聲像檔案管理辦法(制度范本)

1、聲像檔案管理辦法（制度范本）二、聲像檔案管理辦法（一）總則第一條為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。第2條本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動 中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照 片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含 底片）等文字說明兩部分組成。第三條聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中 統(tǒng)一管理。（二）聲像檔案資料的收集第四條收集范圍1 .反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資 料;2 .各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的 聲像資料；3 .本公司有關人員

2、組織或參加的重要會議，會見以及外事活 動的聲像資料。4 .涉及本公司和郵電系統(tǒng)權益的聲像資料。5 .其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。6 .其它具有保存價值的聲像資料。第五條收集時間1 .聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形 態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。2 .檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。第六條收集要求1 .錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說 明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔 的，其形成費用不予報銷，以防散失；2 .接收原版、原，特殊情況下可接收復制；3 .聲像資料的內容要真實，底片、原與

3、影像、復制品要相 符。第七條聲像檔案資料的征集1 .檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料；2 .在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事 的，應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。第八條聲像檔案費用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用， 只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經檔案室簽字認可，財務部 門應給予核報費用。（三）聲像檔案的整理KHT2第九條聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng) 起來，便于保管和利用。第十條聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協助。第十一條分類、編號1 .照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序 編號，同時填寫其底片號。底片

4、在全宗內編流水號。格式：全宗 號-流水號。2 .錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內容編號。 同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤 再依次編排序號。3 .編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為(檔案形態(tài)) 檔號/(檔案形態(tài))檔號。第十二條保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程 度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條文字說明的編寫1 .文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、 作者(攝制者)等。2 .編寫文字說明的要求：(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注 項目正確齊全；(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字

5、說明。 錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯 系密切的應加文字說明：(3)文字簡潔、語言通順；(4)時間用阿拉伯數字表示。第十四條編制格式1.照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參 見號-攝制時間-攝制者。2.2.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注 頁。按要求逐項填寫。第十五條案卷要求1 .將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編 放。2 .卷內目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。3 .卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。第十六條編目聲像檔案的著錄依照GB3792.5

6、-85檔案、著錄規(guī)則進行。（四）聲像檔案的保管第十七條聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的 技術處理。第十八條保管條底片、膠片庫溫度應保持在13-152之間，相對濕度應保持35%-45%；照片庫溫應保持14-24。（2,相對濕度應保持37.5%-67.5版 錄 音、錄像帶庫溫應保持18-24,相對濕度應保持40%-60機第十九條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30 奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好 不用鐵皮柜。第二十條對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、 消磁和涂改；銷毀聲

7、像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意， 報經主管領導審批，登記造冊。第二十二條建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫 存數量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。（五）聲像檔案的開發(fā)利用第二十三條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條。第二十四條建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據聲像檔 案的機密程度，確定利用范圍。第二十五條具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按中華人民共和 國專利法的有關規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益， 原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。第二十六條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經 主管領導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制 外借；外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并