電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范

1、電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范1范圍本規(guī)范適用于九省區(qū)各級國家檔案館、各級黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位對電子文件進行以保證憑證性為目的的管理活動。其他社會組織可參照執(zhí)行在電子文件管理過程中使用元數(shù)據(jù)可實現(xiàn)以下目的：確保并證明歸檔電子文件的真實性、完整性與有效性，從而保證其憑證價值；有利于歸檔電子文件的保護，實現(xiàn)長期保存；在異構的信息系統(tǒng)中對歸檔電子文件進行規(guī)范、有效的管理，保證歸檔電子文件的可捕獲、可收集、查長期利用；對歸檔電子文件及館（室）藏檔案數(shù)字化資源進行集成管理，實現(xiàn)有效、方便地查詢、檢索與利用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本規(guī)范的引用而成為本規(guī)范的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所

2、有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本規(guī)范，然而，鼓勵根據(jù)本規(guī)范達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。GB2312-1980信息交換用漢字編碼字符集基本集GB/T3760-1995文獻敘詞標引規(guī)則GB/T3792.1-1983文獻著錄總則GB/T7156-2003文獻保密等級代碼GB/T7408-2005數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法GB/T9704-1999國家行政機關公文格式GB/T11714-1997全國組織機構代碼編制規(guī)則GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范GB/T13959-1992GB/T13967-1992GB/T15418-1994GB1

3、8030-2000GB/T18894-2002文件格式與代碼編制方法全宗單檔案分類標引規(guī)則信息技術信息交換用漢字編碼字符集基本集的擴充電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1-2000檔案工作基本術語DA/T12-1994全宗卷規(guī)范DA/T13-1994檔號編制規(guī)則DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則DA/T19-1999檔案主題標引規(guī)則DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則DA/T31-2005紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范中華人民共和國電子簽名法中辦發(fā)199614號中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例國發(fā)200023號關于發(fā)布國家行政機關公文處理辦法的通知國檔發(fā)19874號關于頒發(fā)編制全國檔案館名稱代碼實施細則的通知

4、國家檔案局第6號令電子公文歸檔管理暫行辦法，2003年7月28日2006年12月19日國家檔案局第8號令機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，ISO15489InformationanddocumentationRecordsmanagementISO23081-1Informationanddocumentation-RecordsManagementProcesses-MetadataforRecordsPart1:PrinciplesISO14721Openarchivesinformationsystem(OAIS)ISO/IEC11179-3:2004INFORMATIONTE

5、CHNOLOGY-SPECIFICATIONANDSTANDARDIZATIONOFDATAELEMENTS-PART3:BASICATTRIBUTESOFDATAELEMENTSGUIDEFORMANAGINGELECTRONICRECORDSFROMANARCHIVALPERSPECTIVE,COMMITTEEONELECTRONICRECORDS,ICA(際檔案理事會電子文件管理委員會電子文件管理指南)，1997W3CNamespacesinXMLXML的命名空間(Namespaces)3術語與定義3.1電子文件(ElectronicRecords)電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以

6、數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。它由足以為其職能活動提供憑證的內容、結構與背景信息構成。具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件。3.2電子文件元數(shù)據(jù)(ElectronicRecordsMetadata)電子文件元數(shù)據(jù)是描述電子文件內容、背景和結構及整個管理流程，又能夠被計算機及網(wǎng)絡系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。3.3信息總體(InformationPackage)信息總體，又稱為信息包，是一組信息的集合。包括為長期保存電子文件所需的所有內容信息與保存描述信息，即電子文件的內容、結構信息、背景信息，

7、以及形成于管理過程的管理信息、為保證電子文件真實性與完整性而設置的固化信息。檔案信息包為分三種：提交信息包(SIP,SubmissionInformationPackage),用于立檔單位向同級國家檔案館進行歸檔電子文件的物理歸檔；檔案信息包(AIP,ArchivalInformationPackage),用于國家檔案館長期保存歸檔電子文件；分發(fā)信息包(DIP,DisseminationInformationPackage),用于電子文件的查閱。經(jīng)過數(shù)字簽名封裝的檔案信息包是保證歸檔電子文件憑證性、實現(xiàn)歸檔電子文件長期保存與海量存儲的有效數(shù)據(jù)格式。3.4內容信息(ContentInformat

8、ion)內容信息是指電子文件的正文內容，包括主文件、附件的正文內容。內容信息包括數(shù)據(jù)對象與數(shù)據(jù)對象表述信息。數(shù)據(jù)對象是指表達并保存電子文件正文、附件正文等的比特流。數(shù)據(jù)對象表述信息是指數(shù)據(jù)對象的描述信息，由電子文件的結構信息與語義信息構成。3.5保存描述信息(PreservationDescriptionInformation)保存描述信息包含構成電子文件的結構信息及背景信息，是對電子文件自身最基本特征的描述，能在電子文件自生成直至永久保存全過程中用于顯現(xiàn)、理解電子文件內容信息。保存描述信息由內容描述信息、結構信息、背景信息、管理信息、固化信息構成。3.6內容描述信息(ContentDescr

9、iptionInformation)內容描述信息是指描述、揭示與電子文件內容相關的內部與外部特征的信息。3.7結構信息(StructureInformation)結構信息是指表述電子文件內容排列，各構成部分之間的連接方式、相關文件之間的關系以及在存儲器中的構成等信息。3.8背景信息(ContextInformation)背景信息是指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。背景信息由來源信息、創(chuàng)建依據(jù)、關聯(lián)信息、技術環(huán)境信息構成。3.9管理信息(ManagementInformation)管理信息是指描述電子文件管理過程的信息，由鑒

10、定信息、歸檔信息、權限管理、維護歷史等信息集組成。3.10固化信息(FixityInformation)固化信息是用以保障并確認電子文件及其元數(shù)據(jù)信息可信性與完整性的信息，如能夠描述數(shù)字簽名的內容值、校驗和等。4電子文件元數(shù)據(jù)結構4.1電子文件元數(shù)據(jù)總體結構本規(guī)范按照保障電子文件真實性、完整性與長期可讀性的要求，根據(jù)電子文件的構成，及其生成、管理與利用等不同時期的特征，定義電子文件元數(shù)據(jù)表。電子文件元數(shù)據(jù)表由2個元數(shù)據(jù)模塊共7個元數(shù)據(jù)子集構成，如下表所示。元數(shù)據(jù)模塊元數(shù)據(jù)子集TOft內容信息數(shù)據(jù)對象數(shù)字對象物理對象信息表述怎息結構信息語義信息保存描述信息內容描述信息結構信息背景信息創(chuàng)建依據(jù)全宗

11、信息創(chuàng)建過程經(jīng)巧信息數(shù)字化過程經(jīng)巧信息關聯(lián)信息管理信息標識信息鑒定信息歸檔信息權限管理維護歷史利用歷史固化信息4.2電子文件元數(shù)據(jù)集結構內容信息ContentInfo元數(shù)據(jù)子集TOft子元素子元素名稱標識名稱標識名稱標識名稱標識數(shù)數(shù)字對象DigitalObject據(jù)對象DateObject物理對象描述信息PhysicalObject表述Represent數(shù)據(jù)對象結構信息DOStructureInfo信息ationInfo語義信息SemanticInfo保存描述信息PreservationDesInfo元數(shù)據(jù)子集TOft子元素子元素名稱標識名稱標識名稱標識名稱標識題名Title并列題名Alter

12、nativeTitle副題名及內說明題名TitleAnnotation容文字描ContentD責任者Creator述esInfo文件編號RecordNum信息文件形成時間CreateDate附件題名AnnexTitle附件Annex附件標識AnnexIdent符ifier稿本Manuscript主題詞或關鍵詞Subject提要或文字說明Abstract附注Annotation分類號Classification人物Person語種Language內容覆蓋范圍Coverage照片與音拍攝地點ShootPlace視頻檔案內容描述擴展信息PAVContentDesExtent錄制地點RecordPla

13、ce內容描述擴展信息ContentDesExtent文種RecordType集合類型AggregationType結構Structure1文件集合AggregationLevel集合描述AggregationDes信息nfo集合文件標識AGGRecordsIdentifier格式Format電子文件類別ElecRecordsType數(shù)據(jù)格式DataFormat存儲介質MediumType特殊元數(shù)據(jù)描述SpecialMetadataDes格式擴展信息FormatExtent文件人小ObjectSize歸檔文件大小ArchivingSize數(shù)字化文件大小DPSize保存歷史Preservation

14、History操作類型ActionType操作描述ActionDes操作時間ActionTime操作責任人Operator原始技術環(huán)境OriginalEnvironment原始信息系統(tǒng)描述OriginalSystemDes原始檔案管理信息系統(tǒng)描述OriginalRecordsDes數(shù)字化結構信息DPStructureInfo光學分辨率AclinicResolution色彩模式ColorModel色彩深度BitDepth總畫幅數(shù)ImageTotal掃描儀生產(chǎn)商ScannerMaker掃描儀型號ScannerSN數(shù)字化結構擴展信息DPExtent數(shù)碼照片結構信息DPhotoStructureInf

15、o照片寬度PhotoWidth照片高度PhotoHeight水平分辨率AclinicResolution垂直分辨率VerticalResolution照片色彩模式PColorModel照片色彩深度PBitDepth數(shù)碼相機生產(chǎn)商CameraMaker數(shù)碼相機型號CameraSN音視頻文件結構擴展信息AVStructureInfo結構擴展信息StructureExtent創(chuàng)建依據(jù)CreateBG法律法規(guī)依據(jù)LegalBG行政或行業(yè)依據(jù)AdminBG全宗名稱FondName全宗類型FondType立檔單位機構代碼ORGCode立檔單位HistoryofO背景全宗信息組織沿革RGContextInF

16、ondInfo立檔單位聯(lián)絡方式信息fo全宗構成ComposingofFond全宗維護HistoryofFo歷史nd處理類型ProcessType處理人Processor創(chuàng)建過程CreateProcess接收處理ReceiveTim時間e實際處理ProcessTim時間e處理后發(fā)出時間SendTime處理意見ProcessView經(jīng)書/息Referenceinfo主送機關SubmitTo抄送機關Copyto印發(fā)機關PrintDistribute印發(fā)日期PrintDate關聯(lián)信息Relatesinfo關聯(lián)標識符RelatesID關聯(lián)類型RelatesType關聯(lián)描述RelatesDes數(shù)字化過程D

17、igitalProcessing數(shù)字資源制作者DPMaker數(shù)字資源制作者身份證明DPCertification數(shù)字資源制作日期DPMakeDate數(shù)字資源制作地DPMadePlace數(shù)字資源審核人DPExaminer數(shù)字資源審核時間DPExaminedDate背景擴展信息ContextExtent管理信息ManagementInfo標識信息Identifierinfo標識符Identifier檔案館代碼ArchivesID檔案類別ArchivesCIassificationRecordID電子文件號ERecordID全宗號FondID目”CatalogueID求倉斤FilesID頁號Page

18、Num件號ItemNum全宗內分類代碼SeriesID全宗內分類名稱SeriesName縮微號MicrofilmID6盤編pDiscID照片檔案擴展標識PhotoIDExtent照片號PhotoID底片號FilmID信息參見號ReferenceiD#VolumiD音視頻檔案擴展標識信息AVIDExtent音視頻文件類另AVClassification時間長度TimeLength開始時間StartTime結束時間EndTime鑒定信息Appraisalinfo鑒定類型AppraisalType鑒定時間AppraisalDate鑒定人Appraiser鑒定意見AppraisalView歸檔信息Ar

19、chivinginfo歸檔時間ArchivingDate歸檔方式IsOnLine歸檔類型ArchivingType移交責任者HandoverActor接收責任者ReceiveActor邏輯歸檔標識LIsArchiving物理歸檔標識PIsArchiving紙質文件歸檔標識PRIsArchiving權限管理Rights密級SecurityLevel解密期限ExpiryDate保管期限PreservationPeriod保管期限名稱PPeriodName保管期限代碼PPeriodCode保管期限值PPeriodValue版權說明CopyrightStatement授權對象Authorization

20、To授權行為AuthorizationAct安全分類SecurityClassification維護歷史HistoryofDisposal處置類型DisposalType處置責任者DisposalActor處置時間DisposalDate處置依據(jù)DisposalReason處置過程DisposalProcess處置結果DisposalResult利用歷史UseHistory利用日期/時間UseDate/Time利用類型UseType利用描述UseDes管理擴展信息ManagementExtent固化信息Fixityinfo數(shù)字簽名DigitalSignature數(shù)字簽名時間DigitalSig

21、natureDate數(shù)字簽名描述DigitalSignatureDes校驗和Checksum4.3電子文件必備核心元數(shù)據(jù)表元數(shù)據(jù)集元數(shù)據(jù)子集TOft子元素內容信息數(shù)據(jù)對象數(shù)字對象保存描述信息內容描述信息題名責任者文件編號文件形成時間結構信息文種文件集合集合類型集合描述格式電子文件類別數(shù)據(jù)格式文件人小歸檔文件大小數(shù)字化文件大小背景信息創(chuàng)建依據(jù)法律法規(guī)依據(jù)行政或行業(yè)依據(jù)全宗信息全宗名稱全宗類型立檔單位機構代碼創(chuàng)建過程處理類型處理人接收處理時間實際處理時間處理后發(fā)出時間處理意見管理信息標識信息標識符檔案館代碼電子文件號全宗號目”求倉斤頁號件號鑒定信息鑒定類型鑒定時間鑒定人鑒定意見歸檔信息歸檔時間歸檔

22、方式歸檔類型邏輯歸檔標識物理歸檔標識權限管理保管期限安全分類固化信息數(shù)字簽名數(shù)字簽名時間數(shù)字簽名描述4.4元數(shù)據(jù)的應用本規(guī)范對元數(shù)據(jù)表結構的定義依據(jù)XM覷范進行，適用于基于XMIM范的辦公自動化等業(yè)務信息系統(tǒng)對元數(shù)據(jù)的設置、捕獲與存儲，以及最終生成基于XML勺檔案信息包。在文檔一體化管理系統(tǒng)中生成、運行、維護的結本化數(shù)據(jù)庫中，檔案管理人員可依據(jù)“6電子文件元數(shù)據(jù)元素定義及描述”中關于元數(shù)據(jù)注釋屬性的定義，進行元數(shù)據(jù)項的著錄。5電子文件元數(shù)據(jù)元素定義方法電子文件元數(shù)據(jù)表中各個元素都用11個屬性進行描述：名稱(Nam©:元素的名稱。版本(Version):產(chǎn)生該元素的元數(shù)據(jù)規(guī)范版本。標識

23、(Identifier):元素的唯一標識；定義(Definition):對元素概念與內涵的描述；類型(DataType):元素所屬的數(shù)據(jù)類型；值域(Value):元素的指定值或允許范圍；必備性(Obligation):說明元素是必備的還是可選的；可重復性(Repeatability):元素的可重復行與值域重復；下層元素(Sub-elements):某上位元素的下位子元素；應用范圍(Application):元數(shù)據(jù)可應用的范圍或領域；注釋(Comment:對元素的補充說明及相關著錄細則。6電子文件元數(shù)據(jù)元素定義及描述6.1信息總體(InformationPackage)名稱信息總體標識Infor

24、mationPackage版本Version1.0定義信息總體，又稱為信息包，是一組信息的集合，包括為長期保存電子文件所需的所有內容信息與保存描述信息?；貜秃项愋椭涤?必備性必備可重復性不可重復下層元素名稱標識必備性內容信息ContentInfo必備保存描述信息PreservationDesInfo必備應用范圍應用于所有類別的電子文件及信息管理系統(tǒng)注釋為實現(xiàn)對數(shù)字資源的長期保存，開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)對信息包模型進行了詳細定義，信息包是信息管理系統(tǒng)的最基本管理單元。信息包內含相應的封裝信息，如數(shù)字簽名、電子文件名稱、具有檢索意義的目錄信息等，用于保證信息包內部數(shù)據(jù)的真實性，界定并識別內容

25、信息與保存描述信息。6.1.1內容信息(ContentInfomation)名稱內容信息標識ContentInfo版本Version1.0定義內容信息是指電子文件的正文內容，包括文件的正文、附件的正文內容等，是電子文件行文或形成的目的。內容信息包括數(shù)據(jù)對象與數(shù)據(jù)對象表述信息。回復合型值域-必備性必備可重復性不可重復下層兀素名稱標識必備性數(shù)據(jù)對象DateObject必備表述信息Representationinfo必備應用范圍應用于所有類別的電子文件及信息管理系統(tǒng)注釋根據(jù)OAIS的定義，檔案信息包的內容信息由數(shù)據(jù)對象和表述信息構成。6.1.1.1數(shù)據(jù)對象(DateObject)名稱數(shù)據(jù)對象標識Da

26、teObject版本Version1.0定義數(shù)據(jù)對象是指表達并保存電子文件正文、附件正文等的比特流?；貜秃闲椭涤蛞槐貍湫员貍淇芍貜托圆豢芍貜拖聦釉孛Q標識必備性數(shù)字對象DigitalObject必備物理對象描述信息PhysicalObject可選應用范圍應用于所有類別的電子文件及信息系統(tǒng)。注釋6.1.1.1.1數(shù)字對象(DigitalObject)名稱數(shù)字對象標識DigitalObject版本Version1.0定義用于保存、表示電子文件內容信息的比特流（Bit）,即二進制數(shù)據(jù)?；囟M制值域一必備性必備可重復性不可重復下層兀素-注釋當電子文件在系統(tǒng)中被簽發(fā)，或紙質檔案數(shù)字化后，數(shù)字對象將自動

27、生成，由系統(tǒng)自動捕獲。6.1.1.1.2物理對象描述信息(PhysicalObjectDescriptionInformation)名稱物理對象描述信息標識PhysicalObject版本Version1.0定義與數(shù)字對象對應的實體檔案或文件的描述信息。回字符型值域-必備性可選可重復性不可重復下層元素-注釋紙質檔案或文件經(jīng)掃描生成圖像文件，圖像文件自身由數(shù)字對象兀數(shù)據(jù)保存，而紙質檔案或文件的庫房排架地址（如檔號）、紙質載體的情況則由本元數(shù)據(jù)表述。如果數(shù)據(jù)對象是經(jīng)實物掃描儀輸入計算機的一塊探礦標本的數(shù)字影像，物理對象描述信息就是對礦石標本的外形、尺寸、構成成份、存放位置等方面的描述。檔號等排架信

28、息可從保存描述信息中由系統(tǒng)自動獲取并賦值，而載體描述可由檔案管理人員錄入并由系統(tǒng)作自動批處理，如民國檔案的數(shù)字化資源，可使用“毛邊紙”、“宣紙”等文字作為物理對象描述信息，并可進行批處理賦值。6.1.1.2表述信息(RepresentationInfomation)名稱表述信息標識RepresentationInfo版本Version1.0定義表述信息是指數(shù)據(jù)對象的描述信息，由電子文件的結構信息與語義信息構成?；貜秃项愋椭涤?必備性可選可重復性可重復下層元素名稱標識必備性數(shù)據(jù)對象結構信息DOStructureInfo可選語義信息SemanticInfo可選應用范圍應用于所有類別的電子文件及信息系統(tǒng)。注釋一個孤立的數(shù)字對象的比特流由“0”和“1”表示，在未被解釋之前毫無意義。而數(shù)據(jù)對象的表述信息就是要將比特流轉變