張勇項(xiàng)目管理部建設(shè)規(guī)劃方案

1、項(xiàng)目管理部建設(shè)規(guī)劃方案背景我們公司是一家界與中型和小型之間的軟件企業(yè)，發(fā)展時(shí)間也只有近4年，隨著公司的快速發(fā)展，在項(xiàng)目管理方面存在的問題也越來越突出，而項(xiàng)目的成敗也直接影響到公司的生存和發(fā)展。因此，對項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)范、高效的管理是目前必須著手進(jìn)行的重要工作。成立項(xiàng)目管理部，對公司項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，是提高項(xiàng)目成功率的有效途徑，也是當(dāng)前軟件類企業(yè)管理的趨勢。目的?建立項(xiàng)目管理方法論、總結(jié)最佳實(shí)踐、知識管理、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)以及建設(shè)組織級項(xiàng)目管理體系；?復(fù)制已有項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范企業(yè)的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)；?在項(xiàng)目之間進(jìn)行資源優(yōu)化組合、管理各項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、控制項(xiàng)目進(jìn)度，提高項(xiàng)目收益；?為各項(xiàng)目組織有效的技

2、術(shù)支持、后勤支援，保持項(xiàng)目工作穩(wěn)定性；三、階段規(guī)劃項(xiàng)目管理部作用的體現(xiàn)，不是一蹴而就的，需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，一般而言，要經(jīng)歷三個(gè)階段：（一）保證階段一一初始級保證階段是項(xiàng)目管理部建立的初始階段，主要為項(xiàng)目經(jīng)理提供管理支持、行政支持、培訓(xùn)、咨詢顧問、技術(shù)服務(wù)、知識管理等支持服務(wù)，這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可，不容易引起太多的反對和權(quán)力之爭，在項(xiàng)目管理部起步階段，這種方式容易得以實(shí)施和執(zhí)行，主要向主管副總匯報(bào)。本階段部門成效體現(xiàn)如下:在保證質(zhì)量的情況下，可以在更短的時(shí)間內(nèi)使用更少的資源完成更多的工作利潤率增加對范圍變更實(shí)現(xiàn)更好的控制運(yùn)作更加高效、有效客戶關(guān)系進(jìn)一步改

3、善；能夠更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和更好地解決問題質(zhì)量提高；信息分享得到改善企業(yè)能夠更好的做出決策業(yè)務(wù)量增加，企業(yè)更加具有競爭力成為一個(gè)方案提供者，而不再局限于簡單的部件供應(yīng)商（二）控制階段一一已管理級在這個(gè)階段中，項(xiàng)目管理部擁有很大的權(quán)力，相當(dāng)于代表公司的管理層，對于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，以實(shí)施項(xiàng)目目標(biāo)和組織目標(biāo)。這時(shí)項(xiàng)目管理部的工作可以包括：項(xiàng)目經(jīng)理任命、資源的協(xié)調(diào)、立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)的審批，項(xiàng)目的檢查和數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)等，可獨(dú)立向總經(jīng)理匯報(bào)。本階段部門成效體現(xiàn)如下:項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃;項(xiàng)目管理參照基準(zhǔn)的設(shè)定;項(xiàng)目管理指導(dǎo);持續(xù)改進(jìn);問題解決熱線;經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔的保存;方法和標(biāo)準(zhǔn);

4、培訓(xùn)和教育;（三）戰(zhàn)略階段一一優(yōu)化級戰(zhàn)略階段是項(xiàng)目管理部發(fā)展的高級階段。在這種情形下，項(xiàng)目管理部承擔(dān)著企業(yè)項(xiàng)目篩選、戰(zhàn)略目標(biāo)確定與分解等任務(wù)，具有承上（戰(zhàn)略理解）和啟下（啟動(dòng)項(xiàng)目）的雙重任務(wù)。這時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目群管理，確保所有項(xiàng)目能夠圍繞著組織的目標(biāo)，并且能夠?yàn)楣編硐鄳?yīng)的利益，可直接向最高管理者匯報(bào)。本階段部門成效體現(xiàn)如下:?運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化；?公司決策，而不是部門決策；?更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃(即：資源分配)；?更加迅速的取得高質(zhì)量的信息；?消除或減少公司各門各派的數(shù)量；?運(yùn)作更加高效、有效；?占用高級領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時(shí)間的會(huì)議次數(shù)減少；?工作優(yōu)先排序更加切合實(shí)際；?未來接班人的發(fā)展。按照我們公司目前的情況

5、來分析，這個(gè)三個(gè)階段是必須經(jīng)歷的。由于當(dāng)前項(xiàng)目管理理論和工具越來越成熟，每個(gè)階段建設(shè)過程可在2-3年內(nèi)完成。四、部門職能項(xiàng)目管理部的職能有兩個(gè)方面，一個(gè)是日常性職能，另一個(gè)是戰(zhàn)略性職能。具體的職能體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，其中15對應(yīng)日常Tt職能，68對應(yīng)戰(zhàn)略性職能。從我們公司目前所處的階段來看，目前項(xiàng)目管理部以執(zhí)行日常性職能為主，戰(zhàn)略性職能為輔。1 .作為跨項(xiàng)目的信息交換與溝通平臺(tái)項(xiàng)目之間的信息交換、共享、溝通是項(xiàng)目管理辦公室的重要職責(zé)之一。主要包括以下幾個(gè)方面：(1)作為組織的一個(gè)項(xiàng)目管理中心，對項(xiàng)目信息進(jìn)行收集和整理，為組織進(jìn)行項(xiàng)目組合管理和項(xiàng)目群管理提供項(xiàng)目信息交流。(2)提供或組織開展項(xiàng)目

6、管理經(jīng)驗(yàn)交流，提供項(xiàng)目管理咨詢。(3)收集和總結(jié)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。(4)建立項(xiàng)目管理專業(yè)人員資源庫，并為項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)更好的溝通和提供服務(wù)支持。(5)對外提供一個(gè)便于與客戶信息溝通的窗口，提高客戶滿意度。2 .協(xié)助消除項(xiàng)目之間的沖突和重復(fù)勞動(dòng)，優(yōu)化資源配置當(dāng)不同項(xiàng)目的任務(wù)之間發(fā)生沖突或出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)時(shí)，就需要項(xiàng)目管理部調(diào)整原有項(xiàng)目計(jì)劃，將一些項(xiàng)目的任務(wù)調(diào)整到別的時(shí)間去實(shí)施。如果通過調(diào)整計(jì)劃的方法仍然無法解決項(xiàng)目之間的沖突，就有必要暫時(shí)擱置一個(gè)相對次要的項(xiàng)目而去保留一個(gè)相對重要的項(xiàng)目。在優(yōu)化資源配置方面，當(dāng)某項(xiàng)目在某一時(shí)間段出現(xiàn)資源閑置狀態(tài)，此時(shí)可有兩種選擇。如果該項(xiàng)目的閑置資源可以為其他項(xiàng)目使

7、用，則可將這個(gè)項(xiàng)目的閑置資源在這個(gè)特定的時(shí)間段抽調(diào)出去，支援那些處于非常繁忙的項(xiàng)目；或者在這個(gè)特定的時(shí)間段內(nèi)，在不影響現(xiàn)有多個(gè)項(xiàng)目正常進(jìn)行的前提下，承接其他的業(yè)務(wù)。這樣做的目的是保證資源的最有效使用，達(dá)到多項(xiàng)目管理效益的最優(yōu)化。3 .為項(xiàng)目提供培訓(xùn)、指導(dǎo)和專家意見培訓(xùn)指導(dǎo)是項(xiàng)目管理部的核心職責(zé)之一。整理項(xiàng)目報(bào)告和進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)是項(xiàng)目管理部必須要進(jìn)行工作。一般來說，培訓(xùn)必須是全面的，并隨同項(xiàng)目管理部的其他職責(zé)一起提供。在對項(xiàng)目經(jīng)理的幫助上，主要體現(xiàn)在推動(dòng)人力資源部、部門主管和共同主導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，同時(shí)，推動(dòng)部門主管、項(xiàng)目經(jīng)理及未來的項(xiàng)目經(jīng)理組成組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理協(xié)作組織。項(xiàng)目管理協(xié)作

8、組織通過各種形式的討論與交流，分享項(xiàng)日經(jīng)理各自的成功經(jīng)驗(yàn)。項(xiàng)目管理部要根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)作組織的需求和組織內(nèi)部項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，開設(shè)各種培訓(xùn)班，提供專業(yè)化的培訓(xùn)及項(xiàng)目經(jīng)理間面對面的交流。4 .提供項(xiàng)目的活動(dòng)分析和報(bào)告項(xiàng)目管理部在這個(gè)方面的主要職責(zé)是收集和整理項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，提供給其他項(xiàng)目分享。通過參與各個(gè)項(xiàng)目的會(huì)議，總結(jié)和分享不同領(lǐng)域的相關(guān)知識、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)，形成可再利用的支持能力，讓知識管理在日常運(yùn)作中能被落實(shí)。方面：進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)告這一職能又可進(jìn)一步分為以下幾個(gè)(1)項(xiàng)目信息的起草與發(fā)布，以及立項(xiàng)之初的信息發(fā)布。一個(gè)項(xiàng)目一旦立項(xiàng)后或者合同簽訂后，一般會(huì)給各職能部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項(xiàng)目的信息(項(xiàng)目

9、章程)，它包括項(xiàng)目的名稱、來源、目標(biāo)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要成員、合同號等。不同的組織和個(gè)人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注項(xiàng)目的目標(biāo)和合同額，財(cái)務(wù)部門可能只關(guān)注項(xiàng)目資金使用日期和合同號等。(2)實(shí)施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，隨時(shí)向項(xiàng)目干系人通報(bào)項(xiàng)目的狀況，包括項(xiàng)目的狀態(tài)(如計(jì)劃、成本、質(zhì)量、時(shí)間等)，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)(如技術(shù)、方案、問題等)。項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告是項(xiàng)目管理部最主要的職能之一，包括項(xiàng)目計(jì)劃的索取、跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。(3)項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。項(xiàng)目的總結(jié)是必須做的，但在項(xiàng)目管理的實(shí)踐中，除非是非常大的項(xiàng)目，基本上是很少做，其主要原因還在于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)性，一個(gè)項(xiàng)目做到最后，可能會(huì)

10、指定一個(gè)人來維護(hù)，他只參與了其中一部分工作，是不可能來做這個(gè)項(xiàng)目總結(jié)的。5 .為項(xiàng)目和項(xiàng)目群管理確定和提供工具項(xiàng)目管理部提供的項(xiàng)目管理工具主要是制定項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告模塊，包括開發(fā)出各種輔助工具，開發(fā)項(xiàng)目管理所需要的各種模板、表格和文檔，提供給項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參考使用。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行具體項(xiàng)目時(shí)，往往會(huì)遇到以前沒有遇到的問題和情況。但是這些問題和情況在組織內(nèi)部可能己經(jīng)遇到或?qū)嵤┻^，因此能通過對其他項(xiàng)目的總結(jié)，以文檔模板的形式提供標(biāo)準(zhǔn)的解決方案。這樣，可以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作總是在組織過去積累的基礎(chǔ)上向前發(fā)展，而不是簡單的低水平重復(fù)。6 .實(shí)施并維持項(xiàng)目管理過程、標(biāo)準(zhǔn)和方法

11、項(xiàng)目管理方法是引用有關(guān)在項(xiàng)目工作中某些方面的流程、方法、模塊、最佳實(shí)踐、標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)方針和政策等制定而成的。所有這些用來定義和管理項(xiàng)目的“方法”都會(huì)成為項(xiàng)目管理方法中的一部分。這個(gè)方法必須是能適應(yīng)業(yè)務(wù)變化需要的，并且必然要增加使用它的項(xiàng)目的價(jià)值。另外，隨著有利于項(xiàng)目管理流程的新的技術(shù)和新方法的形成，項(xiàng)目管理方法也應(yīng)該在發(fā)展過程中反映這些改進(jìn)的理論。7 .評估和提升項(xiàng)目管理成熟度項(xiàng)目管理部可以從各個(gè)部門中獲取數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，然后決定項(xiàng)目的績效狀態(tài)。項(xiàng)目后評估用來檢查項(xiàng)目的靈活性和確保項(xiàng)目管理流程按照項(xiàng)目的需要進(jìn)行。項(xiàng)目審核的結(jié)果可以作為項(xiàng)目定期評估的一個(gè)依據(jù)；對項(xiàng)目進(jìn)行評估和回顧的

12、同時(shí)也是進(jìn)行輔導(dǎo)的一個(gè)機(jī)會(huì)，審核員可以指導(dǎo)和協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理理解項(xiàng)目管理方法怎樣適用在他們的項(xiàng)目中。8 .項(xiàng)目組合管理和項(xiàng)目群管理(1)項(xiàng)目組合管理：項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目組合管理，負(fù)責(zé)從組織戰(zhàn)略角度對項(xiàng)目組合進(jìn)行分析和評估，確保組織戰(zhàn)略被貫徹實(shí)施。項(xiàng)目組合管理小組是項(xiàng)目管理部的成員。(2)項(xiàng)目群管理：項(xiàng)目管理部通常是作為上級主管部門的身份進(jìn)行監(jiān)督和檢查并負(fù)責(zé)解決多個(gè)項(xiàng)目群之間可能存在的資源沖突，而并不參與項(xiàng)目群日常管理工作，只是輔助進(jìn)行項(xiàng)目群管理。五、部門工作重心針對目前公司項(xiàng)目管理的階段，項(xiàng)目管理部的工作重心應(yīng)當(dāng)圍繞以下四個(gè)中心展開：1、服務(wù)支持中心對項(xiàng)目提供業(yè)務(wù)及管理領(lǐng)域咨詢支持；協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目監(jiān)控、里程碑評審等工作。2、 學(xué)習(xí)成長中心制定項(xiàng)目經(jīng)理能力模型；開發(fā)