(xiàn)對(duì)方賬上已無錢可付的情況，于是供應(yīng)商驚慌之下，就到超市搶東西，因?yàn)槟軗尩揭稽c(diǎn)東西就減少一點(diǎn)損失。于是很多超市一天之間關(guān)門。實(shí)際上，如果這些零售商能夠精準(zhǔn)進(jìn)行付款審批及預(yù)算的管理，結(jié)果就會(huì)很不一樣。因?yàn)榧词官Y金緊張，只要預(yù)算得當(dāng)，也可以給供應(yīng)商一個(gè)明確的付款計(jì)劃，從而盡可能得到供應(yīng)商的支持，這也就給了自己應(yīng)對(duì)和處理問題的時(shí)間，比如用某些方式融資，或?yàn)槠髽I(yè)找到好的買家。近幾年國內(nèi)零售業(yè)出現(xiàn)了好幾起大型并購案，被并購方多數(shù)也是在資金上出現(xiàn)了非常嚴(yán)重的，但由于在發(fā)展到不可控制之前，

19、就通過股權(quán)轉(zhuǎn)讓等方式解決了問題，所以避免了被搶貨關(guān)門的結(jié)局。因此，精確的付款預(yù)算在企業(yè)管理中具有非常重要的意義。實(shí)際上，這是對(duì)任何一個(gè)行業(yè)的任何一個(gè)企業(yè)都很重要的管理工作。也許有人會(huì)問，PB 怎么可能實(shí)現(xiàn)對(duì)“將來”要支付的款項(xiàng)的預(yù)計(jì)？當(dāng)然能，用了就知道了。PB 中實(shí)現(xiàn)了對(duì)“采購合同”及相關(guān)付款的同步管理：采購管理的重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不僅在于控制它能影響甚至決定企業(yè)的經(jīng)營狀況。3.，前面提到，在付款管理中，有一類是根據(jù)采購合同進(jìn)行的付款，采購合同是付款的依據(jù)。因此，系統(tǒng)中提供了的采購合同審批和管理功能。很多人認(rèn)為采購管理的目的和價(jià)值僅僅在于控制實(shí)際上這是個(gè)非常錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。只要把銷售做好，采購環(huán)節(jié)不是大問

20、題，例一個(gè) 200 平米的室小超市，原來是房東自己經(jīng)營，他們的都受過高等教育并經(jīng)商多年，但這個(gè)店最好的時(shí)候每天只有一千多元銷售額。后來房東感到實(shí)在太賠錢，決定不再自己經(jīng)營，而是租給了一個(gè)專業(yè)超市公司。結(jié)果一年多之后，這個(gè)小店的日均銷售額就超過了十萬三千元。幾年后這個(gè)房東談及此事很感慨：“原來我非常奇怪為什么這個(gè)店到了人家手里就變成了這樣，后來去參加了一個(gè)采購訂貨會(huì)，才發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)有那么多問題。采購成了問題，顧客當(dāng)然不來”。這時(shí)他才采購環(huán)節(jié)居然讓同一個(gè)店的經(jīng)營業(yè)績有天壤之別。采購管理內(nèi)容繁多，采購合同及相關(guān)付款管理是其中的重要一環(huán)。在 PB 中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)這些工作的全程管理。開發(fā) PB 系統(tǒng)，是出

21、于對(duì)付款審批、預(yù)算及相關(guān)的采購合同管理等工作的高度重視。我們對(duì)這些實(shí)際業(yè)務(wù)管理工作的重要性深有體會(huì)，因此，基于我們?cè)诠ぷ髁?、表單、?bào)銷審批等方面的技術(shù)積累，特別推出這樣一個(gè)系統(tǒng)，相信它對(duì)企業(yè)的資金管理會(huì)非常有幫助。1.6PB 與其它系統(tǒng)的關(guān)系軟件服務(wù)社在設(shè)計(jì)之初就進(jìn)行了整體架構(gòu)的考慮，每個(gè)，如 PB、OA、HR、TC、FM、CRM，都可以基于主控系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息和設(shè)置，運(yùn)行。因此，PB 是可以使用的。但是這些系統(tǒng)之間不是孤立的，了解 PB 與其它系統(tǒng)的關(guān)系，有助于完整地了解系統(tǒng)、更好地使用PB。1.PB 與 OA 的關(guān)系PB 中的基礎(chǔ)信息（如部門、職務(wù)、用戶等）是與 OA 共享的（都是在主控系統(tǒng)

22、中統(tǒng)一維護(hù)），各種操作習(xí)慣也有類似之處。用戶可以通過使用 OA，更好地了解 F-air 的基本概念、思路、工作方法，并且在 OA 使用過程中，可以不斷調(diào)整、優(yōu)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置。所以，熟練使用 OA 對(duì)于使用 PB 是非常有幫助的。OA 可以作為 PB 的消息中心和搭載平臺(tái)：PB 的使用頻率顯然沒有 OA 高，而且由于 PB 中涉及了付款、合同等重要信息，所以不使用時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)系統(tǒng)。當(dāng)用戶沒有登錄 PB 時(shí)，如果在 PB 中有業(yè)務(wù)通知的消息，可以在 OA 中立刻看到提示（會(huì)在 OA 最下面的上紅色閃爍，如下所示。點(diǎn)擊并登錄 PB 后，OA 中就不再提示），這一點(diǎn)對(duì)于 PB 的使用非常方便。另外，從

23、 OA 上可以很方便地登錄 PB，因此先熟練使用 OA 系統(tǒng)、再使用 PB 會(huì)更加便捷。由于付款審批、預(yù)算、采購合同等都是企業(yè)管理中的重要工作，所以特別建議：最好在熟練使用 OA系統(tǒng)一段時(shí)間（如二個(gè)月）后，再啟用 PB。2.PB 與 HR 的關(guān)系PB 的使用與 HR 系統(tǒng)沒有直接關(guān)系，而且使用難度遠(yuǎn)低于 HR 系統(tǒng)，因此可以在啟用 HR 系統(tǒng)前先使用 PB。3.PB 與 CRM 的關(guān)系PB 關(guān)注的是企業(yè)的采購和付款工作，CRM 關(guān)注的是銷售和收款工作，所以，這兩個(gè)系統(tǒng)是非?；パa(bǔ)的兩個(gè)方面。4.PB 與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系有些用戶可能會(huì)問，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)（以下簡稱 FM）中也有一些現(xiàn)金和付款的管理功能，那

24、么 PB 與 FM之間有什么關(guān)系呢？財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能是填制憑證、生成賬簿和報(bào)表，并提供相關(guān)的功能。由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的所有信息都來自于憑證，所以的內(nèi)容也只能全部來自憑證，因此只可以提供憑證中存在的信息。憑證上雖然可以現(xiàn)金的用途等信息，但只是一些簡單的，不可能體現(xiàn)詳細(xì)的業(yè)務(wù)，更沒有審批過程。所以，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中雖然存在一些現(xiàn)金管理功能，但除了對(duì)賬等工作外，只是用賬等方式列出現(xiàn)金、科目的發(fā)生情況。而在 PB 中，重點(diǎn)工作之一就是管理各種付款的業(yè)務(wù)過程，并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)和審批。另外一個(gè)顯著的區(qū)別是：財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的所有付款數(shù)據(jù)只能是事后的，不可能有事前預(yù)計(jì)，這是會(huì)計(jì)的工作性質(zhì)決定的、也是會(huì)計(jì)定的。而在 PB 中

25、，不僅可以事后統(tǒng)計(jì)，更重要的可以進(jìn)行各種付款的事前預(yù)計(jì)，付款預(yù)算是 PB 系統(tǒng)最有價(jià)值的功能之一。所以 PB 和財(cái)務(wù)系統(tǒng)是相互的，同時(shí)具有一定的關(guān)聯(lián)：PB 負(fù)責(zé)的是財(cái)務(wù)系統(tǒng)前面的業(yè)務(wù)信息整理、申請(qǐng)、審批，以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)后面的付款預(yù)算等工作，各種付款單據(jù)只有在 PB 中審批通過后，才能作為記賬的憑證。財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要根據(jù)已審批完成的付款單進(jìn)行填制憑證、記賬等工作。即財(cái)務(wù)系統(tǒng)不涉及前面的付款審批和后面的付款預(yù)算，而 PB 要管理的正是這些工作。1.7關(guān)于本為了用戶能夠方便、直觀地了解 PB 系統(tǒng)的使用方法和相關(guān)工作流程，軟件服務(wù)社提供了這樣一個(gè)完整的使用，其中將以大量實(shí)際業(yè)務(wù)為例詳細(xì)說明和演示 PB 的

26、使用方法。大多數(shù)人對(duì) PB 系統(tǒng)的使用感到比較陌生，特別是一些基本概念（如數(shù)據(jù)權(quán)限）的理解和設(shè)置有一定的難度，因此建議按本的順序逐步使用。注意：1.建議把本至少看兩遍（這也是反復(fù)強(qiáng)調(diào)的）：看第一遍時(shí)肯定會(huì)有一些不清楚的地方，這是很正常的。因?yàn)橐褂?PB 系統(tǒng)，首先要進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置，但這必須基于對(duì)基本概念、流程、業(yè)務(wù)規(guī)則和系統(tǒng)使用方法的充分了解。比如：要設(shè)置“權(quán)限”，必須非常清楚系統(tǒng)中的每個(gè)功能的用途，但在沒看完本后面的所有說明和演示之前，不可能完全了解這些內(nèi)容。同樣，一些基礎(chǔ)信息（如“付款用途”）非常重要，在 PB系統(tǒng)中會(huì)經(jīng)常用到、必須設(shè)置好，但在對(duì)后面的業(yè)務(wù)內(nèi)容非常了解之前，也不可能完全

27、了解這些基礎(chǔ)信息的真正用途和設(shè)置方法。所以在看第一遍時(shí)，如果有不太清楚的地方，可以繼續(xù)向下看。當(dāng)全部看完之后、再看第二遍時(shí)，這時(shí)對(duì)很多業(yè)務(wù)都已經(jīng)有了直觀的了解，理解起來就容易得多、全面得多（實(shí)際上，學(xué)習(xí)任何系統(tǒng)都是這樣）。2.為了便于用戶隨時(shí)查看，在系統(tǒng)中內(nèi)置了詳細(xì)的說明，包括：1)本系統(tǒng)的使用 ：登錄系統(tǒng)后，可以點(diǎn)擊右上角的“使用說明”（如下所示），查看本系統(tǒng)的使用：2)各個(gè)功能的操作說明：本側(cè)重于講述怎樣使用PB 系統(tǒng)進(jìn)行有關(guān)工作的處理，但并不是系統(tǒng)中各個(gè)功能的操作說明。這些操作說明都已直接預(yù)置在系統(tǒng)中。執(zhí)行各個(gè)功能時(shí)，在“當(dāng)前位置”后面都有一個(gè)“說明”按鈕（如下所示），可以隨時(shí)點(diǎn)擊查看，

28、非常方便：特別說明：本主要是結(jié)合 F13.2_sp0 這個(gè)版本介紹 PB 系統(tǒng)的功能及操作方法。在 F15.8_ad0這個(gè)版本發(fā)布時(shí)，對(duì) PB 系統(tǒng)進(jìn)行了大量更新，更新內(nèi)容會(huì)在最后一冊(cè)的最后一章單獨(dú)介紹。1.8實(shí)例1.8.1實(shí)例簡介本將以“用有門業(yè)（）”（以下簡稱“用有門業(yè)”）為例，提供一個(gè)完整的業(yè)務(wù)操作演示（本例內(nèi)容純屬虛構(gòu)，雷同，不勝榮幸）。在主控系統(tǒng)使用中，已經(jīng)介紹了該的各種基礎(chǔ)設(shè)置（相關(guān)基礎(chǔ)信息如部門、職務(wù)、崗位、用戶等已在主控系統(tǒng)中設(shè)置完畢），并且已經(jīng)使用了 OA 系統(tǒng)和培訓(xùn)系統(tǒng)。為了提高付款及采購合同管理的水平，加強(qiáng)付款預(yù)算能力，決定啟用 PB。我們提供這樣一個(gè)組織結(jié)構(gòu)比較全面、業(yè)

29、務(wù)比較復(fù)雜的實(shí)例，以便全面演示實(shí)際工作中的各種管理方式。比如，在本例的各種付款審批中，有的需要經(jīng)過副總經(jīng)理、總經(jīng)務(wù)部經(jīng)理審批，由集團(tuán)財(cái)務(wù)部付款；有的需要經(jīng)過下屬公司經(jīng)務(wù)部經(jīng)理審批，由下屬公司財(cái)務(wù)部付款。通過這樣一個(gè)比較完整的例子，用戶可以全面了解 PB 系統(tǒng)的使用方法。實(shí)際工作中，如果企業(yè)規(guī)模較小，或者規(guī)模雖然很大、但是各種審批都是由總部集中管理，那么使用 PB 會(huì)更加容易。1.8.2PB 系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃下面是本涉及的操作演示內(nèi)容列表，以便參考：2011 年 11 月 10 日：在主控系統(tǒng)中進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置，完成后啟用 PB 系統(tǒng)。2011 年 11 月 17 日：進(jìn)行一個(gè)直接2011 年 11 月

30、 18 日：的申請(qǐng)和審批。進(jìn)行直接申請(qǐng)和審批的練習(xí)。2011 年 11 月 19 日：進(jìn)行借款的申請(qǐng)和審批。2011 年 11 月 20 日：采購合同的錄入、申請(qǐng)、審批。2011 年 11 月 21 日：合同的申請(qǐng)、審批。2011 年 11 月 23 日：進(jìn)行一些特殊業(yè)務(wù)的處理，如已付款項(xiàng)作廢、合同終止。進(jìn)一步了解付款的統(tǒng)計(jì)分析及預(yù)算管理功能。2011 年 11 月 25 日：了解一些高級(jí)功能，包括：流程規(guī)則管理、外幣、多語言等。1.8.3怎樣練習(xí)您在使用本提供了與本時(shí)，可能會(huì)想?yún)⒄罩械闹v解，同步練習(xí)。在軟件服務(wù)社上的“練習(xí)專區(qū)”，這些數(shù)據(jù)，并參照本相配套的多組練習(xí)數(shù)據(jù)，并有每組數(shù)據(jù)的詳細(xì)說明

31、。您可以中的說明進(jìn)行練習(xí)。2 PB 系統(tǒng)的基本概念、結(jié)構(gòu)及實(shí)施準(zhǔn)備下面先介紹 PB 系統(tǒng)的基本概念、結(jié)構(gòu)和功能概述，以及需要在主控系統(tǒng)做的基礎(chǔ)設(shè)置，最后簡要說明 PB 系統(tǒng)的實(shí)施步驟。本章主要是進(jìn)行整體性的介紹，具體做法將在后面各章詳細(xì)說明。2.1基本概念前面已經(jīng)提到，PB 主要用于采購合同、合同需要先了解它們的明確定義。、直接、借款的審批和管理。在使用 PB 之前l(fā)付款定義：能導(dǎo)致企業(yè)資金減少的資金，稱為付款。在 PB 系統(tǒng)中，“付款”分為“借款”和“借款”二大類。l定義：一種資金，如果能導(dǎo)致企業(yè)資金減少、且確定會(huì)歸還，則稱為借款。l（payment）的一般性定義是：企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為獲

32、得另一項(xiàng)資產(chǎn)、為清償債務(wù)所發(fā)生的資產(chǎn)的流出。如企業(yè)為材料、辦公用品等支付的款項(xiàng)；為償還借款、應(yīng)付賬款及支付股利所發(fā)生的資產(chǎn)的流出；為購置固定資產(chǎn)、支付長期工程費(fèi)用以及生活中消費(fèi)所發(fā)生的資產(chǎn)的流出。在 PB 系統(tǒng)中，我們只關(guān)注“資金”的流出（而不考慮其它資產(chǎn)），同時(shí)考慮與上面“借款”概念的區(qū)別，所以將“”定義為：一種資金，如果能導(dǎo)致企業(yè)資金減少、且歸還，則稱為?！菊f明】：應(yīng)當(dāng)明確“借款”與“”的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)：相同點(diǎn)：都是一種會(huì)導(dǎo)致企業(yè)資金減少的資金，即都屬于“付款”。不同點(diǎn)：借款可以確定要?dú)w還，而例如：歸還。企業(yè)給員工報(bào)銷出租車費(fèi)、費(fèi)，就是一種；員工出差前，先從公司預(yù)支 5000 元，這就是借

33、款。因?yàn)閱T工回來報(bào)銷后需要?dú)w還。采購合同定義：包含了明確應(yīng)付款項(xiàng)（付款時(shí)間、付款條件、付款金額）的合同，稱為采購合同。合同ll定義：根據(jù)PB 中的采購合同內(nèi)的應(yīng)付款項(xiàng)執(zhí)行的說明：，稱為合同。這個(gè)定義中，“根據(jù) PB 中的采購合同”這句話包括了以下含義：采購合同必須已錄入 PB 系統(tǒng)；采購合同必須已審批通過，并且當(dāng)前未終止。例如：去家具城花 2300 元一套辦公桌椅，在現(xiàn)場(chǎng)與廠家簽訂一個(gè)合同，合同中有明確的付款時(shí)間、付款條件、付款金額：先交 500 元作為訂金，余款在廠家送貨并驗(yàn)收合格后一次付清。顯然，這是一份采購合同。但由于只是臨時(shí)，而且這個(gè)家具廠也不是長期合作的供應(yīng)商，因此不需要在主控系統(tǒng)中

34、錄入為供應(yīng)商、也沒有必要在 PB 中錄入這個(gè)合同。所以，經(jīng)辦人只是填寫了申請(qǐng)、并經(jīng)有關(guān)審批通過后，向這個(gè)廠家支付了款項(xiàng)。這種情況下，雖然有采購合同，但是并沒有在 PB 中錄入這份合同。這種就不是“合同”，而是下面講的“直接直接”。l定義：除合同以外的其它，稱為直接。例如：日常各種報(bào)銷，就是最常見的直接。一個(gè)小疑問：有人問，我出差后去財(cái)務(wù)部報(bào)銷，或者去報(bào)銷費(fèi)，明明是填了去“領(lǐng)款“，為什么稱為“”（填寫的審批單也稱為“直接審批單”）？這是觀察角度不同導(dǎo)致的。從申請(qǐng)者來看，是去領(lǐng)款；但是從財(cái)務(wù)部角度看，是一種“”。企業(yè)的業(yè)務(wù)管理應(yīng)當(dāng)是從企業(yè)的角度來看，所以在 PB 中把這種工作稱為“”。這就象用到外

35、幣，雖然您是要買入，但是卻要按照“賣出價(jià)”而不是“買入價(jià)”購買，因?yàn)橘I入價(jià)和賣出價(jià)是的概念，從的角度看，是在“賣出”。小結(jié)：根據(jù)上面的定義，付款、借款、合同、直接的關(guān)系是：借款付款合同直接有關(guān)概念的說明：上面我們給出了一些“定義”，有的“定義”與日常工作中說法全相同，如平時(shí)經(jīng)常提到“報(bào)銷”，但在 PB 系統(tǒng)中沒有這個(gè)“定義”，而是強(qiáng)調(diào)“、合同、直接”。這是因?yàn)椤皥?bào)銷”這個(gè)說法雖然很常用，但實(shí)際上在業(yè)務(wù)中很不清楚。可以查找到的“報(bào)銷”的定義是：“把領(lǐng)用款項(xiàng)或收支賬目開列，報(bào)請(qǐng)核銷”，但什么叫“核銷”？如果在系統(tǒng)中使用這個(gè)定義，是很不明確的。比如，乘出租車后可以稱為“報(bào)銷”，依據(jù)采購合同設(shè)備后、將

36、交財(cái)務(wù)部也可以稱為“報(bào)銷”。但是，這些不同的工作如果要進(jìn)行有針對(duì)性的、深入的管理，必須按照不同的管理規(guī)則和流程，所以必須從“定義”開始就要加以區(qū)分，而不能籠統(tǒng)地稱為“報(bào)銷”這樣一個(gè)根本不清楚的概念。在使用 PB 過程中，必須明確這些基本概念。在本后面的內(nèi)容中，除少數(shù)一般性表述的地方，都將只使用上面有定義的概念。2.2PB 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能概述PB 系統(tǒng)中包括以下幾部分功能（并不是每個(gè)人都可以看到所有功能，需要根據(jù)每個(gè)人的崗位職責(zé)，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的權(quán)限。下面把所有功能全部列出來，是為了便于大家對(duì) PB 有一個(gè)整體的了解）：1.采購合同審批可以新建采購合同申請(qǐng)，經(jīng)有關(guān)審批通過后，形成一份采購合同。

37、2.采購合同管理采購合同審批通過后，可以執(zhí)行各種合同管理功能，并進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)分析工作。3.合同審批可以針對(duì)采購合同中的應(yīng)付款項(xiàng)，填寫合同通過后，可以付款。申請(qǐng)，并指定審批流程、發(fā)出申請(qǐng)，經(jīng)有關(guān)審批4.直接審批可以針對(duì)各種直接事項(xiàng)，填寫直接申請(qǐng)，并指定審批流程、發(fā)出申請(qǐng)，經(jīng)有關(guān)審批通過后，可以付款。常見的報(bào)銷審批等工作都可以采用這種方式。5.借款審批用于借款的申請(qǐng)和審批，與直接非常類似。6.付款管理用于對(duì)付款單進(jìn)行處理（審核、付款、還款、作廢等）。只有出納和付款管理員可以進(jìn)行這些工作。7.各種付款單審批通過后，可以進(jìn)行各種付款的統(tǒng)計(jì)、分析。特別重要的是，PB 不僅可以對(duì)以前的付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析

38、，還能夠?qū)砜赡馨l(fā)生的付款情況進(jìn)行預(yù)算。與 OA、TC、HR、FM 等系統(tǒng)一樣，要使用 PB，必須先在主控系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)置。2.3實(shí)施工作內(nèi)容及計(jì)劃概述應(yīng)當(dāng)先在“主控系統(tǒng)”中完成有關(guān)基礎(chǔ)信息的設(shè)置，然后，再分階段實(shí)施“PB 系統(tǒng)”。2.3.1主控系統(tǒng)的工作內(nèi)容及實(shí)施計(jì)劃概述每個(gè)關(guān)統(tǒng)負(fù)責(zé)企業(yè)管理中的一類工作。各個(gè)關(guān)統(tǒng)都要在主控系統(tǒng)中經(jīng)過相關(guān)設(shè)置，才可以使用。由于 F-air 在設(shè)計(jì)上采用了統(tǒng)一的架構(gòu)，所以各個(gè)關(guān)統(tǒng)的使用基本都是按以下思路進(jìn)行：統(tǒng)的設(shè)置具有非常好的一致性，各個(gè)關(guān)1.組織信息管理：在主控系統(tǒng)使用中已經(jīng)介紹了最主要的組織信息，它們不僅可以用于OA、TC、HR 系統(tǒng)，也可以由

39、PB 系統(tǒng)共享?，F(xiàn)在要使用 PB，只要在此基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)需要再進(jìn)行必要的補(bǔ)充設(shè)置即可；2.公共信息管理：用于設(shè)置和維護(hù)各個(gè)關(guān)統(tǒng)共享的基礎(chǔ)信息。PB 系統(tǒng)需要使用一些公共信息，如幣種、結(jié)算方式、供應(yīng)商信息等，必須提前設(shè)置好；信息管理：與 OA、TC、HR 等系統(tǒng)一樣，在主控系統(tǒng)中，有一些 PB 的專有信息，在使用3.PB 之前，需要在“關(guān)統(tǒng)管理付款審批及預(yù)算系統(tǒng)”中設(shè)置好這些基礎(chǔ)信息，如直接支出用途、采購合同類別等。4.關(guān)統(tǒng)啟用及設(shè)置：PB 系統(tǒng)缺省是未啟用的，應(yīng)當(dāng)在完成上述工作完成后，啟用 PB 系統(tǒng)，然后才可以使用 PB 系統(tǒng)。這一點(diǎn)與 HR、FM 等系統(tǒng)很類似，只不過 PB 系統(tǒng)的啟用要

40、簡單得多。5.系統(tǒng)權(quán)限管理：必須根據(jù)本的管理需要，設(shè)置好各個(gè)崗位的權(quán)限（PB 系統(tǒng)中不僅要對(duì)“功能權(quán)限”進(jìn)行管理，還要對(duì)“數(shù)據(jù)權(quán)限”進(jìn)行管理）。每個(gè)用戶將自動(dòng)按照其崗位上的權(quán)限來使用系統(tǒng)。PB 系統(tǒng)涉及各種付款審批與須設(shè)置好系統(tǒng)的使用權(quán)限；、采購合同的審批與，具有很高的要求，必PB系統(tǒng)的使用也遵守上述規(guī)則，下一章將會(huì)專題介紹怎樣在主控系統(tǒng)中進(jìn)行各種基礎(chǔ)設(shè)置，以便啟用 PB 系統(tǒng)。2.3.2PB 系統(tǒng)的工作內(nèi)容及實(shí)施計(jì)劃概述PB 中涉及的管理內(nèi)容較多，怎樣盡快把這個(gè)系統(tǒng)用好呢？注意以下幾點(diǎn)就很容易做到：一、確定實(shí)施計(jì)劃：建議按照下列順序，分步實(shí)施：1.直接和借款直接直接管理是一個(gè)相對(duì)的內(nèi)容，與采

41、購合同管理、合同管理沒有關(guān)系，所以可以先從的審批開始，把日常報(bào)銷審批等常見的直接審批改為采用 PB 來完成。報(bào)銷是企業(yè)付款管理工作中最頻繁的，從報(bào)銷等工作開始 PB 的使用是非常合適的。借款的管理方式與直接非常類似，而且更加簡單，所以可以同步實(shí)施。熟悉直接和借款的管理，對(duì)于后面的采購合同管理、合同管理也很有幫助，因?yàn)楹芏喔拍?、流程、操作?xí)慣是相同或相近的。2.采購合同及合同把企業(yè)可能涉及的各種采購業(yè)務(wù)整理分類后，可以在 PB 中實(shí)施采購合同的管理，包括以后新簽訂的采購合同和以前已簽訂但未執(zhí)行完付款的采購合同。當(dāng)把所有采購合同全部納入 PB 管理后，合同的申請(qǐng)、審批就自然可以在 PB 中進(jìn)行。合

42、同審批單上的幾乎所有內(nèi)容都來自于采購合同，在操作上比直接更加方便，因?yàn)楹贤枰斯ぬ顚懙膬?nèi)容很少。3.相關(guān)的管理、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)算功能在實(shí)施和熟悉上述各種業(yè)務(wù)的過程中，可以基于這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行各種管理、析、預(yù)算工作。、統(tǒng)計(jì)、分這樣便于從簡到繁，逐步了解 PB 的使用方法，而且每一部分都可以徹底解決企業(yè)中的一類管理問題。本也是采用這樣的講解順序。二、整理有關(guān)規(guī)章制度：在每一部分工作實(shí)施前，都要先整理本企業(yè)的管理制度。如直接、借款的審批流程?？梢詤⒖枷旅娴膶?shí)例，根據(jù)本其中：的情況，制定符合本要求的規(guī)章制度。直接、合同、借款的管理制度一般需要由財(cái)務(wù)和企業(yè)共同確定。共同確定。采購合同相關(guān)的管理制度一

43、般由三、設(shè)置主控系統(tǒng)中的基礎(chǔ)信息：主要是完成與 PB 使用相關(guān)的基礎(chǔ)信息設(shè)置。四、開始使用 PB：與企業(yè)上述工作完成后，即可根據(jù)本確定的規(guī)章制度，使用 PB 系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)工作的管理。3 基礎(chǔ)設(shè)置：主控系統(tǒng)中的工作內(nèi)容前面提到，必須先在主控系統(tǒng)中完成一些必要的設(shè)置，才能開始 PB 系統(tǒng)的實(shí)施。具體包括下列內(nèi)容：3.1組織信息管理用有門業(yè)目前已經(jīng)使用了主控系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)和培訓(xùn)系統(tǒng)，并已經(jīng)對(duì)組織信息進(jìn)行了詳細(xì)的設(shè)置，包括：管理主體、法律主體、管理部門、職務(wù)、崗位，以及相關(guān)的部門類別、職務(wù)類別、崗位等級(jí)、崗位序列等信息（詳見主控系統(tǒng)使用）。這些組織信息對(duì)于 PB 系統(tǒng)同樣適用，可以直接使用，不必再做

44、任何設(shè)置?！菊f明】：由于 PB 與 OA、TC、HR、FM、CRM 等各個(gè)系統(tǒng)可以共享主控系統(tǒng)中的基礎(chǔ)信息，因此系統(tǒng)的基礎(chǔ)管理嚴(yán)謹(jǐn)而高效。3.2公共信息的設(shè)置公共信息是由各個(gè)關(guān)統(tǒng)共享的信息。公共信息按用途和類別分為財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息等。主控系統(tǒng)中提供了下列公共信息管理功能：其中，有一些公共信息在 PB 系統(tǒng)中需要使用，包括：3.2.1財(cái)務(wù)信息3.2.1.1 幣種管理本功能用于設(shè)置本日常業(yè)務(wù)中涉及的幣種信息。”，其貨幣符號(hào)為 CNY。可以根據(jù)需要增加或修改。系統(tǒng)中預(yù)置了“用有門業(yè)目前只使用“”（后面會(huì)再舉例說明多幣種情況下的管理方法）。3.2.1.2 結(jié)算方式管理在付款申請(qǐng)及采購合同中，都會(huì)要求

45、指定結(jié)算方式。系統(tǒng)中預(yù)置了一些常用的結(jié)算方式：如現(xiàn)金、現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、其中：現(xiàn)金方式不可修改，也不可停用。本票、匯票、電匯還可以根據(jù)本的需要，增加其它結(jié)算方式。說明：結(jié)算方式雖然可以考慮設(shè)置為多級(jí)，如第一級(jí)為：現(xiàn)金、非現(xiàn)金，然后在“非現(xiàn)金”下面再設(shè)置二級(jí)（如支票、匯票等）。但由于實(shí)際可使用的結(jié)算方式很少，所以在本系統(tǒng)中控制為只允許設(shè)置為一級(jí)，這樣使用起來更加方便。3.2.2業(yè)務(wù)信息在采購合同管理及合同管理中，必須要使用供應(yīng)商信息。在直接管理中，也可能用到供應(yīng)商信息。因此，必須提前設(shè)置好這些信息。關(guān)于供應(yīng)商信息的設(shè)置，將在合同管理部分再做介紹。3.3信息的設(shè)置統(tǒng)管理付款審批及預(yù)算系統(tǒng)”中，設(shè)

46、置 PB 系統(tǒng)的可以在“關(guān)信息。應(yīng)當(dāng)依次設(shè)置下列信息。在各個(gè)功能的“說明”中，有詳細(xì)的使用方法，可以隨時(shí)查看。下面介紹一些主要功能的使用方法：3.3.1權(quán)限管理用戶在系統(tǒng)中具有哪些功能的使用權(quán)限，是由用戶所屬“崗位”上設(shè)置的“”決定的?！啊敝傅氖窃谝粋€(gè)關(guān)統(tǒng)（如 PB）中的功能權(quán)限。要設(shè)置用戶的權(quán)限，必須先設(shè)置好。在本功能中，可以為 PB 系統(tǒng)設(shè)置各種及其“功能權(quán)限”（即允許執(zhí)行 PB 系統(tǒng)的哪些功能）?？梢愿鶕?jù)本的需要，設(shè)置需要的。一、關(guān)于“屬性”及一些預(yù)置：設(shè)置 PB 系統(tǒng)的時(shí)，有三個(gè)可選擇的屬性（如下所示），用于確定本的用戶“是否合同管理員、是否付款管理員、是否出納”：這些屬性的意義如下：

47、1、 是否合同管理員：如果一個(gè)“是”合同管理員，那么這個(gè)的用戶可以負(fù)責(zé)采購合同的最終審批和管理。合同管理員在采購合同審批和管理中具有下列特定的任務(wù)：1)所有采購合同的申請(qǐng)都必須經(jīng)過合同管理員最后確認(rèn)（審批流程的最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)必須是合同管理員），并由合同管理員填寫好合同的簽字日期、有效期等信息；2)3)合同管理員具有合同的管理功能，比權(quán)“終止合同”；合同管理員可以對(duì)采購合同進(jìn)行的合同分析，如檢查即將到期的合同、已過期的合同、已終止企業(yè)應(yīng)指定某個(gè)部門專門負(fù)責(zé)本采購合同的管理。每個(gè)企業(yè)負(fù)責(zé)合同管理的部門各不相同，有的企業(yè)是在稽核部、有的是在行政部、有的是在財(cái)務(wù)部可以有多個(gè)，也可以只有一個(gè)。應(yīng)當(dāng)在這些部

48、門指定專人作為“合同管理員”。一般來講，采購合同可能由很多部門簽訂，但應(yīng)當(dāng)由一個(gè)部門統(tǒng)一歸檔管理。系統(tǒng)中預(yù)置了一個(gè)，名稱為“合同管理員”（注意：這只是個(gè)預(yù)置的“名稱”，不要與“屬性”），它的屬性“是”合同管理員，其缺省功能權(quán)限除包括“采購合同審批、采購合同管理”外，還有“直接審批、借款審批、合同審批”方面的功能，這是因?yàn)閷?shí)際工作中，合同管理員本身也是一個(gè)員工，也可能需要申請(qǐng)報(bào)銷或借款，所以這個(gè)限。是否付款管理員：也具有普通職員的權(quán)2、任何一個(gè)付款單都必須經(jīng)過一個(gè)屬性“是”付款管理員的的用戶進(jìn)行審批。系統(tǒng)中預(yù)置了一個(gè)，名稱為“付款管理員”，它的屬性“是”付款管理員。付款管理員一般由財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)

49、主管擔(dān)任，所有付款申請(qǐng)（包括直接在建立審批流程時(shí)，都必須指定一個(gè)付款管理員。、合同、借款）付款管理員在審批時(shí)，負(fù)責(zé)檢查付款申請(qǐng)是否符合財(cái)務(wù)制度：如果不符合，應(yīng)予以退回；如果符合，則需要根據(jù)公司規(guī)定的付款部門，指定由哪個(gè)出納處理這個(gè)申請(qǐng)。此外，付款管理員還可以處理一些異常情況，如已付款項(xiàng)的作廢。是否出納：3、任何一個(gè)付款單都必須經(jīng)過一個(gè)屬性“是”出納的的用戶進(jìn)行審核，并執(zhí)行付款。系統(tǒng)中預(yù)置了一個(gè)，名稱為“出納”，它的屬性“是”出納。出納可以對(duì)付款管理員審批通過的付款審批單執(zhí)行“出納審核”和“出納付款”，還可以退回沒有完成付款的申請(qǐng)，以便在付款前對(duì)一些問題進(jìn)行處理。在實(shí)際工作中，出納還需要根據(jù)公司

50、的規(guī)定，執(zhí)行與付款相關(guān)的審核工作，如檢查直接申請(qǐng)中填寫的付款用途信息與是否相符。特別說明：屬性“是”合同管理員、付款管理員、出納的的用戶在系統(tǒng)中具有特定的工作職責(zé)，從管理角度講，這些應(yīng)當(dāng)設(shè)置為不同的用戶，比如，付款管理員不能兼任出納，合同管理員由于涉及合同審批、而合同中又涉及應(yīng)付款項(xiàng)，所以也不應(yīng)當(dāng)由付款管理員和出納擔(dān)任。因此，一般情況下，一個(gè)不應(yīng)當(dāng)同時(shí)“是”二個(gè)或三個(gè)屬性。但是，有些企業(yè)由于規(guī)模較小，所以可能需要允許兼任。系統(tǒng)中并不一個(gè)同時(shí)是合同管理員、付款管理員或出納。比如，如果在“合同管理員”這個(gè)的“是否合同管理員”和“是否付款管理員”屬性上都打 V，那么這個(gè)就可以兼任合同管理員和付款管理

51、員。二、系統(tǒng)中的其它預(yù)置：系統(tǒng)中除了預(yù)置了上述“合同管理員、付款管理員、出納”這三個(gè)外，還有下列預(yù)置的，它們是為了用戶使用方便而提供的預(yù)置值。這些4、 總經(jīng)理：的三個(gè)屬性都為“否”。這個(gè)具有全部申請(qǐng)、審批、分析功能（除必須由出納、付款管理員、合同管理員執(zhí)行的幾個(gè)功能）。一般只有企業(yè)的董事長、總經(jīng)5、 部門經(jīng)理：務(wù)可以使用這個(gè)。這個(gè)具有采購合同、合同、直接、借款的申請(qǐng)和審批功能，可以查看本人申請(qǐng)和審批的各種事項(xiàng)，并且可以在本人的“數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)進(jìn)行綜合管理和統(tǒng)計(jì)分析（如：查看本人數(shù)據(jù)權(quán)限內(nèi)的各種已付款項(xiàng)，或查看今后的付款預(yù)計(jì)）。說明：部門經(jīng)理和總經(jīng)理的“功能權(quán)限”基本相同，之所以設(shè)置為二個(gè)，是為了便于在系統(tǒng)中進(jìn)行、設(shè)置時(shí)可以按區(qū)分用戶，也便于各根據(jù)自己的實(shí)際管理要求，對(duì)各個(gè)的權(quán)限做進(jìn)一步的調(diào)整、細(xì)化?！安块T經(jīng)理”這個(gè)具有采購合同、合同的申請(qǐng)和審批功能，因此，如果有些部門采購合同不多，可以由部門經(jīng)理自行新建合同、發(fā)出申請(qǐng)，也可以發(fā)出合同部門合同專管員：的申請(qǐng)。6