《高效會(huì)議管理》

1、高效會(huì)議管理主講：xxxxABDC姓名姓名:xxxxx:xxxxx 部門：部門：xxxxxxxx崗位：崗位：xxxxxxxxxxxx任職經(jīng)歷：xxxxxxxxxxxxxTo introduce myself自我介紹如何打造高效會(huì)議如何打造高效會(huì)議明確會(huì)議為何會(huì)低效明確會(huì)議為何會(huì)低效了解會(huì)議的重要性了解會(huì)議的重要性課 程 目 標(biāo) 第一章：會(huì)議概述 第二章：會(huì)議為什么低效 第三章：如何提高會(huì)議效能Contents目錄第一章會(huì)議概述什么是會(huì)議討論、商議聚會(huì)、見面、集會(huì)會(huì)議：就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。會(huì)議是一種群體溝通的方式。會(huì)會(huì)議議人類開會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前21

2、98年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財(cái)政問題。據(jù)說，會(huì)稽山原名茅山，因召開此會(huì)而更名。公元前 681 年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會(huì)盟，首開國際會(huì)議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會(huì)海”的祖師爺。會(huì)議起源在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了，在會(huì)議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會(huì)。2011年，中國青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過多。具體而言，57.4

3、的人每星期平均開會(huì)2次以上。受訪者中，40.8的人是企業(yè)職員，30的人是事業(yè)單位員工，12.9的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會(huì)，甚至有人為此變成職場“恐會(huì)族”。會(huì)議有什么作用會(huì)議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會(huì)的情況12

4、3456已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒有什么事情要討論；會(huì)議成本太大，或還有比開會(huì)更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會(huì)前需要時(shí)間平靜。123456不適于開會(huì)的情況會(huì)議的成本分析一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請看，“文山會(huì)?！钡某杀臼牵簳r(shí)間成本金錢成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本時(shí)間成本時(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的到場時(shí)間正式會(huì)議時(shí)間

5、會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。金錢成本金錢成本開會(huì)的時(shí)間成本與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。效益成本效益成本參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來的效益。機(jī)會(huì)成本機(jī)會(huì)成本開會(huì)過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。第二章會(huì)議為什么低效從會(huì)議要素的角度來分析沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多（根本原因）。沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到

6、。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時(shí)，精神未能及時(shí)傳達(dá)。時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。主題議程參會(huì)人主持人記錄時(shí)間地點(diǎn)從會(huì)議過程的角度來分析1會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備123沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。2會(huì)議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑

7、，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧。未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長，未能及時(shí)結(jié)束。與會(huì)者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行1會(huì)議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義的！3會(huì)議后缺乏跟蹤第三章如何提高會(huì)議效能日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會(huì)議革命”，強(qiáng)化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實(shí)際效果的

8、會(huì)議!”、“準(zhǔn)時(shí)開始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”。在日產(chǎn)被稱為“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門會(huì)議，不請部長出席。因?yàn)椴块L是做最后決定的人，如果與會(huì)，可能影響討論方向的內(nèi)容。日 本 的 會(huì) 議 革 命從會(huì)議要素的角度來提升一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題。可以集中時(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。議題明確1 1從會(huì)議要素的角度來提升議程清晰2 2要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。 注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”

9、拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。從會(huì)議要素的角度來提升精選參與人3 3會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。無論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。從會(huì)議要素的角度來提升指定主持人4 4參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言

10、、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來，必須要做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件）等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。做好會(huì)議記錄5 5從會(huì)議要素的角度來提升從會(huì)議過程的角度來提升會(huì)議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等會(huì)

11、議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料。提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。注意，會(huì)議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。會(huì)前做好準(zhǔn)備1 1會(huì)議主持人應(yīng)對會(huì)議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。1）確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；2）嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長，并要按時(shí)結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，

12、維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。4）保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。5）控制會(huì)議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。會(huì)中做好控制2 2衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。1）會(huì)議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。以下為待會(huì)議決議及重大事項(xiàng)追蹤表，可參考：會(huì)后做好跟蹤3 3序號序號事項(xiàng)事項(xiàng)責(zé)任部門責(zé)任部門責(zé)任人責(zé)任人事項(xiàng)產(chǎn)生時(shí)間事項(xiàng)產(chǎn)生時(shí)間成果要求成果要求計(jì)劃完成時(shí)間計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間成果展示成果展示備注備注2）會(huì)議發(fā)起人要指定專人（會(huì)議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作